La valeur de Microsoft Teams pour la recherche et le développement

Aujourd’hui, la recherche et le développement traversent de profondes transformations, passant d’opérations traditionnellement cloisonnées à un mode de travail collaboratif. Les équipes R&D travaillent désormais en étroite collaboration avec des partenaires, des clients, des spécialistes du secteur, et même des concurrents, afin d’accélérer l’innovation et d’obtenir de meilleurs résultats. Compte tenu de la nature des initiatives de recherche et développement, les équipes R&D ont besoin d’une plateforme de collaboration sécurisée pour communiquer et travailler en équipe en toute sécurité.

Dans cet article, nous présentons les principales fonctionnalités de Microsoft Teams et la façon de les utiliser pour la recherche et le développement.

Les défis de la collaboration en recherche et développement

Rythme de l’innovation

Dans l’environnement économique actuel, les organisations cherchent à accélérer leur croissance en adoptant des technologies innovantes et en investissant activement dans la recherche et le développement. Le rythme de l’innovation moderne impose de nouvelles règles aux équipes R&D, les obligeant à passer d’un mode traditionnel cloisonné à des opérations collaboratives.

Conformité et réglementation

Les activités de recherche et développement impliquent de respecter des règles de conformité, des bonnes pratiques et des normes établies par les gouvernements. Les équipes R&D ont donc besoin d’un système permettant de surveiller et de garantir le respect de la réglementation.

Protection des informations hautement confidentielles

En raison du caractère hautement confidentiel des travaux de recherche et développement, la collaboration avec des parties prenantes externes peut soulever des préoccupations en matière de sécurité de l’information. Pour répondre à ce défi, les équipes R&D ont besoin d’une plateforme de collaboration qui permet un partage sécurisé des informations et empêche les parties externes d’accéder aux contenus sensibles.

Gestion des connaissances

Les équipes de recherche et développement réutilisent souvent des connaissances et des données existantes pour de nouvelles initiatives. La gestion des connaissances est un indicateur important de l’efficacité organisationnelle et de l’innovation. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, de grandes quantités de données scientifiques à haute valeur ajoutée sont stockées dans des emplacements et des systèmes dispersés, ce qui crée des problèmes d’accessibilité, affecte l’intégrité des données et, par conséquent, nuit à la gestion des connaissances.

Comment Microsoft Teams renforce les équipes de recherche et développement

Collaboration sécurisée

Lorsqu’il s’agit de collaboration en recherche et développement, l’une des préoccupations essentielles est la protection de la propriété intellectuelle et des autres informations confidentielles. Grâce aux nombreuses fonctionnalités de sécurité de Microsoft Teams, vos équipes R&D peuvent collaborer en toute sécurité avec des interlocuteurs internes comme externes.

Étiquettes de confidentialité

Il existe deux types d’étiquettes de confidentialité dans Microsoft Teams.

Le premier est attribué aux équipes dans votre environnement Microsoft 365. Par exemple, lors de la création d’une équipe R&D, vous pouvez indiquer que l’équipe que vous créez est privée. Vous vous assurez ainsi que les utilisateurs invités ne pourront pas rejoindre l’équipe.

Les étiquettes de confidentialité peuvent également être appliquées à vos fichiers. Elles vous permettent de classifier et de protéger vos données en chiffrant et en marquant votre contenu, en protégeant les données dans des applications et services tiers, en empêchant le partage externe et les téléchargements, et bien plus encore.

En activant les étiquettes de confidentialité, vous pouvez vous assurer que vos données confidentielles restent protégées.

En savoir plus sur les étiquettes de confidentialité.

Cloisonnements de l’information

Les cloisonnements de l’information empêchent des groupes spécifiques de personnes au sein d’une organisation de communiquer entre eux. Vous pouvez appliquer cette politique si, par exemple, votre équipe de recherche n’est autorisée à appeler ou à discuter qu’avec une équipe de développement produit.

Canaux privés et partagés

Si votre équipe R&D collabore avec des membres externes dans Teams, elle peut tout de même collaborer de manière confidentielle dans des canaux privés. De plus, vous n’avez plus besoin d’inviter des membres invités à rejoindre l’ensemble de l’équipe. Vous pouvez à la place utiliser la fonctionnalité de canal partagé. Vos utilisateurs invités ne pourront voir que les conversations et accéder aux fichiers partagés spécifiquement dans ce canal.

En savoir plus sur les canaux partagés avec les modèles Microsoft Teams.

Réunions sécurisées

Pour empêcher les utilisateurs externes d’accéder à vos réunions dans Microsoft Teams, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de salle d’attente. Vous pouvez l’activer ou la désactiver dans le centre d’administration Microsoft Teams.

Vos utilisateurs externes seront redirigés vers une salle d’attente virtuelle où ils devront patienter jusqu’à leur admission. Si vous craignez des fuites d’informations accidentelles lors de réunions vidéo, vous pouvez désactiver la fonctionnalité de partage d’écran dans le centre d’administration.

Emplacement centralisé pour le stockage des fichiers

Vos équipes de recherche et développement peuvent utiliser Microsoft Teams comme base de données centralisée. Chaque nouvelle équipe est accompagnée de sa propre bibliothèque de documents SharePoint qui, avec les paramètres de gouvernance appropriés, n’est accessible qu’à ses membres.

Il s’agit d’un espace de stockage sécurisé où vous pouvez conserver vos données scientifiques et y accéder à tout moment pour réutiliser les connaissances existantes.

