Embracing Asynchronous Work with Microsoft Teams

Maintenant que la majorité des organisations ont opté pour des modes de travail entièrement à distance ou hybrides, le travail asynchrone est devenu la nouvelle norme : les collaborateurs communiquent et travaillent ensemble selon leur propre rythme, depuis des lieux et des fuseaux horaires différents.

Que nous le voulions ou non, le modèle de travail traditionnel où tout le monde se retrouve au même endroit, en même temps, appartient progressivement au passé. Il ne reste plus qu’à adopter le travail asynchrone et à en tirer le meilleur parti. Heureusement, la technologie suit cette tendance. De nombreux outils et services permettent non seulement de s’adapter à ces nouvelles façons de travailler, mais aussi d’être plus efficace que jamais.

Dans cet article, nous vous présentons le concept du travail asynchrone et comment l’adopter avec Microsoft Teams.

Qu’est-ce que le travail asynchrone ?

Travailler de manière asynchrone signifie que la collaboration entre les membres d’une équipe se fait à des moments différents, plutôt que simultanément. Chacun accomplit ses tâches selon son propre agenda, tout en restant bien coordonné avec le reste de l’équipe.

De la même façon, la communication asynchrone n’est pas censée être immédiate. Les collaborateurs répondent à leur convenance plutôt qu’instantanément.

Le travail asynchrone permet aux employés de donner la priorité à leurs tâches les plus importantes et leur offre la liberté de choisir quand travailler, à quel rythme et pendant combien de temps.

Cette tendance nous donne un aperçu de ce que sera l’avenir du travail. Essayons de comprendre ce qui a provoqué ce changement.

Pourquoi l’asynchronisme est-il l’avenir du travail ?

Même si notre vie reprend progressivement son cours normal, près de deux ans après le début de la pandémie, il semble impossible de revenir à l’ancienne façon de travailler. De nombreuses organisations ont décidé d’adopter le travail à distance ou hybride, laissant à leurs collaborateurs le choix de travailler comme cela leur convient le mieux. Les grands acteurs de la tech ont réagi rapidement, en nous proposant une variété d’outils pour communiquer et travailler avec nos équipes, même en déplacement.

Maintenant que tout est numérique et que la collaboration se fait en ligne, les personnes commencent à percevoir leur travail d’une manière différente. Le monde numérique permet de travailler à des horaires différents et depuis des endroits différents, ouvrant la voie à la communication et à la collaboration asynchrones.

Certaines organisations ont décidé d’aller encore plus loin en recrutant des équipes mondiales dont les membres sont dispersés aux quatre coins du globe. Même si c’est un excellent moyen d’élargir le vivier de talents et de recruter les meilleurs profils, cela comporte ses propres défis. Travailler aux mêmes heures que les autres devient quasi impossible à cause des décalages horaires. Le travail asynchrone devient alors la seule option envisageable.

La fatigue liée aux réunions en ligne, qui a suivi le passage au travail à distance, nous a également fait prendre conscience que réunir tout le monde en même temps est parfois non seulement improductif, mais peut aussi nuire au bien-être des collaborateurs. Limiter le nombre de participants, enregistrer les réunions et partager les comptes rendus sont des pratiques qui facilitent l’adoption du travail asynchrone tout en maintenant tout le monde informé.

Cette façon de travailler présente de nombreux avantages, ainsi que quelques inconvénients — que les organisations bien structurées savent surmonter ! Voyons cela de plus près.

Avantages

Capacité de concentration

Étant donné que le travail asynchrone implique de répondre à son propre rythme, il supprime la pression d’une réponse immédiate. Vous pouvez hiérarchiser vos propres tâches et décider de répondre plus tard, en fonction de l’urgence de la situation.

Cela vous offre la possibilité de vous concentrer sans les distractions qu’engendrent invariablement les réunions, les messages de collègues, les e-mails et autres notifications qui nuisent à notre productivité.

Plus d’autonomie et de responsabilité

Par conséquent, travailler de manière asynchrone vous permet de vous organiser et d’établir votre propre emploi du temps. Être autonome dans son travail tout en tenant compte des responsabilités collectives renforce le sens des responsabilités et favorise la progression de vos collaborateurs.

Un processus d’intégration plus structuré

Lorsque l’ensemble de l’organisation travaille de manière asynchrone, les nouvelles recrues doivent elles aussi adopter ce rythme de travail. Si cela peut sembler être un inconvénient plutôt qu’un avantage, cela facilite en réalité le processus tant pour le nouvel employé que pour son responsable.

Réfléchissez-y : dans la plupart des organisations, il n’existe pas de directives écrites ni de processus d’intégration structuré. Les nouveaux employés se contentent de suivre leur manager et de glaner des conseils auprès de leurs collègues pour « comprendre comment ça marche ».

