How to Use Yammer with Microsoft Teams
Tout le monde s’accorde à dire que la collaboration efficace est au cœur de toute entreprise. Pourtant, la plupart des organisations peinent encore à mettre en place des outils adaptés pour optimiser leur communication interne, ce qui pèse sur la productivité des équipes. Heureusement, ce problème peut être résolu en choisissant les bons logiciels : Microsoft Teams et Yammer (désormais Viva Engage).
Plongeons dans l’univers de la collaboration numérique pour découvrir comment Yammer et Microsoft Teams peuvent vous aider à améliorer la communication au sein de votre organisation.
La collaboration en entreprise
Une collaboration réussie est essentielle pour stimuler la productivité et soutenir la croissance de toute organisation. Travailler avec des personnes aux profils et aux niveaux d’expérience variés apporte de nouvelles perspectives dans la résolution de problèmes et favorise des idées plus créatives ainsi que de meilleurs résultats. En réalité, 86 % des collaborateurs et des dirigeants attribuent les échecs en entreprise à un manque de collaboration ou à une communication inefficace.
Le travail en équipe encourage les collaborateurs à donner le meilleur d’eux-mêmes, à être plus rapides et plus efficaces. De plus, des relations de travail saines favorisent la fidélisation des employés et la satisfaction globale au travail.
La collaboration en entreprise implique un travail collectif orienté vers un objectif commun, grâce au partage des connaissances et des idées. Mais elle nécessite souvent un cadre structuré et des impulsions régulières pour s’assurer que chacun se retrouve au bon endroit au bon moment.
La collaboration numérique
Aujourd’hui, la collaboration virtuelle est devenue courante, même dans les espaces de bureau où les employés peuvent facilement se retrouver en personne. Les avancées technologiques permettent aux personnes de se connecter de n’importe où et à n’importe quel moment, en créant un environnement de travail numérique propice à une collaboration efficace. Dans un contexte où le télétravail reste répandu, la collaboration numérique s’impose comme une nouvelle norme, appelée à supplanter progressivement les pratiques traditionnelles.
Selon une étude McKinsey, dès 2016, jusqu’à 80 % des organisations interrogées utilisaient des outils de collaboration sociale. Tout indique qu’aujourd’hui ce chiffre est bien plus élevé.
Les entreprises du secteur informatique suivent de près l’évolution des pratiques de travail et proposent une multitude de logiciels permettant aux organisations de collaborer dans un environnement numérique. Face à cette diversité, il peut être difficile de choisir l’outil le mieux adapté aux besoins et aux objectifs de votre entreprise.
Applications de messagerie instantanée et réseaux sociaux d’entreprise
Pour choisir l’outil adapté, commencez par vous demander ce que vous souhaitez accomplir avec une application de collaboration. Voulez-vous toucher un public plus large à l’échelle de toute l’organisation, partager des connaissances, annoncer des événements à venir et encourager les prises de parole ? Dans ce cas, orientez-vous vers un logiciel de réseau social d’entreprise (RSE) qui vous permettra d’assurer une communication à l’échelle de l’organisation.
Ou peut-être avez-vous besoin d’une plateforme dédiée à la collaboration étroite au sein d’une équipe, permettant à ses membres de travailler ensemble sur des documents, d’échanger rapidement des informations et de faire avancer les projets ? Les outils de collaboration par messagerie instantanée sont précisément conçus pour cela.
Et si vous aviez besoin des deux ? En définitive, choisir la bonne application est essentiel pour une collaboration réussie à l’échelle de l’organisation. Beaucoup offrent une excellente expérience utilisateur et garantissent une collaboration efficace. Aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur Yammer et Microsoft Teams, et explorer les différents scénarios dans lesquels chacun se révèle particulièrement efficace.