De plus, vos collaborateurs peuvent travailler ensemble sur n’importe quel fichier : co-rédiger, ajouter et suivre les modifications, ainsi que laisser des commentaires et mener des discussions directement dans le document.

Intégrations

Vos équipes R&D peuvent avoir besoin d’outils supplémentaires pour la gestion de projets, de tâches et des ressources humaines, pour la conception, et pour d’autres cas d’usage. Avec Microsoft Teams, vous pouvez intégrer n’importe quelle application native, tierce ou métier dans l’environnement Teams.

Voici quelques exemples d’applications pouvant être utiles à vos équipes R&D :

Planner

Planner est un outil de gestion des tâches qui vous permet de créer, catégoriser, étiqueter et attribuer des tâches, d’ajouter des listes de contrôle, de joindre des fichiers et de suivre l’avancement des travaux.

Vos équipes de recherche et développement peuvent utiliser Planner pour la gestion de projets. Vous pouvez également attribuer des tâches liées au suivi de la conformité aux politiques et réglementations, à la réalisation de vérifications régulières, etc.

OneNote

Vous pouvez utiliser OneNote comme référentiel de connaissances pour vos équipes R&D. Dans OneNote, vous pouvez ajouter des documents, des images, des vidéos, des PDF, des fichiers audio, des e-mails et d’autres types de fichiers.

Whiteboard

Votre équipe peut organiser des sessions de brainstorming virtuelles productives grâce à l’application Whiteboard. Utilisez-la comme vous le feriez avec un tableau blanc classique. De plus, tous les membres de l’équipe peuvent contribuer en temps réel.

Modèle Microsoft Teams pour les équipes

de recherche et développement

L’une des meilleures pratiques pour utiliser Microsoft Teams est de créer une équipe distincte pour chaque processus collaboratif récurrent. Il peut s’agir de la gestion de projets, de la gestion de comptes, du lancement de produits, de différentes campagnes, de deals, etc. De même, pour chaque nouveau projet de recherche et développement entrepris par vos collaborateurs, il sera préférable de créer une équipe dédiée.

Ainsi, votre équipe pourra avoir des conversations structurées consacrées exclusivement au projet sur lequel elle travaille. De plus, elle disposera d’une bibliothèque de documents distincte, accessible uniquement aux membres de l’équipe.

Cependant, créer une nouvelle équipe de zéro peut prendre du temps. En outre, vous devez vous assurer que des règles de gouvernance strictes sont en place afin que toutes les données stockées dans l’équipe restent protégées.

C’est là qu’interviennent les modèles de collaboration Microsoft Teams. Vous pouvez créer une seule équipe pour vos projets R&D, construire les canaux nécessaires, ajouter des fichiers et des onglets avec des applications, des propriétaires et des membres, puis utiliser cette équipe originale comme modèle pour créer des équipes entièrement configurées en quelques clics.

Vous pouvez également télécharger toutes vos données scientifiques et vos connaissances R&D dans le modèle. Ainsi, chaque fois qu’une nouvelle équipe est créée à partir du modèle, tous les fichiers et dossiers sont automatiquement copiés dans la bibliothèque de documents. Vos équipes n’auront plus besoin de chercher de la documentation dans différents emplacements pour réutiliser les connaissances existantes.

De plus, vous pouvez établir des politiques de gouvernance solides pour protéger les informations sensibles lors de la collaboration.

Voyons comment vous pouvez utiliser le modèle Projet R&D pour la gestion de projets.

Modèle Projet R&D

Canaux

Vous pouvez structurer vos équipes de projet R&D en créant des canaux qui couvriront toutes les étapes du processus de recherche et développement. Vous pouvez utiliser les noms de canaux suivants à titre d’exemple :

• Recherche
• Planification
• Conformité
• Conception produit
• Test produit
• Test d’utilisation
• Révision

Fichiers et onglets

Téléchargez toute la documentation susceptible d’être utile à vos équipes R&D. Il peut s’agir, par exemple, de toutes les recherches antérieures, des plans de travail, des directives, des règles et réglementations de conformité, de la documentation d’audit, des modèles de commandes de produits, des protocoles, etc.

Vous pouvez également ajouter des applications que vos équipes de recherche et développement sont susceptibles d’utiliser. Par exemple, vous pouvez préconfigurer Planner avec des tâches types pour la gestion de projets. Vous pouvez aussi ajouter n’importe quelle application tierce ou application métier.

Politiques de gouvernance

Une fois votre équipe originale prête, vous pouvez l’utiliser pour créer votre modèle Projet R&D. Lors du processus de création du modèle, vous pouvez configurer des politiques de gouvernance adaptées aux besoins de votre organisation.

Vous pouvez définir des politiques de nommage pour votre modèle. Ainsi, toutes les équipes R&D basées sur ce modèle suivront les mêmes règles de nommage.

En mettant en place un processus d’approbation, vous vous assurerez qu’avant de créer une nouvelle équipe à partir du modèle, les utilisateurs devront soumettre une demande d’approbation.

Vous pouvez également configurer le ciblage d’audience afin que seuls des groupes spécifiques d’utilisateurs puissent voir vos modèles. Par exemple, uniquement les collaborateurs qui travaillent dans le département de recherche et développement.

De plus, vous pouvez imposer la confidentialité des équipes pour votre modèle Projet de recherche et développement afin de protéger les informations sensibles partagées dans les équipes R&D.

En savoir plus sur les politiques de gouvernance des modèles de collaboration Microsoft Teams.

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