Premiers pas avec Microsoft Copilot dans Teams et Office Apps
Microsoft Copilot est un outil d’IA intégré dans Microsoft 365 comme Teams, Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Il vous permet de gagner du temps en automatisant des tâches, en résumant des réunions, en rédigeant du contenu et en analysant des données. Voici ce qu’il faut savoir :
- Principaux avantages :
- Automatise les tâches répétitives.
- Fournit des résumés de réunions et des suivis en temps réel.
- Aide à la création de documents, de présentations et de courriers électroniques.
- L’essentiel de l’installation :
- Comment ça marche :
- En équipe : Résume les réunions, suit les tâches et rédige des rapports de suivi.
- Dans Word : Rédiger et éditer des documents en ajustant le ton.
- Dans Excel : Analyse des données en utilisant le langage naturel et l’intégration Python.
- Dans PowerPoint : Crée des présentations à partir d’invites.
- Dans Outlook : Résume les courriels, suggère des réponses et gère les priorités de la boîte de réception.
Pour commencer, assurez-vous que votre système répond aux exigences techniques, configurez les paramètres dans Teams et les applications Office, et attribuez des licences. Copilot transforme votre façon de travailler en accélérant et en facilitant les tâches.
Configuration initiale
Exigences techniques
Assurez-vous que votre système répond à ces critères :
| Exigence | Détails |
|---|---|
| Licence de base | Microsoft 365 Copilot et la licence de base requise |
| Applications | Microsoft 365 Apps doit être déployé |
| Type de compte | Microsoft Entra ID compte |
| Stockage | Compte OneDrive (nécessaire pour certaines fonctionnalités) |
| Canal de mise à jour | Canal actuel ou canal d’entreprise mensuel |
| Soutien aux équipes | Compatible avec les plateformes Windows, Mac, web, Android et iOS |
Votre réseau doit permettre la connectivité WSS et s’assurer que les terminaux Microsoft 365 sont débloqués. En outre, les mises à jour des fonctionnalités d’Office doivent être exécutées selon le calendrier prévu.
Étapes de la mise en place des équipes
Procédez comme suit pour configurer Teams pour Copilot :
- Définir les règles de la réunion
Accédez au centre d’administration Teams et naviguez jusqu’à Réunions > Politiques de réunion. Ajustez les paramètres suivants :
| Définition de la politique | Effet |
|---|---|
| Sur la base d’une transcription sauvegardée requise | Paramètre par défaut - Le Copilot est disponible pendant et après les réunions |
| Activé avec enregistrement de la transcription par défaut | Les organisateurs peuvent ajuster la disponibilité des copilotes |
| Sur | Limite l’utilisation du Copilot à “uniquement pendant la réunion”.” |
| Arrêt | Désactive le Copilot |
- Activer les fonctions de réunion
Activez la transcription pour permettre à Copilot de référencer le contenu de la réunion au-delà de la session en direct.
- Gérer l’accès des utilisateurs
Attribuez des licences Copilot via le centre d’administration Microsoft 365. Notez que Copilot ne fonctionnera pas dans les réunions hébergées en externe.
Une fois Teams configuré, appliquez des configurations similaires aux applications Office.
Office Apps Setup
Mise en place Copilot dans les applications Office en suivant les étapes suivantes :
- Mot
Sauvegarder les documents sur OneDrive ou SharePoint. Accédez à Copilot via le ruban ou l’icône en marge gauche. - Excel
Stockez les classeurs dans le nuage et formatez les données pour l’analyse de l’IA. Utilisez le ruban ou les icônes spécifiques aux cellules pour accéder à Copilot. - PowerPoint
Enregistrez vos présentations dans un espace de stockage en nuage et utilisez les modèles de l’entreprise pour de nouvelles présentations. - Perspectives
Assurez-vous que la boîte aux lettres principale est hébergée sur Exchange Online. Fonctionne avec les versions classiques et nouvelles d’Outlook sur Windows et Mac.
Pour toutes les applications, maintenez la connectivité réseau, configurez les paramètres de confidentialité et installez régulièrement les mises à jour des fonctionnalités d’Office. Activer Boucle Microsoft et le tableau blanc offriront une fonctionnalité complète.
Une fois tout configuré, Copilot est prêt à rationaliser vos flux de travail Microsoft 365.
Notes de réunion et tâches
Copilot utilise l’IA pour organiser et gérer efficacement le contenu des réunions. Voici ce qu’il peut faire pendant les réunions :
- Accédez à Copilot dans le chat de la réunion pour obtenir des résumés en temps réel, suivre les actions à entreprendre et vous rattraper rapidement si vous êtes en retard (après 5 minutes).