À propos de Yammer
Yammer est une application RSE unique dédiée à la communication interne à l’échelle de l’entreprise. Elle a été conçue pour exploiter le potentiel interne de l’organisation afin de relever de véritables défis métier. Elle favorise les échanges au niveau corporate et sert de plateforme pour la création de communautés, le partage de connaissances et l’engagement transversal.
Conçu à l’origine comme un outil de communication interne par Geni, Yammer a été lancé en tant que produit indépendant en 2008, avant d’être acquis par Microsoft quatre ans plus tard. À ce jour, Yammer est intégré à Microsoft 365 et au plan entreprise d’Office 365. Reconnu comme l’un des outils de collaboration les plus efficaces dans les grandes entreprises, Yammer est aujourd’hui utilisé par 85 % des entreprises du Fortune 500.
Yammer connecte les collaborateurs à travers toute l’organisation et offre un large éventail de fonctionnalités. Son objectif principal est de rendre le processus de collaboration plus fluide et plus efficace.
L’équipe d’ingénierie de Yammer travaille en permanence à l’amélioration de l’application. Elle a annoncé récemment que le logiciel est désormais disponible en disponibilité générale pour le grand public. Cette remise à niveau inclut également de nouvelles fonctionnalités, telles que le partage d’annonces à grande échelle, la personnalisation de l’espace « Toute l’entreprise », des événements en direct et une expérience vidéo améliorée, des conversations contrôlées, et bien plus encore.
Espace de collaboration par messagerie instantanée
Avez-vous déjà réalisé quelle part de votre temps de travail vous consacrez à collaborer avec vos équipes ? Selon des données récentes, dans de nombreuses entreprises, les collaborateurs consacrent jusqu’à 80 % de leur temps à des activités collaboratives.
Rédiger des e-mails, attendre des réponses, organiser des réunions tout en jonglant entre plusieurs applications peut s’avérer épuisant. Cela peut à son tour entraîner une perte d’efficacité et une mauvaise gestion du temps.
La possibilité de discuter avec les membres de l’équipe et de recevoir des réponses instantanées peut considérablement améliorer les performances de l’équipe et faire gagner un temps précieux. Cependant, si vos collaborateurs commencent à utiliser Messenger ou WhatsApp pour communiquer au sujet de leur travail, vous perdez le contrôle sur les informations partagées. Cela peut provoquer des fuites de données sensibles et causer des dommages importants à l’organisation.
Microsoft Teams offre une plateforme mieux structurée pour les échanges professionnels. Il propose la même facilité d’utilisation et la même expérience que les applications de réseaux sociaux.
En même temps, il donne à l’entreprise le contrôle sur la façon dont les équipes sont créées et sur les informations partagées. Et bien sûr, l’un de ses principaux atouts est la possibilité d’intégrer diverses applications, de créer des onglets et de laisser des commentaires.
Avec Microsoft Teams, les informations importantes et les fichiers partagés ne se perdent pas dans un flux de conversations éparpillées entre de multiples chats. Teams vous permet également de réduire les allers-retours entre les applications, car elles peuvent être intégrées directement dans le logiciel, notamment Planner, SharePoint et d’autres applications tierces.
Scénarios de collaboration en équipe
Microsoft Teams peut être utilisé pour collaborer avec les membres de tous vos services, pour des usages variés.
Le service RH peut utiliser Teams pour coordonner ses activités via des canaux dédiés au recrutement, à l’intégration des nouveaux collaborateurs, et bien d’autres sujets. Ces canaux permettent de mieux organiser les processus d’entretien, de préparer les tâches d’onboarding et de partager les documents importants selon les besoins de l’entreprise.
Le service client peut tirer parti de Teams pour partager les réclamations courantes et les recommandations, ainsi que pour transmettre les problèmes aux autres services.
La gestion des réseaux sociaux devient beaucoup plus simple avec Microsoft Teams. Vous pouvez coordonner rapidement vos actions pour répondre aux commentaires négatifs, analyser le sentiment public et préparer des campagnes sur les réseaux sociaux.
