Microsoft Loop Components: Taking Collaboration a Step Further

En novembre 2021, Microsoft a organisé Ignite – un événement numérique annuel destiné aux décideurs et professionnels de la technologie. L’une des grandes annonces de cet Ignite était la dernière innovation de Microsoft : Loop. Il s’agit en substance d’une version plus avancée et plus sophistiquée de Microsoft Fluid.

Microsoft Loop combine les meilleures caractéristiques de Notion et de Microsoft Fluid. Contrairement aux deux, il propose une interface inédite et une vision plus ambitieuse. Microsoft Loop vise à éliminer le besoin d’avoir un grand nombre de fenêtres ouvertes simultanément.

Que vous soyez un passionné de technologie ou un utilisateur assidu de Microsoft Teams, poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur un aspect spécifique de Loop : les Loop Components et leur fonctionnement dans Teams.

La vision derrière Microsoft Loop

Microsoft Loop est un nouveau produit Microsoft 365 actuellement en préversion technique. Le produit sera disponible en disponibilité générale à l’été 2022. Il permet aux équipes de réfléchir, planifier et créer ensemble en combinant un canevas puissant et flexible avec des composants portables. Il permet de naviguer librement et de rester synchronisé entre les applications.

Microsoft Loop offre une collaboration multiplateforme. Loop est un repositionnement de Fluid et la prochaine étape de son évolution, mais c’est aussi bien plus que cela : c’est l’avenir de la coopération. Vous pouvez travailler sur le contenu dans le fil de votre activité sans avoir à changer d’écran ni vous soucier des copier-coller. Loop concrétise le paradigme du « système de référence unique » pour les clients de Microsoft Cloud, quelle que soit l’application, l’appareil ou l’endroit où se trouve cette personne ou application dans le Métaverse.

Microsoft Loop est un programme qui associe une interface utilisateur flexible et sophistiquée à des composants portables facilement synchronisables avec d’autres programmes Microsoft. L’objectif principal de Loop est de centraliser toutes les tâches afin d’améliorer l’organisation d’une équipe en temps réel.

Les Loop Components, les Loop pages et les Loop workspaces constituent les trois éléments de Microsoft Loop. Le premier élément publié a été les Loop Components dans le chat Teams pour ordinateur de bureau et mobile.

Comprendre les Loop Components

Les Loop Components sont déjà disponibles dans la fonctionnalité de chat Microsoft Teams. Ils prennent différentes formes, par exemple un tableau, une lettre ou une liste de tâches que tout le monde dans ce chat particulier peut modifier en temps réel.

Ces composants sont également disponibles dans le hub principal de Microsoft Loop, dans ce que Microsoft appelle les « shared Loop workplaces ». C’est comme un tableau de projet contenant la liste de tous les Loop Components et Loop pages, ainsi que les personnes qui y travaillent activement. Imaginez un File Explorer moderne où tout est interactif et en direct.

En plus des Loop Components, Microsoft introduit également les Loop pages. Ce sont des canevas individuels où les utilisateurs peuvent échanger et travailler sur des Loop Components. C’est comme un tableau blanc moderne, avec en prime la possibilité d’insérer et de partager des composants créés en dehors de Loop. Les composants individuels d’une Loop page peuvent être modifiés en temps réel depuis différentes applications, sans que tout le monde ait besoin d’accéder à la page complète.

Microsoft travaille sur ces Loop Components collaboratifs depuis plusieurs années, et il est clair que des ajustements ont été apportés pour répondre aux réalités de la vie en période de pandémie. Un hub Microsoft Loop centralisé semble être une meilleure méthode pour gérer et organiser les différents composants, et une réponse évidente au nouveau mode de travail hybride, vers lequel de nombreuses entreprises se tournent. Dans les sections suivantes de cet article, nous vous présenterons quelques cas d’usage des Loop Components applicables à votre travail quotidien.

Comment utiliser les Loop Components dans Microsoft Teams ?

