Défis et bonnes pratiques en matière de gestion des équipes à distance
La gestion des équipes à distance fait désormais partie de notre quotidien professionnel. Les entreprises ont dû faire face à des défis sans précédent lors des confinements liés à la pandémie de ces deux dernières années, alors que les talents quittaient littéralement les bureaux.
Cette situation a instillé chez les dirigeants et les managers la crainte de perdre leurs meilleurs collaborateurs. Ils cherchent à tout mettre en œuvre pour faciliter le travail de leurs équipes. Selon une étude Gartner, 47 % des entreprises ont déclaré qu’elles autoriseraient leur personnel à travailler depuis chez eux à l’avenir. C’est pourquoi le travail à distance est là pour durer.
Cependant, la gestion d’équipes à distance et hybrides peut rapidement se complexifier. Une étude de la SHRM a révélé que 70 % des employés ont eu du mal à s’adapter au travail à distance après le confinement. Une partie du problème réside dans l’apprentissage de la gestion de personnes que l’on voit rarement, voire jamais, en présentiel.
Les défis de la gestion des équipes à distance
Identifier les difficultés vécues par les collaborateurs en télétravail est essentiel pour comprendre les mesures nécessaires à une gestion efficace des équipes à distance. Examinons ces difficultés en détail.
L’isolement
Le travail à distance peut être source d’isolement et engendrer des sentiments de tristesse, d’anxiété et de solitude chez certaines personnes. Certains employés sont habitués à l’éclairage des open spaces, au management de proximité et aux conversations informelles du bureau traditionnel.
Au-delà de quelques aspects contraignants du travail en présentiel, il existe une dimension sociale qui peut être bénéfique pour les collaborateurs — dimension qui disparaît lorsque vos équipes travaillent à distance.
Encouragez vos collaborateurs à distance à adopter un mode de travail hybride et à venir au bureau au moins une fois par semaine. Si ce n’est pas possible, invitez-les à rejoindre des groupes de personnes partageant les mêmes centres d’intérêt au sein de votre organisation. Cela les aidera à entretenir des liens sociaux réguliers dans le cadre professionnel.
Les problèmes de connexion internet
Le télétravail peut s’avérer problématique si la connexion internet est lente ou si le réseau est défaillant. Cela peut entraîner des difficultés lors du téléchargement de fichiers, de la participation à des réunions ou de la collaboration avec votre équipe, et conduit souvent à un brouillage négatif des frontières entre vie personnelle et vie professionnelle.
Si la connexion WiFi de vos collaborateurs semble peu fiable, proposez-leur de s’équiper de systèmes maillés comme Amazon Eero ou Google WiFi. Ces dispositifs combinent plusieurs points d’accès sans fil pour couvrir n’importe quel espace avec un signal internet puissant.
L’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
Certains collaborateurs à distance souffrent de solitude, d’épuisement professionnel, voire de dépression lorsqu’il n’existe plus de frontière visible entre le lieu de travail et le domicile.
Par exemple, des employés en télétravail prennent des appels ou répondent à des e-mails pendant le dîner ou au milieu de tâches personnelles pour paraître productifs. Ces comportements nuisent à leur capacité à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle.
Pour remédier à ce problème, encouragez vos collaborateurs à distance à prendre leurs congés et à se ressourcer en famille. Faites également preuve de souplesse en organisant le travail en tenant compte de leurs contraintes personnelles, comme la garde d’enfants.
Les perturbations et les obstacles
Des perturbations telles que les enfants, les animaux de compagnie, les colocataires ou la famille peuvent contrarier même les plans les mieux établis des collaborateurs les plus disciplinés. De plus, les employés peuvent être distraits par la vaisselle sale, le linge ou d’autres tâches ménagères. Le télétravail présente des avantages, mais dans l’idéal, les collaborateurs devraient pouvoir trouver dans leur domicile un espace calme et exempt de distractions.
