What Is Real-Time Collaboration and Why Do You Need It
La collaboration en temps réel est une solution technologique qui permet aux entreprises de communiquer à distance de manière aussi efficace qu’en présentiel. Elle repose sur des outils qui permettent à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un même projet. Ces solutions cloud rendent les fichiers accessibles depuis n’importe où, permettent aux utilisateurs de collaborer sur des projets, informent les employés de la disponibilité de leurs collègues, et bien plus encore.
Définir la collaboration en temps réel
Le terme est explicite. La collaboration en temps réel désigne le fait de travailler ensemble simultanément, quel que soit l’endroit où l’on se trouve. Elle s’applique particulièrement aux équipes à distance et hybrides, dont les membres travaillent depuis le bureau ou leur domicile, parfois à des milliers de kilomètres les uns des autres.
Les usages de la collaboration en temps réel sont multiples au sein d’une entreprise. Deux commerciaux peuvent élaborer une proposition ensemble, ou l’équipe marketing peut réaliser des maquettes de site web avec l’équipe design basée ailleurs.
La collaboration en temps réel ouvre de nombreuses possibilités !
Collaboration traditionnelle vs. collaboration en temps réel
En quoi la collaboration en temps réel diffère-t-elle de la collaboration en ligne traditionnelle que la plupart d’entre nous avons adoptée pendant la pandémie ? La différence la plus visible entre ces deux modes de collaboration réside dans l’ordre dans lequel les tâches sont accomplies. La collaboration en ligne traditionnelle ne peut se dérouler que de façon linéaire — une personne à la fois. Un employé rédige et envoie un e-mail, et il faut du temps à l’autre pour le recevoir et y répondre. L’un d’eux prépare une proposition, la transmet à son collègue pour retour, et attend les commentaires.
La collaboration en temps réel, en revanche, implique plusieurs personnes simultanément. Elle permet à toute une équipe de travailler sur le même projet au même moment.
Il est important de distinguer ces deux concepts. On croit à tort que toute collaboration en ligne est une collaboration en temps réel. La collaboration en ligne traditionnelle est asynchrone. Cela ne signifie pas que l’une est meilleure que l’autre — chacun de ces modes de travail a ses avantages et ses inconvénients. Les employés dans des fuseaux horaires différents peuvent avoir du mal à collaborer en temps réel. Mais lorsque le décalage horaire n’est pas un obstacle, la collaboration en temps réel permet d’avancer plus vite en économisant du temps et des ressources.
Comment cela fonctionne-t-il ?
La collaboration en temps réel repose sur un ensemble de solutions technologiques. Il ne s’agit pas de nanotechnologie ultra-sophistiquée façon Iron Man, mais de fonctionnalités très simples qui existent depuis longtemps : la visioconférence avec le partage d’écran, les applications de messagerie instantanée, le partage et la co-édition de documents, etc. Vous pouvez utiliser différents logiciels, outils ou applications pour profiter de ces fonctionnalités, ou opter pour une plateforme de collaboration unifiée comme Microsoft Teams qui les regroupe toutes, et plus encore.
Concernant les outils de collaboration, voici les fonctionnalités essentielles à rechercher :
- L’intégration avec d’autres applications de productivité, notamment les feuilles de calcul, les documents et les présentations.
- L’accessibilité et la visibilité des fichiers, des calendriers, des notes de réunion et des fils de communication.
- La possibilité de collaborer sur n’importe quel appareil — ordinateur de bureau, portable, tablette ou mobile — à tout moment et depuis n’importe où.
- Des fonctionnalités de sécurité et de conformité intégrées.
- Une adaptabilité aux entreprises, organisations et groupes de toutes tailles.
Microsoft Teams coche toutes ces cases. Comme c’est l’outil sur lequel nous nous concentrons principalement, examinons de plus près ses fonctionnalités et voyons comment elles rendent la collaboration en temps réel possible :
Visioconférence
Vous pouvez organiser des réunions très variées et interactives avec Teams. Ses développeurs travaillent en permanence pour que vos réunions vidéo soient aussi productives que les réunions en face à face, voire davantage.
Lors des réunions Teams, vous pouvez partager votre écran avec les autres participants, de sorte que tout le monde voie la même chose et puisse contribuer dans le même contexte au même moment. L’outil de visioconférence permet également de créer des conversations publiques ou privées ou des conversations de groupe, de partager des fichiers directement pendant une réunion, de brainstormer en prenant des notes dans Whiteboard, d’afficher des sous-titres en direct, d’enregistrer et de transcrire la réunion, et bien plus encore.
