How to Improve the Procurement Process with Microsoft Teams
Comme tous les autres secteurs d’activité dans le monde, le procurement adopte lui aussi de nouvelles façons de travailler. Le rôle des achats au sein des organisations ne cesse de s’élargir, ce qui pousse les équipes en charge des achats à faire face à des défis croissants grâce aux outils de collaboration numérique. C’est pourquoi nous allons aujourd’hui examiner de plus près ce scénario et voir comment améliorer le procurement avec Microsoft Teams.
Les défis du procurement
Passons en revue quelques-uns des défis du procurement auxquels Microsoft Teams peut apporter des réponses.
Les retards
Les retards sont inévitables dans le procurement et peuvent survenir à n’importe quelle étape du processus. Les causes sont variées : non-respect des spécifications produit, allongement du processus d’approbation, etc.
Des chaînes d’approvisionnement plus longues multiplient les risques de retard. Intégrer Microsoft Teams à votre processus d’achat permettra à votre équipe de stocker et d’analyser des données, de communiquer efficacement avec les fournisseurs et de répondre plus rapidement, réduisant ainsi le risque de retards.
La gestion des fournisseurs
Entretenir une relation de confiance et durable avec ses fournisseurs est un atout majeur pour votre stratégie d’achat. Cependant, identifier le bon prestataire, suivre ses performances et garantir un approvisionnement stable en produits de qualité reste une tâche complexe. Pour faciliter ce processus, vous avez besoin d’une solution qui permette à votre équipe d’intégrer, de suivre et de communiquer avec les fournisseurs de manière simple et efficace.
L’alignement interne
L’alignement du département achats avec le reste de l’organisation est essentiel pour une collaboration fluide. Or, coordonner plusieurs départements autour de leurs besoins en matière d’achats peut s’avérer délicat, en particulier dans un contexte de travail à distance.
Microsoft Teams peut servir de plateforme de communication et de collaboration, garantissant ainsi cet alignement interne.
L’inconsistance et l’inefficacité des processus
Les achats de dernière minute sont fréquents, ce qui génère des coûts supplémentaires et des incohérences dans le processus d’achat. Ces achats urgents peuvent résulter de retards dans les spécifications techniques, du non-respect du planning ou de lenteurs dans l’évaluation et la négociation.
Le non-respect des directives d’achat affecte inévitablement d’autres départements, comme le marketing et les ventes.
La gestion et la réduction des risques
Les risques liés à l’approvisionnement constituent un défi permanent dans le processus d’achat. Trouver des fournisseurs fiables, garantir la qualité, minimiser les risques de marché et prévenir la fraude font partie intégrante de la gestion des risques. Cela nécessite un effort collectif de toute l’équipe achats.
Un outil de collaboration simple d’utilisation, favorisant le travail en temps réel et réunissant plusieurs canaux de communication, peut aider votre équipe à réagir plus vite face à tout risque potentiel. Par ailleurs, la création et le partage de directives d’achat leur permettront de trouver rapidement des solutions efficaces.
Le stockage de données non structurées
Pour prendre toute décision d’achat, votre équipe doit avoir accès facilement aux bonnes données. Garder toutes les informations structurées permettra à votre équipe de gagner du temps dans la recherche et le traitement des données. Cela évitera également les doublons de fichiers et les erreurs dans les commandes.
Comment Microsoft Teams peut faciliter le processus d’achat
Structurer votre communication
Avec Microsoft Teams, votre équipe achats peut facilement structurer l’ensemble du cycle d’achat en créant une équipe pour chaque nouvelle commande. Vous pouvez créer des canaux dédiés à chaque étape du processus d’achat, de l’identification des bons fournisseurs jusqu’à la négociation d’un accord.
Ainsi, votre équipe bénéficiera de conversations structurées et pourra stocker et partager des informations dans un espace dédié. Elle pourra trouver facilement les bonnes informations, ce qui accélérera la prise de décision.
Tenir des conversations et des réunions sécurisées
Microsoft Teams vous permet d’inviter des utilisateurs invités dans vos équipes et même dans des canaux privés, ce qui facilite grandement la communication entre votre équipe achats et vos fournisseurs.
Vous pouvez les convier à des réunions vidéo pour les négociations, partager de la documentation relative à la conformité et aux exigences, mais aussi leur assigner des tâches et suivre leur avancement.
Gérer le temps efficacement
L’une des meilleures façons de réduire les incohérences dans le processus d’achat, de respecter les délais et d’aligner les activités avec les autres départements est d’utiliser Planner. Cette application Microsoft est un outil de gestion des tâches qui vous permet de créer et de catégoriser des tâches, d’ajouter des listes de contrôle, des échéanciers, des fichiers et des liens, ainsi que de les assigner à plusieurs utilisateurs.
Créez des tâches pour chaque étape du processus d’achat et assignez-les aux membres de votre équipe et à vos fournisseurs. Vous pouvez même définir le niveau de priorité et suivre l’avancement de chaque tâche.
Cette approche peut également s’appliquer aux équipes des autres départements de votre organisation, en créant les tâches correspondantes.
Créer et suivre des directives
Pour gérer et réduire les risques, rien de mieux que d’élaborer et de respecter des directives pour le processus d’achat. Pour en garantir la visibilité et l’accessibilité, vous pouvez créer un site SharePoint, puis l’épingler en tant qu’onglet dans le canal concerné.
Ajoutez-y toutes les règles de conformité, les réglementations, la liste des fournisseurs connus et fiables, les priorités principales, ainsi que tout document susceptible d’aider votre équipe.
