Microsoft Teams Analytics: Why, What and How?

Si votre organisation utilise Microsoft Teams, vous souhaitez probablement comprendre comment vos utilisateurs se servent de l’outil, quelle est leur expérience, s’il existe des lacunes dans leur compréhension de l’application, et bien d’autres questions. Pour avoir une image claire de la façon dont Microsoft Teams est utilisé dans votre entreprise, vous devrez recourir à des outils d’analyse Microsoft Teams.

Dans cet article, nous vous expliquerons pourquoi il est important d’analyser l’utilisation de Microsoft Teams, ce que vous devez exactement mesurer et comment le faire à l’aide de différents outils.

Pourquoi avez-vous besoin d’analyses Microsoft Teams ?

Comment se passe l’adoption ?

L’analyse du comportement des utilisateurs va de pair avec l’adoption de tout outil qui change la façon dont les personnes travaillent dans l’organisation. Élaborer une stratégie d’adoption et planifier chaque étape du déploiement est extrêmement important. Mais les choses ne se passent pas toujours comme prévu : vos utilisateurs n’utiliseront peut-être pas Microsoft Teams comme vous l’aviez envisagé, et ils trouveront peut-être même une meilleure utilisation que celle que vous n’aviez pas considérée.

C’est pourquoi vous devez comprendre les schémas et tendances d’utilisation dès le début du déploiement. Vous pourrez ainsi adapter la stratégie d’adoption de Teams à votre audience, apporter des modifications aux plans de communication et de formation, et réévaluer les cas d’utilisation.

L’investissement en valait-il la peine ?

Les analyses Microsoft Teams peuvent également vous aider à déterminer si l’investissement dans l’adoption de Teams a porté ses fruits. Il existe de nombreux critères de succès que vous pouvez appliquer pour le mesurer — nous les détaillons dans cet article.

Par exemple, vous pouvez analyser en interne si les réunions Teams ont contribué à réduire les factures téléphoniques et les frais de déplacement. Vous pouvez également analyser l’évolution du nombre d’arrêts maladie depuis que votre organisation a commencé à travailler à distance avec Teams. Observez comment l’utilisation d’autres applications a diminué : votre organisation pourra peut-être réaliser des économies sur les abonnements.

Disposer de ces données vous permettra de comprendre la valeur de Teams, et les partager avec le comité de direction vous aidera à obtenir un soutien plus actif de leur part.

Que faut-il mesurer et comment ?

Maintenant que nous avons mis en évidence les principales raisons pour lesquelles votre organisation doit analyser l’utilisation de Teams en interne, voyons ce que vous souhaitez savoir exactement et quels outils peuvent vous aider à obtenir ces informations.

1. Activité des différents départements

La première chose que vous souhaitez savoir est à quel point les employés des différents départements utilisent activement Teams. Vous pouvez évaluer le nombre total d’utilisateurs actifs par département, les invités, les messages et les canaux actifs.

Ces informations vous permettront de déterminer si les utilisateurs utilisent les canaux Teams pour communiquer ou s’ils préfèrent les conversations privées. Dans ce dernier cas, vous pourriez vouloir revoir vos cas d’utilisation, car les principales conversations entre utilisateurs ont lieu en dehors des canaux prévus à cet effet.

Vous pouvez également exploiter ces informations pour savoir si des personnes de certains départements ont besoin d’une formation ou d’un accompagnement supplémentaire pour mieux adopter Teams.

Vous pouvez obtenir le rapport d’utilisation de Teams dans le centre d’administration Microsoft Teams. Pour le consulter, vous devez être administrateur général dans Microsoft 365 ou Office 365, administrateur du service Teams, ou administrateur Skype for Business.

Vous pouvez également identifier les zones les plus et les moins actives de l’organisation utilisant Teams avec l’outil tiers Swoop Analytics.

2. Les équipes les plus engagées

Les différentes équipes adopteront l’outil à des rythmes différents, et vous souhaiterez peut-être surveiller les plus engagées pour comprendre leurs facteurs de succès.

En identifiant les équipes qui réussissent le mieux leur collaboration via Teams, vous saurez exactement où obtenir des informations et des retours. Analysez leur utilisation, relevez les bonnes pratiques et diffusez-les dans toute l’organisation pour créer un engouement autour de Teams.

Le tableau de bord Power BI Teams insights fournit des informations détaillées sur le niveau d’activité des différentes équipes et l’évolution de l’activité des utilisateurs dans le temps.

Le tableau de bord Power BI fait partie de l’outil Workplace Analytics et nécessite une licence supplémentaire. Vous pouvez en savoir plus sur ce service ici.

Vous pouvez également obtenir ce rapport via Tryane et Swoop Analytics.

Les utilisateurs peuvent également consulter les analyses inter-équipes de toutes les équipes dont ils sont membres ou propriétaires directement dans l’application Teams, en bas de la liste des équipes. À côté de Rejoindre ou créer une équipe, cliquez sur Gérer les équipes, puis sur Analyse.

