Élaborer un plan de communication Microsoft Teams
Vous avez déjà défini votre vision et votre soutien de la direction, identifié vos cas d’utilisation, mis en place la gouvernance adéquate et déterminé vos critères de succès pour votre stratégie d’adoption de Microsoft Teams. Quelle est la prochaine étape ? Lorsque vous abordez la phase d’intégration de l’adoption de Teams, vous devez préparer un plan de communication afin de sensibiliser vos utilisateurs et de susciter leur engagement.
Dans cet article, nous vous guidons dans l’élaboration de votre plan de communication pour une adoption réussie de Microsoft Teams, et nous vous donnons quelques conseils pratiques et bonnes pratiques que vous pourrez mettre en œuvre dans votre organisation.
C’est parti !
Qu’est-ce qu’un plan de communication et pourquoi en avez-vous besoin ?
Le plan de communication pour l’adoption de Microsoft Teams est votre outil pour informer l’ensemble des parties prenantes de l’avancement du projet. Son objectif est de créer une prise de conscience et de susciter l’enthousiasme autour de la transformation avant son lancement officiel, puis de partager les témoignages de réussite pendant et après le déploiement.
Un plan de communication poursuit trois objectifs principaux :
1. Stimuler l’intérêt des utilisateurs.
2. Les encourager à utiliser Teams dans leurs activités quotidiennes.
3. Leur montrer comment ils peuvent tirer parti de Teams en partageant des conseils et des témoignages de réussite.
Il regroupe une variété d’événements et d’activités qui communiquent en continu sur le projet, sa finalité et sa valeur ajoutée.
Nous vous proposerons un peu plus loin quelques idées inspirantes pour un plan de communication de qualité. Mais commençons par comprendre pourquoi vous en avez besoin.
Les cinq étapes du changement
L’adoption de Microsoft Teams va bien au-delà de la simple introduction d’un nouveau logiciel. Il s’agit d’une gestion du changement qui transforme profondément les anciennes méthodes de travail et exige un changement de comportement de la part de l’ensemble des collaborateurs de l’organisation.
Rappelons les cinq étapes du changement développées par Prosci, que nous avons mentionnées dans notre tout premier article sur la stratégie d’adoption de Microsoft Teams.
Le modèle ADKAR de Prosci pour le changement individuel suggère que, lorsqu’une organisation entreprend une initiative de transformation, celle-ci ne sera achevée que lorsqu’un individu pourra affirmer qu’il possède la Sensibilisation (Awareness), le Désir (Desire), les Connaissances (Knowledge), la Capacité (Ability) et le Renforcement (Reinforcement) nécessaires pour conduire le changement.
En résumé, vos collaborateurs doivent connaître et comprendre la technologie, vouloir la mettre en œuvre, disposer des connaissances suffisantes pour l’utiliser, être capables de s’en servir et, enfin, l’utiliser régulièrement.
Votre plan de communication pour l’adoption de Microsoft Teams est l’outil qui aidera vos équipes à traverser tous ces changements de la manière la plus efficace et la plus fluide possible.
Exemple de plan de communication pour l’adoption de Microsoft Teams
Utilisez l’exemple ci-dessous, élaboré par les équipes Microsoft Office, pour documenter votre plan de communication.
| Phase | Date et fréquence | Expéditeur | Destinataires | Objectif | Support | Responsable |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pré-lancement | Semaine 1, une fois | PDG | L’ensemble de l’entreprise | Communiquer la vision et la stratégie | E-mail, annonces Teams | PDG |
| Pré-lancement | 1er oct., une fois par semaine | Sponsor exécutif, responsable | Groupes ciblés | Renforcer le message, créer un plan d’adoption | E-mail, annonces Teams | Sponsor exécutif |
| Lancement | 15 nov., une fois | PDG | L’ensemble de l’entreprise | Promouvoir le lancement et communiquer ses objectifs | E-mail, annonces Teams | PDG |
| Lancement | 15 nov., une fois | Sponsor exécutif, responsables | Parties concernées | Présenter le plan d’adoption et communiquer les résultats attendus | E-mail, annonces Teams | Sponsor exécutif, responsables |
| Post-lancement | 20 nov., chaque semaine | Sponsor exécutif, responsables | Parties concernées | Assurer le suivi de l’adoption et partager les bonnes pratiques | E-mail, annonces Teams | Sponsor exécutif, responsables |
| ©Microsoft Office |
Plan de communication : bonnes pratiques
Vos actions de communication varieront en fonction de la phase de votre adoption de Microsoft Teams. Les informations à communiquer peuvent être diffusées par vagues, en commençant par la phase de pré-lancement, puis le lancement, et enfin le post-lancement.
Passons en revue quelques exemples d’outils que vous pouvez utiliser pour une communication engageante avec vos équipes, et ce que vous devez communiquer à chaque étape.