Partage et modification de documents
Microsoft Teams dispose d’une section Fichiers dédiée où vous pouvez télécharger, stocker, partager et modifier des documents simultanément. Plusieurs utilisateurs peuvent ainsi accéder au même document, à la même feuille de calcul ou à la même présentation, et contribuer, modifier ou commenter un seul et même fichier. Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées. Vous pouvez consulter toutes les versions du document et annuler toute modification si nécessaire, sans perte d’information !
En savoir plus sur la collaboration sur des documents dans Microsoft Teams.
Messagerie en temps réel
La messagerie instantanée est une alternative aux e-mails, aux appels téléphoniques et, dans certains cas, même aux visioconférences. La fonctionnalité de chat de Microsoft Teams est extrêmement simple à utiliser. Vous pouvez mentionner des utilisateurs pour attirer leur attention sur un message, le signaler s’il est prioritaire, effectuer des recherches dans la conversation. La dernière création de Teams, les Loop Components, permet même la collaboration en temps réel sur un message de chat. Vous pouvez envoyer un composant (par exemple, un tableau, une liste de tâches ou un paragraphe) et tous les participants au chat peuvent le modifier ensemble et voir toutes les modifications.
En savoir plus sur les contenus Loop ici.
L’utilisation d’un outil de collaboration en temps réel vous évite de jongler entre plusieurs outils. Vous pouvez planifier des projets, gérer des tâches, partager des fichiers, communiquer, suivre le temps et organiser l’ensemble du processus au sein d’une seule et même plateforme.
Les avantages de la collaboration en temps réel
Maintenant que vous savez comment procéder, voyons pourquoi vous devriez franchir le pas :
- Collaborer en équipe comme si vous étiez dans la même pièce favorise l’engagement, améliore la participation et les échanges de connaissances et d’idées.
- La collaboration en temps réel réduit considérablement le temps et l’énergie consacrés aux échanges d’allers-retours et élimine les risques de malentendus et de perte d’informations en cours de route.
- La collaboration en temps réel brise et prévient la création de silos et réduit le sentiment de solitude et d’isolement chez les employés.
- Les réunions, les conversations et le partage de fichiers s’effectuent simultanément dans un flux de travail rationalisé.
- Comparée aux méthodes de collaboration traditionnelles qui nécessitent des locaux, du matériel et des déplacements, la collaboration en temps réel est plus rentable. Pour les entreprises disposant d’équipes asynchrones, nous recommandons de trouver un créneau mutuellement approprié et de planifier la collaboration en temps réel durant ces heures.
Comment démarrer la collaboration en temps réel ?
La collaboration en temps réel n’a rien de compliqué. C’est un concept assez simple qui nécessite deux étapes principales :
- Adopter une bonne solution de collaboration qui offre idéalement toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, ainsi que la possibilité d’intégrations complémentaires. Microsoft Teams est un excellent point de départ.
- Expliquer à vos employés ce que signifie la collaboration en temps réel et quels avantages elle offre. Au début, vous devez les guider et montrer l’exemple. Nous vous recommandons de travailler en étroite collaboration avec les responsables d’équipe ou de département (selon la structure de votre entreprise) pour faciliter la collaboration en temps réel jusqu’à ce que les employés la maîtrisent et l’utilisent de manière autonome.
Pour faciliter cette transition, vous pouvez également utiliser une solution de modèles comme nBold afin de fournir à votre équipe des espaces de collaboration préconfigurés, prêts pour la collaboration en temps réel. Vous pouvez intégrer vos applications, outils et fichiers du quotidien au niveau du modèle, de sorte que votre équipe dispose de tout ce dont elle a besoin en un seul endroit pour collaborer efficacement.
En savoir plus sur les solutions nBold
Les organisations qui continuent de s’appuyer sur des moyens de coopération dépassés prendront du retard par rapport à celles qui adoptent la collaboration en temps réel. Par ailleurs, les entreprises qui utilisent une solution de communication en temps réel réduisent leurs coûts de maintenance et améliorent la productivité de leurs employés.
Les technologies de communications unifiées vont bien au-delà de la simple communication. Ces solutions sont conçues pour répondre aux besoins collaboratifs et au rythme soutenu des entreprises d’aujourd’hui. Les employés peuvent accéder à leurs outils de communication et de collaboration depuis n’importe où et sur n’importe quel appareil, car ces solutions sont basées sur le cloud.
En utilisant les bonnes technologies de collaboration en temps réel, les employés peuvent atteindre des niveaux de travail d’équipe et de productivité plus profonds. Il est temps pour les entreprises qui utilisent encore d’anciennes méthodes de communication d’explorer les avantages de la collaboration en temps réel et de s’adapter aux exigences du lieu de travail d’aujourd’hui.