Ce style d’intégration ne fonctionnerait pas dans un environnement asynchrone, c’est pourquoi le processus d’intégration doit être défini et documenté. Il est donc mieux organisé, ce qui facilite l’expérience pour toutes les parties concernées.

Flexibilité

L’avantage évident du travail asynchrone est la flexibilité qu’il offre. Puisque vous pouvez organiser votre travail comme bon vous semble, sans vous aligner sur le reste de votre équipe, vous pouvez également gérer d’autres obligations quand vous en avez besoin, en sachant que vous pouvez toujours reprendre votre travail le moment venu.

Cette flexibilité offre aux collaborateurs une plus grande liberté de travailler à leur propre rythme, ce qui les rend plus épanouis. Et des employés épanouis sont plus productifs, obtiennent de meilleurs résultats et ont un impact positif sur l’ensemble de l’organisation.

Moins de temps passé en réunion

Lorsqu’une entreprise adopte le travail asynchrone, le nombre de réunions diminue inévitablement, puisque tout le monde ne peut pas y assister.

Personne ne nie l’importance des réunions d’équipe. Cependant, de nombreuses études montrent que les réunions deviennent l’un des principaux facteurs de perte de productivité. C’est précisément ce type de réunions superflues que le travail asynchrone permet d’éliminer. Seules les personnes clés, sur des sujets clés. Pour le reste, les comptes rendus accessibles à tous ou les annonces d’équipe suffisent amplement.

Inconvénients

Lorsque vous et votre équipe travaillez de manière asynchrone, vous devez généralement attendre un moment avant d’obtenir une réponse à votre message ou un retour sur la tâche sur laquelle vous avez travaillé. Cela vous pousse parfois à être plus indépendant et à vous fier à votre propre jugement. Il y a cependant des moments où l’approbation d’un membre de votre équipe est indispensable. Ou peut-être que votre collègue dispose d’une expertise supérieure sur le sujet et que vous avez besoin de son avis.

Quelle que soit la situation, il peut se passer un certain temps avant d’obtenir sa réponse, ce qui peut ralentir l’exécution. Pour éviter que cela n’affecte les processus clés, vous pouvez définir des niveaux de priorité pour vos messages et vos tâches, afin d’indiquer à vos collègues s’ils doivent traiter votre demande en priorité.

Risque de microgestion

Travailler en dehors du bureau et des horaires habituels de 9h à 17h implique de créer son propre emploi du temps et de s’organiser de façon autonome. Dans le travail asynchrone, l’attention se porte avant tout sur les résultats que les employés apportent, et non sur le nombre d’heures travaillées.

Cependant, pour certains managers, cette transition vers ce nouveau format peut s’avérer difficile. Ne pas pouvoir être physiquement présent avec l’équipe et ne pas travailler aux mêmes heures peut générer des comportements de microgestion.

Moins de temps pour la réflexion collective

Aussi importante que soit la possibilité de se concentrer sur ses tâches individuelles, le travail synchrone reste essentiel pour de nombreux processus au sein de l’organisation. Travailler en même temps que ses collègues sur un projet peut favoriser l’émergence de nouvelles idées et de meilleures solutions. Les séances de brainstorming et le partage de retours d’expérience restent incontournables pour toute organisation, et plus on travaille de manière asynchrone, moins on dispose de temps pour la réflexion collective.

Il existe néanmoins des façons de contourner ce défi. Découvrons les solutions Microsoft Teams qui vous aideront à tirer le meilleur parti du travail asynchrone.

Les outils Microsoft Teams qui favorisent le travail asynchrone

Les conversations dans les canaux

Pour vous assurer que vous êtes en phase avec votre équipe, vous pouvez la tenir informée de toutes vos activités grâce aux publications dans les canaux.

Il peut être utile de choisir le canal adapté au sujet que vous abordez, d’ajouter un titre à votre publication pour que vos collègues en saisissent rapidement l’essentiel, et de mentionner les bonnes personnes avec @ pour vous assurer qu’elles voient votre message. Cela facilite aussi la navigation parmi toutes les publications des canaux et permet de retrouver plus facilement le contenu pertinent.

C’est un excellent moyen de rester aligné avec vos collègues lorsque vous travaillez de manière asynchrone, et cela encourage la culture du travail en transparence.

En savoir plus sur les bonnes pratiques des canaux Microsoft Teams.

Options d’envoi et niveaux de priorité

Si vous avez besoin qu’une personne réponde rapidement, vous pouvez choisir les options d’envoi pour vos messages de chat. Ils peuvent être Standard, Important ou Urgent.

Vous pouvez également marquer vos publications dans les canaux comme Importantes afin que votre équipe y prête une attention particulière.

Si vous et votre équipe utilisez Planner pour la gestion des tâches, vous pouvez définir des niveaux de priorité pour chaque tâche. Ainsi, chacun peut traiter en priorité les tâches les plus importantes et reporter les autres à plus tard.