Un membre de votre équipe à distance peut ainsi se laisser déborder, manquer une échéance, et toute l’équipe s’en trouve affectée. Il peut être difficile de maintenir la productivité de collaborateurs à distance lorsqu’ils ne sont pas réunis dans un même lieu et ne sont pas soumis aux mêmes exigences de responsabilisation.
Demandez à vos collaborateurs de dresser un planning de tâches et de s’y tenir. Cela devrait les aider à rester sur la bonne voie et à garder le contrôle de leur travail. Aidez-les également à aménager chez eux un espace de travail calme et propice à la concentration, où ils seront moins susceptibles d’être dérangés ou distraits par leur entourage.
Le manque de communication
La gestion d’une équipe à distance exige un flux de communication permanent. Les responsables RH et les chefs d’équipe peinent souvent à instaurer une communication bidirectionnelle régulière avec des collaborateurs éloignés.
L’e-mail est souvent perçu comme l’outil de communication professionnel idéal, mais il ne permet pas des échanges rapides. Les équipes à distance trouvent généralement plus pratique de communiquer via Teams.
Le suivi et le pilotage
Une simple conversation informelle de 5 minutes autour d’un café permet aux managers en présentiel d’évaluer rapidement si leurs collaborateurs travaillent bien ou rencontrent des difficultés. En revanche, cela peut s’avérer bien plus compliqué lorsque l’employé travaille depuis chez lui.
Les managers doivent mener des points réguliers de suivi et d’évaluation des performances avec leurs équipes à distance, tout en veillant à ne pas tomber dans le micromanagement, qui est source d’insatisfaction chez les collaborateurs.
Bonnes pratiques pour gérer efficacement les équipes à distance
La gestion des équipes à distance exige une évolution profonde de l’approche de votre équipe en matière de reporting et de stratégie générale, dans laquelle les outils de gestion de projet peuvent jouer un rôle clé. Cela suppose toutefois d’instaurer une relation de confiance qui concilie la nécessité de responsabiliser les collaborateurs et la bienveillance à leur égard.
Les recommandations suivantes vous aideront à mieux gérer vos équipes à distance et à mieux communiquer avec elles :
Clarifier les responsabilités
Pour déterminer ce que les autres doivent faire dans un environnement en constante évolution, commencez par définir clairement votre propre rôle. En tant que manager, il vous appartient de veiller à ce que les règles de l’entreprise soient appliquées de manière équitable, uniforme et objective.
Ensuite, assurez-vous que chaque membre de l’équipe comprend clairement son rôle et ses responsabilités, afin d’éviter tout chevauchement.
Optimiser le processus d’intégration
L’amélioration continue du processus d’intégration est essentielle à la réussite de l’entreprise en termes de productivité et de satisfaction des collaborateurs.
L’intégration à distance doit être plus fluide et plus rapide que vos processus traditionnels. Cela implique de réduire la paperasse, les contrats et les documents pouvant être envoyés, signés et archivés de manière numérique. Dès que l’offre a été présentée et acceptée, informez immédiatement votre nouvelle recrue de ce qu’elle peut attendre de vous et dans quels délais.
Si vous utilisez Microsoft Teams en interne, créez une équipe d’intégration pour votre nouveau collaborateur et préparez l’ensemble des tâches, ressources et informations dont il pourrait avoir besoin pour réussir son intégration. Essayez le modèle d’intégration de nBold pour structurer et optimiser ce processus. En savoir plus.
Mettre en place des structures
La prévisibilité et la structure sont indispensables à la performance de tout environnement de travail. Le fait de travailler depuis plusieurs endroits peut créer un sentiment de déconnexion chez les collaborateurs. Favorisez un sentiment d’unité au sein de votre équipe pour y remédier.
Chaque collaborateur doit pouvoir situer sa place dans le processus grâce à un ordre du jour clair et à une bonne visibilité sur les activités de ses collègues.
Grâce aux modèles de collaboration nBold, vous pouvez structurer vos processus de travail plus clairement. Ils vous permettent de créer des espaces de collaboration personnalisés dans lesquels vos collaborateurs sauront toujours quoi faire et seront prêts dès le lancement d’un nouveau projet.
