Understanding Collaboration: What is It, and Why Should You Employ It?
Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, réussir implique de s’engager dans une stratégie, de collaborer avec ses équipes et de coordonner les actions pour assurer la progression. Le grand industriel américain Henry Ford disait autrefois : « Si tout le monde avance ensemble, le succès se chargera de lui-même. » Le mot « ensemble » résume à lui seul l’essence même de la collaboration.
Les termes collaboration, coopération et travail d’équipe sont souvent utilisés de manière interchangeable. Pourtant, ils recouvrent des réalités différentes. Si l’on établit une progression, c’est le travail d’équipe qui vient en premier : un groupe de personnes se réunit pour travailler. La coopération les fait avancer vers leurs propres objectifs, mais selon un plan organisé. Enfin, la collaboration garantit l’efficacité et la productivité des interactions sur le long terme, en visant un objectif commun ou un ensemble d’objectifs partagés.
Que signifie exactement « collaborer » ?
Collaborer, c’est travailler mieux avec des individus ou des groupes pour atteindre des objectifs communs. Il ne s’agit pas seulement de travailler ensemble, mais de travailler mieux. Tirer parti des interactions humaines favorise la communication et ouvre davantage d’espace à la créativité, à l’ouverture d’esprit et à l’innovation. La collaboration part du niveau micro des actions métier et s’étend jusqu’au sommet de l’organisation, depuis la messagerie instantanée entre collègues jusqu’au partage de ressources inter-départements sur un même projet.
Dans un environnement professionnel collaboratif, les individus apprennent les uns des autres, partagent leur expérience, leurs connaissances et leurs ressources, et s’adaptent facilement au changement. Cela se répercute sur la productivité des équipes et se traduit par une livraison plus rapide des projets.
Les environnements non collaboratifs ne sont pas nécessairement voués à l’échec. Ils peuvent toujours mener des projets à bien, mais les indicateurs clés ne seront pas les mêmes. Ils nécessiteront plus de temps et de ressources. Un manque de flexibilité engendrera des risques plus élevés, et une moindre productivité accentuera le turnover. Cela peut aboutir à une moins grande satisfaction des clients et des parties prenantes.
Lorsque vous comparez des entreprises collaboratives avec des entreprises non collaboratives, les statistiques vous surprendront. Ce qui vous surprendra encore davantage, c’est la simplicité avec laquelle il est possible de favoriser la collaboration. Pas forcément facile, mais applicable. Cela nécessite d’adopter les valeurs collaboratives dans votre organisation, de superviser le processus pour s’assurer que tout est bien exécuté, et de fournir à vos équipes la technologie adaptée pour mettre en pratique ces valeurs et en tirer profit.
Collaboration et travail d’équipe
On confond parfois travail d’équipe et collaboration, en pensant que les deux concepts sont identiques. Ce n’est pourtant pas tout à fait le cas. Les équipes sont composées d’individus indépendants partageant un ensemble de compétences similaires, travaillant sous la direction d’un responsable d’équipe, avec pour objectif de réaliser leurs tâches assignées de manière efficace. Lorsque vous combinez le travail d’individus ou d’équipes, vous obtenez du travail d’équipe.
Les collaborateurs, quant à eux, forment un vivier interdépendant et diversifié de compétences, travaillant ensemble sans leader unique mais avec un sens du leadership présent chez chacun d’entre eux. Leur objectif est de créer collectivement des solutions efficaces pour les projets qui leur sont confiés.
| Travail d’équipe | Collaboration |
|---|---|
| Les individus pensent de manière indépendante | Les individus pensent ensemble, de manière interdépendante |
| Requiert un responsable d’équipe | Requiert un sens du leadership |
| Les personnes partagent des objectifs | Les personnes partagent des valeurs |
| Relation à court terme | Méthode à long terme |
| Compétences similaires au sein de l’équipe | Un ensemble varié de compétences |
| Combinent leur travail pour produire des résultats | Produisent des résultats collectivement |
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Les caractéristiques clés de la collaboration
- La communication passe au niveau supérieur dans les environnements collaboratifs. Elle garantit que tous les individus et toutes les équipes sont connectés, multipliant les canaux entre les départements. Elle favorise davantage d’échanges, de réunions et de sessions de brainstorming.
