Top 10 Microsoft Teams Scenarios and Use Cases

Microsoft Teams permet aux organisations de transposer n’importe quel scénario collaboratif en un espace de collaboration virtuel où votre équipe peut déployer différents cas d’usage. C’est là que les membres peuvent travailler ensemble pour atteindre leurs objectifs. Teams a porté la collaboration à un tout nouveau niveau, en faisant de cette solution le choix idéal pour repenser les modèles de travail traditionnels et les convertir en une forme plus efficace et plus productive.

Dans cet article, nous vous présentons 10 scénarios différents et les cas d’usage correspondants pour Microsoft Teams, que vous pouvez appliquer à vos processus internes.

Vous pouvez en savoir plus sur comment définir des scénarios et des cas d’usage Microsoft Teams dans cet article de blog.

Cas d’usage pour la collaboration à l’échelle d’un département

Les collaborateurs d’un même département doivent communiquer quotidiennement sur les différentes tâches et projets qui leur sont confiés individuellement ou collectivement. Plus ils ont de projets, plus ils génèrent de fichiers et de données. Et même s’ils peuvent se trouver dans le même bureau, ils peuvent aussi être répartis dans des zones géographiques différentes. Microsoft Teams offre une plateforme de collaboration à l’échelle du département, permettant aux membres de l’équipe d’interagir efficacement pour atteindre leurs objectifs. Par exemple, vous souhaitez avoir une équipe pour chaque département de votre organisation de santé. Voici les cas d’usage Microsoft Teams pour ce scénario :

• Créer des canaux distincts pour chaque segment : veille sectorielle, recherche, annonces, actualités de l’entreprise, etc.
• Collaborer et communiquer via des chats et des conversations de canal instantanés.
• Organiser des réunions, des sessions de conseil et des événements en direct à l’échelle du département.
• Mettre en ligne toute la documentation nécessaire et la partager avec l’ensemble des collaborateurs : suggestions, rapports, directives et mises à jour.
• Générer des propositions, autoriser la co-édition pour accélérer les résultats et obtenir les validations officielles.

Cas d’usage pour la gestion de crise

Lorsqu’un événement critique survient, plusieurs départements et parties prenantes de l’entreprise sont mobilisés pour réagir rapidement. Dans ces situations, les échanges s’intensifient tandis que l’ensemble des parties prenantes analysent la situation, proposent des solutions, obtiennent des approbations et tiennent tout le monde informé.

Microsoft Teams aide à coordonner tous les efforts et fait gagner un temps précieux en matière de communication. Au lieu de passer des appels, d’échanger des e-mails et de transférer des fichiers, chacun peut collaborer sur une seule et même plateforme. Par exemple, l’alimentation électrique d’un opérateur de télécommunications est tombée en panne, entraînant l’interruption du service dans une zone centrale de la ville. Voici quelques cas d’usage pour le scénario de gestion de crise dans Microsoft Teams :

• Créer une équipe dédiée à la crise et y inviter tous les membres concernés : responsables de l’ingénierie, de la logistique, des achats et de la technique, ainsi que leurs équipes.
• Créer des canaux différents pour chaque équipe en fonction de son rôle dans la résolution du problème. Par exemple, des canaux pour l’achat d’un nouveau générateur, la communication avec les clients ou le remplacement de l’alimentation électrique défaillante.
• Les canaux permettent d’avoir des discussions ciblées, de trouver des solutions, d’inviter des professionnels externes (pour les canaux partagés), de partager des fichiers et des informations utiles.
• Organiser des réunions en ligne avec l’équipe sur site pour s’assurer que le processus se déroule comme prévu et obtenir des mises à jour en temps réel.
• Signer des approbations, confirmer des bons de commande et conserver un suivi de tous les documents et factures liés à cette crise.

→ Télécharger : Catalogue de cas d’usage Microsoft Teams

Cas d’usage pour le lancement de produit

La réussite d’un lancement de produit repose sur un volume élevé de communications et de coordinations internes et externes avant le lancement officiel. Tout le monde doit être impliqué et chaque partie prenante doit valider la partie qui lui est attribuée. De plus, il s’agit généralement d’un processus transversal qui nécessite des actions coordonnées de la part de différentes équipes. Microsoft Teams met à disposition tous les outils nécessaires pour que tout se déroule sans accroc au sein d’une seule plateforme collaborative. L’entreprise peut créer une nouvelle équipe pour chaque lancement de produit et y ajouter les canaux correspondants. Ces canaux peuvent représenter les départements ou les principaux rôles : production, marketing, ventes, juridique et qualité.

