Building an Agile Organization with Microsoft Teams
Au début du mois, le géant des réseaux sociaux Facebook a fait la une de l’actualité internationale après une interruption de service de quelques heures. Tout le monde se demandait quelle en était la cause et comment Facebook allait réagir.
Pour une entreprise de cette envergure, une panne mondiale empêchant les utilisateurs d’accéder à leurs comptes est une situation critique. Ce dont nous parlons ici, ce n’est pas de l’aspect technique du problème : Facebook dispose sans aucun doute d’une armée de développeurs et de techniciens capables de diagnostiquer la panne et même d’en sortir renforcés. Nous parlons de la capacité à piloter l’ensemble de l’entreprise comme une entité cohérente pour rester en tête de la concurrence, et à surmonter avec succès les facteurs internes et externes imprévus à l’origine d’un tel incident.
Les grandes entreprises d’aujourd’hui n’auraient jamais atteint ce niveau si leurs dirigeants avaient appliqué des méthodes pyramidales avec un flux d’information descendant. Facebook, Google, Amazon, Apple et d’autres ont trouvé la clé du succès, le secret de longévité des entreprises. Ils ont découvert comment gérer leurs organisations face à tous les facteurs changeants de l’environnement de travail, grâce à ce que l’on appelle le modèle agile.
Qu’est-ce qu’une organisation agile ?
Piloter une organisation agile, c’est être capable de répondre rapidement aux changements internes et externes, quelle qu’en soit l’ampleur. Les modèles d’entreprise agiles ne sont pas nouveaux : ils existent depuis des décennies, mais n’étaient à l’origine utilisés que dans le secteur du logiciel. Aujourd’hui, les méthodes agiles s’appliquent à deux grands domaines :
- La gestion de projets et d’équipes
- Le pilotage des entreprises
Il s’agit de combiner les principes du développement commercial avec ceux de l’agilité pour construire des entreprises flexibles, capables de réagir rapidement aux changements inattendus, qu’ils viennent de l’intérieur ou de l’extérieur.
Revenir aux principes fondateurs du modèle agile appliqués à l’entreprise permet de saisir pleinement le concept du modèle agile. Examinons maintenant les grands principes d’une organisation agile.
La communication avec les clients plutôt que la négociation contractuelle
L’organisation agile encourage les clients et les membres de l’équipe de développement à collaborer ensemble à l’élaboration des plans de projet, de sorte qu’ils se considèrent comme une même entité plutôt que comme des parties opposées. Construire cette relation entre les deux parties génère de nombreux bénéfices sur les résultats du projet.
Mobiliser les équipes pour mettre en œuvre les orientations
Cultiver les relations plutôt que de les imposer. Cette approche donne naissance à une nouvelle forme de collaboration, à rebours de la manipulation et du contrôle, permettant de tirer le meilleur de chaque partie et de co-construire les orientations au fil de l’avancement du projet.
Cela signifie valoriser les membres de l’équipe et leur participation au projet plutôt que des procédures et processus documentés qui limitent la liberté dans l’exécution. Cela leur donne la capacité d’être créatifs à leur manière sans compromettre leur engagement envers les objectifs du projet.
Les processus opérationnels plutôt que la documentation exhaustive
La méthode agile implique de créer une documentation qui apporte de la valeur, sans pour autant freiner l’avancement de l’équipe, en privilégiant l’impact plutôt que la documentation.
La collaboration avec le client plutôt que la négociation contractuelle
Impliquer le client à toutes les étapes du développement du produit de manière à encourager davantage de retours. Cela permet également d’éviter de tout prescrire dans de longs contrats qui ne feraient qu’ajouter des couches de complexité à l’exécution du projet.
S’adapter au changement plutôt que suivre un plan
Les plans se construisent au fil du travail et de la collaboration avec le client. Cette façon de travailler apporte de la flexibilité et permet une contribution mutuelle à différents niveaux et étapes de l’exécution.
