When to Create a Team vs. Channel in Microsoft Teams
De nombreux utilisateurs de Microsoft Teams se posent cette question : quand faut-il créer une nouvelle équipe, et quand un canal est-il suffisant ? Dans cet article, nous vous expliquons les différences entre les deux afin que vous sachiez exactement quoi choisir la prochaine fois.
Différences entre les équipes et les canaux dans Microsoft Teams
Passons en revue les principales caractéristiques des équipes et des canaux pour mieux comprendre ce dont vous avez réellement besoin.
Les équipes
Les équipes sont des espaces de collaboration qui réunissent des utilisateurs autour de processus spécifiques. Elles se répartissent généralement en deux catégories :
- Les équipes représentant la structure organisationnelle (l’ensemble de l’organisation, les unités métier, les filiales, les départements, etc.)
- Les équipes dédiées aux processus collaboratifs récurrents (projets, campagnes, événements, produits, opportunités commerciales, etc.)
Chaque fois que vous créez une nouvelle équipe, un groupe Microsoft 365 est automatiquement créé, offrant à votre équipe un ensemble d’outils et de ressources : une boîte de réception Outlook partagée, un site SharePoint, un Planner, un bloc-notes OneNote et d’autres applications. Tous les membres de l’équipe partagent l’appartenance au groupe et ont accès à toutes ces ressources. Pour en savoir plus sur les groupes Microsoft 365, cliquez ici.
Chaque membre de l’équipe a accès aux canaux standard de cette équipe. Ainsi, toutes les informations partagées dans les publications des canaux ainsi que les fichiers stockés sont accessibles à tous les membres de l’équipe.
Notez que cela s’applique uniquement aux canaux standard. Nous aborderons en détail les canaux privés et partagés un peu plus loin.
Les canaux Microsoft Teams
Les canaux dans Microsoft Teams sont des sections d’une équipe qui représentent des sujets de discussion distincts autour d’un même processus. Par exemple, dans une équipe à l’échelle de l’organisation, les canaux peuvent correspondre aux départements de l’entreprise. S’il s’agit d’une équipe dédiée à un projet, les canaux peuvent représenter les étapes de mise en œuvre du projet ou les sujets à traiter.
Voici quelques exemples :
- Général
- Communication client
- Escalades de cas
- Suivis
- Nouvelles demandes
- Cas clôturés
- Budget
- Rapports
- Révision de cas
- Général
- Cultivation
- Objectifs
- Budget
- Planification
- Solicitation
- Stewardship
- Prospects
- Général
- Concurrents
- Développement créatif
- Budget
- Planification
- Mesures
- Plan de promotion
- Analyse client
- Tests
- Lancement
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- Exemples de cas d’usage
- Solutions de convention de nommage Microsoft Teams
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- Convention de nommage fixe et dynamique
Tous les canaux partagent la même appartenance, à l’exception des canaux partagés et privés.
Les utilisateurs d’autres équipes, voire d’autres tenants, peuvent rejoindre un canal partagé sans avoir accès au reste de l’équipe, tandis que les membres d’un canal privé ont accès à tous les canaux standard de leur équipe.
Quand un canal privé est-il la meilleure option ?
Imaginons que vous travaillez sur un projet et que vous souhaitez discuter de questions juridiques de manière confidentielle avec votre collègue du service juridique et le client. Tous deux font déjà partie de l’équipe créée pour collaborer sur ce projet, aux côtés des autres membres de l’équipe projet.
Le choix entre une équipe et un canal est ici assez simple. La solution idéale consiste à créer un canal privé au sein de cette équipe, plutôt que d’en créer une nouvelle. Toutes les parties prenantes travaillent sur le même projet ; elles ont simplement besoin d’un espace pour discuter des sujets confidentiels liés à ce projet. En même temps, elles souhaitent rester informées de l’avancement du projet et avoir accès aux autres fichiers et conversations au sein de l’équipe.
Il vous suffit de créer un canal privé dans cette équipe et d’y ajouter les personnes concernées comme membres. Le reste de l’équipe n’aura accès à aucune donnée partagée dans ce canal.
Quand un canal partagé est-il la bonne solution ?
De nombreuses organisations avaient demandé cette fonctionnalité, et elle est enfin disponible. Bien que les canaux partagés n’aient pas été accessibles au public dans un premier temps, ils ont depuis lors transformé l’ensemble du débat canal versus équipe.
