Collaborative Intelligence: Using AI to Work Smarter in Microsoft 365

Microsoft 365 permet aux équipes de travailler plus efficacement en intégrant des outils d’IA qui font gagner du temps, améliorent la précision et simplifient les workflows. Grâce à des fonctionnalités comme Copilot, Power Automate et nBold, l’IA prend en charge les tâches répétitives, génère des insights et renforce la collaboration. Voici ce que vous pouvez accomplir :

• Gagner du temps : les utilisateurs de Copilot déclarent économiser 2,5 à 5 heures ou plus par semaine.
• Améliorer la précision : l’IA améliore la qualité des tâches de 68 %.
• Fluidifier les workflows : automatisez la planification, l’analyse de données et les comptes rendus de réunion.
• Renforcer la collaboration : des outils comme nBold structurent Teams pour une meilleure organisation.

Fonctionnalités clés :

• Comptes rendus de réunion, traductions et planification assistés par l’IA.
• Workflows automatisés avec Power Automate – aucune compétence en développement requise.
• Modèles prêts à l’emploi dans nBold pour simplifier la gestion des équipes.

L’IA dans Microsoft 365 ne se limite pas à l’automatisation : elle transforme la façon dont les équipes travaillent, en leur permettant de se concentrer sur les tâches prioritaires tout en garantissant la sécurité et la conformité.

Gagner du temps au travail avec Microsoft Copilot

Microsoft 365 intègre des outils d’IA conçus pour renforcer le travail d’équipe en simplifiant les tâches du quotidien. Ces fonctionnalités sont pensées pour favoriser la collaboration et simplifier les processus dans l’ensemble des applications.

Fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot joue le rôle d’assistant IA dans les applications essentielles. Parmi ses principales fonctionnalités :

• Comptes rendus de réunion dans Teams
• Aide à la planification dans Outlook
• Insights sur les documents et les données dans Word, Excel et PowerPoint

Power Automate simplifie la création de workflows automatisés grâce au langage naturel. Il se connecte à des outils comme Power Apps, Power BI et Virtual Agents, permettant aux équipes de :

• Relier différentes applications
• Mettre en place des processus d’approbation
• Suivre les indicateurs de performance – sans aucune compétence avancée en développement

nBold pour la gestion de Teams

nBold améliore la collaboration dans Microsoft Teams grâce à un système de modèles structurés. Ses principales fonctionnalités comprennent :

• Des modèles prêts à l’emploi avec canaux, onglets, fichiers, dossiers, tableaux Planner et bibliothèques SharePoint
• Des règles pour les conventions de nommage, les processus d’approbation, les étiquettes et les paramètres de confidentialité
• Un catalogue centralisé de modèles validés par l’entreprise
• Une intégration fluide avec les services Microsoft 365 tels que SharePoint et Power Automate, ainsi qu’avec des applications tierces comme Salesforce et HubSpot

« nBold nous a aidés à créer une version personnalisée de Microsoft Teams, parfaitement définie et facile à comprendre, ce qui a conduit à un travail plus ciblé et à une productivité accrue. »
– Steffen Pankoke, CEO, WÖLFEL

Ensemble, ces outils pilotés par l’IA forment un écosystème puissant qui automatise les tâches répétitives tout en maintenant la sécurité et la conformité. Les équipes peuvent ainsi consacrer leur énergie aux priorités stratégiques et confier à l’IA les tâches de collaboration courantes. Voyons maintenant comment configurer ces workflows automatisés.

Configurer des workflows IA

Tâches courantes avec Copilot

Fluidifiez la collaboration en automatisant les tâches essentielles. Utilisez les actions Copilot pour des besoins tels que les notes de réunion, les traductions en temps réel, les résumés de contenus visuels et le suivi des tâches ou des mises à jour de projet grâce à des actions à compléter simplement.