Maintenant que vous comprenez ce qu’implique une organisation agile, vous pouvez saisir comment des entreprises aussi importantes que Facebook parviennent à surmonter ce type de problème. Facebook a d’ailleurs su tirer parti de cet incident pour ses développements futurs. On ne peut pas prévoir tous les problèmes, mais on peut apprendre à les gérer efficacement lorsqu’ils se présentent.
L’agilité avec Microsoft Teams
L’organisation agile nécessite un niveau élevé de collaboration et de flexibilité, ce qui implique une communication ouverte et continue. Dans sa conception même, Microsoft Teams est une plateforme logicielle qui offre un espace unique pour partager l’information et travailler ensemble. C’est un outil excellent en matière de collaboration et de communication. Il permet aux membres de l’équipe de planifier, suivre, publier et rendre compte avec un haut niveau d’exécution.
Les points suivants illustrent comment Microsoft Teams soutient les organisations agiles grâce à ses fonctionnalités natives et à ses outils intégrés.
Une architecture agile
Microsoft Teams est composé d’équipes et de canaux, qui sont des espaces de collaboration permettant aux membres de l’équipe de participer à des discussions ciblées et d’inviter d’autres personnes à collaborer avec eux. Cette architecture a transformé Teams en un environnement de collaboration puissant et extrêmement utile. Teams assure un échange rapide d’informations entre les membres d’une équipe travaillant simultanément sur différents projets.
Un partage complet
Teams n’est pas simplement un lecteur partagé où chacun dépose ses fichiers, en plus d’être une application de réunion et de messagerie. S’appuyer sur SharePoint comme épine dorsale en a fait un portail puissant et efficace pour gérer et partager des fichiers entre projets. Les utilisateurs peuvent partager des fichiers en chat individuel, en chat de groupe ou dans un canal d’équipe. Dans Microsoft Teams, les utilisateurs peuvent partager et accéder à différents fichiers depuis un emplacement unique.
Partager un fichier dans Microsoft Teams le met en évidence et incite les autres membres de l’équipe à consulter et modifier le contenu collaboratif. Une fois les fichiers partagés, vous pouvez co-travailler dessus dans un chat en temps réel de manière plus efficace et plus précise.
Une vitesse d’exécution accrue
Sans avoir à passer d’une application à l’autre lors d’un travail en projet avec d’autres membres de l’équipe, le haut niveau de collaboration, de communication et l’intégration étroite qu’il apporte aux projets ont permis d’accélérer les choses sans sacrifier l’attention aux détails et à la rigueur. Teams fournit les outils qui aident les utilisateurs à prendre les bonnes décisions en accord avec les priorités stratégiques, de façon à maintenir toutes les personnes impliquées dans un projet en progression vers les résultats nécessaires pour passer à l’étape suivante.
Connecter les données au hub de travail d’équipe
Le partage de fichiers dans Teams a supprimé la nécessité d’envoyer des liens par e-mail ou via d’autres plateformes de communication. Vous pouvez facilement partager avec d’autres n’importe quel fichier accessible depuis votre appareil via Microsoft Teams. Ces fichiers partagés se trouvent dans le dossier SharePoint de votre équipe. Ils apparaissent également dans l’onglet Fichiers du canal dans lequel vous les avez déposés.
Puisque Teams est intégré aux autres outils Microsoft, il ne s’est pas limité au partage de fichiers préexistants. Il va plus loin en vous permettant de créer de nouveaux fichiers Microsoft Office dans le cloud partagé, avec des droits de modification en temps réel accordés par le créateur du fichier aux membres de l’équipe. Vous pouvez créer de nouveaux fichiers dans l’onglet Fichiers, les modifier et les partager avec d’autres sans avoir à les télécharger sur votre appareil.
Brainstorming
Microsoft Teams propose des outils parfaits pour le brainstorming en temps réel. Les membres d’une équipe travaillant à distance depuis différents endroits peuvent se réunir via une réunion virtuelle. D’autres outils de communication et utilitaires sont également disponibles pour simplifier le processus et le rendre efficace pour tous.
- L’utilisation du Tableau blanc dans Teams permet aux utilisateurs de prendre des notes, de communiquer entre eux et de tirer des conclusions. Teams rend ce processus encore plus efficace que lorsque tout le monde se réunit dans la même salle pour communiquer en face à face.
