Collaboration Overload: What is It and How to Prevent It

La collaboration et le travail en équipe sont les piliers fondamentaux du succès, tant au niveau organisationnel qu’individuel, dans un monde professionnel de plus en plus interconnecté, mondial et transversal. Nous avons beaucoup parlé de la collaboration et de ses bénéfices pour la productivité et la réussite des organisations. Pourtant, comme tout phénomène, elle peut avoir des effets négatifs si elle est mal utilisée. Dans cet article, nous abordons la surcharge collaborative et les moyens de l’éviter.

Qu’est-ce que la surcharge collaborative ?

La surcharge collaborative survient lorsque plusieurs membres d’une équipe travaillent de façon intensive et collective sur un même sujet. Les individus collaborent si fréquemment que cela nuit à leur productivité et à leur bien-être. Elle peut être causée par divers facteurs, notamment :

• Un trop grand nombre de réunions improductives,
• Un volume excessif d’e-mails,
• Trop de personnes travaillant simultanément sur le même projet,
• Une duplication des efforts, ou
• La responsabilité de répondre en permanence aux questions des collègues.

Lorsque cela se produit, les membres de l’équipe peuvent se sentir submergés par les responsabilités de communication et de prise de décision. Cela entraîne généralement une réduction de l’efficacité et de la production. Toutes ces obligations collaboratives peuvent devenir des sources de distraction, empêchant les personnes d’effectuer le travail qu’elles doivent accomplir seules ou les activités réellement collaboratives. En conséquence, les employés ramènent souvent du travail inachevé chez eux, ce qui crée un terrain propice à l’épuisement professionnel.

Un article récent de la Harvard Business Review a montré qu’au cours de la dernière décennie, le travail collaboratif — le temps passé sur les e-mails, la messagerie instantanée, les appels téléphoniques et les visioconférences — a augmenté de 50 % ou plus, accaparant 85 % ou plus de la semaine de travail de la plupart des personnes. En raison de la pandémie de Covid-19, les collaborateurs passent chaque semaine davantage de temps dans des réunions plus courtes et plus fragmentées, tandis que le temps consacré aux appels vocaux et vidéo a doublé et que le trafic de messagerie instantanée a progressé de 65 %. Pour aggraver les choses, les sollicitations collaboratives se font de plus en plus fréquentes en fin d’après-midi et tôt le matin.

Ces exigences, que les managers négligent souvent, freinent les efforts des entreprises pour gagner en agilité et en capacité d’innovation. Elles peuvent conduire à des déraillements de carrière individuels, à l’épuisement professionnel ainsi qu’à une dégradation de la santé physique et mentale.

Les premiers signes de surcharge collaborative

Plusieurs signes révèlent qu’une organisation souffre de surcharge collaborative. En voici quelques-uns :

1. Trop de réunions

Le nombre de réunions au sein d’une équipe ou d’une entreprise est un bon indicateur du risque de surcharge collaborative. Vos collaborateurs n’ont pas nécessairement une quantité excessive de tâches à accomplir, mais les réunions interminables qu’elles requièrent peuvent facilement alourdir leur charge de travail. Selon les sciences cognitives, il peut falloir jusqu’à une demi-heure pour se reconcentrer et retrouver son rythme après une réunion ou un appel téléphonique. Les petites distractions peuvent être préjudiciables, car elles nous obligent à interrompre notre activité, nous forçant à retrouver notre flux de travail.

Prenez le temps d’examiner le calendrier collectif de votre équipe et de comprendre combien de réunions vous organisez par semaine, quels en sont les objectifs et si elles étaient vraiment indispensables.

2. Des employés en état d’épuisement

La collaboration exige un effort considérable de la part du groupe dans son ensemble et de chaque membre de l’équipe individuellement, ce qui peut se traduire par une charge de travail accrue. Il peut être difficile pour les membres de l’équipe de s’investir pleinement dans tous leurs rôles. L’épuisement professionnel peut survenir en conséquence du stress et de la frustration supplémentaires. Si des employés viennent vous faire part de ce problème ou si vous constatez qu’ils sont à bout, examinez de plus près les modes de collaboration au sein de votre entreprise.

