The Essential Guide to Creating Effective Cross-Functional Collaboration

Que cela nous plaise ou non, nous dépendons souvent d’autres équipes et d’autres services pour mener à bien notre travail. Le marketing et les ventes doivent travailler main dans la main pour transformer les prospects en clients ; les équipes commerciales doivent collaborer étroitement avec le Customer Success pour assurer la passation et intégrer les nouveaux clients en douceur ; l’équipe technique doit résoudre les problèmes des clients et tenir toute l’organisation informée des nouvelles fonctionnalités… et la liste est longue.

Pourtant, la collaboration interéquipes échoue souvent de façon spectaculaire, alors qu’elle est indispensable pour que les organisations fonctionnent avec efficacité et fluidité. Dans cet article, nous vous présentons les étapes à suivre pour améliorer la collaboration transversale.

Qu’est-ce que la collaboration transversale ?

La collaboration transversale se produit lorsque des membres de différentes équipes et services travaillent ensemble à la réalisation d’un projet. Elle exige un effort conjoint et coordonné, et oriente toutes les équipes concernées vers un objectif commun.

Apprendre à collaborer efficacement entre équipes et fonctions ouvre de nombreuses opportunités pour l’entreprise. Vous mobilisez l’ensemble de vos talents et de vos ressources, ce qui favorise l’engagement des collaborateurs et stimule l’innovation.

Pensez-y : l’équipe marketing peut apporter un retour précieux à l’équipe design afin de rendre l’identité visuelle plus attrayante pour la cible ; les informations issues des ventes peuvent aider le marketing à créer du contenu capable d’attirer de nouveaux clients, et permettre à l’équipe technique de développer les fonctionnalités les plus demandées.

Des décisions plus éclairées, une productivité accrue, une créativité renforcée et une exécution plus rapide : ce ne sont là que quelques-uns des bénéfices d’une collaboration réussie entre différentes équipes.

Voyons maintenant ce qui fait obstacle à la collaboration transversale et comment y remédier.

Les défis de la collaboration transversale et comment les surmonter

1. Des objectifs et des KPIs mal alignés

Dans de nombreuses organisations, les équipes ont leurs propres objectifs. Même au sein d’une même équipe, chacun peut avoir des objectifs et des KPIs individuels. Il n’est donc pas surprenant que la collaboration transversale soit mise en difficulté. Sans comprendre clairement ce qu’ils ont à y gagner, vos équipes n’auront pas suffisamment d’incitation à collaborer entre elles.

Et ce n’est pas qu’elles refusent d’aider. Elles ont simplement beaucoup à faire, et cela n’est pas une priorité.

Solution : définir des objectifs communs

Il est essentiel d’entamer toute démarche de collaboration transversale en définissant clairement les objectifs, les buts et les attentes. Cela permet à toutes les parties impliquées de déterminer à quoi ressemble le succès et comment mesurer les avancées. Établir des paramètres dès le départ contribue à l’alignement entre les différentes équipes et à la clarification de leurs priorités.

Pour illustrer cela : les équipes commerciales se concentrent presque exclusivement sur la signature de contrats, ce qui les pousse parfois à faire des promesses excessives sur les fonctionnalités ou à négliger la passation au Customer Success. Pour les inciter à mieux collaborer avec les équipes techniques et le Customer Success, vous pouvez envisager d’intégrer le taux de désabonnement client à leurs KPIs.

Mesurer les avancées, fixer des attentes réalistes et fournir un retour constructif est également indispensable. Le suivi des performances permet de s’assurer que toutes les personnes impliquées partagent le même niveau de compréhension et de responsabilité quant à l’avancement du projet. Cela peut passer par l’attribution de tâches spécifiques à chaque équipe et leur évaluation en fonction du respect des délais et des objectifs de qualité. Cette approche permet aux équipes d’identifier facilement les points d’amélioration tout en maintenant une communication régulière tout au long du processus.

