Comment Microsoft Teams aide votre service informatique
Les dirigeants d’entreprise se tournent de plus en plus vers la technologie pour accroître l’agilité organisationnelle, favoriser l’innovation et améliorer les performances. Ces transformations numériques bouleversent le secteur IT et renforcent la nécessité d’aligner les équipes informatiques avec la direction.
Dans cet article, nous passons en revue les principaux atouts de Microsoft Teams pour améliorer la collaboration au sein des services informatiques.
Les défis de collaboration des services informatiques
Les tâches manuelles répétitives
Les professionnels de l’IT accomplissent une multitude de tâches manuelles et répétitives dans leurs activités quotidiennes : configurations manuelles, création d’équipes, analyse de données, et bien d’autres. L’explosion du volume de données et la nécessité d’une collaboration plus rapide poussent les services informatiques à chercher des moyens d’automatiser ces processus et de traiter leurs demandes en quelques minutes.
La surcharge de travail
Face à une responsabilité croissante — protéger les intérêts de l’entreprise, garantir le bon fonctionnement des solutions numériques et répondre aux besoins des utilisateurs — les services informatiques sont submergés. Pour remédier à ce problème, les organisations doivent réévaluer certaines stratégies managériales et politiques de gouvernance, notamment en accordant davantage d’autonomie aux utilisateurs finaux dans l’utilisation des outils de collaboration numérique.
L’automatisation de certaines tâches chronophages et répétitives peut également contribuer à réduire la surcharge des équipes IT.
L’alignement avec les autres départements
Une part importante de la charge de travail qui pèse sur vos équipes IT provient des demandes des utilisateurs. Si votre organisation applique des politiques de gouvernance strictes qui nécessitent une implication active du service informatique dans diverses activités, ce dernier devra communiquer en permanence avec l’ensemble des collaborateurs.
Pour ce faire efficacement, il faut disposer d’une plateforme numérique qui facilite la communication et la collaboration.
Comment Microsoft Teams améliore la collaboration des équipes IT
Un espace de collaboration structuré
Microsoft Teams est un outil idéal pour coordonner le travail de tous les collaborateurs de l’organisation.
Vous pouvez créer une équipe dédiée à l’ensemble du service informatique, qui servira d’espace de collaboration pour leurs échanges internes. Votre organisation peut également souhaiter constituer des équipes transverses, regroupant des collaborateurs de différents départements, afin d’améliorer la coordination entre services.
Étant donné que les professionnels de l’IT doivent communiquer quotidiennement avec des membres d’autres départements pour traiter leurs demandes et résoudre les incidents, disposer d’un espace de collaboration dédié accroîtra leur réactivité.
Des intégrations pour une productivité accrue
Avec Microsoft Teams, vous pouvez connecter n’importe quelle application à votre espace de collaboration afin d’automatiser certaines tâches répétitives, traiter des demandes et bien plus encore.
Forms et Lists
En intégrant Microsoft Forms ou Microsoft Lists à Teams, vous pouvez faciliter le traitement des demandes utilisateurs et le suivi des incidents. Vous pouvez créer un modèle de formulaire de demande et y ajouter des champs permettant aux utilisateurs de décrire précisément la nature de leur requête.
Ainsi, lorsqu’un incident nécessitant l’intervention du service IT survient, vos collaborateurs remplissent un formulaire ou une liste, et votre équipe reçoit immédiatement une notification contenant toutes les informations nécessaires.
Cela permettra à votre équipe IT de gagner un temps précieux et d’améliorer la productivité au sein de l’organisation.
Planner
Votre équipe IT peut tirer parti de Planner avec Microsoft Teams pour gérer les tâches et organiser le travail collaboratif.
Vous pouvez créer des modèles Planner pour différents cas d’usage. Chaque fois qu’un incident survient, votre équipe IT disposera d’une liste de tâches déjà définie. Par exemple, vous pouvez créer des tâches pour les mises à jour logicielles, les vérifications quotidiennes/hebdomadaires/mensuelles, les formations des collaborateurs, etc.
