4 Reasons Behind Unproductive Collaboration

John C. Maxwell a dit un jour : « la collaboration est une multiplication ». Ces trois mots résument à la fois l’importance de la collaboration et les risques qu’elle comporte. Bien menée, elle révèle le meilleur de votre équipe. Mais sans planification ni organisation suffisantes, elle peut laisser des traces durables sur l’ensemble de la structure.

Nous avons déjà abordé les risques de sécurité externes liés au travail à distance. Aujourd’hui, nous allons plus loin en examinant les menaces organisationnelles internes pouvant résulter d’une collaboration improductive.

1. Des rapports de force déséquilibrés

Les rapports de force influencent les interactions quotidiennes au sein des organisations. Leurs déséquilibres affectent lourdement les relations collaboratives. L’objectif de tout processus de collaboration est de favoriser le travail d’équipe et d’avancer vers un même but. Ne pas accorder suffisamment d’attention à ces rapports de force peut conduire à travailler en silos ou à perdre progressivement les contributions de valeur de certains membres de l’équipe.

Les responsables peuvent imposer leurs décisions et leurs actions à leurs collaborateurs. Même entre collègues, il arrive que certains fassent passer leurs idées au détriment des autres. Plusieurs facteurs favorisent ce phénomène :

• L’âge
• L’expérience
• Les liens avec la hiérarchie, etc.

Prenons l’exemple de l’équipe marketing d’une entreprise de distribution. Cette équipe réunit plusieurs spécialistes créatifs placés sous la responsabilité d’un manager. Un environnement de travail collaboratif suppose que chacun puisse contribuer aux tâches communes en partageant ressources et idées, et en menant des échanges ouverts. Autrement dit, tous les membres de l’équipe doivent pouvoir s’exprimer et leur travail doit être évalué sur un pied d’égalité.

Avec des rapports de force déséquilibrés, le manager ou certains membres de l’équipe imposent leurs idées et écartent les contributions des autres. Ce climat étouffe progressivement la créativité au sein d’un département qui en a pourtant besoin pour fonctionner.

Comment éviter ces déséquilibres de pouvoir

Voici quelques pistes pour faire face à des rapports de force inégaux :

• Cultiver l’esprit d’équipe
• Encourager chacun à partager ses idées dans chaque projet
• Éviter toute préférence entre les membres de l’équipe fondée sur des réussites passées
• Motiver tous les membres de l’équipe à contribuer avec leurs idées.

Construire une culture qui valorise le processus de travail en équipe est essentiel pour maintenir un équilibre des forces dans l’entreprise. Cela élève le niveau d’exigence pour tous et pousse chacun à donner le meilleur de lui-même, car il sait que son travail est reconnu.

Revenons à notre équipe marketing. Le manager doit veiller à valoriser le travail collectif de tous les membres pour chaque tâche confiée au département. Il doit s’assurer de ne jamais écarter une idée ni rabaisser qui que ce soit.

Par ailleurs, vous devez encourager en permanence vos collaborateurs à partager leurs idées et leurs travaux. Ainsi, chaque tâche devient un défi collectif et les résultats reflètent la collaboration et la cohésion de l’équipe.

Pour y parvenir, surtout dans les équipes à distance, les managers ont besoin d’une plateforme collaborative adaptée. Microsoft Teams peut jouer ce rôle. Elle vise à favoriser un partage efficace et fonctionnel. Teams offre aux utilisateurs les outils appropriés pour une communication renforcée, une plus grande contribution, un échange d’informations fluide et un partage mieux organisé. En somme, davantage de collaboration.

2. La duplication des efforts

Les chevauchements surviennent lorsque des individus ou des équipes travaillent sur des tâches similaires sans communiquer suffisamment. Le manque de communication isole chaque unité de travail au sein de l’entreprise. Il en résulte une perte de ressources qui auraient pu être facilement préservées.

Revenons à notre exemple d’entreprise de distribution. Imaginez que l’équipe marketing et l’équipe commerciale travaillent toutes deux sur un rapport de comportement client au cours de la même semaine. Les deux départements ont fait de leur mieux pour obtenir des données précises, en y consacrant du temps, des efforts et des moyens financiers. Ils auraient pu collaborer sur ce rapport en mutualisant une partie de leurs ressources plutôt que de doubler les efforts et de gaspiller des ressources. Parfois, la duplication est imputable à la direction générale, qui répartit les tâches de manière inefficace entre ses équipes.

La duplication des efforts est-elle forcément néfaste ?

La duplication des efforts peut sembler anodine à première vue. Mais que se passerait-il si cela se produisait en permanence dans votre entreprise ? Et si vos équipes réinventaient la roue à chaque nouveau projet ? Les projets seraient bien menés à terme, mais en gaspillant davantage de ressources. À terme, cela fragilise la position concurrentielle de l’entreprise dans un environnement exigeant, en plus d’entraîner une perte certaine de temps et d’argent.

La duplication des efforts nuit à la productivité de la collaboration. Cependant, bien gérés, les environnements de travail collaboratif réduisent justement les risques de duplication en favorisant la communication et en instaurant plus de transparence au sein de l’entreprise. Lorsque les individus et les équipes interagissent en continu à des fins professionnelles, leur efficacité et leur capacité à produire des résultats s’améliorent.

Pour faciliter ce processus, Microsoft Teams est un outil de choix qui aide les utilisateurs à communiquer, à suivre leurs tâches et à partager des mises à jour, évitant ainsi la duplication des efforts. Ce ne sont là que quelques-uns des outils collaboratifs que Teams met à disposition de ses utilisateurs.