2. Le travail en silos

Le travail en silos survient lorsque des personnes travaillent sur le même objectif sans suffisamment communiquer à ce sujet. Les causes du travail en silos sont variées : conflits entre responsables d’équipes, manque de canaux et de processus de communication centralisés. La visibilité sur ce que chacun fait est faible, personne ne partage ses mises à jour ni ses retours, et il n’existe pas de vision d’entreprise claire. Inutile de préciser que le travail en silos entraîne un désalignement des équipes et des opportunités manquées.

Solution : promouvoir une culture de transparence

Une étape essentielle pour favoriser la collaboration transversale consiste à instaurer une culture de la transparence dans le travail. Soulignez l’importance de la transparence dans le travail individuel et collectif. Vous pouvez l’intégrer à votre vision organisationnelle, la mettre en avant lors de l’onboarding des nouveaux collaborateurs, la pratiquer lors des points hebdomadaires et rédiger des lignes directrices et des règles de communication claires.

Il est important de montrer l’exemple. Partagez ce sur quoi vous travaillez dans les canaux de la plateforme de collaboration que vous utilisez (par exemple Microsoft Teams). Envisagez d’abandonner l’e-mail pour la communication interne. Échangez avec tout le monde publiquement, via des publications dans les canaux. Ainsi, toutes les conversations seront consignées, permettant à vos équipes d’y revenir en cas de besoin. Identifiez les bonnes personnes lorsque vous avez besoin de leur retour et précisez clairement que vous attendez leur réponse.

Communiquer sur les rôles et les responsabilités est également essentiel. Chacun doit comprendre clairement en quoi son travail contribue à l’objectif global et à qui il doit rendre compte une fois la tâche accomplie. Il est aussi important que toutes les parties prenantes sachent quelles décisions doivent être prises collectivement et lesquelles peuvent l’être de façon autonome. Établir cette clarté dès le départ permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

3. Les équipes mondiales

La réalité d’aujourd’hui est que de nombreuses organisations soutiennent le travail à distance. Cela élargit considérablement le vivier de talents, permettant aux responsables de constituer des équipes mondiales réparties sur de nombreux fuseaux horaires. D’un côté, vous bénéficiez d’une équipe très diverse et créative. De l’autre, vous risquez de rencontrer des frictions dans la collaboration. Lorsque les membres se connaissent à peine, ils peuvent hésiter à se contacter. Il peut également arriver que, du fait des différences d’horaires de travail, ils ne trouvent tout simplement pas le bon moment pour collaborer.

Solution : encourager le dialogue ouvert et l’agilité

La communication est le fondement d’une collaboration transversale réussie. Il est donc indispensable d’établir des canaux de communication clairs. Cela peut passer par des réunions régulières avec toutes les parties concernées. Veillez à faire tourner les horaires des réunions pour respecter le fuseau horaire de chacun. Vous pouvez également créer un canal dédié dans votre plateforme de collaboration (comme Microsoft Teams) pour les sujets spécifiques sur lesquels vos équipes doivent travailler. C’est là que tous les échanges d’informations peuvent avoir lieu. Désignez un responsable pour s’assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin pour avancer.

La communication asynchrone peut également être bénéfique pour les échanges plus courts qui ne nécessitent pas de réunion en personne. Avec Microsoft Teams, vous pouvez programmer l’envoi d’un message au bon moment pour vous assurer que votre interlocuteur le voit pendant ses heures de travail et n’oublie pas d’y répondre.

Pour programmer un message dans Teams, faites simplement un clic droit sur le bouton « Envoyer » avant d’envoyer votre message et choisissez l’heure souhaitée.

Quelle que soit la méthode choisie, un dialogue ouvert dans les deux sens et des boucles de retour sont essentiels pour résoudre rapidement et efficacement les problèmes.

Pour les projets bien définis, il peut être judicieux d’adopter une approche agile. En intégrant des jalons à court terme dans le projet, les membres de l’équipe peuvent suivre les avancées avec plus de clarté, ce qui renforce la collaboration entre les parties prenantes et les équipes. De plus, les processus de travail agiles offrent une meilleure visibilité sur le déroulement du projet et permettent aux équipes d’effectuer des ajustements si nécessaire pour atteindre leurs objectifs ou s’adapter aux changements. Cette approche contribue à responsabiliser toutes les parties prenantes et à les fédérer autour d’un succès commun.