Pré-lancement
À ce stade, votre objectif principal est de créer une prise de conscience et de stimuler l’intérêt pour la transformation à venir. Vous devrez présenter le projet à vos utilisateurs finaux, leur expliquer la nouvelle technologie et pourquoi vous l’adoptez, et enfin annoncer le calendrier et le planning du déploiement.
Affiches et flyers
Utilisez des affiches et des flyers dans les endroits où vos collaborateurs passent le plus de temps : bureaux, cafétéria, salles de réunion, etc.
Compte à rebours
Créez de l’anticipation en mettant en place un compte à rebours accessible à la fois dans les locaux de l’organisation et sur les appareils de vos utilisateurs.
E-mails
Envoyez des e-mails d’information à vos collaborateurs concernant l’inscription à venir. Informez-les des avantages de Teams et incluez quelques conseils utiles.
Teasers
Créez des vidéos teaser pour donner envie à vos équipes d’essayer la nouvelle technologie. Intégrez des témoignages de clients satisfaits, des extraits de témoignages de réussite et quelques statistiques. Cela viendra valider l’initiative et stimuler le désir d’adopter le changement.
Préparation de l’équipe de formation
Enfin, communiquez directement avec l’équipe de formation qui organisera les sessions pour l’ensemble de vos collaborateurs. Assurez-vous qu’elle dispose de toutes les connaissances et compétences nécessaires pour présenter Teams. La préparation technique est essentielle pour s’assurer que votre entreprise est prête pour le lancement.
Lancement
Votre lancement sera déployé par phases, en ciblant différents groupes d’utilisateurs selon leurs fonctions, leur département, leur zone géographique ou d’autres critères définis par votre équipe.
À ce stade, votre communication doit cibler les groupes d’utilisateurs qui sont en cours d’adoption de Teams. Vous devez leur fournir des instructions d’inscription, une formation et une assistance, ainsi que des démonstrations des bonnes pratiques adaptées à leurs cas d’utilisation spécifiques.
Voici une liste d’outils que vous pouvez utiliser pour votre stratégie de communication lors de la phase de lancement :
Événement de lancement officiel
Rendez-le créatif, engageant et en accord avec la culture et les valeurs de votre entreprise. Distribuez des t-shirts Microsoft Teams à votre équipe de planification et à vos champions ; décorez vos locaux et/ou vos bureaux avec des bannières et étiquettes Microsoft, et installez des stands de démonstration dans le hall ou la cafétéria où toute personne intéressée pourra découvrir Teams en temps réel.
Échangez avec votre équipe de planification et préparez des conseils et astuces pour l’utilisation de Microsoft Teams, utiles à vos collaborateurs.
Scénarios métier
Informez vos utilisateurs finaux des différents scénarios métier et cas d’utilisation qu’ils peuvent appliquer dans leur travail quotidien. Ciblez les groupes en fonction des scénarios qu’ils utiliseront avec leurs équipes.
Formation des utilisateurs finaux
Il est important de former l’ensemble des collaborateurs à l’utilisation de Microsoft Teams. Rendez-la aussi engageante que possible, en combinant différents formats de formation et en changeant de lieu. Veillez également à former vos collaborateurs en télétravail via des canaux en ligne.
Sessions petit-déjeuner et déjeuner
Profitez de l’atmosphère détendue et informelle des pauses petit-déjeuner et déjeuner pour organiser des sessions de communication autour de Teams.
Post-lancement
Lors de la phase post-lancement, ciblez les groupes d’utilisateurs qui ont déjà commencé à utiliser Teams dans leurs activités professionnelles. Apportez-leur un soutien supplémentaire, des formations et des ressources, et recueillez leurs retours sur leur expérience pendant et après le déploiement de Microsoft Teams.
Formation continue
Même après que l’ensemble des collaborateurs de votre organisation a commencé à utiliser Teams, vous devez vous assurer qu’ils reçoivent régulièrement des informations actualisées sur ses nouvelles fonctionnalités et capacités. La technologie évolue rapidement et les ingénieurs de Microsoft mettent constamment à jour leur logiciel. Pour en tirer le meilleur parti dans votre entreprise, organisez des formations régulières et informez vos équipes des nouveaux avantages offerts par Teams.
Club utilisateurs
Créez un club utilisateurs auquel toute personne intéressée par Teams pourrait adhérer. Cela favorisera la promotion de Teams au sein de vos équipes, le partage des bonnes pratiques et l’émergence de nouvelles idées quant à l’utilisation de Teams.
Retours d’expérience
Recueillez les retours d’expérience de vos utilisateurs finaux sur l’ensemble de leur parcours pendant et après le lancement du projet. Utilisez ces informations pour adapter votre planification et améliorer l’utilisation de Teams dans l’organisation.