Configuration des équipes avec nBold

Simplifiez la création d’espaces de collaboration avec les modèles nBold. Ces modèles gèrent tout : canaux, structures de fichiers et de dossiers, configurations Planner, règles de nommage, paramètres de confidentialité, processus d’approbation et étiquettes de confidentialité. Une fois configurés, vous pouvez organiser et gérer ces modèles dans un catalogue centralisé par département, garantissant ainsi une collaboration cohérente et conforme.

Connexion des applications métier

Power Automate propose plus de 1 000 connecteurs pour intégrer Microsoft 365 à vos applications métier critiques. Les résultats parlent d’eux-mêmes : Komatsu Australia a économisé 300 heures en seulement trois semaines, Uber a réduit ses coûts de 30 millions de dollars et économisé 3 400 heures par an, et Nsure a diminué ses délais de 60 % tout en réduisant ses coûts de 50 %. Ces intégrations sécurisées permettent aux équipes de se concentrer sur les travaux à forte valeur ajoutée plutôt que sur les tâches répétitives.

Découvrez ensuite comment ces workflows peuvent améliorer la performance des équipes et sécuriser vos efforts de collaboration pilotée par l’IA.

L’IA au service de la performance des équipes

Les workflows pilotés par l’IA transforment le fonctionnement des équipes en améliorant les réunions, en simplifiant la création de contenu et en renforçant les mesures de sécurité.

Les fonctionnalités IA de Microsoft Teams sont conçues pour rendre les réunions hybrides plus engageantes et productives. Microsoft IntelliFrame utilise l’IA cloud pour fournir des flux vidéo individuels aux participants présents en salle, aidant ainsi les participants à distance à se sentir plus connectés. Le système inclut également un basculement de caméra intelligent, qui focalise automatiquement sur le locuteur actif pour maintenir l’engagement de tous.

Les améliorations de la technologie vocale ont également apporté une réelle différence. La reconnaissance avancée des locuteurs fonctionne avec les microphones existants pour améliorer la précision de la transcription dans Teams Rooms sur Windows. Parallèlement, la technologie d’isolation vocale filtre les bruits de fond afin que seule la voix du locuteur soit captée. Ces fonctionnalités nécessitent une rapide procédure d’enrôlement voix et visage.

« Microsoft Teams est le lieu où le travail s’accomplit, et nous sommes ravis d’annoncer de nouvelles améliorations de Copilot dans Teams qui vont décupler la collaboration et améliorer encore les réunions hybrides. » – Microsoft

Des recherches montrent que les utilisateurs trouvent souvent l’IA utile dès qu’elle leur fait gagner 11 minutes. Sur 11 semaines, la plupart font état d’une productivité accrue et d’un nombre de réunions réduit.

Création de contenu facilitée

Les outils d’IA dans Microsoft 365 accélèrent la réalisation de documents et de présentations. Par exemple, Copilot dans PowerPoint peut traduire instantanément des présentations dans 40 langues différentes. Copilot Pages, quant à lui, permet une collaboration en temps réel sur des organigrammes interactifs et des blocs de code.

Selon les données disponibles, 70 % des utilisateurs de Copilot économisent entre 2,5 et 5 heures par semaine, et 25 % en économisent plus de 5. Par ailleurs, des processus comme l’analyse des risques, qui prenaient auparavant des semaines, peuvent désormais être réalisés en une seule journée, générant des économies significatives notamment dans l’automatisation de la chaîne logistique.

Garantir la sécurité dans la collaboration IA

La sécurité est un élément essentiel de la collaboration pilotée par l’IA. La plateforme IA de Microsoft associe une protection robuste des données à une facilité d’utilisation. Elle repose sur une stratégie de défense multicouche tout en respectant le RGPD et les réglementations sur les frontières des données dans l’UE. L’accès est contrôlé par les autorisations des utilisateurs, et les données des clients ne sont jamais utilisées pour entraîner les modèles d’IA.

Pour renforcer la sécurité, les organisations peuvent appliquer des étiquettes de confidentialité, limiter les références Copilot via la recherche SharePoint, imposer la gestion du cycle de vie des données Purview et suivre les activités grâce aux journaux d’audit. Ces journaux sont conservés 180 jours pour les utilisateurs Standard, un an pour les utilisateurs Premium, et peuvent être étendus jusqu’à 10 ans.