- La diversité incarne l’ouverture aux idées, aux solutions créatives, aux nouveaux points de vue, aux techniques intelligentes de résolution de problèmes et à l’adaptabilité face aux nouvelles stratégies. Lorsque chacun au sein de l’entreprise peut participer, les résultats s’en trouvent enrichis.
- La productivité s’améliore lorsque les personnes collaborent. Les indicateurs de performance augmentent. Les individus et les équipes ont un but, et le travail est accompli plus rapidement et mieux qu’auparavant.
- Le partage des connaissances et la mise en commun des expériences inspirent des solutions et permettent d’économiser des ressources précieuses. La résolution de problèmes devient globalement plus accessible, et les collaborateurs sont encouragés à apprendre les uns des autres.
- Les valeurs unissent les individus dans un environnement collaboratif. Elles leur donnent une raison de donner le meilleur d’eux-mêmes, d’être des membres responsables et actifs, et leur montrent l’impact de leurs contributions.
À quoi ressemble la collaboration en entreprise
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises, locales ou internationales, petites ou grandes, s’orientent vers des espaces de collaboration. Les exemples suivants vous inspireront à partir des pratiques de leaders du secteur.
Quel meilleur point de départ qu’un conseil de Dell lui-même : « Le choix de vos solutions de collaboration est déterminant pour aider vos collaborateurs à rester productifs, à rester connectés et à assurer la continuité des activités. »
Dell, la multinationale spécialisée dans les technologies informatiques, a donné à ses employés les moyens d’agir grâce à une solution de collaboration dédiée. Elle leur permet de travailler à distance tout en restant connectés. Dell estime que les solutions de collaboration ont apporté davantage de sécurité, avec une expérience de haute qualité permettant aux employés de travailler de manière fiable.
Adobe, l’éditeur de logiciels, a accueilli la nouvelle ère du travail collaboratif en combinant ses solutions créatives avec des outils de collaboration et en les présentant comme une offre unifiée aux utilisateurs finaux. Adobe a souhaité partager cette expérience et ses avantages avec tous. Elle a introduit Creative Cloud pour renforcer la capacité à partager le travail avec les clients et les collègues, en s’appuyant sur ses logiciels phares.
Quel meilleur exemple que Microsoft lui-même, le géant de la technologie ? Avec plus de 150 000 employés en mode collaboratif, Microsoft a créé une solution de pointe pour organiser le processus de collaboration entre ses équipes. Ce logiciel s’appelle Teams, et le nom dit tout.
Microsoft est allé plus loin, passant de la mise en œuvre de la collaboration à l’encouragement des entreprises à en faire de même. En proposant Teams comme plateforme utilisable par toute organisation. Vous souhaitez en savoir plus ? Il vous suffit de nous contacter. Nous vous présenterons les fonctionnalités de Microsoft Teams et la façon dont elles peuvent répondre à vos besoins métier.
Voici quelques scénarios concrets illustrant comment une collaboration efficace peut être mise en œuvre dans différents services d’une entreprise.
Scénario n°1
Une agence immobilière souhaite signer un contrat d’achat avec un vendeur. Le coordinateur de transaction communique avec le vendeur au sujet du contrat, doit ensuite obtenir l’approbation du service juridique de l’entreprise, et l’avocat du vendeur peut également être impliqué. On compte déjà 4 à 5 personnes minimum, toutes parties prenantes de ce contrat. Ces personnes appartiennent à des équipes différentes, et certaines sont des acteurs externes. La solution idéale serait de créer un espace de collaboration où toutes les parties pourraient travailler ensemble pour finaliser l’accord, plutôt que de multiplier les réunions et les échanges d’e-mails. De plus, l’agence immobilière pourrait souhaiter structurer et modéliser son processus de vente pour atteindre l’excellence opérationnelle sur chaque transaction.
Elle peut créer un espace de collaboration modèle, y ajouter toute la documentation et les modèles de fichiers nécessaires, des tâches préconfigurées et des outils du quotidien qui aideront ses équipes à conclure les affaires plus rapidement.