La gestion de projet peut également gagner en efficacité. Vous pouvez communiquer avec vos équipes sur les délais, organiser des réunions, discuter de la planification et inviter des prestataires à des visioconférences.
Le département marketing peut échanger sur la création de contenu, discuter des objectifs et du budget, envoyer des rapports et bien plus encore avec Microsoft Teams.
L’équipe d’ingénierie peut tirer profit de Teams grâce à son intégration avec les outils de développement, ce qui permet des échanges continus au sein d’une équipe distribuée.
Pour en savoir plus sur les différents cas d’usage de Microsoft Teams, consultez cet article de blog.
Communautés et réseaux sociaux d’entreprise
En termes simples, un réseau social d’entreprise (RSE) est un réseau social interne que les entreprises, en particulier les grandes organisations, utilisent pour favoriser la communication à l’échelle de l’organisation. Conçues sur le modèle des outils de réseaux sociaux, les applications RSE offrent une expérience agréable aux utilisateurs finaux, stimulant ainsi le moral et la productivité au travail.
Dans ce contexte, nous allons parler de Yammer, un outil unique intégré à la suite Microsoft 365.
Alors que Teams se concentre sur la communication entre les individus au sein d’une équipe ou d’un service, Yammer a pour vocation de rassembler l’ensemble des collaborateurs de l’organisation. Il comble le fossé entre les bureaux répartis aux quatre coins du monde et vous permet d’exploiter pleinement les talents et les connaissances de chaque individu au sein de l’entreprise. Il aide également ses utilisateurs à élargir leur réseau au-delà de leur équipe ou de leur service, et à obtenir l’avis d’experts qu’ils n’ont peut-être jamais rencontrés au sein de l’organisation.
Un autre aspect distinctif qui différencie Yammer des autres outils de collaboration est sa dimension de sérendipité. La fonctionnalité « Découverte » vous permet de trouver des publications tendance et d’explorer au-delà de vos centres d’intérêt habituels. Elle encourage la participation à des discussions plus larges.
Yammer est donc particulièrement utile pour les grandes organisations dont les filiales sont réparties en différents lieux et dont les interactions sont limitées, car ces entreprises risquent de passer à côté de retours et d’idées importants.
Scénarios d’utilisation d’un réseau social d’entreprise
Les applications RSE sont d’excellents outils pour favoriser la collaboration transversale. Voici quelques scénarios illustrant comment vous pouvez utiliser Yammer au sein de votre entreprise.
Si votre organisation souffre d’une communication déficiente entre la direction et les employés, il est grand temps d’adopter un réseau social d’entreprise. Grâce à cet outil, vous assurerez l’engagement des dirigeants. Les communautés Yammer aplatissent la hiérarchie au sein de l’organisation et relient les dirigeants à leurs collaborateurs grâce à une variété d’outils.
C’est une excellente initiative de déployer Yammer si vous souhaitez créer des communautés d’intérêts. Ainsi, vos collaborateurs auront l’opportunité d’apprendre les uns des autres, de partager leur expertise et de communiquer sur des problématiques communes.
Vous pouvez également promouvoir l’innovation et le changement à travers les communautés. Vos meilleurs talents, partout dans le monde, disposeront d’une plateforme pour partager des idées créatives et mettre en valeur leurs connaissances.
Cette application vous permettra de renforcer l’engagement des collaborateurs et de favoriser un environnement de travail positif, aussi bien pour les équipes seniors que juniors.
Microsoft Teams et Yammer : quelles différences et quand utiliser chacun ?
Microsoft Teams et Yammer ont tous deux été créés pour améliorer la collaboration et le partage des connaissances, tout en offrant une expérience utilisateur innovante. Si ces applications proposent des fonctionnalités similaires, elles offrent une expérience utilisateur radicalement différente et répondent à des besoins distincts. En quoi diffèrent-elles concrètement ?