Power Automate
Certaines des tâches manuelles et répétitives effectuées par les services informatiques peuvent être prises en charge par Power Automate.
Par exemple, vous pouvez configurer un flux pour recevoir des rapports quotidiens ou hebdomadaires de suivi des incidents, ou encore envoyer des notifications automatiques à chaque nouvelle demande enregistrée.
Intégration avec des applications tierces
Vous pouvez développer votre propre application pour Microsoft Teams via App Studio afin de répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.
Vous pouvez également connecter n’importe quelle application tierce à Teams, notamment des CRM et des services cloud. Ainsi, certains départements de votre organisation peuvent stocker leurs données à différents endroits — par exemple dans Dropbox et Salesforce — tout en les reliant à une base de données centralisée.
Vos équipes IT pourront suivre les activités dans différents services tiers et protéger l’organisation contre les risques liés à la sécurité des données.
Collaborer sur des documents
Microsoft Teams favorise une grande transparence dans toutes les activités collaboratives. Vos collègues peuvent discuter des projets et résoudre les problèmes en temps réel, en laissant des commentaires et des retours directement dans les documents.
Par exemple, votre équipe IT peut travailler conjointement à l’élaboration de manuels pour une nouvelle application, ou à la préparation d’un plan de formation pour l’ensemble des collaborateurs.
Analyses et rapports
Les administrateurs Teams ont accès aux outils d’analyse et de reporting de Microsoft Teams, qui permettent d’évaluer l’activité des utilisateurs dans Teams à l’échelle de l’organisation. Ces outils aident les organisations à mieux comprendre les besoins des utilisateurs et à identifier des pistes d’amélioration de la collaboration au sein de l’entreprise.
En savoir plus sur Microsoft Teams analytics.
Sécurité et conformité renforcées
La cybersécurité et la protection des données organisationnelles font partie des responsabilités clés des équipes IT au sein d’une organisation. Dans le domaine de la collaboration numérique, les préoccupations liées aux accès invités, aux fuites d’informations, au partage excessif de données ou aux logiciels malveillants sont omniprésentes.
Microsoft Teams offre à ses utilisateurs un niveau élevé de sécurité et de conformité, en fournissant aux organisations les outils nécessaires pour protéger leurs données.
Par exemple, vous pouvez restreindre ou autoriser l’accès à toutes les applications tierces ou à certaines d’entre elles, configurer les accès externes et invités en fonction des besoins de votre organisation, activer des fonctionnalités de sécurité des données telles que la DLP, les étiquettes de confidentialité et les barrières à l’information, et créer des alertes d’activité et bien d’autres options.
En savoir plus sur les meilleures pratiques de sécurité Microsoft Teams.
Les modèles Microsoft Teams pour les équipes IT
Si vous gérez une grande organisation et que vos équipes IT traitent en permanence de multiples demandes et projets informatiques, elles auront probablement besoin d’équipes dédiées pour résoudre les cas les plus importants — installation ou mise à niveau d’un logiciel, remplacement d’équipements, réalisation d’évaluations annuelles de sécurité, etc. Cela nécessite généralement la création d’une nouvelle équipe pour permettre des échanges ciblés avec les bonnes personnes au sein de l’organisation.
Plutôt que de créer des équipes de zéro, vous pouvez utiliser des modèles de collaboration Microsoft Teams comprenant des canaux, des fichiers et des onglets préconfigurés, ainsi que des politiques de gouvernance avancées, afin de créer de nouvelles équipes en quelques étapes simples.
Voici quelques exemples de modèles Microsoft Teams utilisables par votre service informatique.
Service informatique
Si votre entreprise comporte plusieurs sites, vous pouvez créer un modèle « Service informatique » pour toutes les équipes IT de votre organisation. Elles disposeront ainsi des mêmes canaux avec leurs onglets, partageront une documentation similaire et suivront une structure unifiée.