3. Les problèmes de communication

Les problèmes de communication sont l’un des premiers symptômes d’une collaboration improductive. Comme une boule de neige, ils commencent par être mineurs et prennent de l’ampleur avec le temps. Parfois, on ne s’en rend compte que lorsqu’il est trop tard pour un projet donné. Imaginez devoir tout recommencer simplement parce que vous avez mal communiqué les résultats attendus à votre équipe.

Pour citer Dale Carnegie, 90 % des problèmes de management sont causés par des défauts de communication. Ils créent de la confusion, détruisent la culture d’entreprise, fragilisent la fiabilité, réduisent la productivité et freinent toute croissance potentielle.

Revenons une dernière fois à notre exemple de l’équipe marketing. Sa mission est de livrer une campagne publicitaire dans trois semaines, ce qui ne pose aucun problème. L’équipe crée le concept, prépare les visuels et termine l’impression des affiches dans les temps. Tout semble aller pour le mieux, jusqu’au moment où l’équipe apprend que la campagne devait être en espagnol, et non en anglais. Travailler en espagnol ne lui aurait posé aucun problème si elle en avait été informée trois semaines plus tôt, mais il est désormais trop tard. Il lui faut plusieurs jours supplémentaires pour changer la langue et relancer l’impression. Cela entraîne une perte de ressources supplémentaires. Et pour couronner le tout, le concurrent a déjà lancé sa campagne. Les problèmes de communication ne portent pas toujours sur le résultat final d’un projet. Ils peuvent concerner les délais, les exigences, les responsabilités, les droits d’accès ou tout autre aspect de l’activité.

Les managers sont parfois à l’origine de ces problèmes, mais pas toujours. Ils peuvent également survenir au sein d’une même équipe. Et sans retours réguliers ni reporting continu, ils restent cachés jusqu’à ce qu’il soit trop tard.

Comment éliminer les problèmes de communication ?

Surmonter cet obstacle est essentiel pour renforcer la productivité de la collaboration, et il existe plusieurs solutions :

• Décrire les tâches en détail
• Travailler selon un plan clair
• Définir des livrables précis pour chaque projet
• Utiliser un seul et même canal de communication.

Ce dernier point peut faire toute la différence. Parfois, le problème n’est pas que l’information n’a pas été partagée, mais qu’elle s’est perdue. A-t-elle été envoyée par e-mail ? Est-elle dans le chat de groupe ? Jean l’a-t-il envoyée via Skype ? Ou était-elle sur notre groupe Facebook ? Disposer d’une plateforme collaborative unique avec des fonctionnalités de communication intégrées résout ce problème.

Microsoft Teams garantit une circulation fluide de l’information dans toute l’organisation, avec un registre clair et un stockage sécurisé des données. Elle introduit le concept de canaux collaboratifs, où les équipes sont regroupées pour interagir et travailler ensemble sur des projets communs.

4. L’absence de structure définie

Disposer de personnes compétentes dans votre organisation ne suffit pas à garantir le succès. Une organisation efficace repose sur une structure claire de responsabilités et de processus qui coordonne les relations et le travail des différents individus et équipes. Des processus métier de mauvaise qualité ou mal optimisés, ou encore une sous-estimation de l’importance de responsabilités clairement définies, engendrent des contradictions et des conflits qui finissent par mener à un échec total en matière de collaboration.

Une structure définie pose les bases d’une collaboration productive, car elle précise la manière dont les différents départements et managers travaillent ensemble vers un objectif commun. L’absence de structure peut conduire à un « brouillage des responsabilités », où certains collaborateurs se retrouvent à assumer plusieurs fonctions sans lien entre elles simultanément.

L’absence de structure commence par ralentir la prise de décision. Elle coupe ensuite la communication entre les équipes d’une même organisation. Elle provoque également des charges de travail inégales et une baisse des performances, conduisant à une organisation paralysée, incapable de faire face aux risques ou de résister aux changements de contexte.

Une structure fonctionnelle définit des rôles précis pour chaque collaborateur et les regroupe selon les tâches qu’ils accomplissent au sein de l’organisation. Bâtir une structure solide et définir des processus métier nécessite de disposer d’un système collaboratif. Celui-ci facilitera la répartition des tâches entre les membres de l’équipe. Microsoft Teams propose de nombreuses solutions dans ce domaine.

Le rôle des espaces de collaboration

Vos équipes peuvent être plus performantes si vous leur fournissez un système collaboratif adapté qui soutient leurs activités quotidiennes. Les modèles de collaboration de SalesTim ont été conçus précisément dans cet objectif. Ils permettent de rationaliser votre collaboration grâce à des modèles collaboratifs prêts à l’emploi. SalesTim transforme les processus collaboratifs en modèles reproductibles d’un projet ou d’un département à l’autre. Par exemple : gestion de projet, gestion de crise, processus de recrutement, onboarding, etc.

Les modèles de collaboration permettent de créer un espace de collaboration structuré qui réunit tous les bons outils pour une communication et une collaboration efficaces :

• Un espace dédié aux discussions ciblées,
• Des modèles de fichiers et de documents,
• Des outils et applications du quotidien déjà intégrés à l’espace de collaboration, etc.

Lorsque vous créez un modèle pour un processus métier spécifique, vous structurez ces processus et les reproduisez à l’identique, ce qui permet d’atteindre l’excellence opérationnelle.

Rendez-vous sur notre centre de démonstration pour découvrir le fonctionnement des modèles de collaboration.

Pour conclure

Les environnements collaboratifs sont importants, mais les maintenir productifs dans la durée l’est encore davantage. Comme nous l’avons vu dans cet article, vous devez suivre en permanence les performances de vos collaborateurs pour garantir que leur productivité reste à la hauteur des enjeux. Les rapports de force déséquilibrés, les problèmes de communication, la duplication des efforts et l’absence de structure sont autant de facteurs qui menacent la bonne santé de votre organisation.