Comment élaborer un plan de formation efficace à Microsoft Teams ?
Toute transformation des modes de travail passe par la formation. Le plan de formation est un élément incontournable d’une stratégie d’adoption de Microsoft Teams. Vous devez apprendre à vos utilisateurs non seulement à utiliser une nouvelle technologie, mais aussi à l’intégrer dans leur quotidien à travers différents cas d’usage. Il est également important de proposer à vos collaborateurs des solutions susceptibles d’améliorer leur collaboration et leur performance globale.
Nous avons précédemment abordé en détail la vision et le parrainage, les cas d’usage, la gouvernance, les KPIs et l’analytique ainsi que le plan de communication comme éléments constitutifs de l’adoption de Microsoft Teams. Dans cet article, nous vous partageons des conseils, des bonnes pratiques, des exemples et des ressources pour vous aider à concevoir un plan de formation adapté à votre audience.
Plan de formation
Un plan de formation est un document détaillé qui décrit un processus pas à pas pour dispenser des instructions aux collaborateurs. Il est conçu pour doter les employés des compétences et des connaissances nécessaires à l’accomplissement de nouvelles tâches.
Le plan de formation est un élément indispensable de l’adoption de Microsoft Teams. Vous devez vous assurer que vos utilisateurs finaux comprennent à la fois comment utiliser le nouveau logiciel et comment l’appliquer à leurs tâches spécifiques.
Formats
Beaucoup perçoivent la formation comme quelque chose d’ennuyeux et peu inspirant, mais cela n’a pas à être le cas. Il existe une grande variété de formats pour rendre votre formation intéressante et engageante.
La formation doit être dispensée sous de multiples formes afin de s’adapter à différents styles d’apprentissage, contraintes géographiques et limitations de ressources.
La formation interactive peut être une excellente option. Elle comprend des discussions en petits groupes, des quiz, des jeux, des jeux de rôle et des démonstrations. En favorisant les échanges et les interactions collectives, vous stimulez le processus d’apprentissage et l’enthousiasme autour de l’utilisation de la technologie.
Essayez également de combiner la formation présentielle avec des réunions et des sessions en ligne dans des cafés, voire en extérieur si la météo le permet. Offrir à vos collaborateurs la possibilité de varier leur environnement de travail et d’apprentissage les encouragera à être proactifs, soutiendra leur progression et leur donnera une pause dans leur routine quotidienne.
Pensez à organiser des webinaires auxquels vos collaborateurs en télétravail pourront participer au même titre que vos équipes en présentiel.
Certains de vos collaborateurs auront plus de difficultés que d’autres à abandonner leurs habitudes de travail et à apprendre à utiliser Teams. Pour aider ces utilisateurs à ne pas décrocher, organiser des sessions de coaching individuel peut s’avérer efficace. Si la taille et le budget de votre organisation le permettent, vous pouvez envisager de coacher l’ensemble de vos collaborateurs.
Nous avons déjà mentionné la grande efficacité de l’apprentissage entre pairs. Tirez-en parti en impliquant activement vos champions dans le programme de formation. Vous pouvez organiser des sessions réservées aux champions, au cours desquelles ils répondront aux questions et guideront leurs collègues dans les différents usages de Microsoft Teams.
Bonnes pratiques
Voici quelques recommandations qui pourront vous être utiles pour une formation efficace.
1. Formation continue
Le processus d’apprentissage ne s’arrête pas après le lancement. De nouvelles fonctionnalités sont proposées régulièrement, et si vous souhaitez exploiter toutes les capacités offertes par Teams, assurez-vous que vos utilisateurs sont informés de toutes les mises à jour du produit. Envisagez de proposer une formation continue à vos équipes.
Veillez à ce que votre sponsor exécutif participe au processus de formation. Cela apportera une autorité et une légitimité supplémentaires au projet et rappellera son importance dans la vision de l’entreprise.
3. Formats attractifs
Efforcez-vous de rendre vos ressources de formation interactives, ludiques et personnalisées pour votre audience.
