Microsoft Teams for Construction: an Effective Tool for Better Collaboration

Le secteur de la construction a toujours été l’un des plus stables et des plus générateurs de revenus, notamment sur le marché américain, où il représentait 4 % du PIB national en 2019. Même si en 2020 le rythme du secteur a ralenti, il est loin d’être à l’arrêt. Les nouvelles technologies frappent à la porte de tous les secteurs d’activité, et la construction ne fait pas exception. De nouveaux outils de collaboration commencent à s’imposer dans l’industrie. Aujourd’hui, nous allons parler de l’un d’entre eux – Microsoft Teams – et de la façon dont il peut être utilisé pour améliorer l’efficacité et la collaboration dans le secteur de la construction.

Les défis de la collaboration dans le secteur de la construction

Mais commençons par examiner les défis de collaboration auxquels le secteur est confronté aujourd’hui.

Adoption des technologies

Le secteur de la construction est lent à adopter les nouvelles technologies. Dans l’ensemble, les dirigeants sous-investissent dans la technologie, malgré les preuves de son impact positif sur la productivité et l’efficacité. La transition vers le numérique est l’un des principaux défis du secteur. En même temps, c’est une formidable opportunité de croissance.

Dans cet environnement en évolution rapide, les entreprises qui adoptent les technologies en avance auront bientôt un avantage notable sur celles qui continuent d’en ignorer l’importance.

Hétérogénéité des outils

Un autre défi découle du précédent : lorsque les entreprises de construction commencent à utiliser des outils numériques, la diversité des solutions pose problème.

Certains maîtres d’œuvre utilisent des outils numériques pour la collaboration interne et externe. Leurs sous-traitants, à leur tour, peuvent collaborer avec d’autres maîtres d’œuvre qui utilisent une solution différente, voire aucune technologie du tout. Cela crée des incohérences dans le secteur et contraint les sous-traitants à s’adapter aux exigences de chaque donneur d’ordre.

Il existe cependant des solutions permettant d’intégrer différents outils dans un même environnement. Avec Microsoft Teams, vous pouvez intégrer n’importe quelle application tierce et améliorer la productivité dans le secteur de la construction.

Risques de fuites de données

De nombreux acteurs interviennent dans le processus de construction, ce qui soulève la question de la sécurité des données sensibles.

Aujourd’hui que de nombreuses entreprises de construction utilisent des solutions numériques pour communiquer avec leurs différentes parties prenantes, le risque d’accès externe accidentel à la documentation de l’organisation et le recours à l’informatique fantôme constituent des enjeux croissants.

Sécurité

La construction est un secteur dangereux. Selon le Bureau of Labor Statistics, on dénombre environ 150 000 blessures liées à des accidents sur des chantiers chaque année. Pour y remédier, il est essentiel d’organiser des formations pour les travailleurs et de veiller au bon fonctionnement des équipements.

Négliger ces obligations peut entraîner de lourdes sanctions, notamment des poursuites judiciaires et des coûts financiers importants.

Retards de chantier

L’implication de multiples parties prenantes dans un projet de construction crée des lacunes de compréhension et des pertes d’informations importantes. Ces problèmes de communication se traduisent par des retards, qui entraînent à leur tour des coûts supplémentaires.

Ces derniers temps, les retards de chantier sont devenus un problème croissant en raison des mesures de distanciation sociale et des restrictions de déplacement imposées par la pandémie de Covid-19.

Pour s’adapter à ces changements et améliorer la collaboration dans la construction, il est indispensable d’adopter les bons outils. Cela permettra de coordonner les activités entre les différents intervenants, de communiquer des mises à jour en temps réel et de résoudre les divergences dès qu’elles surviennent.

Les solutions Microsoft Teams pour les équipes de construction

Messagerie instantanée, appels, réunions et collaboration sécurisés – au même endroit

Communiquer facilement

Microsoft Teams est une excellente plateforme qui vous permet d’effectuer plusieurs tâches simultanément tout en restant dans le même environnement. Vous pouvez communiquer avec vos collègues ainsi qu’avec des utilisateurs externes par messages instantanés, appels et réunions vidéo, sans craindre les fuites de données accidentelles.

Vous pouvez télécharger l’application Teams sur votre téléphone ou votre tablette et rester en contact avec votre équipe sur le chantier, où que vous soyez.

Vous pouvez également partager des informations importantes en publiant des annonces avec des @mentions et en créant des alertes.

En savoir plus sur les bonnes pratiques Microsoft Teams.

Une collaboration structurée

Avec Microsoft Teams, vous pouvez facilement organiser toutes vos données et éviter la duplication de fichiers.

Vous pouvez créer des équipes pour chaque projet de construction et créer des canaux qui serviront de plateforme pour discuter de sujets spécifiques.

Par exemple, si vous créez une équipe par chantier, vous pouvez créer des canaux dédiés à la sécurité, à la qualité, au développement durable, à la planification, etc.