- Utilisez l’onglet Récapitulation après les réunions pour un suivi détaillé :
- Résume les principaux points abordés.
- Liste des actions à entreprendre, y compris les responsables et les points de l’ordre du jour non résolus.
- Rédiger des courriels de suivi pour les participants.
“Copilot peut résumer les principaux points de discussion - y compris qui a dit quoi et où les gens sont alignés ou en désaccord - suggérer des mesures à prendre et répondre à toutes vos questions, le tout en temps réel pendant ou après une réunion. - Support Microsoft
Mises à jour du chat
Copilot simplifie l’examen de l’historique des chats en fournissant des résumés adaptés à des périodes spécifiques :
| Période de temps | Résumé Focus |
|---|---|
| Les dernières 24 heures | Décisions récentes et actions urgentes |
| Semaine écoulée | Principaux thèmes de discussion et résultats |
| 30 derniers jours | Principales étapes et décisions du projet |
- Demander des résumés pour des périodes spécifiques.
- Partagez ces résumés directement sur les canaux de l’équipe.
- Cliquez sur les citations pour consulter les messages originaux.
- Posez des questions complémentaires sur les décisions ou les problèmes non résolus.
Aide à la rédaction de messages
Copilot améliore également vos communications écrites grâce à trois outils clés :
| Outil | Objectif | Caractéristiques |
|---|---|---|
| Réécriture | Améliorations générales | Améliore la grammaire, le style et la clarté. |
| Ajuster | Modifications spécifiques | Permet des changements de longueur (plus court/plus long) et donne le ton (décontracté/professionnel/confiant). |
| Tonalité personnalisée | Personnalisation sur mesure | Des questions ouvertes pour créer des messages avec un ton ou un contenu précis. |
“Copilot peut vous aider à rédiger des messages plus soignés et plus cohérents, directement à partir de la boîte de composition de texte dans le chat et les canaux. Copilot ne se contente pas de vérifier l’orthographe et de corriger la grammaire ; il suggère également des améliorations, des réécritures et des ajustements pour renforcer la clarté, le ton et l’impact de vos messages.” - Luca_Valadares, Microsoft
Microsoft 365 Copilot - Guide de mise en place de Copilot pour les petites entreprises
Copilot dans Office Apps
Outre son utilité dans Teams, Copilot améliore également la productivité dans les applications Office en simplifiant les tâches liées à la gestion des documents, des données, des présentations et du courrier électronique.
Word : Rédaction et édition
Copilot accélère la rédaction et l’édition dans Word en aidant à rédiger, réécrire et résumer :
| Fonctionnalité | Ce qu’il fait | Comment cela aide |
|---|---|---|
| Génération de projets | Créer des brouillons complets à partir de messages-guides | Gain de temps pour la rédaction initiale |
| Réécriture de contenu | Ajuster le ton et affiner le texte | Amélioration de la qualité globale |
| Résumé du document | Souligne les points clés avec des citations | Une révision plus rapide |
| Intégration de la recherche | Utilise des données organisationnelles et des sources en ligne | Garantir l’exactitude des informations |
Il change la donne pour tous ceux qui passent du temps à créer ou à peaufiner des documents.
Excel : Travail sur les données
Copilot met les fonctionnalités avancées d’Excel à la portée des utilisateurs de tous niveaux grâce à des outils puissants :
- Intégration de Python : Génère et exécute du code Python pour des analyses détaillées, facilitant ainsi les tâches complexes liées aux données.
- Importation de données : Il extrait des données de diverses sources à l’aide de commandes en langage naturel et crée des connexions actualisables en temps réel via Power Query.
- Catégorisation des examens : Regroupe automatiquement les commentaires des clients en fonction de thèmes tels que la qualité ou le prix, ce qui accélère l’analyse.
Ces fonctionnalités rendent les tâches Excel plus rapides et plus accessibles, même pour ceux qui n’ont pas d’expertise technique.
PowerPoint : Création de diapositives
La création de présentations devient un jeu d’enfant avec l’aide de Copilot. Il peut :
- Rédiger des présentations entières à partir de simples questions.
- Recommander des mises en page adaptées au contenu.
- Ajouter automatiquement les notes de l’orateur.
- Veillez à la cohérence de la conception des diapositives avec Microsoft Designer.
Par exemple, en juillet 2024, la startup technologique Infotech a utilisé Copilot pour créer une présentation de vente à partir d’une simple invite, réduisant ainsi considérablement le temps de préparation.