3. Des tensions lors des réunions de groupe

En tant que manager, vous devez faire preuve d’un sens aigu de l’empathie et aller au-delà des échanges qui se tiennent lors d’une réunion d’équipe. La tension est l’un des symptômes de la surcharge collaborative et elle tend à se manifester lors des réunions de groupe. Activez votre « sixième sens » et, si vous repérez des tensions, approfondissez votre analyse pour en comprendre les causes et examinez à la loupe vos pratiques collaboratives.

Conséquences de la surcharge collaborative

Si elle n’est pas détectée et corrigée rapidement, la surcharge collaborative peut avoir des conséquences très graves pour l’entreprise. Examinons-en quelques-unes :

Performance individuelle et prise de décision

Cela peut sembler paradoxal, mais la surcharge collaborative peut conduire à travailler en silos. Il y a deux raisons principales à cela :

• Un processus de prise de décision ralenti en raison du trop grand nombre de réunions, d’opinions et d’acteurs impliqués.
• Un besoin accru de travailler seul.

Comme la collaboration invite chacun à formuler des recommandations et des opinions, le temps nécessaire pour parvenir à une conclusion peut s’allonger considérablement. Ainsi, en situation de surcharge collaborative, la prise de décision peut prendre très longtemps et bloquer l’avancement du travail.

L’autre raison est moins liée au travail et aux tâches elles-mêmes. Il s’agit davantage d’un besoin humain fondamental. Même la personne la plus extravertie a besoin de temps pour elle-même.

Microgestion

Il existe un point de basculement dans la collaboration où elle se transforme en microgestion entre collègues. Avoir des mécanismes de contrôle au sein de l’entreprise et une diversité d’opinions est une bonne chose. En revanche, en situation de surcharge collaborative, ce contexte favorise la microgestion. Les collègues sont mis en copie des échanges des uns et des autres et se sentent « encouragés » à partager leurs remarques et opinions sur le travail d’autrui. De même, être constamment sollicité pour donner son avis nuit à la réflexion et au travail indépendants, et vous pouvez vous retrouver avec des employés qui cherchent conseils et assistance à chaque étape.

Pression

Les employés peuvent se sentir contraints de répondre à chaque message et e-mail si l’accent est trop mis sur l’implication et la participation dans l’environnement de travail. C’est un exemple typique de surcharge collaborative, qui réduit le temps de travail réellement productif au sein de l’entreprise. Sur le plan individuel et émotionnel, cette pression peut être particulièrement éprouvante pour les membres de l’équipe au profil introverti.

Comment prévenir la surcharge collaborative ?

Que vous soyez manager, dirigeant d’une petite entreprise ou responsable d’équipe, voici quelques stratégies pour éviter la surcharge collaborative et améliorer la fidélisation des collaborateurs.

1. La collaboration asynchrone

La communication asynchrone est une excellente approche pour stimuler la productivité et réduire la collaboration excessive. Comme son nom l’indique, la collaboration asynchrone signifie que les membres de votre équipe peuvent travailler à des horaires différents, à condition de respecter leurs délais. Cela crée un environnement de travail et un climat de collaboration qui ne nécessite pas d’attention ou d’action immédiate. Par exemple, au lieu d’envoyer à quelqu’un un e-mail ou un message instantané pour lui demander une réponse rapide alors que vous n’en avez besoin que plus tard, envoyez-lui un message en lui demandant de répondre quand il en aura le temps.

Ce mode de travail permet à toutes les parties impliquées d’accomplir leurs tâches sans s’interrompre mutuellement fréquemment. En adoptant ce mode de fonctionnement, vous évitez simplement de recevoir (et d’envoyer) des notifications de messagerie en continu tout au long de la journée, tout en maintenant des interactions d’équipe productives. Vous pouvez aller encore plus loin en intégrant les réunions silencieuses à votre pratique collaborative.