Par exemple, une entreprise logicielle souhaite lancer une nouvelle application mobile. Voici ce qu’elle peut faire avec Microsoft Teams :

• Créer une nouvelle équipe pour le lancement du produit et y ajouter les canaux correspondants.
• Ajouter les bonnes personnes à l’équipe et attribuer des tâches à chacun dans Planner.
• Collaborer avec votre équipe sur le design, la préparation de la campagne, communiquer sur la stratégie de promotion et envoyer les approbations à la direction via l’application Approvals.
• Les communications, fichiers, sondages et autres informations précieuses seront enregistrés et documentés sans travail administratif manuel.

Cas d’usage pour les campagnes marketing et relations presse

L’exposition numérique et sur les réseaux sociaux a rendu les campagnes marketing et relations presse plus complexes que jamais. Lancer une campagne nécessite de coordonner de nombreuses parties externes pour garantir une couverture médiatique et une portée suffisantes. Voyons quels cas d’usage vous pouvez adresser avec le scénario Microsoft Teams pour le marketing.

Imaginons qu’une marque de mode s’apprête à lancer sa collection hiver et doit démarrer une campagne marketing nationale. Voici ce qu’elle peut faire avec Microsoft Teams :

• Créer une nouvelle équipe pour la campagne et y ajouter des canaux pour chaque sujet collaboratif : budget, planification, plan de promotion, analyse client, etc.
• Inviter les responsables de comptes et les équipes marketing pour communiquer autour de la campagne.
• Inviter des représentants médias comme les managers de célébrités, les influenceurs et les administrateurs de sites web dans l’équipe ou dans des canaux partagés en tant qu’invités.
• Partager toute la documentation requise, collaborer sur la planification de la campagne, préparer des présentations, attribuer des tâches dans Planner, etc.
• Organiser des réunions en ligne, des conversations, partager les attentes et recevoir des devis.
• Faire signer les devis par la direction et communiquer avec le département financier pour émettre les virements bancaires.

Cas d’usage pour l’intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding)

Le processus d’intégration représente des dépenses considérables dans chaque entreprise. L’accompagnement des nouvelles recrues à travers les différentes étapes du processus et la quantité de tâches répétitives peuvent être organisés et modélisés grâce à Microsoft Teams et à ses fonctionnalités intégrées.

Voici quelques cas d’usage pour le scénario d’intégration dans Microsoft Teams :

• Créer une équipe d’intégration et y ajouter des canaux pour les différentes étapes du processus. Inviter ensuite la nouvelle recrue, son manager et les RH pour assurer le suivi avec le nouvel employé.
• Préparer les tâches d’intégration dans Planner afin que la recrue sache immédiatement par où commencer.
• Mettre en ligne toute la documentation nécessaire avec laquelle elle doit se familiariser.
• Ajouter des supports et ressources de formation sous forme de fichiers, liens joints ou vidéos dans Microsoft Stream.
• Organiser des réunions régulières en tête-à-tête et en équipe, et partager des retours sur la progression.

Vous pouvez également créer un espace de collaboration prêt à l’emploi grâce aux Modèles de collaboration, que vous pouvez ensuite dupliquer pour créer des équipes opérationnelles avec tous les outils et contenus nécessaires déjà inclus.

Cas d’usage pour le recrutement

Les recruteurs peuvent également utiliser Microsoft Teams pour organiser un recrutement en plusieurs étapes et garantir une expérience fluide qui fait gagner du temps à tous les intervenants tout au long du processus. Par exemple, une entreprise recrute un nouveau comptable pour le département financier. Voici ce qu’elle peut faire avec Microsoft Teams :

• Créer un espace de collaboration dédié au recrutement où tous les processus de recrutement se dérouleront.
• Créer un canal pour le département financier et y inviter le directeur financier.
• Travailler ensemble sur la description de poste, discuter des besoins en recrutement et du processus de présélection, mettre en ligne et examiner les candidatures, et planifier les entretiens.
• Envoyer une demande d’approbation au directeur financier avec le CV et les notes du premier entretien.
• Lorsque le directeur financier approuve la demande, un nouvel entretien peut être organisé dans Microsoft Teams entre le candidat et le directeur financier pour la décision finale.
• Après l’entretien, le responsable RH et le directeur financier peuvent avoir des conversations privées sur l’état d’avancement et les décisions, ou les partager dans un tableau Excel. Ils peuvent co-éditer pour ajouter une note, des avis et la décision finale.

Cas d’usage pour la gestion de chantier et de rénovation

Travailler sur un chantier de construction ou de rénovation nécessite des actions coordonnées de la part de multiples parties prenantes : agents de terrain, ingénieurs, sous-traitants, fournisseurs, direction, client et autres intervenants.