Ainsi, tous les membres de votre équipe sauront où partager les informations et pourront les retrouver facilement dans le canal concerné.

Partager et travailler sur des fichiers

Dans l’onglet Fichiers, vous pouvez créer et télécharger des dossiers et des fichiers de différents formats. Ils peuvent ensuite être facilement partagés avec le reste de l’équipe dans un canal ou une conversation. Téléchargez différents documents tels que des règles de sécurité, des instructions et des responsabilités, ainsi que les bonnes pratiques issues de projets de construction antérieurs, et épinglez-les en tant qu’onglets si nécessaire, afin d’en faciliter la visibilité et l’accès.

Vos architectes peuvent partager et modifier des plans que l’ensemble de l’équipe pourra consulter.

Avec Teams, votre équipe peut travailler sur des documents en commun, laisser des commentaires et des retours sans avoir à échanger constamment des fichiers.

Améliorer la communication sur un chantier

Une technologie conçue pour les travailleurs de terrain

Une communication efficace est essentielle dans un environnement de chantier. Elle permet de réagir rapidement à tout danger potentiel et d’éviter les accidents.

De nombreux ouvriers utilisent des talkies-walkies pour alerter les personnes sur le chantier. S’il s’agit d’excellents outils permettant d’informer rapidement un grand nombre de personnes de la situation, il peut être coûteux d’en fournir un à chaque travailleur, et c’est un poids supplémentaire à porter pendant les heures de travail.

Pour répondre à ce besoin, Microsoft a créé une application Walkie Talkie utilisable dans Teams. Elle permet aux utilisateurs de communiquer avec leur équipe en mode push-to-talk en se connectant à l’application dans le canal correspondant. Les travailleurs de terrain peuvent ainsi utiliser leur téléphone comme un talkie-walkie.

Garantir la sécurité

Pour assurer la sécurité sur un chantier, il est important de former correctement les travailleurs et d’organiser des contrôles réguliers de l’état des équipements.

Pour vous assurer que chacun a bien pris connaissance des règles de sécurité et suivi les formations, vous pouvez utiliser Planner. Créez des tâches de formation, hiérarchisez-les, fixez des échéances, joignez des supports de formation et des vidéos, puis assignez-les aux bonnes personnes de votre équipe.

Vous pouvez également ajouter des listes de contrôle d’inspection et organiser des réunions vidéo sur les mesures de sécurité, afin de vous assurer que votre organisation respecte toutes les procédures requises et se conforme aux normes en vigueur.

Ainsi, personne dans votre équipe ne manquera les formations obligatoires ni les vérifications régulières des équipements.

Organiser votre équipe grâce aux applications intégrées dans Teams

Il existe de nombreuses applications que vous pouvez intégrer dans Microsoft Teams pour améliorer les performances et la productivité de vos équipes de construction. En voici quelques exemples.

Structurer les données avec Excel, OneNote et SharePoint

Vous pouvez utiliser des feuilles de calcul Excel ou OneNote dans Microsoft Teams pour consigner des données importantes, réaliser des analyses d’impact, dresser des listes d’avantages et d’inconvénients de différentes initiatives, prendre des notes après les réunions, etc.

Vous pouvez également créer des guides dans un site SharePoint et les épingler en onglets pour en faciliter l’accès.

SharePoint Look Book

Organiser vos équipes de construction avec Planner et Microsoft Teams

Planner vous aide, ainsi que votre équipe, à respecter les délais fixés et à vous adapter rapidement aux nouvelles conditions du projet, réduisant ainsi les retards.

Il vous suffit de créer dans Planner toutes les tâches nécessaires à la réalisation du projet, de les assigner à l’équipe, de définir le calendrier d’exécution et de suivre l’avancement. Vous pouvez à tout moment modifier une tâche si des changements sont apportés au projet.

Vous pouvez également créer des listes de contrôle pour chaque tâche et définir des niveaux de priorité, afin que vous et votre équipe puissiez mieux organiser votre travail.

Gérer les Shifts

L’application Shifts dans Teams vous aide à gérer les plannings de vos collaborateurs. Elle facilite la planification des équipes et la gestion des remplacements d’urgence. Vous pouvez importer un planning à partir d’un fichier Excel ou en créer un de zéro. Les managers peuvent ensuite envoyer des messages à une personne ou à toute l’équipe, ainsi que des vidéos, des documents et d’autres fichiers.

Les employés peuvent proposer un changement d’horaire, demander un congé et échanger des créneaux avec leurs collègues. Ils peuvent également consulter leurs prochains horaires et voir qui est prévu ce jour-là.

Comment les modèles de collaboration peuvent améliorer la collaboration dans le secteur de la construction

Vous pouvez accélérer encore davantage la mise en œuvre d’un projet de construction avec Teams grâce aux modèles de collaboration pour Microsoft Teams. Ils vous permettent de gagner du temps lors de la création d’équipes pour des projets similaires nécessitant des actions répétitives. Ici, vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur les modèles Microsoft Teams.