Notifications

Lorsque vous travaillez de manière asynchrone avec d’autres personnes, vous pouvez recevoir des messages et d’autres notifications en dehors de vos heures de travail, voire pendant vos week-ends et vos jours de congé. Pour vous déconnecter du travail, vous pouvez configurer des heures silencieuses et des jours silencieux dans votre application mobile. Durant ces plages, vous ne recevrez aucune notification professionnelle.

Par ailleurs, si vous souhaitez vous concentrer sur vos tâches à des heures précises, vous pouvez configurer votre plan de concentration via MyAnalytics. Pendant vos heures de concentration, vous serez libéré des réunions et de toute notification.

Enregistrements, transcriptions et comptes rendus de réunions

Il est essentiel de maintenir toute l’équipe informée lorsqu’on travaille de manière asynchrone. Si les réunions peuvent s’avérer difficiles à organiser en raison des décalages horaires ou des agendas différents, il existe quand même une solution.

Vous pouvez limiter le nombre de participants à la réunion, l’enregistrer, puis la partager avec toute l’équipe. Teams peut également générer des transcriptions de réunions que vous pouvez facilement partager dans une publication de canal, par exemple.

Une autre approche consiste à utiliser OneNote. Créez un bloc-notes dans lequel vous conserverez tous les comptes rendus de réunions et épinglez-le comme onglet dans le canal approprié. Ainsi, il sera visible et facilement accessible à toute l’équipe.

Partage et co-édition de fichiers

Tous les fichiers que vous stockez dans l’onglet Fichiers de Teams sont automatiquement enregistrés dans le site SharePoint de l’équipe, accessible à tous les membres.

Il peut s’agir de votre référentiel de fichiers, afin qu’aucune information ne soit perdue ou dupliquée. Veillez à charger vos documents dans les bons canaux et à les organiser dans les bons dossiers. Vous pourrez ensuite partager vos fichiers via des liens et collaborer avec vos collègues en temps réel.

C’est une solution idéale pour le travail asynchrone. Au lieu de transférer le même fichier par e-mail à vos collègues, vous n’en maintenez qu’une seule version. Vous pouvez également suivre les modifications apportées, laisser des commentaires et réviser le document.

En savoir plus sur les bonnes pratiques de gestion des fichiers dans Teams.

Planner

De nos jours, le travail d’équipe semble difficile à concevoir sans outils de gestion des tâches. C’est particulièrement vrai pour le travail asynchrone.

Chez nBold, nous utilisons Microsoft Planner pour organiser le travail d’équipe. Cet outil vous permet de répartir les tâches en différentes catégories, de les assigner aux membres de l’équipe, d’ajouter des listes de contrôle, de joindre des fichiers et des liens, de laisser des notes et de définir des niveaux de priorité avec une frise chronologique. Ainsi, chacun sait quelle tâche lui est assignée et quand il doit la terminer.

Vous pouvez également créer des modèles Planner qui répliqueront les tâches d’une équipe à une autre. Pour en savoir plus, consultez cet article.

Approbations

L’application Approbations de Microsoft Teams est assurément un outil à adopter pour fluidifier considérablement le travail asynchrone. Plutôt que de solliciter des collègues, l’équipe IT, les RH ou le manager par messages, vos collaborateurs peuvent envoyer une demande d’approbation contenant tous les détails nécessaires.

Cela permet de centraliser toutes les demandes et de s’assurer qu’aucune information importante ne se perde parmi des messages aléatoires.

Vous pouvez envoyer une demande d’approbation pour pratiquement n’importe quoi : jours de congé, contrats, budget, questions informatiques, etc. Pour en savoir plus sur les approbations dans Teams, consultez cet article.

Modèles

Une autre solution particulièrement efficace, qui non seulement soutient le travail asynchrone, mais améliore également les processus collaboratifs et favorise l’excellence opérationnelle, est celle des modèles d’équipe. Selon l’outil que vous choisissez — le modèle natif de Microsoft ou des applications tierces telles que SalesTim — vous bénéficierez de fonctionnalités différentes.

Pour en savoir plus sur les différences, consultez cet article de blog.

Avec les modèles de collaboration de nBold, vous pouvez personnaliser vos espaces de collaboration en fonction de vos cas d’usage spécifiques, doter votre équipe de tous les outils nécessaires à une collaboration efficace grâce aux intégrations d’applications natives et tierces, permettant ainsi à vos collaborateurs d’exécuter plus rapidement et d’atteindre une excellence opérationnelle constante. En offrant à vos employés des espaces de collaboration structurés et prêts à l’emploi, vous leur permettez de se concentrer sur les processus clés et d’être plus efficaces.

Contactez notre équipe pour découvrir comment les modèles de collaboration peuvent aider votre organisation à atteindre l’excellence opérationnelle sur chacun de ses processus clés.