Microsoft Teams offre une plateforme collaborative idéale pour maintenir tout le monde sous le même toit afin de communiquer et de collaborer de manière fluide et productive. Ses fonctionnalités de chat, de canal et de réunion en ligne, ainsi que la possibilité d’utiliser l’application depuis des appareils mobiles, en facilitent l’utilisation pour les responsables de chantier et les agents de terrain. De plus, vous pouvez intégrer une application Walkie-Talkie qui facilitera considérablement la communication sur site.

Prenons l’exemple de la construction d’un nouvel hôtel. Voici ce que vous pouvez faire avec Microsoft Teams :

• Créer un espace de collaboration pour le nouveau chantier et y inviter le chef de projet, les ingénieurs, les sous-traitants, les ouvriers, le client et les autres parties prenantes impliquées dans le processus.
• Ajouter des canaux correspondant aux sujets de collaboration pour la réalisation du chantier : planification, budget, juridique, durabilité, sécurité, qualité, etc.
• Planifier des réunions en ligne régulières pour assurer un suivi constant.
• Partager toute la documentation juridique, de projet et de formation nécessaire. Mettre en ligne les consignes de sécurité, les directives et autres fichiers requis pour le projet de construction.
• Intégrer les outils de gestion des tâches nécessaires (Planner, Asana, Trello, etc.) et d’autres applications utilisées quotidiennement par votre équipe (Walkie-Talkie, Lists, Shifts, Viva Engage, etc.)
• Envoyer les projets, budgets, contrats et autres documents nécessitant des signatures et une approbation via l’application Approvals.

Cas d’usage pour les achats

Dans le département des achats, les responsables et les agents recherchent un moyen de conserver les justificatifs de dépenses, les factures et les échanges avec les différents fournisseurs. Microsoft Teams offre une capacité complète de gestion des fichiers grâce à ses fonctionnalités SharePoint intégrées. Par exemple, une entreprise de matériel informatique achète diverses pièces sur les marchés locaux et internationaux. Voici les cas d’usage Microsoft Teams pour ce scénario :

• Créer un espace de collaboration pour le processus d’achats.
• Créer des canaux tels que : évaluation, fournisseurs, négociation, commande.
• Partager des listes d’articles demandés et recevoir des devis.
• Conserver toutes les conversations dans les canaux.
• Inviter des comptables à tout moment pour examiner une offre de prix et approuver l’émission de la facture.

Cas d’usage pour le conseil

Les prestataires de conseil professionnel traitent avec différents types de clients, et chaque client est un cas unique qui requiert une approche personnalisée. Microsoft Teams peut aider à organiser ce processus grâce à ses fonctionnalités de sécurité et à son intégration avec d’autres prestataires de services comme ServiceNow. Il forme ainsi un socle de connaissances pouvant être consulté pour les futurs clients afin de capitaliser sur les expériences passées.

Par exemple, un cabinet de conseil commercial qui travaille avec toutes les PME du secteur de la distribution souhaite organiser son activité de façon numérique. Voici ce qu’il peut faire avec Microsoft Teams :

• Créer une équipe pour chaque dossier ou mission et y affecter les consultants correspondants pour assurer le suivi avec les clients.
• Développer des formulaires et demander au dernier client en date de renseigner toutes les informations relatives aux besoins et exigences de l’entreprise.
• Partager des propositions, des listes d’objectifs, des contrats et autres documents connexes.
• Centraliser toutes les conversations au même endroit et inviter tout professionnel tiers susceptible d’intervenir dans la réalisation de la mission en tant qu’invité.
• Partager toutes les informations utiles dans le socle de connaissances créé par ServiceNow pour que l’ensemble de l’espace de collaboration puisse les réutiliser avec de nouveaux clients.

Cas d’usage pour la gestion de comptes

Gérer différents clients sur des problématiques similaires peut devenir rapidement confus. Plus le nombre de clients est élevé, plus la complexité augmente, et le responsable de compte doit assurer le suivi de chacun concernant ses exigences et préférences. Par exemple, une agence de marketing digital assigne un responsable de compte à chaque client. Voici ce qu’elle peut faire avec Microsoft Teams :

• Créer une équipe pour chaque compte et y inviter les responsables de comptes ainsi que les membres des équipes produit, ventes, marketing, support client et autres équipes pouvant être impliquées dans le processus.
• Collaborer en interne sur les problèmes et les demandes du compte.
• Partager la feuille de route, le planning des événements et les cibles potentielles avec le client.
• Partager des fichiers d’instructions et ajouter instantanément des notes personnalisées pour chaque client.

Quelle que soit la nature de votre activité ou le type de problèmes auxquels votre équipe est confrontée au quotidien, vous pouvez toujours compter sur Microsoft Teams pour offrir une expérience collaborative solide qui poussera vos équipes à donner le meilleur d’elles-mêmes et garantir de meilleurs résultats.

Explorez notre liste de plus de 30 cas d’usage pour Microsoft Teams.