La principale différence réside dans le public qu’elles ciblent. Pour mieux comprendre les approches respectives de Microsoft Teams et de Yammer, on peut les représenter sous la forme de cercles intérieur et extérieur.
Teams représente votre cercle intérieur — ce sont les personnes avec lesquelles vous travaillez en étroite collaboration, partagez les mêmes projets et/ou responsabilités, et avec qui vous communiquez quotidiennement. Le volume de messages y est donc bien plus élevé, et les informations partagées ne sont visibles que par les membres d’une équipe ou d’un canal.
Dans Yammer, en revanche, vous pouvez entrer en contact avec des personnes que vous ne connaissez peut-être pas au sein de votre organisation. Vous êtes exposé à un public bien plus large ; les notifications que vous recevez concernent l’ensemble de l’entreprise. C’est votre cercle extérieur. Chacun peut participer librement aux discussions, partager ses opinions, liker des publications et suivre des hashtags. Vous pouvez même accéder à certaines publications sans être membre de la communauté, si quelqu’un vous partage un lien.
Le volume de messages est traditionnellement bien plus faible dans Yammer. Aucune information sensible ou confidentielle n’y est débattue publiquement, car tout le monde peut y accéder.
Microsoft Teams ou Yammer ?
Comment choisir entre Teams et Yammer ? La réponse est simple : pensez au public que vous souhaitez toucher et à l’objectif que vous voulez atteindre.
Vous cherchez à travailler avec un groupe restreint de personnes au sein de votre entreprise — celles en qui vous avez le plus confiance et avec qui vous échangez probablement tous les jours — pour partager des idées et des tâches ? Optez pour Teams !
Vous souhaitez effectuer ou suivre des annonces à l’échelle de l’entreprise, accéder aux connaissances collectives de l’organisation et rester informé des activités et événements internes ? Yammer est fait pour vous.
Si vous travaillez dans une grande organisation, vous aurez peut-être intérêt à utiliser à la fois Microsoft Teams et Yammer, car ils offrent des approches différentes de la collaboration. Selon les sujets que vous souhaitez aborder, vous alternerez naturellement entre les deux.
En revanche, pour une petite ou moyenne entreprise, il est souvent plus judicieux de n’utiliser que Teams.
Microsoft Teams et Yammer : exemples de scénarios concrets
Pour vous montrer comment Yammer et Microsoft Teams fonctionnent ensemble, voici quelques scénarios. Il est parfois utile de voir comment d’autres organisations utilisent Teams et les communautés pour stimuler notre imagination et comprendre comment nous pouvons tirer parti des deux logiciels selon nos besoins métier. À vous de jouer !
Équipes de gestion de projet et communautés de gestion de projet
Imaginez que vous êtes chef de projet dans une grande entreprise disposant de filiales dans plusieurs pays à travers le monde. Vous et votre équipe travaillez actuellement sur un projet à Londres. Vous faites face à des problèmes juridiques qui entravent la mise en œuvre du projet. Il est fort possible que vous ne puissiez pas respecter le délai, mettant ainsi l’ensemble du projet en péril.
Le projet sur lequel vous travaillez est nouveau, et vous sentez que vous avez besoin de l’avis d’experts d’autres membres de l’organisation qui ont géré des projets similaires par le passé et pourraient vous donner de précieux conseils.
Vous avez entendu dire que l’entreprise a rencontré des problèmes similaires à New York il y a quelques années. Ou était-ce à Los Angeles ? Vous savez qu’il y a des centaines de chefs de projet dans votre entreprise à travers le monde, et que quelqu’un pourrait être en mesure de vous aider. Mais comment les contacter si vous ne savez même pas à qui vous adresser ?
C’est là qu’intervient Yammer : cette application vous permet de vous connecter avec n’importe qui dans l’organisation autour de communautés. Il vous suffit de trouver la communauté correspondant à vos besoins et de solliciter un conseil.