4. Apprentissage entre pairs
Cette approche s’est révélée très efficace, car elle crée un environnement où chacun se sent sur un pied d’égalité et à l’aise pour partager librement ses idées, ses expériences et poser des questions. Mettez en place des clubs d’utilisateurs et des réseaux d’ambassadeurs où vos collaborateurs peuvent apprendre les uns des autres et partager leurs expériences.
5. Formation des nouveaux arrivants
Assurez-vous de former vos nouvelles recrues à l’utilisation de Microsoft Teams. Intégrez cette formation au processus d’onboarding.
6. Cas d’usage à forte valeur ajoutée
Concentrez-vous sur des cas d’usage faciles à mettre en œuvre qui apporteront une valeur supérieure par rapport aux solutions utilisées précédemment, et communiquez-les à vos équipes.
7. Mesure des résultats
Suivez les points de succès et les points faibles, et adaptez votre stratégie de formation en conséquence.
8. Écoute de votre audience
Adaptez le contenu et le format de votre formation à votre audience, en donnant la priorité aux préférences de vos utilisateurs en matière d’accompagnement. Prenez également en compte la culture de l’entreprise, les méthodes de formation antérieures et la complexité de la solution.
Points à garder à l’esprit
Voici quelques éléments à prendre en compte avant de préparer et de mettre en œuvre votre stratégie de formation.
1. Tenez compte des outils actuellement utilisés dans votre organisation. Si vous utilisez déjà une autre technologie, des efforts de formation supplémentaires seront nécessaires, car cela impliquera un changement de comportement de la part des utilisateurs finaux.
2. Évaluez le niveau de maturité numérique de vos collaborateurs. Le niveau d’aisance informatique de vos équipes déterminera le temps nécessaire pour compléter la formation et la facilité avec laquelle ils adopteront de nouvelles méthodes de travail.
3. Tenez compte des programmes que vos collaborateurs utilisent actuellement et veillez à ne pas les surcharger avec de multiples logiciels. Donnez-leur le temps d’assimiler les nouvelles informations.
4. Identifiez les méthodes d’apprentissage préférées de vos équipes. S’agit-il de cours en ligne ou de formations en présentiel, de sessions collectives ou individuelles, de réunions en bureau ou hors site ?
5. Si votre organisation possède des filiales dans différents pays, vous serez probablement confronté à des obstacles linguistiques lors de la préparation de votre plan de formation. Anticipez ces défis et veillez à adapter la formation à la culture de chaque bureau.
6. Les modes d’apprentissage évoluent en permanence. Suivez ces tendances et améliorez continuellement votre processus de formation à chaque étape.
Montée en charge
Votre stratégie de formation doit être adaptée à votre plan de déploiement, qui se compose de différentes étapes débouchant sur une adoption à grande échelle. Comme pour le plan de communication, vous devez cibler différents groupes d’utilisateurs à des moments distincts pour une adoption progressive.
Commencez par former votre Core Team. Elle regroupe les acteurs clés impliqués dans la préparation et la mise en œuvre de votre stratégie d’adoption de Microsoft Teams : chefs de projet, sponsors exécutifs, adopteurs précoces et champions.
Concentrez-vous ensuite sur la préparation informatique. Assurez-vous que votre équipe technique dispose des accréditations nécessaires et a suivi avec succès la formation d’administration.
Ciblez ensuite les départements métier spécifiques de votre organisation, dans l’ordre défini par votre plan d’adoption. La formation de ce groupe peut être dispensée dans les nombreux formats mentionnés précédemment.
Enfin, veillez à organiser des sessions de formation régulières pour l’apprentissage continu et pour rester à jour avec les nouvelles capacités du produit.
Programmes de formation
Microsoft
Vous pouvez bien entendu vous appuyer sur un large éventail de ressources de formation gratuites proposées par Microsoft pour votre plan de formation. Ces ressources sont toujours gratuites et disponibles en plusieurs langues, dont l’anglais, l’espagnol, le français, l’allemand et d’autres encore.