Des outils déconnectés et l’absence de cadres de travail

Il est difficile d’imaginer notre travail quotidien sans outils numériques : e-mails, messageries, espaces cloud, Teams, CRMs, outils de gestion de projet… la liste est longue. Et tandis que vous et votre équipe, disons en marketing, travaillez essentiellement sur Teams, vos commerciaux passent la majorité de leur temps dans Salesforce ou HubSpot.

Vous aurez besoin de leurs informations issues du dernier appel avec un prospect pour mieux comprendre d’où vient ce contact, quelles fonctionnalités l’intéressent, ce qu’il cherchait lorsqu’il a découvert la solution, etc. Or, les commerciaux consignent toutes leurs notes dans le CRM auquel vous n’avez pas accès. Ils doivent ensuite transférer toutes ces données au marketing, au Customer Success et à l’équipe technique. Dans le meilleur des cas, ils les partagent publiquement dans un canal. Dans le pire des cas, ils ne disent rien ou envoient un e-mail uniquement à quelques personnes.

Au final, vous perdez des données précieuses, vous perdez du temps à saisir manuellement des informations, et personne ne sait vraiment qui doit faire quoi et à quelle étape.

Ce n’est qu’un exemple, mais vous voyez l’idée.

Solution : offrir à vos équipes des espaces de collaboration numériques avec des cadres prédéfinis

Il est donc extrêmement important d’établir des cadres de travail pour la collaboration et de rendre le processus aussi fluide que possible. La bonne nouvelle, c’est que c’est tout à fait réalisable.

Commencez par recenser tous les processus de collaboration qui existent dans votre organisation. Cela peut inclure la gestion de projet, la collaboration autour des opportunités commerciales, la gestion des clients, l’onboarding, la gestion de crise, le traitement des dossiers — à vous de définir ! Vous (et par « vous » nous entendons la direction, les responsables d’équipes, voire l’ensemble du personnel si vous êtes une petite structure) devrez déterminer qui est impliqué dans ces processus et qui est responsable de quoi. Établissez des lignes directrices pour chaque partie prenante : quelles tâches doit-elle accomplir, quels sont ses objectifs, de quelles données et de quels outils aura-t-elle besoin, etc.

Sur la base de ces informations, vous pouvez commencer à créer des espaces de collaboration dans la plateforme que vous utilisez en interne. Dans notre cas, nous nous appuierons sur Teams. Chaque équipe que vous créez peut représenter cet espace de collaboration. Donnez-lui un nom approprié, ajoutez les personnes concernées, créez les canaux pertinents, téléchargez la documentation, ajoutez des onglets avec vos applications du quotidien — outils de gestion des tâches, calendriers, systèmes de reporting, CRM, etc.

C’est la transposition concrète des cadres que vous avez élaborés en quelque chose que tout le monde peut utiliser et suivre. Vos équipes seront toujours au fait de toutes les informations et tâches, car tout est centralisé et partagé au même endroit.

… et industrialisez-le.

Pour aller encore plus loin dans la simplification, vous pouvez créer des modèles de collaboration avec nBold et les reproduire à chaque fois qu’un nouveau processus démarre. Tout ce que vous avez déjà construit sera copié, vous évitant de tout recréer de zéro. Mieux encore, vous pouvez créer ces espaces automatiquement à l’arrivée d’un nouveau projet, à la signature d’un nouveau contrat ou à l’acquisition d’un nouveau client. Chacun sait quoi faire à chaque étape et reçoit des mises à jour automatiques sur tous les événements importants survenant dans votre CRM ou vos outils de gestion de projet.

Découvrez comment créer des modèles de collaboration dans Microsoft Teams et offrir à vos équipes des espaces de travail prêts à l’emploi

Créez des modèles de collaboration avec une structure, des outils et du contenu prédéfinis dans Microsoft Teams

Dites-nous quel processus de collaboration vous souhaitez améliorer, et nous adapterons la solution à vos besoins.

Essayez de suivre les étapes décrites dans ce guide et observez comment la collaboration transversale et la productivité de votre organisation vont décoller.