4 Strategies to Improve Operational Efficiency

Dans toute organisation, la gestion des ressources est un facteur clé de succès. Plus vous utilisez vos ressources efficacement, plus votre entreprise devient rentable. Le terme ressource est générique : il désigne l’ensemble des intrants que votre organisation doit traiter pour produire un résultat. L’efficacité opérationnelle, c’est précisément la capacité à réduire les ressources allouées à une tâche donnée sans en altérer le résultat. En d’autres termes, il s’agit d’obtenir les mêmes résultats en investissant moins.

L’amélioration de votre efficacité opérationnelle doit figurer parmi vos priorités absolues. Elle vous permet de garder une longueur d’avance sur vos concurrents et de développer une entreprise performante et rentable. Dans cet article, nous vous partageons quelques stratégies concrètes pour y parvenir.

À quoi ressemble l’efficacité opérationnelle ?

L’efficacité opérationnelle est une métrique mesurable que vous pouvez suivre grâce aux KPIs de votre entreprise. Le facteur déterminant est de maintenir le même niveau de production tout en réduisant les ressources mobilisées. Si la production diminue, cela signifie que vous n’avez pas amélioré l’efficacité, mais simplement réduit la productivité globale de votre système.

Lorsque vos lignes de production fabriquent le même lot en consommant moins d’énergie, il s’agit d’une efficacité machine. Lorsque vos collaborateurs traitent les mêmes tâches en moins de temps, il s’agit d’une efficacité de performance. Une fois l’efficacité opérationnelle atteinte, vous commencez à réaliser des économies, ce qui se répercute sur vos marges bénéficiaires ou sur la compétitivité de vos prix.

Explorer les stratégies d’amélioration de l’efficacité opérationnelle

L’amélioration de l’efficacité opérationnelle ne se fait pas toute seule, et elle ne se produit pas du jour au lendemain. Vous devez consacrer des efforts à la mise en œuvre d’une stratégie d’amélioration adaptée à votre situation. Lorsque vous choisissez la bonne stratégie, considérez que la moitié du chemin est déjà parcourue. Elle vous fera gagner du temps et vous rapprochera de votre objectif.

Choisir la bonne stratégie implique de :

• analyser votre situation actuelle,
• élaborer un plan d’action (feuille de route), et
• passer à l’action.

C’est un parcours exigeant. Gardez cependant à l’esprit qu’améliorer votre efficacité opérationnelle ne vous permettra pas seulement de réduire vos coûts : cela vous aidera également à élargir votre clientèle, à développer votre activité et à devenir plus compétitif et plus agile.

Si vous avez décidé de vous lancer dans cette démarche, voici quatre stratégies fondamentales à mettre en œuvre.

Travaillez en transparence

La première stratégie à envisager est de travailler en transparence, c’est-à-dire de réduire les silos et de favoriser une meilleure communication entre les collaborateurs au sein de l’entreprise. En termes simples, travailler en transparence signifie que toutes vos équipes partagent leur travail (sauf cas de confidentialité) avec l’ensemble de l’organisation. Cela s’applique à tous types d’équipes et de modes de travail — à distance, sur site, hybride, asynchrone, etc.

Plutôt que de travailler en vase clos, rassemblez vos équipes dans un environnement de travail ouvert. Encouragez-les à partager leurs résultats et à collaborer sur différentes tâches. Travailler en transparence est l’un des moyens les plus simples et les plus efficaces de détecter les inefficacités dans vos processus. Ce mode de travail vous permet de rester au plus près des activités quotidiennes de votre entreprise et de repérer rapidement les obstacles et les difficultés qui peuvent surgir.

Il est important de garder à l’esprit que travailler en transparence ne signifie pas faire du micromanagement ni s’ingérer dans chaque activité au détriment de la vie privée de vos collaborateurs. Il s’agit simplement de superviser les choses avec suffisamment de recul pour identifier les inefficacités et y remédier.

Comment commencer à travailler en transparence

1. Déployez une solution de collaboration dans l’entreprise pour poser les bases techniques de votre approche ouverte, et encouragez vos équipes à partager leurs mises à jour, résultats et tâches. Nous recommandons Microsoft Teams comme solution de collaboration.
2. Travailler en transparence implique que tout le monde dans l’entreprise adopte ce mode de fonctionnement, y compris la direction générale. Ce sont eux qui montrent l’exemple à l’ensemble du personnel et doivent être cohérents entre leurs paroles et leurs actes. Concrètement, cela signifie écouter les idées plutôt que de simplement donner des ordres, accueillir les retours de leurs équipes et envisager d’adapter les processus en conséquence. En un mot : pratiquer ce que l’on prêche.
3. Créez un espace dédié où les collaborateurs peuvent s’exprimer, partager leurs idées, commentaires, réflexions et préoccupations. Cela peut prendre la forme d’une journée mensuelle consacrée à des réunions dédiées, ou, si vous utilisez Microsoft Teams, d’une équipe spécifique où chacun peut s’exprimer à tout moment.