Canaux
Les canaux que vous créerez pour ce modèle peuvent couvrir tous les sujets dont vos services IT traitent au quotidien. Par exemple :
- Actualités de l’entreprise
- Détente
- Outils et applications internes
- Vérifications
- Sauvegardes
- Cybersécurité
- Incidents
- Demandes
Fichiers et onglets
Vous pouvez téléverser tous les documents dont votre équipe IT a besoin : licences logicielles, guides d’audit, modèles de vérification, etc.
Vous pouvez également épingler en tant qu’onglets, dans les canaux correspondants, les applications utiles à votre service IT : Planner pour créer des tâches de vérification quotidienne et hebdomadaire, Power Automate pour le suivi des incidents, Forms ou Lists pour traiter les demandes des utilisateurs, ou toute autre application tierce ou métier.
Gestion de projet
Votre service informatique peut également être amené à gérer divers projets nécessitant la création d’équipes dédiées. Pour garantir que toutes les équipes projet suivent la même structure et éviter de repartir de zéro à chaque fois, vous pouvez créer un modèle de gestion de projet.
Canaux
Incluez tous les canaux pertinents pour les projets pris en charge par vos équipes IT. Voici quelques exemples de canaux standard en gestion de projet :
- Juridique - Contrats
- Budget
- Planification
- Business Case
- Comité de pilotage
- Réunions des équipes
Fichiers et onglets
Vous pouvez téléverser différents modèles de projets IT, bonnes pratiques, guides ainsi que d’autres ressources utiles à la mise en œuvre des projets.
Vous pouvez ajouter Planner en tant qu’onglet dans le canal Planification et préparer des tâches de gestion de projet avec des listes de contrôle et des pièces jointes.
Gestion de crise
Pour être prêt à faire face à une crise informatique, vous pouvez créer un modèle avec des canaux préconfigurés, des documents déjà téléversés et des onglets prêts à l’emploi, afin de créer rapidement des équipes dédiées à la gestion de crise.
Canaux
Vous pouvez ajouter des canaux tels que :
- Budget
- Matériel de formation
- Communication
- Revues de direction
- Planification
- Parties prenantes
- Procédures de sécurité
Fichiers et onglets
Pour réagir plus rapidement à une crise, vous pouvez téléverser dans les fichiers du canal « Matériel de formation » des guides de résolution de crise et des protocoles d’intervention.
Vous pouvez également épingler Viva Engage en tant qu’onglet pour tenir votre équipe mieux informée de la situation à l’échelle de l’organisation.
Pour créer un modèle, il vous suffit de constituer une équipe originale en suivant les conseils mentionnés précédemment, puis de créer un nouveau modèle basé sur cette équipe via le catalogue de modèles. Lors de la création du modèle, vous pouvez configurer les politiques de gouvernance en fonction des besoins organisationnels et informatiques de votre entreprise.
En savoir plus sur la gouvernance de Microsoft Teams.
Politiques de gouvernance pour les modèles
Vous pouvez définir une convention de nommage pour votre modèle, afin que toutes les équipes créées à partir de celui-ci respectent les mêmes règles de nommage. Par exemple, elle peut inclure la localisation du bureau pour faciliter la navigation entre les équipes.
Vous pouvez également configurer des politiques d’approbation pour que toutes les demandes de création d’équipes à partir de ce modèle nécessitent l’approbation d’une personne ou d’un groupe de personnes au sein de votre organisation.
En configurant le ciblage d’audience, vous vous assurez que seuls certains groupes d’utilisateurs peuvent voir certains modèles. Par exemple, vous pouvez configurer le ciblage d’audience de façon à ce que seuls les membres de votre service informatique voient le modèle « Service informatique » décrit ci-dessus.
En savoir plus sur les politiques de gouvernance des modèles de collaboration Microsoft Teams.
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