Nous souhaitons aujourd’hui vous présenter deux scénarios de modèles Teams particulièrement populaires parmi nos clients.

Modèle de chantier de construction

Si votre organisation gère plusieurs projets de construction et que vous devez créer une équipe individuelle pour chacun d’eux, cela peut représenter un véritable défi.

Pour maintenir une organisation cohérente des équipes, vous souhaitez mettre en place une convention de nommage spécifique et définir une structure similaire avec des canaux, des fichiers et des onglets.

C’est là que les modèles Microsoft Teams avancés s’avèrent particulièrement utiles pour les entreprises de construction.

Canaux

Vous pouvez créer l’équipe de référence et y créer tous les canaux pertinents. Ils couvrent tous les sous-thèmes du projet : énergie, qualité, développement durable, construction, planification, sécurité, sous-traitants, etc.

Vous pouvez également créer des canaux privés et désigner des propriétaires et des membres permanents.

Les canaux privés garantissent que seuls des membres spécifiques de l’équipe ont accès à ce canal. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour sécuriser des données confidentielles et prévenir les fuites accidentelles.

Onglets et fichiers

Avec les modèles de collaboration de nBold, vous pouvez préparer des tâches dans Planner à l’avance. C’est une excellente solution si vos équipes doivent réaliser les mêmes tâches pour chaque projet de construction.

Configurez les tâches avec des listes de contrôle, ajoutez des liens vers les réglementations de sécurité et les supports de formation, définissez des niveaux de priorité et organisez-les par catégories. Ensuite, à chaque fois qu’une nouvelle équipe est créée, le Planner prêt à l’emploi sera automatiquement mis en place.

Vous pouvez également télécharger différents fichiers tels que des instructions, des procédures d’inspection, des réglementations de sécurité, etc. Si nécessaire, vous pouvez les épingler en tant qu’onglets pour plus de visibilité.

Si votre organisation utilise d’autres applications pour la gestion des chantiers, vous pouvez également les ajouter et les épingler en onglets dans le canal correspondant. Les configurations que vous avez définies pour ces applications seront copiées dans les nouvelles équipes.

Ciblage d’audience

Une fois l’équipe de référence créée, vous pouvez l’utiliser pour créer un modèle de chantier que les membres de votre organisation utiliseront pour créer de nouvelles équipes de chantier. Ces équipes auront la même structure, avec tous les canaux, fichiers, onglets et applications préconfigurés copiés depuis le modèle.

Si vos projets de construction sont répartis dans plusieurs pays, vous pouvez créer des modèles dans les différentes langues parlées dans les pays où votre entreprise opère. Les fonctionnalités de modèles de nBold vous permettent ensuite de définir un ciblage d’audience au niveau du modèle.

Par exemple, si vous créez un modèle pour des chantiers en Italie, vous pouvez configurer les paramètres de sorte que seuls les utilisateurs d’Italie puissent voir et utiliser ce modèle.

Modèle de nouveau contrat

La meilleure pratique pour l’utilisation de Teams dans la construction consiste à créer une nouvelle équipe pour chaque nouveau contrat que votre entreprise négocie. Pour faciliter et accélérer le processus de création des équipes, vous pouvez créer un modèle de nouveau contrat avec des canaux, des fichiers, des applications et des onglets déjà définis.

Canaux

Créez des canaux pour tous les aspects de la négociation de votre contrat : juridique, révisions, planification, détails du contrat, propositions, etc.

Vous pouvez choisir de garder certains de ces canaux en mode privé, visibles uniquement par un nombre restreint de personnes dans votre équipe.

Onglets et fichiers

Comme pour le modèle de chantier, vous pouvez préconfigurer Planner pour votre modèle de nouveau contrat. Définissez et créez toutes les tâches liées à la préparation d’un nouveau contrat, joignez les documents pertinents ou des liens, et fixez la priorité de chaque tâche. Épinglez-les ensuite en onglets dans le bon canal, et vos équipes disposeront d’un Planner prêt à l’emploi pour leurs futurs contrats.

Les autres onglets peuvent inclure un site SharePoint avec des guides, des instructions et des bonnes pratiques. Vous pouvez également ajouter des documents importants que vous souhaitez épingler pour les rendre plus visibles. Vous pouvez aussi intégrer des applications tierces utilisées dans votre organisation, voire des pages web.

Ciblage d’audience

Si vous souhaitez que seuls certains groupes de collaborateurs utilisent le modèle, vous pouvez définir un ciblage d’audience. Vous pouvez y appliquer différents critères tels que la localisation, la région, l’intitulé de poste, l’identifiant utilisateur, etc.

Voici donc les deux modèles les plus demandés dans le secteur de la construction. Contactez notre équipe pour aider votre entreprise de construction à créer des modèles de collaboration adaptés à vos besoins.