- La carte mentale a également été intégrée à Microsoft Teams. Elle permet l’édition collaborative des cartes directement dans le canal avec les autres membres de l’équipe. En complément, vous pouvez intégrer Teams avec des outils de carte mentale tiers.
Collaboration avec les personnes
Microsoft élimine presque toutes les difficultés liées aux interactions. La plateforme se concentre sur le fait de donner aux utilisateurs la pleine capacité d’accéder à leurs fichiers et de co-travailler dessus depuis n’importe où. Les utilisateurs peuvent partager leurs fichiers avec leurs collègues, voire avec des personnes extérieures au projet. Les fonctionnalités avancées de chat et de canaux permettent d’interagir avec les parties prenantes. Ces fonctionnalités, et bien d’autres encore, font de Teams la solution idéale pour la collaboration, aussi bien pour travailler sur un même projet depuis l’intérieur que depuis l’extérieur de l’organisation.
Microsoft Teams a maîtrisé l’art de l’organisation agile. Il fournit à ses utilisateurs tous les outils nécessaires pour aider les organisations à :
– Développer leurs pratiques agiles,
– Poursuivre leurs objectifs, et
– Générer des résultats commerciaux réussis.
De nombreuses applications natives et tierces sont disponibles pour répondre à tous vos besoins. Par exemple, pour une gestion des tâches améliorée, vous pouvez utiliser l’application Planner. Elle vous permet de :
– Disposer de tâches préconfigurées,
– Ajouter des listes de contrôle, joindre des fichiers,
– Affecter les bonnes personnes, etc.
Et pour mieux planifier les événements de votre équipe, vous pouvez utiliser Calendar Pro. Avec cette application, vous pouvez afficher tous les événements en vue mensuelle, hebdomadaire et quotidienne, créer des étiquettes pour les filtrer, personnaliser le fuseau horaire, ajouter un lieu et imprimer le calendrier.
Microsoft Teams et Planner : meilleures pratiques
Apprenez à tirer le meilleur parti de l’intégration Teams et Planner et à créer des équipes avec des tableaux de tâches Planner prédéfinis.
Construire une organisation agile avec les modèles de collaboration
Chez nBold, nous utilisons également la méthodologie agile, et nous avons développé un produit qui la soutient pleinement. Avec les modèles de collaboration, vous pouvez construire une structure d’espace de collaboration conçue autour d’un besoin métier ou d’un projet.
Cela donne aux administrateurs la possibilité de configurer des canaux, de déposer toute la documentation nécessaire et d’intégrer les outils du quotidien que les collaborateurs utilisent pour améliorer leur productivité, leur engagement et la gestion des connaissances.
L’adoption de modèles de collaboration permet de pré-organiser les processus et les outils que les individus utiliseront lors de leurs projets. Cela leur permet de se concentrer sur les interactions plutôt que sur les processus, conformément à la 1re règle du manifeste de toute organisation agile.
Économiser du temps sur la documentation exhaustive, notamment pour les projets répétitifs aux critères similaires, permet aux individus de consacrer davantage de temps au travail concret, conformément à la 2e règle du manifeste des modèles d’entreprise agiles.
Les membres de l’équipe peuvent collaborer avec les clients dans un ensemble prédéfini de canaux et d’applications dans des espaces de collaboration créés à partir de modèles. Cela améliore l’interaction du client et son expérience de partage dans le périmètre du projet déjà défini dans le modèle, conformément à la 3e règle du manifeste des modèles d’entreprise agiles.
Bien que les modèles de collaboration soient créés avec un ensemble défini de paramètres, leur nature permet beaucoup de flexibilité et de liberté aux individus. Cela leur donne la capacité de s’adapter au changement plutôt que de suivre un plan, conformément à la 4e règle du manifeste des organisations agiles.
Cette approche maximise l’expérience agile lors du travail sur des projets, en transformant la plateforme en un environnement d’apprentissage continu. Vous pouvez ainsi non seulement construire une organisation agile avec Microsoft Teams et les modèles de collaboration, mais aussi transmettre la méthodologie à vos membres d’équipe.