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Scénario n°2
Une entreprise de construction gère plusieurs projets sur des sites différents. Le chef de projet doit rester informé de l’avancement de chacun, mais cela est physiquement impossible en raison des distances importantes entre les sites. Une plateforme de collaboration permettrait d’organiser des conférences interactives avec les ingénieurs sur site, de vérifier visuellement l’avancement des travaux tout en prenant des notes, et de partager les résultats avec les autres parties prenantes. Les instructions et les tâches peuvent être données, assignées et documentées pendant l’appel. Même inviter des sous-traitants externes à participer en temps réel devient simple avec la bonne plateforme.
Pour faire monter la collaboration en puissance, ils peuvent créer un espace de travail numérique pour les projets de construction, avec tout le contenu, les tâches et les outils déjà intégrés pour les équipes, puis le répliquer pour les autres projets. Cela réduira le travail manuel et économisera du temps, qui pourra être consacré à des tâches plus importantes comme la budgétisation, la validation des plans, la relation client, etc. Les sous-traitants externes peuvent se voir accorder un accès invité pour rejoindre les équipes et les canaux.
En savoir plus sur la façon de modéliser les processus collaboratifs.
Scénario n°3
Imaginez que vous dirigez une entreprise de logiciels B2B avec plusieurs comptes stratégiques. Pour leur offrir le meilleur service, vous devez réunir des spécialistes issus de différentes équipes : support client, commercial, produit, IT, juridique, et d’autres encore. Pour vous assurer que tout le monde est aligné sur ce qui doit être traité pour chaque compte, vous pouvez mettre en place un espace de collaboration pour toutes les parties prenantes impliquées dans la gestion des comptes. Vous pouvez leur fournir la bonne structure pour des échanges ciblés, des modèles de fichiers, des tâches et des outils du quotidien. Cela garantira à votre équipe une collaboration aussi efficace et coordonnée que possible.
La collaboration à l’ère de la technologie
Jour après jour, les plateformes de collaboration remplacent les méthodes de communication traditionnelles. Les dirigeants comme les employés réclament cette transformation. La culture d’entreprise dans son ensemble évolue rapidement. Le télétravail, les modèles d’organisation agiles et les environnements collaboratifs gagnent en popularité auprès des chefs d’entreprise. La compétition de demain ne portera pas uniquement sur ce que votre entreprise propose, mais aussi sur la façon dont elle fonctionne, car le mode opératoire devient une composante à part entière du succès.
Les entreprises diffèrent par leurs processus et leurs stratégies, et chacune est unique. Le choix de la bonne plateforme de collaboration est important, et vous devriez envisager plusieurs solutions avant de prendre votre décision finale. Il est également essentiel de comprendre que l’adoption d’une plateforme collaborative implique un travail d’administration et de gestion. Heureusement, il existe des solutions pour vous y aider.
Modéliser le processus collaboratif
Que vous soyez une grande entreprise, une PME ou une petite structure, gérer un espace de travail virtuel demande des efforts et de la gestion. Pour que le processus collaboratif soit ininterrompu et durablement productif, vous devez répondre rapidement à tous les besoins liés à la technologie. Par exemple : créer de nouvelles équipes pour de nouveaux projets et comptes, gérer les appartenances, définir la finalité de chaque équipe, etc. Assurer le suivi de tout cela prend un temps considérable. Vous pouvez cependant éviter toutes ces contraintes en utilisant des modèles collaboratifs pour automatiser l’ensemble de ces processus.
Grâce aux modèles, vous effectuez tout le travail une seule fois en créant l’« espace prototype » avec tout le contenu et les configurations nécessaires — politiques de sécurité, nommage des équipes et des canaux, appartenances — puis vous le répliquez autant de fois que nécessaire.
Grâce aux modèles, vous standardisez les processus collaboratifs et automatisez la création des espaces de collaboration. Ainsi, à chaque démarrage d’un nouveau projet, d’une campagne, d’un client ou de toute autre activité collaborative, en un seul clic, vous fournissez à votre équipe tous les bons outils. Tout est préconfiguré !