Vous pouvez ajouter un bloc Loop (composant) dans les chats Teams ainsi que dans d’autres programmes comme OneNote, Email, Whiteboard, Word, etc. Toutes les modifications apportées à l’apparence de ce bloc sont synchronisées dans tous les endroits où il est utilisé. Que les membres de l’équipe travaillent de manière synchrone ou asynchrone, chacun aura toujours accès aux informations les plus récentes.

Par exemple, dans un chat Teams avec un collègue, vous pouvez ajouter un Loop Component avec un tableau et un système de vote. Lorsque vous réalisez que vous aurez besoin d’impliquer d’autres personnes dans ce brainstorming, vous pouvez démarrer un nouveau chat avec elles, leur expliquer ce qui est attendu, puis copier-coller le lien du Loop Component dans cette nouvelle discussion. Le lien se développe automatiquement en Loop Components où ces collègues supplémentaires peuvent en modifier le contenu. Les deux chats restent synchronisés avec ce qui se passe dans Loop.

Actuellement, les Loop Components ne sont disponibles que dans le chat Microsoft Teams, mais vous pouvez modifier le contenu Loop sous forme de page sur office.com via un navigateur web en accédant au lien. Loop ne prend pas encore en charge d’autres applications, mais la messagerie électronique devrait être la prochaine à en bénéficier.

Guide pas à pas pour utiliser les Loop Components

Pour commencer à utiliser les Loop Components, accédez au chat dans lequel vous souhaitez les utiliser et, depuis la barre d’outils sous la zone de texte, cliquez sur l’icône Loop. Dans la capture d’écran ci-dessous, c’est la troisième à partir de la gauche.

Dans la liste, choisissez le composant souhaité : une liste à puces, un paragraphe, une liste de tâches, etc. Vous l’envoyez et les personnes présentes dans le chat peuvent cliquer sur le lien, être redirigées vers office.com et travailler sur le composant depuis là.

Comme dans les documents Word, Excel et PowerPoint, vous pouvez @mentionner des personnes pour attirer leur attention, et Loop leur enverra une notification ainsi qu’un e-mail. En cliquant ou en appuyant sur n’importe quelle partie d’un composant, vous pouvez identifier qui a écrit quoi. Vous pouvez également consulter l’historique complet des versions, ce qui vous permet de restaurer facilement du contenu si vous devez accéder à des versions antérieures du composant.

La véritable force de Loop se révèle lorsque vous le combinez avec des objets métier, ce que vous pouvez faire avec Dynamics 365. La possibilité d’intégrer un enregistrement Dynamics avec le chat Microsoft Teams et la messagerie vous permet d’impliquer facilement tous les membres dans le processus métier. Vos collaborateurs en première ligne peuvent lire et modifier les informations directement dans le Loop Component après avoir ajouté un enregistrement de dossier client dans le chat. Toutes ces modifications sont automatiquement mises à jour dans Dynamics 365, permettant un travail sans frontières sans avoir à installer de nouveaux logiciels ni à se connecter à de nouveaux systèmes.

Fonctionnalités clés des Microsoft Loop Components

Microsoft Loop semble être un projet très ambitieux et nous sommes tous impatients de voir s’il sera à la hauteur des attentes. Jusqu’à présent, les Loop Components n’ont pas déçu. Les fonctionnalités proposées par cet outil sont très pratiques et font gagner du temps. Voici un aperçu de certaines d’entre elles :

• Vous pouvez collaborer même lorsque vous n’êtes pas ensemble

Vous pouvez co-créer, développer les idées des uns et des autres et apporter une touche personnelle. Loop est une approche entièrement nouvelle de la collaboration, conçue spécifiquement pour le monde hybride.

• Tout est visible en un seul endroit

Vous pouvez organiser tout ce dont vous aurez besoin pour votre projet en un seul endroit, y compris les fichiers, les liens et les données provenant d’autres applications. Ou utilisez des composants portables toujours à jour pour travailler en chat, en réunions ou dans des documents.

Loop vous permet de vous lancer immédiatement, de vous mettre à niveau et de démarrer. Les emojis et les expressions vous aident à vous connecter naturellement. Les notifications, les modifications mises en évidence, les étiquettes de statut et les listes de tâches simplifient la communication et le suivi de l’avancement.