Partage des réussites
Communiquez à vos collaborateurs tous les témoignages de réussite que vous avez observés dans les différents départements ou branches de votre entreprise. Cela encouragera davantage vos collaborateurs à utiliser la nouvelle technologie et leur donnera des exemples concrets pour améliorer leur propre travail avec Teams.
Idées inspirantes pour les événements d’adoption de Microsoft Teams
Pour stimuler la curiosité et l’enthousiasme autour de la transformation à venir dans votre entreprise, vous souhaitez que votre campagne de communication soit aussi engageante et divertissante que possible. Organisez des événements ou des activités créatifs et ludiques dans vos bureaux pour susciter davantage d’intérêt pour le projet.
Nous avons rassemblé quelques idées qui pourraient vous inspirer pour vos propres événements d’adoption.
Gourmandises au bureau
Soyons honnêtes : tout le monde aime la nourriture. Comme le dit le proverbe populaire, le chemin du cœur passe par l’estomac. Nous sommes convaincus que cela vaut pour tout le monde ! Alors pourquoi ne pas en profiter et séduire vos collègues avec des cupcakes ou des biscuits fraîchement préparés arborant le logo Microsoft Teams pour les faire tomber amoureux de Teams ?
Jetez donc un œil à ceux-ci !
Journée sans e-mail
Passer de l’ancienne façon de travailler à la nouvelle peut être difficile et nécessite une approche progressive. Commencez par instaurer une journée sans e-mail, lors de laquelle, une fois par semaine, tous vos collaborateurs s’abstiennent d’utiliser les e-mails et recourent à Teams à la place.
Une fois qu’ils se seront familiarisés avec le fonctionnement de la nouvelle technologie et en auront compris les avantages, ils seront plus enclins à l’utiliser plus fréquemment et, à terme, à abandonner les e-mails pour leur communication interne.
Journée photo Microsoft Teams
Tout le monde aime avoir une belle photo de profil. Mais soyons honnêtes, combien d’entre nous ont vraiment eu l’occasion de se faire photographier par un professionnel ?
Ce serait aussi une excellente idée de prendre des photos de groupe de l’ensemble des collaborateurs, ainsi que des différents départements de votre organisation. Vous pourrez ensuite les publier dans vos équipes Teams et les utiliser comme images de fond pour les groupes Yammer (désormais Viva Engage).
Invitez vos collaborateurs à participer à une séance photo Teams pour que toute personne intéressée ait la possibilité de se faire photographier par un photographe professionnel.
Teams Day
En collaboration avec vos équipes de planification de l’adoption, organisez un Teams Day convivial. Vous pouvez le tenir régulièrement le même jour de la semaine.
Vos membres d’équipe répondront aux questions, feront la promotion du réseau de champions et organiseront des concours et des quiz avec des récompenses pour les gagnants. L’objectif de l’événement est de créer une prise de conscience et de favoriser l’engagement.
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Jeux
Saviez-vous que vous pouvez jouer à des jeux dans Microsoft Teams ? C’est peut-être une excellente idée pour une activité de team building, tout en suscitant de l’intérêt pour l’utilisation de Teams.
Vous pouvez jouer au Pictionary à l’aide de l’application Whiteboard, et jouer à des jeux de quiz via des applications intégrables directement dans Teams : par exemple, Kahoot.
De plus, vous pouvez créer vos propres quiz avec l’application Microsoft Forms et l’ajouter sous forme d’onglet dans le bon canal. Ajoutez toutes sortes de questions : elles peuvent porter aussi bien sur Microsoft Teams que sur des sujets de culture générale. Vos réunions en présentiel peuvent également bénéficier d’un court quiz qui servira de brise-glace tout en illustrant certaines fonctionnalités de Teams.
Événements virtuels
Aujourd’hui, nous faisons face à de nombreuses restrictions concernant les rassemblements publics, ce qui peut rendre l’organisation de certains événements mentionnés ci-dessus un peu difficile dans les circonstances actuelles.
Les événements virtuels ne sont pas nouveaux, mais ils sont devenus de plus en plus populaires avec l’épidémie de COVID-19. Vous pouvez également en tirer parti et organiser un événement en ligne en invitant l’ensemble des collaborateurs de l’organisation. C’est aussi une excellente occasion de rassembler des personnes issues de différentes branches situées dans différentes parties du monde, si c’est le cas pour votre entreprise.
Invitez différents intervenants, y compris vos sponsors exécutifs, pour animer l’événement, organisez des sessions de questions-réponses et interagissez avec votre audience en ligne.
Pour rendre cet événement plus divertissant, vous pouvez y inclure des jeux et des concours.
Nous espérons que ces conseils vous aideront à créer un excellent plan de communication pour l’adoption de Microsoft Teams et vous inspireront pour trouver vos propres idées créatives.
Dans le prochain article de notre stratégie d’adoption de Microsoft Teams, nous aborderons le plan de formation. Ne le manquez pas !