2. Un flux de travail clair

Pour éviter qu’un trop grand nombre de personnes travaillent sur le même projet, il est essentiel de définir un flux de travail simple. Un processus bien défini permet d’éviter les réunions inutiles et de s’assurer que chacun comprend ses responsabilités et ses tâches. Un flux de travail clair aide également les employés à mieux gérer leur temps en dehors du travail.

Utilisez des listes de contrôle pour maintenir les membres de l’équipe organisés et sur la bonne voie, réduisant ainsi le risque d’oubli ou de duplication du travail. Adoptez des outils de gestion des tâches qui permettent également de partager des commentaires et des mises à jour, réduisant ainsi le besoin de réunions en ligne.

3. Réserver des plages de travail concentré

C’est, selon nous, l’une des méthodes les plus efficaces — si ce n’est LA plus efficace — pour prévenir la surcharge collaborative. Le principe est simple, mais ses effets peuvent être remarquables. Chaque employé définit ses propres plages de travail concentré et, pendant cette période, il n’est pas disponible pour d’autres missions ou appels, sauf en cas d’urgence. Demandez-leur de bloquer ces créneaux dans le calendrier partagé afin que chacun soit informé des disponibilités de ses collègues.

Dans le même esprit, vous pouvez également encourager vos employés à définir des plages horaires dans leur journée de travail pour répondre aux e-mails. Cela remplace le besoin et l’envie constants de consulter leur messagerie. Cela réduit considérablement la pression de répondre immédiatement et laisse de la place pour un travail plus concentré et plus productif. Là encore, ces créneaux doivent être visibles et accessibles aux autres membres de l’équipe afin qu’ils sachent quand s’attendre à une réponse.

4. Réserver les appels en ligne en dernier recours

Les appels incessants sont l’une des principales causes de surcharge collaborative. Ils demandent beaucoup de temps et d’énergie qui pourraient être investis dans des sujets plus importants. Surveillez donc attentivement le temps que vos équipes passent en appels en ligne et réduisez-le si nécessaire. Pratiquement n’importe quel appel peut être résumé dans un e-mail, sauf lorsqu’il s’agit de brainstormer ou de gérer une crise. Veillez donc à ne recourir aux appels qu’en dernier recours.

Nous recommandons également de fixer une limite hebdomadaire au nombre de réunions pouvant être organisées entre employés au niveau de l’entreprise. Cette limite incite à plus de discernement et à réfléchir à deux fois avant de planifier un appel. C’est comme avoir ⅔ de vies dans Mario : on est bien plus concentré et attentif à la façon dont on joue.

Enfin, assurez-vous que seuls les employés dont la participation est indispensable à une réunion donnée y soient conviés. Cela préserve le temps des personnes qui n’ont aucune implication directe ni aucune responsabilité sur un projet.

5. Traiter le symptôme, pas la maladie

Avant de conclure, nous souhaitons attirer votre attention sur un dernier point. La surcharge collaborative est très souvent le signe d’un problème plus profond et plus complexe, qui réside généralement dans la structure organisationnelle. Le flot interminable de messages, d’e-mails et d’appels à répétition n’est qu’un moyen au service d’une fin. Les personnes cherchent à travailler et si elles le font dans un contexte de surcharge collaborative, c’est votre modèle opérationnel qu’il faut examiner de plus près. Pour en savoir plus sur la surcharge collaborative dans le contexte d’un problème organisationnel plus large, consultez cet article.

Comme dans tous les domaines de la vie, des affaires et au-delà, la clé du succès est l’équilibre. La collaboration est un excellent modèle de travail qui tire parti des forces de chacun, fait converger une diversité d’opinions et conduit à de belles réalisations. Cependant, pour qu’elle fonctionne, il faut trouver un bon équilibre entre le travail en autonomie et le travail en équipe.

La surcharge collaborative peut constituer un problème sérieux dans l’environnement de travail. Forts de ces conseils, vous pouvez éliminer la surcharge collaborative tout en continuant à favoriser des interactions professionnelles productives. En reconnaissant les signes de surcharge collaborative et en prenant des mesures pour y remédier, vous permettez à votre équipe de travailler sereinement ensemble vers des objectifs communs.

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