De plus, avec Yammer, vous bénéficiez également d’un fil thématique. Il vous permet de suivre non seulement une communauté, mais aussi des hashtags sur votre sujet d’intérêt, par exemple #GestionDeProjet. Vous resterez ainsi toujours informé de toutes les activités de gestion de projet au sein de votre entreprise.
Intégrez Yammer dans Teams et les membres de votre équipe pourront échanger sur les idées proposées par la communauté de gestion de projet, directement dans leur équipe de gestion de projet.
Dans une grande organisation, il est probable que vos collaborateurs n’aient jamais parlé au PDG en personne, voire ne l’aient jamais vu. Cela peut paraître anodin, mais cela peut conduire les employés à se sentir déconnectés et moins motivés. De plus, le manque de communication entre la direction et les collaborateurs nuit à la productivité et génère des pertes de temps.
Les dirigeants sont des personnes très occupées, et il n’y a tout simplement pas assez d’heures dans une journée pour qu’ils puissent communiquer individuellement avec l’ensemble des collaborateurs. Vous réalisez cependant que résoudre ce problème augmenterait la satisfaction au travail dans l’entreprise et améliorerait la productivité. Comment améliorer la communication interne et aplatir la hiérarchie dans l’organisation ?
Créer une communauté « CEO Connection » serait une excellente solution. Elle permettrait à vos collaborateurs de poser des questions à la direction et d’obtenir des retours précieux sur leur travail, dans un environnement numérique où les PDG peuvent répondre à leur rythme, dès qu’ils trouvent un créneau dans leur agenda chargé.
Cette communauté garantit que les collaborateurs partagent la vision de la direction et se sentent écoutés. Elle constitue également une excellente plateforme pour organiser des événements d’entreprise en direct et favoriser un dialogue bidirectionnel.
Vous pouvez y ajouter des fichiers et des liens importants pour cette communauté et les épingler sur la page principale afin que personne ne les rate.
Vous pouvez intégrer la communauté CEO Connection dans Teams de n’importe quel service de votre entreprise (RH, marketing, etc.). Ainsi, vous recevrez toutes les annonces, participerez aux discussions et pourrez poser des questions directement depuis Teams.
Comment intégrer les communautés et sujets Yammer dans une équipe ?
Si votre organisation souhaite utiliser à la fois MS Teams et Yammer, nous avons une bonne nouvelle pour vous. Microsoft a intégré Yammer dans Teams et vous pouvez désormais y ajouter facilement des communautés.
Mais pourquoi intégrer les deux en premier lieu ? Principalement parce que cela améliore considérablement la communication à différents niveaux. Votre équipe recevra des notifications instantanées des publications des communautés et pourra en discuter en interne avant de faire des déclarations publiques. Cela permettra également à votre équipe de rester informée des mises à jour importantes.
Prenons l’exemple de la gestion de projet pour illustrer comment intégrer des communautés Yammer dans votre équipe.
- Créez une communauté Gestion de projet dans Yammer et donnez-lui un accès public afin que tout le monde dans le réseau puisse consulter les conversations et les publications.
2. Dans MS Teams, choisissez l’équipe que vous utiliseriez pour votre équipe de gestion de projet.
3. Cliquez sur + dans la barre d’onglets de l’environnement Teams et recherchez Communautés.
4. Dans la section Type de contenu, sélectionnez Groupe Yammer.
5. Tapez Gestion de projet dans la barre de recherche et votre communauté apparaîtra instantanément. Sélectionnez-la et cliquez sur Enregistrer.
6. Créez une équipe Gestion de projet à partir de ce modèle, et la communauté de gestion de projet sera automatiquement ajoutée.
En suivant ces étapes simples, vous recevrez toutes les mises à jour de la communauté sans avoir à quitter votre environnement d’équipe.
Comment intégrer à grande échelle des communautés et sujets Yammer dans Microsoft Teams avec des modèles ?