Guide de déploiement de l’IA

Assurez-vous que votre déploiement de l’IA s’aligne sur vos objectifs métier et sur la capacité de vos équipes à adopter de nouveaux outils.

Démarrer avec l’IA

Suivez ces étapes pour poser les bases d’un déploiement IA réussi :

• Identifiez les problèmes métier sur lesquels l’IA peut avoir un impact mesurable.
• Vérifiez que l’authentification multifacteur (MFA) est activée sur l’ensemble de Microsoft 365.
• Auditez les autorisations pour réduire le risque de partage excessif d’informations sensibles.
• Supprimez les contenus obsolètes ou non pertinents qui pourraient nuire à la précision de l’IA.
• Exigez que les collaborateurs utilisent leurs comptes professionnels pour les tâches liées à l’IA.
• Mettez en place un conseil IA chargé d’élaborer et de superviser les politiques.
• Attribuez l’accès à Copilot aux équipes ayant les charges de travail les plus importantes pour obtenir des premiers résultats rapidement.

Une fois la gouvernance en place, concentrez-vous sur le développement des compétences de vos équipes.

Conseils pour la formation des équipes

La mise en pratique est essentielle pour que vos équipes se sentent à l’aise avec les outils d’IA :

• Créez un canal Teams dédié ou un espace Viva Engage pour les questions et les conseils.
• Partagez les ressources de Copilot Academy pour proposer un apprentissage structuré.
• Organisez des sessions de formation informelles (type déjeuner-formation) pour encourager le partage entre pairs.
• Désignez des « ambassadeurs IA » au sein de chaque département pour montrer l’exemple.
• Identifiez les tâches chronophages qui pourraient bénéficier de l’automatisation.

Testez des outils comme Copilot, Power Automate et les modèles de gouvernance nBold en vous fixant des objectifs et des indicateurs clairs. Recueillez les retours pour évaluer leur efficacité en termes de productivité, de sécurité et de conformité.

Après avoir évalué les outils, passez à la liste de contrôle de déploiement pour finaliser votre plan de mise en œuvre.

Prochaines étapes

Points clés

En intégrant des outils de collaboration pilotés par l’IA dans Microsoft 365, les organisations peuvent obtenir des gains de productivité mesurables et des réductions de coûts, à condition de les déployer de manière stratégique.

Liste de contrôle de déploiement

Pour s’appuyer sur vos efforts en matière de gouvernance et de formation, structurez votre déploiement en plusieurs phases :

Phase	Actions à mener	Résultats attendus
Évaluation	• Identifier les processus inefficaces ou chronophages • Évaluer les capacités et les besoins des équipes • Examiner les exigences en matière de sécurité et de conformité juridique	Priorités claires et impact défini
Préparation	• Désigner un responsable ou une équipe IA • Définir les nouvelles responsabilités • Associer les outils IA aux processus clés	Alignement des équipes et structure de gouvernance
Déploiement	• Commencer par des cas d’usage ciblés à fort impact • Proposer une formation pratique et un accompagnement • Mettre en place une boucle de feedback	Gains d’efficacité mesurables et engagement accru
Suivi	• Définir des KPI clairs et actionnables • Mesurer les économies de temps et les améliorations de qualité • Organiser des sessions de bilan régulières avec les parties prenantes	Insights pour une amélioration continue

Les organisations ayant déployé Copilot rapportent souvent avoir récupéré 2 à 5 heures par semaine tout en réduisant des analyses critiques de plusieurs semaines à quelques jours. Commencez par introduire Copilot dans un domaine spécifique de votre activité et définissez des KPI clairs pour mesurer son efficacité. Tout au long du processus, accordez la priorité à la sécurité et à la conformité afin que toutes les activités liées à l’IA s’inscrivent dans votre cadre de gouvernance. Maintenez un équilibre : l’IA doit soutenir et enrichir la prise de décision humaine, non la remplacer.

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