Outlook : Gestion des courriels
Copilot stimule la productivité du courrier électronique en gérant les tâches répétitives et en organisant votre boîte de réception :
| Fonctionnalité | Ce qu’il fait | Pourquoi c’est important |
|---|---|---|
| Résumé des fils | Condense les longues chaînes de courrier électronique | Accélérer la prise de décision |
| Réponse intelligente | Suggère des réponses contextuelles | Gain de temps dans les réponses |
| Gestion des priorités | Signale les courriels importants | Concentrez-vous sur votre boîte de réception |
| Planification des réunions | Recommande des plages horaires ouvertes | Simplifie la planification du calendrier |
| Analyse de l’attachement | Résume les fichiers joints | Une révision plus rapide |
Conseils pour de meilleurs résultats
Communiquer efficacement avec Copilot peut stimuler votre productivité dans l’ensemble des applications Microsoft 365. Suivez ces stratégies pour tirer le meilleur parti de Copilot.
Rédiger des instructions claires
Plus vos instructions sont claires, plus Copilot est performant. Voici comment rendre vos instructions plus efficaces :
| À faire | À ne pas faire |
|---|---|
| Spécifier les sources de données | Formuler des demandes vagues |
| Fournir un contexte | Donner des ordres généraux |
| Définir les paramètres | Surcharge de tâches |
Rédiger des messages clairs :
- Commencer par le contexte : Indiquer au Copilot les sources d’information à utiliser et le rôle qu’il entend jouer.
- Soyez précis : Inclure des détails tels que les délais, les sources de données ou les résultats souhaités.
- Décomposer les tâches : Diviser les demandes complexes en demandes plus petites et plus faciles à gérer.
Une fois que vous avez défini des instructions claires, vous pouvez améliorer les réponses de Copilot en suivant quelques étapes supplémentaires.
Améliorer les réponses de l’IA
Après avoir donné des instructions claires, affinez les résultats de Copilot en commençant par des éléments simples, en ajoutant des détails et en vérifiant l’exactitude des données. Voici un aperçu des meilleures pratiques :
| Fonctionnalité | Meilleures pratiques | Impact |
|---|---|---|
| Sources de données | Maintenir les sources à jour et les étiqueter | Des réponses plus précises |
| Changement de tâches | Utiliser la commande “Nouveau sujet | Évite de mélanger les contextes |
| Validation de la réponse | Demander des explications | Vous aide à comprendre les résultats |
| Attribution des rôles | Définir des rôles spécifiques pour Copilot | Des résultats plus ciblés |
Prochaines étapes
Résumé
Maintenant que votre installation Copilot est en place, il est temps de renforcer la sécurité, la gouvernance et l’assistance aux utilisateurs. Commencez par activer MFA (authentification multifactorielle) pour tous les utilisateurs et la mise en place de politiques d’accès conditionnel basées sur les risques. Utiliser l’outil Évaluation de l’optimisation de Microsoft 365 Copilot pour examiner votre gouvernance des données et vérifier que vos mesures de sécurité sont adaptées aux besoins de votre organisation.
Voici un aperçu des domaines clés sur lesquels il faut se concentrer :
| Phase de mise en œuvre | Actions clés | Résultats attendus |
|---|---|---|
| Pilote | Former un groupe d’adoption précoce et le tester dans un cadre contrôlé | Comprendre les comportements des utilisateurs et identifier les domaines à valeur ajoutée |
| Déployer | Distribuer des licences et configurer les paramètres de confidentialité | Réaliser un déploiement à l’échelle de l’organisation avec des protocoles de sécurité solides |
| Fonctionner | Utiliser le tableau de bord Copilot pour suivre l’utilisation et générer des rapports | Mesurer l’impact et calculer le retour sur investissement |
Ces étapes, ainsi que des outils supplémentaires, vous aideront à affiner votre processus de déploiement.
Aide supplémentaire
Pour obtenir de l’aide supplémentaire, vous pouvez utiliser les ressources suivantes :
- Explorer Microsoft Learn et téléchargez le Kit de réussite pour Copilot pour obtenir du matériel de formation et des bonnes pratiques.
- Obtenez de l’aide grâce à ces options :
- Visitez le site Page d’aide et d’apprentissage de Microsoft 365 Copilot pour des tutoriels vidéo.
- Rejoindre le Communauté Microsoft 365 Copilot pour se connecter avec des pairs et accéder au Copilot Skilling Center.
- Utiliser le Le champ d’action de Microsoft portail de conformité pour activer la journalisation unifiée des audits et configurer les politiques de conservation.