Partager et mettre à jour les données
Chaque canal de Microsoft Teams dispose d’un onglet Fichiers connecté à SharePoint. Vous pouvez y créer, importer et stocker n’importe quel document, offrant ainsi à votre équipe achats un espace de stockage performant. Centraliser toutes vos données dans un seul espace et la possibilité de les partager via des publications ou des messages privés facilite la gestion des données et évite les doublons.
Collaborer sur des fichiers
Une autre fonctionnalité majeure de Microsoft Teams, souvent sous-estimée, est la collaboration en temps réel. Les membres de votre équipe n’ont plus besoin d’attendre qu’un collègue leur envoie un document mis à jour : tout le monde peut le modifier simultanément, laisser des commentaires avec des mentions et suivre toutes les modifications apportées au fichier.
Si vous invitez vos fournisseurs en tant qu’utilisateurs invités dans votre équipe, ils peuvent également collaborer sur les fichiers et réagir rapidement à toute modification.
Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées et peuvent être récupérées en cas d’erreur.
Intégrer n’importe quelle application
L’un des grands atouts de Microsoft Teams est de permettre l’intégration d’applications tierces directement dans votre environnement Teams. Ainsi, si votre équipe achats utilise une application spécifique à son secteur, elle peut l’utiliser directement dans Teams. De plus, avec Power Automate, vous pouvez synchroniser l’application avec Teams et recevoir des publications automatiques dans le canal défini pour toute activité dans l’application.
Le modèle de collaboration pour le processus d’achat
Créer une équipe pour chaque bon de commande peut rapidement devenir chronophage. Étant donné que ces équipes suivent la même structure avec des canaux, des onglets et des fichiers récurrents, vous pouvez automatiser ce processus grâce aux modèles de collaboration Microsoft Teams.
Les modèles ne vous font pas seulement gagner du temps et de l’énergie lors de la création des équipes — du temps que vous pourriez consacrer à la gestion des fournisseurs. Ils évitent également la prolifération des équipes — une création non contrôlée d’équipes — en maîtrisant le processus de création, et vous permettent de définir des politiques de gouvernance spécifiques, de sécuriser vos données et de structurer vos équipes.
Dans l’exemple ci-dessous, vous pouvez voir comment les modèles de collaboration peuvent s’appliquer au processus d’achat.
Canaux
Les étapes du processus d’achat sont généralement similaires au sein d’une même entreprise, ce qui signifie que chacune de vos équipes achats peut disposer des mêmes canaux.
Vous pouvez créer l’équipe originale qui servira de modèle et y ajouter les canaux applicables à vos équipes achats.
Par exemple, vous pouvez inclure des canaux tels que :
- Fournisseurs
- Budget
- Contrôle qualité
- Négociations, etc.
Fichiers et onglets
Pour que votre équipe achats soit immédiatement opérationnelle pour un nouvel achat, vous pouvez charger dans votre modèle tous les fichiers nécessaires qui pourraient être utiles pour de futures transactions. Il peut s’agir de documentation de conformité, de réglementations, de contrats, de listes de fournisseurs, etc.
Vous pouvez également épingler les plus importants en tant qu’onglets pour en garantir la visibilité.
Il est aussi possible de préconfigurer des applications et de les ajouter en tant qu’onglets dans les canaux concernés, afin que votre équipe puisse se mettre au travail immédiatement.
Par exemple, vous pouvez ajouter les directives SharePoint relatives aux achats ou Planner.
Planner mérite d’ailleurs une mention particulière : grâce aux modèles de collaboration, vous pouvez préconstruire un Planner prêt à l’emploi avec toutes les tâches, listes de contrôle et pièces jointes automatiquement copiées dans les nouvelles équipes. Vous n’avez donc plus à perdre du temps à préparer des tâches récurrentes pour chaque nouvelle équipe : vous disposez d’un outil de gestion des tâches déjà préconfiguré.
Les membres de votre équipe pourront ensuite modifier les tâches selon leurs besoins.
Politiques de gouvernance
En plus de faciliter l’expérience utilisateur dans Microsoft Teams, les modèles de collaboration vous permettent également de mettre en place des politiques de gouvernance avancées. Voici quelques politiques clés.
Convention de nommage
Lors de la configuration de votre modèle, vous pouvez définir une convention de nommage afin que chaque nouvelle équipe créée à partir du modèle soit nommée selon cette directive. Cela vous permettra de mieux organiser votre espace de collaboration numérique et de garder une trace des nouvelles équipes.
Vous pouvez également définir une convention pour l’adresse e-mail du groupe Office 365, la description de l’équipe et le message de bienvenue.
Processus d’approbation
Vous pouvez déléguer l’approbation de la création d’une nouvelle équipe à n’importe quel utilisateur ou groupe d’utilisateurs de l’organisation, prenant ainsi le contrôle de la prolifération des équipes.
Ciblage d’audience
Cette fonctionnalité vous permet de configurer la visibilité du modèle uniquement pour des groupes de personnes définis au sein de votre organisation. Par exemple, si vous souhaitez que le modèle Procurement ne soit visible que par votre équipe achats dans Microsoft Teams, vous pouvez le paramétrer dans les réglages.
Propriétaires / Membres permanents
Pour vous assurer que certains membres soient toujours inclus dans les nouvelles équipes achats, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Propriétaires et Membres permanents des modèles de collaboration Microsoft Teams.
De plus, les membres permanents seront également ajoutés aux canaux privés au sein de ces équipes, garantissant ainsi un meilleur contrôle du contenu partagé dans les canaux privés.
Voilà, vous disposez désormais de multiples possibilités pour améliorer le procurement au sein de votre organisation. Vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités des modèles de collaboration ? Réservez une démonstration personnalisée adaptée à votre cas d’usage.