How to Connect Global Teams with Microsoft Teams
Avec l’essor du télétravail et les avantages concurrentiels que procurent les équipes culturellement diverses et géographiquement dispersées, de nombreuses entreprises choisissent d’élargir leur vivier de talents et de recruter des équipes internationales. Cependant, avoir une équipe éparpillée sur plusieurs fuseaux horaires, cultures et langues a un coût : les collaborateurs peuvent se sentir déconnectés et peu impliqués.
Si vous vous demandez comment gérer et connecter une équipe internationale, poursuivez votre lecture — dans cet article, nous décrivons les principaux défis des équipes mondiales et la façon dont Microsoft Teams permet de les relever.
Les défis des équipes internationales
De nombreuses entreprises dans le monde s’appuient sur des équipes internationales pour diversifier leur vivier de talents. Avoir des collaborateurs issus de milieux variés permet d’approfondir la connaissance des marchés locaux, de stimuler la créativité et d’obtenir de nouvelles perspectives. Dans le même temps, les équipes mondiales font face à plusieurs défis liés à l’absence de présence physique. Voici quelques-uns des principaux défis auxquels ces équipes sont confrontées au quotidien, selon la Harvard Business Review.
La distance sociale
Lorsque vous travaillez avec des personnes que vous ne connaissez pas en personne, il peut être difficile de comprendre leur façon de travailler et de s’adapter aux différences culturelles de chaque membre de l’équipe. Les équipes géographiquement séparées ont plus de mal à s’aligner et à développer des interactions. Sans lien émotionnel entre les membres d’une équipe internationale, des malentendus et un manque de confiance peuvent s’installer, nuisant à la collaboration et à la productivité.
La planification des réunions
L’un des défis les plus courants pour les membres les plus éloignés d’une équipe internationale est de s’adapter au calendrier du bureau central. Demander à des collaborateurs en télétravail de rester connectés jusqu’à minuit pour participer à une réunion d’équipe peut leur donner le sentiment de ne pas être valorisés et affecte inévitablement leur productivité et leur satisfaction au travail. Respecter le fuseau horaire de chaque membre est essentiel pour connecter des équipes mondiales.
La prise de décision
Au sein d’équipes internationales, le processus de prise de décision peut devenir laborieux, surtout lorsqu’il requiert l’approbation de plusieurs interlocuteurs. Il peut prendre beaucoup plus de temps que nécessaire, compte tenu des différents fuseaux horaires des membres de l’équipe. Par ailleurs, si une décision importante est prise sans consulter les membres les plus éloignés, ceux-ci peuvent se sentir exclus et peu respectés, ce qui engendre un manque de confiance au sein de l’équipe.
Les barrières linguistiques
Traditionnellement, les membres les plus périphériques de l’équipe doivent parler la langue de l’équipe centrale et s’adapter à son style de communication, ce qui ne va pas toujours de soi. En raison des barrières linguistiques et culturelles, des malentendus peuvent survenir entre les membres de l’équipe et certains d’entre eux peuvent être négligés par le reste du groupe.
L’accès au responsable d’équipe
Les collaborateurs les plus éloignés ont généralement peu accès au responsable d’équipe. Il leur est donc beaucoup plus difficile de se faire remarquer et d’exprimer leurs préoccupations.
Comment connecter des équipes internationales
Chez SalesTim, nous sommes nous-mêmes une équipe internationale. Nous parlons donc d’expérience lorsque nous affirmons qu’il existe des moyens de relever ces défis. Voici quelques conseils pour maintenir l’engagement, la motivation et la bonne humeur de votre équipe mondiale !
Proposer un espace de collaboration efficace
La première étape pour connecter des équipes internationales consiste à leur fournir tous les outils nécessaires à une collaboration efficace avec leurs collègues.
Il est important que vos collaborateurs puissent communiquer librement où qu’ils se trouvent, en envoyant des messages instantanés, en informant toute l’équipe des mises à jour importantes dans des canaux dédiés et en organisant facilement des réunions vidéo interactives.
Microsoft Teams est la plateforme idéale pour connecter vos équipes mondiales : elle guide leur collaboration via des équipes et des canaux, permet de partager des fichiers et de travailler dessus ensemble depuis un seul endroit, et améliore la productivité de l’équipe grâce à ses nombreuses intégrations.
Découvrez les 10 raisons pour lesquelles Microsoft Teams est adapté à votre entreprise.
Cultiver votre culture d’entreprise
L’une des responsabilités les plus importantes d’un responsable d’équipe internationale est d’insuffler une culture d’entreprise forte et positive.
Communiquez clairement à vos collaborateurs les valeurs de votre entreprise, telles que la valorisation des talents et la promotion de la diversité. Soyez transparent sur vos attentes et les responsabilités de chacun, et formulez-les par écrit. Il peut être judicieux de demander à vos collaborateurs de contribuer à l’élaboration d’un guide de la culture d’entreprise afin d’en enrichir la substance.
Vous pouvez créer un site SharePoint entièrement dédié à la culture d’entreprise de votre organisation et préciser ce qu’elle représente. Vous pourrez ensuite l’ajouter sous forme d’onglet dans un canal dédié de votre équipe à l’échelle de l’organisation.
Mettez l’accent sur le bien-être des collaborateurs, encouragez le fait de « décrocher » et le maintien d’un équilibre vie professionnelle/vie personnelle sain.
En savoir plus sur la façon de bâtir une culture du travail à distance.
