5 Steps to Digitalizing Business Processes
Le passage au numérique n’est plus un avantage concurrentiel dans le monde actuel : c’est une nécessité que toute entreprise doit envisager. Selon une étude de Statista, « les efforts des entreprises pour se transformer numériquement ont largement commencé et s’intensifient — d’ici 2023, les organisations ayant achevé leur transformation numérique devraient représenter plus de la moitié du PIB mondial. »
La digitalisation des processus métier est devenue incontournable lorsque les individus ont commencé à se tourner vers les espaces virtuels pour bénéficier d’une meilleure expérience client. Des actions aussi simples que réserver une table dans un restaurant, ouvrir un compte bancaire ou le gérer depuis son téléphone mobile montrent à quel point les processus digitaux font désormais partie intégrante de notre quotidien.
La digitalisation des processus métier ne se limite pas à proposer des interfaces et des services en ligne. Elle consiste à transférer l’ensemble des flux de travail et des processus d’une entreprise dans le monde numérique afin d’améliorer efficacité et productivité.
Si vous vous apprêtez vous aussi à vous lancer dans cette démarche, continuez la lecture. Dans cet article, nous vous guidons pas à pas à travers les étapes essentielles de la digitalisation de vos processus métier.
Que signifie digitaliser les processus métier ?
Digitaliser des données, c’est les convertir en formats numériques lisibles par des ordinateurs. De la même manière, digitaliser des processus métier, c’est les transposer du monde physique vers le monde numérique.
Il ne s’agit pas seulement de supprimer le papier. Cela englobe également la transformation des opérations, de la culture, des flux de travail et des méthodes de l’entreprise pour gagner en agilité, en productivité, en rentabilité et en réactivité face à toutes les situations. De l’ouverture d’un compte bancaire en ligne à la mise en place d’un environnement de travail entièrement à distance, tout peut être numérisé. Il s’agit aussi de repenser les stratégies et de transformer tous les processus en un format digital permettant de travailler en collaboration en temps réel.
Les avantages de la digitalisation des processus métier
Les dirigeants citent les principaux bénéfices de la transformation digitale suivants :
- amélioration de l’efficacité opérationnelle (40 %)
- réduction du délai de mise sur le marché (36 %)
- capacité à répondre aux attentes des clients (35 %).
Lorsqu’une entreprise réussit sa transformation digitale, elle exploite mieux ses ressources et ses performances globales s’en trouvent considérablement améliorées. Même si les résultats produits restent les mêmes, l’amélioration des flux de travail se répercute sur la productivité, ce qui génère de meilleures habitudes de travail et, in fine, une meilleure expérience client.
Voici d’autres avantages de la digitalisation des processus métier.
Réduire les tâches administratives
La digitalisation des processus nécessite l’adoption d’une plateforme de collaboration pour organiser la communication et la documentation des collaborateurs. Même s’il est impossible d’éliminer totalement les tâches administratives, les solutions de collaboration permettent de les réduire au minimum. Les flux de travail automatisés en prennent en charge la majeure partie, ce qui permet aux collaborateurs de rester concentrés sur leurs missions principales.
Accessibilité et gain de temps
Passer au numérique implique notamment de passer d’un environnement de travail centralisé à un environnement de collaboration décentralisé dans le cloud. Les collaborateurs peuvent ainsi travailler de n’importe où et accéder aux ressources partagées selon leurs droits d’accès. Cela offre également de nombreuses fonctionnalités de co-travail en temps réel ainsi que des outils de recherche et de croisement de données assistés par l’IA.
Lorsque toutes les informations sont stockées dans le cloud, les membres d’une équipe peuvent facilement rechercher et consulter les données, travailler ensemble sur des fichiers et les partager de manière plus efficace.
Adapté à tous les types d’équipes
Que les membres d’une équipe travaillent dans le même bureau, à distance ou en combinant les deux dans un modèle hybride, la digitalisation des processus leur permet d’interagir à tout moment et de n’importe où, dès lors qu’ils disposent d’une connexion internet. Elle crée une meilleure expérience de travail pour tous les collaborateurs, quel que soit leur mode d’organisation, tant qu’ils s’appuient sur des flux de travail efficaces dans un environnement numérique. Certains pensent à tort que la digitalisation d’une entreprise ne concerne que le travail à distance. Pourtant, des équipes travaillant dans le même bureau peuvent tout à fait utiliser des outils de collaboration.