Laisser vos collaborateurs s’exprimer
Il est indispensable de définir des protocoles et des standards pour vos équipes à distance. Cependant, chaque situation est unique et vos collaborateurs sont les seuls à vraiment savoir comment travailler de manière efficiente et efficace.
Il est donc judicieux de solliciter leurs avis sur la manière de développer ce mode de fonctionnement. Le type de communication souhaité et les horaires de collaboration préférés sont des domaines dans lesquels vous pouvez associer vos équipes au processus de décision.
La communication, clé du succès
Maintenir des canaux de communication ouverts et lever les obstacles à la communication doit être une priorité. Un collaborateur en présentiel peut facilement frapper à la porte de son manager pour lui poser une question. En revanche, lorsque vous travaillez à distance, vos collègues ne savent pas toujours où vous en êtes.
Bloquer des créneaux spécifiques dans la journée pour de courts points avec vos collaborateurs est une méthode simple pour garantir une communication régulière. Un agenda partagé permet aux équipes à distance de voir quels créneaux sont déjà réservés.
Privilégier les résultats plutôt que les activités
S’il est tentant de surveiller qui est connecté et ce que chacun fait, maîtriser le management à distance suppose d’apprendre à laisser le travail parler de lui-même. Faites confiance à vos équipes de gestion des talents pour constituer un personnel compétent et responsable.
La gestion d’une équipe à distance requiert cette compétence, même si vous ne travaillez pas vous-même à distance. Si le travail est bien fait et les objectifs atteints, il n’est pas nécessaire de préciser comment s’y prendre. Chacun a ses propres habitudes et environnements qui favorisent la productivité, que ce soit tôt le matin ou tard le soir.
Trouver le bon équilibre face aux distractions
Pour gérer efficacement une équipe en télétravail, il faut d’abord accepter qu’il y aura bien plus d’interruptions qu’au bureau. Il est impossible d’éviter toute distraction au cours de la journée. En travaillant depuis chez soi, on n’est jamais loin de ses réseaux sociaux favoris, de Netflix, de ses animaux de compagnie, de ses enfants ou du confort de son canapé.
En tant que manager, vous devez tolérer les distractions occasionnelles. Montrez à vos collègues que vous acceptez qu’ils passent un moment sur les réseaux sociaux ou qu’ils jouent avec leur chien. Lutter contre ces interruptions est vain, car elles sont saines et inévitables.
Faire preuve de patience et d’empathie
Avec des équipes à distance, l’organisation d’un projet peut nécessiter une nouvelle approche. Les réunions de groupe seront différentes. Il n’est pas toujours facile de célébrer les victoires ensemble. Le mieux que vous puissiez faire en tant que manager est de faire preuve d’empathie et de bienveillance dans vos actes et vos échanges, tout au long de cette période d’adaptation.
Gardez à l’esprit que certaines personnes sont mieux adaptées au travail à distance que d’autres. Certains ont besoin des liens sociaux que procure le travail en bureau, entourés de collègues qu’ils connaissent et en qui ils ont confiance.
Prenez le temps de faire régulièrement le point avec les membres de l’équipe qui travaillent à distance pour vous assurer que tout se passe bien.
Conclusion
La gestion d’équipes à distance ne suppose pas de tout savoir sur chaque aspect de votre organisation. Vous devez néanmoins savoir ce que l’on attend de chaque membre de l’équipe, quels défis ils rencontrent et quelles sont leurs responsabilités. Sans ces réponses, il est impossible de faire preuve de leadership ou d’empathie.
La communication est la priorité absolue dans la gestion des équipes à distance. Veillez donc à faire régulièrement le point avec toutes vos équipes et certains collaborateurs en particulier, optimisez les processus si nécessaire et montrez l’exemple.
Vos collaborateurs sont votre ressource la plus précieuse. Les enjeux liés à votre personnel sont considérables. Si vous mettez ces conseils en pratique de manière stratégique, les résultats de votre équipe s’amélioreront sans aucun doute.
Vous êtes prêts.