Il arrive souvent que vous ayez besoin d’impliquer des tiers dans le travail de votre équipe : clients, prestataires, partenaires, voire collègues d’autres équipes ou départements. S’il est important de collaborer avec eux sur le projet, vous ne souhaitez pas nécessairement leur donner accès à toutes les informations partagées par votre équipe, pour des raisons de conformité ou autres.
Auparavant, la seule solution consistait à créer une toute nouvelle équipe et à inviter les utilisateurs concernés en tant que membres invités. Pendant ce temps, toutes les conversations et fichiers internes étaient partagés dans l’équipe d’origine. Cela entraînait une complexité considérable, car il fallait jongler entre plusieurs équipes au lieu de tout centraliser dans une seule.
Désormais, vous pouvez créer un canal partagé dans lequel vous pouvez inviter des utilisateurs invités sans leur donner accès aux données partagées dans les autres canaux de l’équipe. Les utilisateurs n’ont même pas besoin de changer de tenant : l’équipe à laquelle ils ont été invités et le canal partagé apparaissent dans leur liste d’équipes dans leur environnement Microsoft Teams.
Pour en savoir plus sur les canaux partagés dans Microsoft Teams, cliquez ici.
Combien de canaux une équipe Microsoft Teams doit-elle avoir ?
De nombreux utilisateurs se demandent également combien de canaux une équipe devrait avoir. La réponse dépend de la complexité du projet sur lequel vous travaillez.
Nous recommandons d’avoir au moins plusieurs canaux. Si un seul canal vous suffit, cela signifie probablement que l’intensité de la collaboration n’est pas suffisante pour justifier la création d’un espace de collaboration à part entière. Il pourrait s’agir à la place d’un canal au sein d’une autre équipe, voire d’une conversation de groupe.
Toutes les équipes disposent par défaut d’un canal Général. Vous pouvez l’utiliser comme espace de discussion sur des sujets divers qui ne correspondent à aucune catégorie particulière. Les autres canaux vous aideront à regrouper vos échanges et vos sujets de collaboration.
Chez nBold, nous avons 23 canaux au sein de notre équipe principale. Bien sûr, ils ne sont pas tous utilisés avec la même fréquence ni la même intensité. Mais nous avons structuré notre travail de façon à toujours savoir où se trouve la bonne information et où elle est partagée.
Vous pouvez avoir seulement 3 canaux dans votre équipe, ou plusieurs dizaines : du moment qu’ils répondent à vos besoins collaboratifs et que vos conversations et fichiers sont bien organisés, vous êtes sur la bonne voie.
En savoir plus sur les bonnes pratiques pour les canaux Microsoft Teams.
Alors, une équipe Microsoft Teams ou un canal ?
Il n’existe pas de réponse universelle à la question de savoir s’il faut créer une équipe ou un canal.
Plusieurs points doivent être pris en compte avant de décider ce qui vous conviendra le mieux.
Combien de personnes doivent participer au processus de collaboration ? Souhaitez-vous que toutes aient le même niveau d’accès aux mêmes données ? Ces personnes font-elles déjà partie d’une autre équipe ?
Si c’est le cas et que leur sujet de collaboration est lié à cette équipe, un canal pourrait être une meilleure solution. Et si vous ne souhaitez pas que les autres membres de l’équipe aient accès à leurs échanges, vous pouvez rendre ce canal privé.
Par ailleurs, il est important de prendre en compte l’intensité de la collaboration. Si vous et votre équipe revenez sans cesse sur un sujet et qu’une grande partie du travail en découle, il mérite alors un espace dédié où vous pourrez avoir des discussions ciblées, stocker et partager toutes vos données, et suivre l’avancement sans être distrait par d’autres sujets.
Et si vous souhaitez simplifier les choses pour votre équipe et ne plus vous demander s’il faut créer une équipe ou un canal, vous pouvez modéliser vos processus collaboratifs avec les Modèles de collaboration et créer votre propre catalogue de modèles pour tous les cas d’usage de votre organisation. Vous disposerez ainsi d’un catalogue répertoriant tous les scénarios possibles pour les futures équipes, avec une structure prédéfinie en termes de canaux et de leur contenu : modèles de fichiers et dossiers, consignes, tâches et tous vos outils favoris déjà en place, ainsi que des configurations de gouvernance avancées répondant aux besoins de votre direction informatique et de vos équipes métier.
Contactez notre équipe si vous souhaitez structurer et améliorer vos processus collaboratifs.