Cas d’usage des Microsoft Loop Components

Compte tenu de ses fonctionnalités, les possibilités offertes par Loop et les Loop Components sont infinies. Sans même créer une section note ou paragraphe, vous pouvez utiliser le composant comme canevas de prise de notes. Écrivez simplement vos idées, puis transformez-les en liste en ajoutant une ligne commençant par un tiret.

Vous pouvez ajouter d’autres composants au même bloc. Par exemple, vous pouvez ajouter des tableaux, des mentions, des dates, des listes de tâches, des agendas, des photos ou des listes de contrôle en appuyant sur « / ». La liste s’étoffera à l’avenir, avec par exemple un tableau de vote.

Voici quatre autres exemples simples d’utilisation des Microsoft Loop Components.

Attribution de tâches et création de listes de choses à faire

Vous pouvez démarrer la journée ou la semaine de travail en partageant les tâches avec votre équipe via les Loop Components et en leur demandant de choisir celles dont elles s’occuperont. C’est particulièrement utile pour les équipes qui font beaucoup de planification d’événements, de logistique et qui ont une culture de travail très collaborative. Vous pouvez le faire en créant un tableau ou une liste de tâches avec une colonne listant la tâche et une autre listant la personne responsable. De même, vous pourriez simplement passer l’étape d’attribution et créer une liste de contrôle.

Brainstorming

Les sessions de brainstorming et de génération d’idées sont courantes dans presque toutes les organisations, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Microsoft Loop est idéal pour rassembler les idées de votre groupe. Le tableau de vote et les autres Loop Components facilitent le brainstorming, la recherche de consensus et la prise de décision en équipe.

Rapports

Il n’est un secret pour personne que la rédaction de rapports (mensuels, trimestriels ou annuels) est l’une des tâches les plus chronophages que les équipes doivent gérer. Nous ne pouvons pas non plus nier qu’ils sont indispensables pour la gestion de projet et la gouvernance. Vous pouvez réaliser des rapports plus rapidement en utilisant un Loop Component. Comme on dit, deux têtes valent mieux qu’une. Créez donc un paragraphe et invitez les membres de votre équipe à collaborer simultanément pour rédiger le rapport ensemble. De la même manière que les rapports, vous pouvez également créer des propositions selon la même méthode.

Sondages et votes

Microsoft Teams propose un grand nombre d’outils de sondage et de vote que vous pouvez utiliser. Cependant, il arrive parfois qu’un sondage rapide soit nécessaire entre les membres de votre équipe. Qu’il s’agisse de choisir où et quand organiser la prochaine fête d’entreprise ou quel type de solution proposer à un client, vous pouvez utiliser les Loop Components pour effectuer un sondage rapide. Vous pouvez l’ajouter sous forme de paragraphe et demander aux participants d’écrire oui/non ou un autre ensemble de réponses à côté de la question. Vous pouvez également créer un tableau. L’inconvénient est que vous ne pourrez pas le rendre anonyme, gardez-le à l’esprit.

À quoi s’attendre par la suite ?

Si comme nous vous êtes impatient de voir ce que Microsoft Loop fera ensuite, voici une liste des Microsoft Loop Components qui seront disponibles à l’avenir :

• Prise en charge de Loop via le client Teams Mobile (et il est très probable que la prise en charge de Teams sur le web suive).
• Davantage d’éléments Loop, comme le vote.
• Les e-mails Outlook et d’autres applications pourront être enrichis avec des Loop Components.
• Des enregistrements provenant de Dynamics 365, Jira ou SAP ajoutés en tant que Loop Component dans les e-mails ou le chat Teams.
• Suivi de statut.
• Organisation de réunions.
• Loop dans Microsoft Whiteboard.

Microsoft Loop s’annonce révolutionnaire et promis à transformer le travail collaboratif. En attendant de pouvoir pleinement l’adopter, profitez dès maintenant des Loop Components. Explorez ce que cette nouvelle fonctionnalité a à offrir et faites passer la collaboration au sein de votre équipe à un niveau supérieur.