Autres bénéfices du travail en transparence

Comme évoqué précédemment, l’efficacité opérationnelle repose sur une allocation intelligente des ressources. Travailler en transparence vous permet de voir exactement comment ces ressources sont réparties et gérées au sein de l’équipe. La question est alors : que faites-vous lorsque vous identifiez des inefficacités opérationnelles ?

Voici quelques-unes des inefficacités les plus courantes et les façons d’y remédier :

• Les équipes consacrent trop de temps aux tâches administratives et répétitives

Qu’il s’agisse d’envoyer des e-mails ou de gérer les paies, les tâches administratives peuvent être fastidieuses et chronophages. Le temps étant la ressource la plus précieuse dont nous disposons, automatisez ce type de travail dès que possible. Vous pouvez par exemple utiliser des chatbots pour alléger la charge de travail de vos équipes support et leur libérer du temps pour traiter des problèmes plus complexes. Pour en savoir plus sur les tâches professionnelles automatisables, consultez cette ressource.

Il s’agit sans doute de l’un des plus grands défis professionnels du XXIe siècle. Si vous constatez des problèmes de gestion du temps dans votre entreprise, la meilleure chose à faire est d’observer vos collaborateurs dans leur quotidien pour comprendre comment ils travaillent, comment ils hiérarchisent leurs tâches, et de les guider en conséquence. Si le problème est généralisé à toute l’entreprise, vous pouvez envisager de faire appel à un professionnel pour former vos équipes.

Souvent, on améliore réellement son efficacité opérationnelle en augmentant ses ressources, par exemple en recrutant de nouveaux collaborateurs. Travailler en transparence vous permettra de voir clairement si vos collaborateurs sont surchargés et si un recrutement s’impose. Certes, un nouveau recrutement représente techniquement un intrant supplémentaire, mais il est des situations où c’est la meilleure solution.

Encouragez la collaboration interservices

Lorsque les membres d’une même équipe commencent à collaborer entre eux, ils réduisent considérablement le temps nécessaire pour accomplir leurs tâches. Lorsque des services différents se mettent à travailler ensemble, c’est toute l’entreprise qui passe à un niveau supérieur. Un véritable vivier d’expériences devient accessible à tous, ce qui permet d’éliminer les doublons et de maximiser l’exploitation des efforts de chaque équipe.

Toutefois, la collaboration interservices ne peut pas se mettre en place sans une base technique adaptée. Faute de cela, vous risquez de générer des tâches administratives supplémentaires, comme des échanges d’e-mails incessants, qui sont contre-productifs. Disposer d’une solution de collaboration est essentiel pour garantir une communication fluide et une collaboration efficace à grande échelle. Microsoft Teams, par exemple, offre des espaces de collaboration et des canaux dotés de nombreuses fonctionnalités de partage et de co-travail.

Comment encourager la collaboration interservices

1. Faites en sorte que vos équipes se fassent mutuellement confiance et croient que chacun donne le meilleur de lui-même pour la réussite de l’entreprise. Bâtir cette confiance est certes une tâche difficile. Voici quelques points de repère proposés par Spencer Stuart, cabinet de conseil en leadership :

• Offrir des opportunités de tisser des relations
• Proposer des occasions de réseautage pour que les membres de l’équipe puissent partager leurs compétences
• Dire la vérité
• Mettre en avant les réussites
• Encourager la transparence et en être un modèle
• Admettre quand on ne sait pas quelque chose

Le 4e point mérite une attention particulière. Accordez une importance réelle aux accomplissements et célébrez ensemble les succès de votre équipe. Lorsque les collaborateurs ont le sentiment que leurs efforts passent inaperçus, ils perdent peu à peu leur motivation et finissent parfois par quitter l’entreprise sans raison apparente.

2. La collaboration n’est pas à sens unique, surtout en interservices. Plutôt que de vous concentrer uniquement sur la transmission d’instructions, sollicitez des retours et écoutez-les. Cela vous aidera à identifier les lacunes et les dysfonctionnements dans la collaboration interservices, et à repérer les axes de développement.

