7 Ways to Improve Your Digital Communication in the Workplace

La communication numérique est devenue une composante essentielle du monde du travail moderne. Nous faisons de plus en plus appel aux outils de communication numérique pour collaborer, que ce soit en interne ou avec des partenaires externes — même lorsque la personne concernée est assise au bureau d’à côté. Et si ces outils facilitent grandement notre travail, il existe des moyens d’en tirer encore plus de valeur dans votre organisation.

Offrir à vos collaborateurs une plateforme de communication unifiée

Aujourd’hui, le choix des canaux de communication est pléthorique. Il est facile de se perdre parmi la multitude d’outils disponibles.

S’il est formidable de disposer d’autant de façons de communiquer avec ses collègues, partenaires, clients et autres interlocuteurs, devoir jongler en permanence entre plusieurs applications peut nuire à la concentration et réduire l’efficacité. Se limiter à 2 ou 3 canaux de communication et apprendre à maîtriser chacun d’eux est le premier pas vers une meilleure communication numérique en entreprise.

Les e-mails ne disparaîtront jamais de notre quotidien. Pourtant, les utiliser en interne n’est pas forcément la meilleure façon de communiquer avec ses collègues. On pourrait aussi être tenté de créer un groupe WhatsApp pour échanger avec son équipe. Mais dès qu’il s’agit de partager ou de co-éditer des documents, ce n’est clairement pas la solution idéale. Faut-il donc migrer vers une nouvelle plateforme ?

Disposer d’une plateforme de communication qui regroupe plusieurs canaux et met à disposition de tous les outils nécessaires à un travail d’équipe efficace, c’est le point de départ pour améliorer la communication en entreprise. Et c’est précisément ce que propose Microsoft Teams.

Appels, réunions, chats privés et de groupe, publications, intégrations avec d’autres applications, stockage de fichiers, co-rédaction — le tout en travaillant aussi bien avec des utilisateurs internes qu’externes. En matière de collaboration numérique, il est rare de trouver quelque chose que Teams ne permet pas de faire.

Découvrez 10 raisons pour lesquelles Microsoft Teams est fait pour votre entreprise.

Proposer des formations

Si vous souhaitez que vos collaborateurs tirent le meilleur parti de vos outils de communication numérique, la formation est le moyen le plus efficace d’y parvenir. Certains outils ne sont pas toujours faciles à adopter et leur interface n’est pas nécessairement intuitive.

D’après notre expérience auprès de clients utilisant Microsoft Teams, la plupart des entreprises n’utilisent la plateforme que pour la messagerie et les réunions. C’est dommage, compte tenu des nombreuses fonctionnalités que propose cet outil pour aider les organisations à responsabiliser leurs collaborateurs et à générer de meilleurs résultats.

Lors des sessions de formation, vous pouvez montrer concrètement à vos équipes comment utiliser l’outil numérique pour leurs besoins en communication et en collaboration.

La formation ne se résume pas à des vidéos pédagogiques. Expliquer toutes les fonctionnalités nécessaires en s’appuyant sur des cas d’usage propres à chaque équipe et à chaque département apportera bien plus de valeur et produira de meilleurs résultats.

En savoir plus sur la façon de construire un plan de formation Microsoft Teams efficace.

Définir des règles de communication claires

Certains canaux de communication, comme les e-mails, sont les mieux adaptés pour contacter, par exemple, des prospects et des leads. Pour les échanges entre collègues, les chats privés sont préférables pour les clarifications rapides et les discussions informelles. Les publications dans les canaux sont plus appropriées lorsque vous souhaitez partager une information importante ou une mise à jour avec toute l’équipe. Les discussions longues se prêtent mieux à une réunion vidéo — vous pouvez ainsi enregistrer l’intégralité des échanges et vous référer aux transcriptions si nécessaire.

Ce sont là quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à améliorer la communication en entreprise. Il vaut la peine de les partager avec l’ensemble du personnel pour encourager la cohérence et s’assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Vous pouvez rédiger ces règles et les diffuser via différents canaux de communication, afin qu’elles soient visibles et facilement accessibles par tous.

Si votre organisation utilise Microsoft Teams, vous pouvez ajouter ces bonnes pratiques dans l’onglet Wiki ou épingler votre document sous forme d’onglet dans un canal dédié.