3. Les principaux utilisateurs de Teams

La création d’un réseau de champions est l’une des étapes clés de l’adoption de Teams. Les champions sont les utilisateurs de Teams les plus actifs de votre organisation. Vous pouvez tirer parti de leurs connaissances et de leur enthousiasme pour encourager l’apprentissage entre pairs. Les champions peuvent aider leurs collègues à mieux comprendre Teams et leurs cas d’utilisation, augmentant ainsi l’adhésion des utilisateurs.

Par ailleurs, vous pouvez identifier des influenceurs au sein de la communauté — des employés bien connectés capables de porter le changement et d’accélérer l’adoption.

Vous pouvez obtenir ces informations grâce à l’outil Swoop Analytics et au tableau de bord Power BI Teams.

4. Les équipes inactives

Au bout d’un certain temps, certaines des équipes créées par vos utilisateurs deviennent inactives. Il se peut que les projets pour lesquels ces équipes ont été créées soient terminés, et que l’équipe ait rempli son rôle. Il est également probable que des utilisateurs aient créé plusieurs équipes de test qui n’ont jamais été utilisées.

Pour libérer de l’espace de stockage et améliorer la gouvernance, il est conseillé d’identifier et d’archiver les équipes inactives. Vous pouvez surveiller les équipes inactives avec Swoop Analytics et Tryane.

5. Utilisation de la messagerie électronique par rapport à Teams

L’un des avantages de Teams est la possibilité d’échanger rapidement et efficacement des informations avec des personnes à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation. Idéalement, après le déploiement de Teams, vos utilisateurs n’ont plus besoin de recourir à la messagerie électronique pour la communication interne. Tout peut désormais être partagé via des publications dans les canaux, des conversations de groupe ou des conversations privées. De plus, vos utilisateurs peuvent co-éditer des documents, ce qui élimine le besoin de renvoyer un fichier mis à jour plusieurs fois par e-mail.

Une diminution du nombre d’e-mails sera le signe d’une adoption réussie de Teams, ce qui rend la mesure de cet indicateur d’autant plus importante.

Vous pouvez obtenir ces informations avec l’outil d’analyse Lecko.

6. Temps passé en réunion

Les réunions sont une partie indispensable de notre vie professionnelle. Il est cependant important de s’assurer qu’elles apportent réellement de la valeur à vos collaborateurs et n’empiètent pas sur leurs responsabilités directes. Des réunions trop nombreuses ou trop longues nuisent à la productivité et génèrent de la frustration chez les employés.

Savoir combien de temps vos équipes passent en réunion peut vous aider à mieux comprendre les pratiques de travail actuelles et à accompagner les changements nécessaires.

Vous pouvez obtenir le rapport sur le temps de réunion avec Lecko Analytics.

7. Utilisation de Teams sur les appareils

Pour s’assurer que Teams offre vraiment une communication en mobilité à vos employés, vous pouvez envisager d’examiner l’utilisation de Teams sur les différents appareils. Si le rapport indique que peu d’utilisateurs utilisent l’application mobile, cela peut indiquer qu’ils ne savent pas comment installer les clients mobiles Teams ou qu’ils ne connaissent pas les fonctionnalités de l’application mobile.

Vous pouvez consulter le rapport d’utilisation de Teams sur les appareils dans le centre d’administration Microsoft Teams.

8. Activité de messagerie, de collaboration et de réunions

Vous souhaiterez peut-être savoir qui dans votre organisation a des difficultés à adopter Teams et nécessite une formation supplémentaire.

Vous pouvez surveiller l’activité de messagerie, d’appel et de collaboration avec Tryane Analytics et le tableau de bord Power BI.

9. Travail en dehors des heures de bureau

Des employés épanouis sont plus productifs, selon les chercheurs. Il nous arrive parfois de ne pas pouvoir éviter de travailler en dehors des heures de bureau pour respecter les délais. Cependant, le faire régulièrement peut avoir un impact considérable sur notre santé et entraîner un épuisement professionnel. Pour s’épanouir au travail, il est essentiel de prendre soin de soi et de son équipe. C’est pourquoi il est vital de surveiller le bien-être des employés, d’établir des directives et des limites en matière de communication, et de les encourager à maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Grâce à l’application Insights dans Teams, vous pouvez surveiller divers indicateurs de bien-être, notamment le travail en dehors des heures de bureau. Vous pouvez ensuite répondre aux rythmes irréguliers grâce aux recommandations d’amélioration fondées sur la recherche fournies par l’application.

Vous pouvez également obtenir des informations utiles via le tableau de bord Power BI Microsoft Teams insights.

10. Utilisation des applications tierces

Pour renforcer la sécurité de votre organisation, prévenir les risques liés aux données et éviter l’informatique fantôme, il est important de surveiller l’utilisation des applications tierces dans les différentes équipes de l’organisation.

Surveiller les applications les plus et les moins utilisées peut également vous aider à mieux comprendre les besoins des utilisateurs et à optimiser les types d’abonnements aux applications.

Voilà, vous disposez de 10 critères clés à mesurer avec les outils d’analyse Microsoft Teams. En analysant régulièrement l’activité des utilisateurs dans votre organisation, vous serez en mesure d’adapter la stratégie d’adoption à votre audience et de piloter efficacement le déploiement de Teams.