3. Impliquez-vous vous-même dans le processus de collaboration, gardez un œil attentif sur tous les services et échangez avec eux. Évitez le micromanagement, qui consomme votre temps et votre énergie. Restez informé de ce qui se passe et apportez des solutions quand c’est nécessaire.

Adoptez des solutions technologiques

Améliorer l’efficacité suppose d’éliminer les dysfonctionnements dans vos processus, ce qui implique de s’appuyer sur la technologie et de permettre aux solutions informatiques de prendre part à vos opérations quotidiennes. La transformation numérique vous rapproche de votre objectif en organisant le partage des ressources, l’accessibilité et le travail collaboratif en temps réel. Déployez une solution de collaboration et automatisez autant de processus que possible pour réduire les tâches administratives et améliorer votre environnement de travail.

Les solutions technologiques peuvent s’appliquer à la plupart des secteurs d’activité, voire à tous, et certainement à tous les aspects de l’entreprise, du marketing aux ventes en passant par la finance et les RH. Prenez le temps de vous documenter sur les solutions technologiques disponibles dans votre secteur et sur la façon dont vous pouvez en tirer parti.

Si vous utilisez Microsoft Teams comme plateforme de collaboration et souhaitez exploiter tout son potentiel, découvrez ces 10 scénarios et cas d’usage Microsoft Teams.

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Modèles de collaboration

Vous avez créé un espace de collaboration pour votre scénario métier, téléchargé tous les documents nécessaires, ajouté des onglets avec les fichiers et applications importants, y compris les tâches, et invité les bonnes personnes. La phase de préparation est terminée, votre équipe peut commencer à travailler.

Mais un nouveau projet arrive, et tout est à refaire. Pour accroître l’efficacité de votre équipe et gagner du temps sur les tâches répétitives, vous pouvez utiliser les modèles de collaboration de nBold.

Les modèles de collaboration vous permettent de :

• Travailler plus efficacement dans des équipes structurées, avec tous les bons outils déjà en place ;
• Gérer l’ensemble de vos processus avec un cadre prêt à l’emploi ;
• Garantir un niveau élevé de sécurité grâce à des politiques de gouvernance avancées.

Parlez à notre équipe pour découvrir comment améliorer vos processus métier spécifiques grâce aux modèles de collaboration.

Adoptez la flexibilité

Après avoir lu jusqu’ici, vous avez peut-être décidé de franchir le pas et d’aller plus loin dans l’amélioration de votre efficacité opérationnelle. Mais comme pour tout objectif, vous ne pouvez pas y parvenir sans un suivi attentif et des ajustements en cours de route.

Certains dirigeants et managers privilégient les méthodes de gestion traditionnelles pour éviter les erreurs potentielles. Si cette approche peut fonctionner un temps, il est impossible de tout maintenir figé dans un monde en perpétuelle évolution. Adopter la flexibilité vous permet de faire face aux défis imprévus. Cela contribue également au bien-être de vos collaborateurs, en évitant les politiques dogmatiques et les procédures bureaucratiques pour des situations courantes comme la prise d’un jour de congé maladie.

Voici quelques façons d’intégrer la flexibilité pour améliorer votre efficacité opérationnelle :

1. Des horaires de travail flexibles permettent à vos collaborateurs de travailler selon différents fuseaux horaires, en fonction de leurs préférences et des exigences de l’entreprise. L’évaluation de leurs performances devient alors axée sur les résultats plutôt que sur le temps passé.
2. Passer d’un environnement de travail en présentiel à un mode distant ou hybride peut accroître la flexibilité et vous aider à tirer le meilleur de votre équipe. Il vous faudra néanmoins mettre en place une solution de collaboration adaptée pour organiser le processus.
3. Se réunir avec vos collaborateurs est essentiel pour encourager une culture d’ouverture et de partage d’idées. Cependant, trop de réunions nuisent à l’efficacité et gaspillent vos ressources. Rendez vos réunions plus ciblées et, chaque fois que possible, privilégiez l’e-mail.

Améliorer l’efficacité opérationnelle est avant tout une décision. Une fois que vous avez fait le choix d’avancer dans cette direction, vous devez vous y engager pleinement, tant que les résultats sont au rendez-vous. Plus votre équipe gagne en efficacité, plus vous créez d’opportunités de croissance pour votre entreprise.