Vous pouvez consulter ces articles pour découvrir d’autres bonnes pratiques :

Configurer les notifications

L’un des avantages du travail à distance est de s’affranchir des distractions fréquentes au bureau. Et même lorsque nous y retournons de temps en temps, nous nous appuyons de plus en plus sur les outils numériques pour communiquer avec nos collègues.

Cela ne signifie pas pour autant que nous avons moins d’interruptions. C’est particulièrement vrai dans les grandes organisations : les notifications peuvent rapidement s’accumuler, rendant difficile la concentration et le maintien de la productivité.

Pour que vos collaborateurs restent engagés et productifs, et pour éviter l’épuisement professionnel, veillez à configurer des politiques de notifications adaptées dans l’outil numérique utilisé par votre organisation.

Dans Microsoft Teams, vous pouvez paramétrer la modération des canaux, désactiver les mentions d’équipe ou de canal, encourager les collaborateurs à activer des plages de concentration, des heures et des journées calmes, et à mettre des chats en sourdine.

En savoir plus sur la façon de gérer Microsoft Teams dans les grandes organisations.

Organiser des réunions productives

Soyons honnêtes : toutes les réunions ne sont pas indispensables. Elles sont certes importantes. Mais la plupart d’entre nous pourraient facilement se passer d’au moins une partie d’entre elles.

Des études montrent que la plupart des salariés participent à 62 réunions par mois, dont la moitié constitue une perte de temps totale (!).

Ces chiffres sont saisissants — imaginez tout ce qui pourrait être accompli à la place. Une réunion d’une heure non productive avec 10 participants représente 10 heures de travail perdues.

Pour améliorer la communication numérique dans votre organisation, il est essentiel de maintenir un rythme de réunions aussi structuré que possible. La bonne pratique consiste à planifier des réunions récurrentes avec un ordre du jour clair, partagé à l’avance. Ainsi, chacun est prêt à partager ses actualités, rapports et idées, et vous évitez les réunions ad hoc.

Il peut également être judicieux de réserver certains jours de la semaine aux réunions — par exemple, le lundi et le vendredi. Votre équipe bénéficierait ainsi de trois journées entières de travail ininterrompu, ce qui aurait un impact positif sur la productivité.

Vous pouvez aussi revoir la liste des participants aux réunions pour vous assurer que seules les personnes directement concernées par la discussion y participent. Il est toujours possible d’enregistrer une réunion et de partager l’enregistrement ainsi que le compte-rendu avec les autres.

Donner et recevoir du feedback

L’une des meilleures façons d’améliorer la communication en entreprise est de s’assurer que chacun se sent libre d’exprimer son opinion. Vos collaborateurs doivent se sentir à l’aise pour partager leurs retours, proposer des pistes d’amélioration sur certains processus et soulever des préoccupations au moment où elles se présentent.

Si vous avez une équipe culturellement diverse et/ou des membres dispersés aux quatre coins du monde, vous pouvez rencontrer des lacunes en termes de communication et de compréhension mutuelle. C’est pourquoi il est si important de donner la parole à vos collaborateurs et de faire en sorte qu’ils se sentent écoutés.

Pour ce faire, vous pouvez créer des canaux dédiés où chaque membre de l’équipe peut partager ses idées et suggestions, et célébrer les réussites individuelles et collectives.

Vous pouvez également envisager des entretiens individuels mensuels ou trimestriels avec vos collaborateurs, pour leur demander de partager leur ressenti sur leur travail, leurs performances et la dynamique d’équipe.

Vous pouvez aussi utiliser des applications pour recueillir les retours de votre équipe, comme Microsoft Forms, qui peut être ajouté sous forme d’onglet dans Microsoft Teams.

Mettre en place des politiques de gouvernance

Si vous souhaitez améliorer la communication numérique en entreprise, vous devez établir des politiques de gouvernance pour l’outil que vous utilisez. Vous devez décider qui peut créer des équipes et des canaux, et si vos collaborateurs peuvent inviter des utilisateurs externes ainsi que les autorisations qui leur seront accordées.

Il peut être utile de définir des conventions de nommage pour vos équipes. Vous gardez ainsi votre espace de collaboration organisé, retrouvez facilement les conversations et évitez toute confusion.

Vos collaborateurs doivent également être informés des restrictions concernant les applications qu’ils utilisent, le partage et le téléchargement d’informations, les règles de conformité, et bien d’autres aspects.

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