Gérer les décalages horaires
Souvent, au sein d’équipes internationales, les mêmes personnes supportent le fardeau des réunions très tôt le matin ou très tard le soir. Pour garder votre équipe mondiale connectée, il est toutefois essentiel de respecter les décalages horaires de chaque membre. Vous pouvez faire tourner les horaires des réunions récurrentes chaque semaine afin d’équilibrer les contraintes.
Ainsi, vos collaborateurs de San Francisco n’auront pas à assister à des réunions matinales chaque semaine, et vos collègues de Shanghai n’auront pas non plus à rester connectés jusqu’à minuit.
Vous pouvez utiliser l’Assistant Planification de Microsoft Teams pour programmer des réunions récurrentes et visualiser les disponibilités de tous les membres de l’équipe.
Par ailleurs, vous pouvez choisir d’enregistrer les réunions et de les partager ultérieurement avec vos collaborateurs. C’est une bonne pratique lorsque vous organisez une grande réunion d’équipe et que seuls quelques membres ne peuvent y assister en raison des décalages horaires.
Encourager les points réguliers et les liens d’amitié
Rien ne vaut un déjeuner avec ses collègues ou l’organisation d’un week-end pour toute l’équipe. Ces expériences de cohésion sont essentielles pour établir un lien émotionnel et développer un sentiment d’appartenance. Et même si vous ne pouvez pas être physiquement présent auprès de chaque collaborateur, il existe des façons de créer des liens avec les membres de votre équipe.
Tirez parti des réunions virtuelles pour mieux connaître votre équipe et favoriser les amitiés. Il peut être utile de planifier des entretiens individuels réguliers avec chaque collaborateur pour partager des retours et s’assurer que chaque voix est entendue.
Il peut également être agréable d’organiser des pauses café virtuelles occasionnelles et des événements de team building. Votre équipe est peut-être dispersée aux quatre coins du globe, mais ces petits points virtuels montreront que vous vous souciez d’elle et boosteront la productivité de votre équipe.
De plus, vous pouvez évaluer le bien-être de votre équipe et prendre les mesures recommandées grâce à Microsoft Viva Insights.
Recueillir les retours
Pour valoriser les talents diversifiés de votre équipe et vous assurer que tous vos collaborateurs se sentent appréciés, il peut être utile de recueillir régulièrement leurs retours sur des sujets importants. Cela peut concerner leur développement personnel et leurs ambitions, le travail d’équipe ou la stratégie globale de l’entreprise. Leurs idées peuvent véritablement faire la différence pour votre organisation et vous aider à créer des liens avec eux, en leur montrant que vous vous intéressez à eux.
Il existe plusieurs façons de procéder dans Microsoft Teams :
- Via des discussions lors de réunions vidéo dans Microsoft Teams
- En encourageant les échanges dans un canal dédié, créé spécifiquement pour la vie et les activités de l’équipe
- En créant un formulaire ou un sondage et en posant des questions sur des sujets d’actualité
Surmonter les barrières linguistiques
Pour certains membres de votre équipe, il peut être difficile de participer aux réunions s’ils ne sont pas locuteurs natifs. De plus, si leur culture n’encourage pas la critique directe, ils ne se sentiront pas à l’aise pour exprimer ouvertement leurs retours.
Pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, vous pouvez formuler par écrit des règles et des bonnes pratiques pour les réunions d’équipe. Par exemple, rappeler aux locuteurs natifs de parler plus lentement et de récapituler les points les plus importants après chaque intervention. Il peut être utile de prendre des notes de réunion et de les partager ensuite avec toute l’équipe.
Vous pouvez également être transparent sur vos attentes en matière de retours. Ainsi, chacun se sentira plus à l’aise pour exprimer son avis sur les points clés.
Vous pouvez aussi envisager d’activer les sous-titres en direct lors des réunions dans Microsoft Teams, voire d’enregistrer les réunions.
Partager les connaissances et l’expertise
Pour garantir un accès facile à l’information, vous pouvez créer un espace permettant de suivre les données selon différents sujets. Cela est réalisable avec Microsoft Viva Topics. En combinant intelligence artificielle, sites modernes SharePoint et Microsoft Search, la plateforme vous permet de centraliser toutes les informations en un seul endroit. L’IA identifie les connaissances et les personnes, et les organise automatiquement en rubriques thématiques.
De plus, vous pouvez encourager les membres de votre équipe internationale à se connecter avec leurs collègues d’autres départements et d’autres sites pour partager expertise, connaissances et centres d’intérêt. Vous pouvez organiser des communautés Yammer (désormais Viva Engage) pour les chefs de projet, les équipes marketing ou les passionnés d’éco-responsabilité !
Vous pouvez également tirer parti de Viva Connections. Il s’agit d’un espace de travail numérique personnalisé qui permet aux collaborateurs de gérer leurs communications internes et d’accéder aux ressources de l’entreprise, telles qu’un recueil de politiques internes, des actualités et des communautés d’entreprise.
Gérer des collaborateurs dispersés à travers le monde n’est pas toujours simple. Cependant, les avantages d’une équipe internationale l’emportent largement sur ses défis. S’efforcer de développer une culture d’entreprise positive, respecter la culture, le mode de travail et les besoins de chacun, garantir un accès équitable à l’information et aux connaissances, tout en dotant vos collaborateurs d’outils numériques de collaboration efficaces : voilà d’excellentes façons de connecter vos équipes mondiales et d’accroître leur engagement.