Si vous travaillez dans une grande entreprise où de nouvelles équipes sont constamment créées, il deviendra rapidement fastidieux de passer du temps à reconstruire les équipes, à télécharger les mêmes fichiers et à ajouter les mêmes onglets et canaux. Vous souhaiteriez apporter de la cohérence au fonctionnement de vos outils de communication numérique.
Imaginez un modèle opérationnel dans lequel le travail d’équipe et les interactions au sein des communautés sont liés et alignés sur vos besoins métier.
C’est possible. Grâce aux modèles Microsoft Teams de SalesTim.
Notre mission est d’aider toutes les organisations du monde à rendre le travail d’équipe efficace à grande échelle. Nous y parvenons grâce à une technologie avancée de modèles Microsoft Teams, dans laquelle nous intégrons Teams avec d’autres applications, dont Yammer.
Comment pouvons-nous vous aider à aligner le travail d’équipe et les communautés sur vos besoins métier ? Commençons par parler des modèles.
Qu’est-ce qu’un modèle Microsoft Teams par SalesTim ?
La technologie SalesTim vous permet de créer des modèles Microsoft Teams et de déployer des équipes en un seul clic. Cela vous fera gagner, à vous et à vos collaborateurs, un temps considérable, puisque vous n’aurez besoin de créer votre modèle qu’une seule fois. Par la suite, chaque fois que le modèle sera utilisé pour créer de nouvelles équipes, tous ses composants seront automatiquement ajoutés.
L’ajout de canaux, de fichiers et d’onglets tels que des sites web, des applications Microsoft — dont Yammer — et des applications tierces ne posera plus aucun problème. Ils seront clonés par défaut à partir du modèle.
Grâce à votre catalogue prêt à l’emploi, conçu pour répondre à plusieurs besoins métier, vous pouvez créer des modèles personnalisés avec des canaux pertinents, un Planner préconstruit et des consignes.
De plus, lors de la création des modèles, vous pouvez définir des politiques de gouvernance : convention de nommage, processus d’approbation, gouvernance des canaux privés, politiques de sécurité et audience cible.
Créez votre modèle Teams avec des communautés et sujets Yammer
1. Créez l’équipe originale avec les canaux, fichiers et onglets.
2. Ajoutez Yammer à votre onglet (choisissez un groupe ou un sujet).
3. Créez un modèle à partir de l’équipe originale.
Créez des équipes à partir de modèles avec Yammer
1. Cliquez sur le bouton Accueil dans la barre latérale de votre environnement Teams.
2. Choisissez + Nouvelle équipe
3. Sélectionnez le bon modèle et renseignez toutes les informations nécessaires.
4. Cliquez sur Envoyer.
C’est fait ! Vous obtiendrez une équipe entièrement configurée avec les canaux, onglets, fichiers et paramètres copiés.
Yammer et Microsoft Teams sont d’excellentes plateformes de communication qui peuvent considérablement améliorer les processus de collaboration au sein de votre entreprise. Il est cependant important de savoir quand utiliser chacun pour assurer une communication efficace dans votre organisation.
Teams vous aidera à collaborer sur des projets de groupe, à discuter des délais et à résoudre des problèmes, tandis que Yammer est là pour favoriser les échanges d’expertise entre personnes de différents services ou filiales, ainsi que pour les discussions et annonces transversales. Utilisez les deux selon les besoins en intégrant des communautés dans vos équipes Teams, et tenez votre équipe informée des activités de l’entreprise.
Vous souhaitez en savoir plus sur la technologie de modèles Microsoft Teams ? SalesTim est un logiciel qui vous permet de créer des modèles avec des fichiers, dossiers, membres et onglets copiés. Il vous permet également de mettre en place des politiques de gouvernance avec la gestion de la création de canaux privés, les conventions de nommage, les politiques de confidentialité, et bien plus encore.
En savoir plus sur la technologie de modèles SalesTim.