Les ressources de formation pour les administrateurs vous apportent toutes les connaissances nécessaires sur les fonctionnalités de Teams et vous préparent à former d’autres personnes. Elles comprennent plusieurs modules sur la formation technique, les fondamentaux des salles Teams pour les professionnels IT et AV, des guides de démarrage rapide, des tutoriels et des cours.
La formation en direct Teams propose une série de cours en ligne animés par des formateurs, conçus pour vous apprendre tout ce que vous devez savoir sur Teams. Elle convient aussi bien aux administrateurs et aux professionnels IT qu’aux utilisateurs finaux sans connaissance préalable du logiciel.
La formation en ligne Teams propose une série de vidéos permettant à vos utilisateurs finaux de tirer le meilleur parti de Teams, à leur propre rythme et selon leurs disponibilités.
Vous trouverez également de nombreuses ressources utiles pour préparer votre stratégie de formation sur le site de Microsoft. Diverses astuces sont disponibles, classées par produit, rôle et tâche. Microsoft propose notamment 13 conseils sur Teams que vous pouvez partager directement avec votre équipe de formateurs pour accompagner vos utilisateurs finaux.
Ressources tierces
Il existe des plateformes qui vous permettent d’acquérir ou de rafraîchir vos connaissances sur de nombreux sujets, dans tous les secteurs d’activité. Elles proposent également des cours et des parcours d’apprentissage dédiés à Microsoft. Au-delà de Teams, vous pouvez vous former à l’utilisation de nombreuses autres applications Microsoft intégrables à Teams, comme Excel, Word, Outlook, OneNote et d’autres encore. C’est idéal pour maîtriser les bases de Microsoft 365 avant d’approfondir les sujets qui vous intéressent.
Pour accéder à ces cours, un abonnement à LinkedIn Learning est nécessaire.
Mandarine Academy
Propose de nombreux cours et parcours de formation Microsoft 365, notamment sur Microsoft Teams. Elle comprend trois cours gratuits dispensés sous deux formats : session d’e-learning à distance et session d’e-learning interactif en direct où les utilisateurs peuvent s’adresser directement au formateur tout au long de la session.
Udemy
Une autre excellente plateforme qui propose 150 000 cours sur tous les sujets et vous permet d’apprendre à votre propre rythme. Pour votre plan de formation, vous pouvez suivre leur cours Mastering Office 365. Il vous permettra non seulement de vous familiariser avec les produits Microsoft, mais aussi d’améliorer votre efficacité en apprenant à utiliser ces outils de façon organisée et productive.
KnowledgeWave
Sa formation Office 365 Training for end-users est particulièrement adaptée à l’apprentissage en entreprise. Elle comprend des vidéos de formation à la demande, des cours en ligne en direct ainsi qu’un accompagnement sur les bonnes pratiques d’adoption d’Office 365. Elle propose également un abonnement à une formation continue pour vos utilisateurs, essentiel pour une utilisation efficace des outils Microsoft dans l’organisation.
Global Knowledge
Cette plateforme vous permet de vous inscrire à un cours de 7 heures sur Office 365 pour utilisateurs finaux. Une inscription préalable est nécessaire. Vous y apprendrez à utiliser Office 365 et ses différentes applications, dont Microsoft Teams.
Il existe également des outils numériques dédiés à la formation de vos utilisateurs finaux. Certains sont des plateformes d’apprentissage intégrées à Microsoft 365 et Teams, offrant une expérience utilisateur engageante, la possibilité de suivre la progression des apprenants, de créer des rapports, d’organiser des plans de formation, de délivrer des certifications et bien d’autres fonctionnalités.
Exemple de plan de formation Microsoft Teams
Pour vous aider à construire votre propre plan de formation, Microsoft a préparé un exemple décrivant toutes les étapes à suivre lors des différentes phases de votre adoption de Microsoft Teams.
© Microsoft
Voilà les fondamentaux d’un plan de formation bien pensé. Vous savez désormais quelles étapes suivre pour former vos collaborateurs à l’utilisation de Microsoft Teams et transformer leurs modes de travail.
Vous découvrirez ensuite le dernier élément de la stratégie d’adoption de Microsoft Teams : le réseau de champions.