Comment digitaliser vos processus métier
La digitalisation de vos processus métier est un plan étape par étape que vous devez suivre pour obtenir les résultats escomptés. Vouloir basculer dans le monde numérique sans vision globale risque de ne pas produire les effets souhaités. C’est pourquoi vous avez besoin d’un plan d’action à suivre tout au long du processus de digitalisation.
Impliquer votre équipe
La digitalisation d’une entreprise ne peut pas se faire seul. Vous devez impliquer tous les membres de l’équipe. Réunissez tout le monde, informez-les de votre démarche, expliquez-leur les bénéfices pour eux et pour l’entreprise, et sollicitez leur contribution totale. Encouragez la créativité et soyez ouvert à leurs idées.
Constituez des groupes de travail réunissant tous vos responsables de service et chefs d’équipe. Chaque service et chaque équipe a ses propres besoins, attentes et spécificités. Il est donc important de recueillir des retours de leurs représentants dès le début du processus de digitalisation. Prenons l’exemple d’une entreprise du bâtiment qui souhaite digitaliser ses processus. À un niveau élémentaire, une telle entreprise dispose d’ingénieurs, d’architectes, de commerciaux, de chefs de projet et de sous-traitants.
Un exemple très simple de digitalisation dans une entreprise du bâtiment est la dématérialisation des formulaires de chantier, qui présente de nombreux avantages : accès facilité aux données, analyse simplifiée, etc. Certains services — comme les ventes et les architectes — travaillent directement avec les clients, de sorte que l’utilisation de formulaires numériques est différente pour eux par rapport aux conducteurs de travaux qui collaborent avec des sous-traitants. C’est pourquoi les managers ont besoin de leurs retours pour comprendre quel type de formulaires numériques créer, afin que ceux-ci ne deviennent pas une contrainte pour les clients ou les autres parties prenantes.
Identifier les processus
La première étape concrète de la digitalisation de vos processus métier consiste à les identifier. Menez une analyse approfondie des flux de travail de votre entreprise et dissociez les processus les uns des autres. En règle générale, il existe trois types de processus métier :
- Opérationnels,
- De management,
- De support.
Identifier les processus est essentiel, car vous devrez les examiner individuellement. Cela peut sembler une tâche insurmontable, mais votre équipe vous simplifiera grandement la tâche. Réunissez vos groupes de travail composés de responsables de service et de chefs d’équipe pour discuter de leurs points de friction. Dans un second temps, vous pourrez analyser et comparer les avantages et inconvénients des solutions numériques susceptibles d’améliorer leur travail.
Par exemple, si vous dirigez une société de prestation informatique et que vos chefs de projet travaillent avec des clients, demandez-leur quelle partie de leur travail quotidien pourrait être digitalisée. Il peut être difficile d’obtenir des réponses immédiates ; aidez-les donc à réfléchir. Ensemble, vous pouvez décomposer leur quotidien et isoler les processus qui se prêtent à la digitalisation — par exemple : l’envoi d’e-mails, la création de profils clients pour les services financiers et juridiques, etc. Si vous ne disposez pas d’une personne dédiée, vous pouvez en charger quelqu’un de rechercher et de proposer des solutions pour digitaliser ces processus.
Analyser vos flux de travail
Pour chaque processus identifié, approfondissez l’analyse en examinant sa fonctionnalité, les activités qu’il implique, ce qui le déclenche, ses entrées et sorties, et la personne qui en est responsable. Cette analyse vous permet de cerner vos besoins et de déterminer ce qui vous convient le mieux. Nous vous recommandons d’utiliser un outil de visualisation — Miro, par exemple — pour cartographier tous vos flux de travail et mieux comprendre les étapes impliquées et les personnes concernées.
Regrouper et prioriser
Ne pensez pas pouvoir passer d’un environnement de travail traditionnel à un environnement numérique d’un seul coup. Pour plus de sécurité, répartissez vos processus en groupes de priorité. Digitalisez-les de manière séquentielle, en laissant à votre équipe suffisamment de temps pour assimiler les changements et s’adapter.
Vous ne pouvez pas procéder service par service ou équipe par équipe. La démarche doit être plus systématique et fondée sur les activités. Reprenez le flux de travail que vous avez créé et identifiez les activités que vous pouvez digitaliser en premier, puis en deuxième, troisième, quatrième ordre, etc. Vous construisez ainsi une feuille de route et un calendrier de digitalisation. Partager ce plan avec le reste de l’équipe peut être utile pour que chacun sache quelles sont les prochaines étapes. Selon votre secteur d’activité, les premières actions à digitaliser peuvent être la saisie de données, l’e-mail marketing, la gestion des paies, etc.
Améliorer vos flux de travail existants
Après avoir décomposé votre entreprise en processus, vous pouvez avoir une vue d’ensemble et réfléchir aux améliorations possibles pour chacun d’eux. Vous pourrez être amené à en fusionner certains ou à mettre à jour leurs flux de travail, mais l’essentiel est de rester réaliste dans vos ambitions.
La digitalisation des processus métier ne s’arrête pas à la digitalisation d’un, deux ou même cent processus au sein de votre entreprise. Elle nécessite un suivi et une évaluation constants pour comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Ne dissoudre pas trop rapidement vos groupes de travail. Organisez des réunions mensuelles pour analyser l’impact de la digitalisation sur le travail dans leurs services et équipes respectifs. Conservez ces notes et, si nécessaire, apportez des ajustements.
Choisir un outil en ligne
Recherchez une solution de collaboration assistée par ordinateur qui vous aidera à exécuter vos processus dans l’environnement numérique. Vous devrez évaluer plusieurs options et vérifier leurs fonctionnalités avant de prendre votre décision finale. Microsoft Teams figure parmi les solutions de collaboration les plus recommandées. C’est une plateforme qui vous aidera à digitaliser vos processus grâce à ses méthodes orientées métier. Voici les fonctionnalités clés qui font de Microsoft Teams une excellente solution pour la digitalisation des processus métier.
Communication
Microsoft Teams favorise un niveau élevé de communication entre les membres d’une équipe. Ses fonctionnalités avancées permettent de créer de nombreux canaux thématiques, de démarrer des conversations publiques ou privées, d’envoyer des annonces, d’organiser des conférences, des réunions en ligne, des sessions de brainstorming enregistrées, et d’utiliser l’ensemble des services interactifs de Microsoft pour enrichir la qualité des échanges.
Documentation
L’épine dorsale de Microsoft Teams, c’est SharePoint. Toutes les conversations sont enregistrées dans le cloud, ainsi que les fichiers partagés au sein des canaux. Cette fonctionnalité d’archivage et de documentation vous permet de conserver une trace de tout — inutile de craindre de perdre une conversation importante ou un fichier essentiel. Vous pouvez également marquer des conversations et effectuer des recherches efficaces sur n’importe quel contenu.
En savoir plus sur les bonnes pratiques de gestion des fichiers dans Teams.
Collaboration en ligne
Lorsque vous partagez des fichiers avec d’autres membres de l’équipe, vous pouvez les co-éditer en temps réel, ajouter vos notes, laisser des commentaires, suivre les modifications et collaborer ensemble. Bien que tous les fichiers soient stockés dans le cloud, vous pouvez également synchroniser votre disque local et conserver une version à jour de toutes vos données.
Vous pouvez même aller plus loin et fluidifier vos processus numériques. Grâce à une solution comme SalesTim, vous pouvez créer des modèles de processus métier pour n’importe quel scénario, et les réutiliser pour recréer rapidement des espaces de collaboration déjà configurés.
Ces modèles vous permettent de créer en quelques secondes des espaces de collaboration préconfigurés avec tous les outils et contenus nécessaires à vos processus récurrents : canaux, fichiers et dossiers, onglets et bien plus encore.
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Même si cela peut sembler complexe au premier abord, la digitalisation des processus métier n’a rien d’insurmontable. Tôt ou tard, vous vous trouverez dans l’obligation de suivre le mouvement avec toutes les autres entreprises et de basculer vers l’environnement numérique.