How to Promote Knowledge Sharing with Microsoft Teams

L’importance du partage des connaissances est souvent sous-estimée. Pourtant, il peut ouvrir de nouvelles opportunités, faire gagner du temps et de l’argent, améliorer les performances globales et favoriser de meilleures relations professionnelles au sein des organisations.

Dans cet article, nous vous expliquons comment votre organisation peut tirer parti du partage des connaissances et les étapes à suivre pour le favoriser avec Microsoft Teams.

Qu’est-ce que le partage des connaissances

Le partage des connaissances en entreprise englobe toutes les formes d’échanges d’informations entre les équipes et au sein de celles-ci. Par exemple, cela peut consister à tenir vos collègues informés de l’avancement d’un projet sur lequel vous travaillez, à partager des idées, à solliciter ou donner des retours et des avis d’experts, à pratiquer le mentorat, à créer des guides et des codes de bonnes pratiques, à organiser des formations, et bien d’autres choses encore.

Pourquoi le partage des connaissances est-il important

Certains avantages du partage des connaissances sont évidents. Dans l’ensemble, tout responsable aimerait voir ses processus et ses données organisés, structurés et facilement accessibles au moment voulu.

Mais au-delà du bon sens, le partage des connaissances peut transformer la façon dont les personnes travaillent et communiquent entre elles.

1. Il favorise l’alignement des équipes et des départements

Dès lors que chacun commence à partager ouvertement les avancées et les résultats de son travail, il tient ses collègues informés. Vous restez ainsi sur la même longueur d’onde, vous comprenez mieux le contexte et pouvez prendre des décisions plus éclairées et mieux réfléchies.

2. Il améliore la collaboration

Dans une culture où le partage des connaissances est encouragé, l’engagement des collaborateurs augmente en conséquence. Vos employés se sentent plus à l’aise pour prendre la parole et poser des questions. Cela favorise un meilleur travail d’équipe, à l’opposé du travail en silos.

3. Il booste les performances

La possibilité de recevoir des retours et des avis d’experts de la part de collègues plus expérimentés vous permet de mettre leurs connaissances en pratique. Le mentorat vous aide à apprendre des erreurs des autres pour les éviter à l’avenir, tout en mieux comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

4. Il encourage la responsabilisation

Lorsque vous partagez vos connaissances avec le reste de votre équipe et avec l’ensemble de l’organisation, vous prenez davantage conscience de ce que vous faites et de la raison pour laquelle vous le faites de cette façon. Le fait de partager ces informations avec d’autres personnes vous amène à les analyser plus rigoureusement et renforce votre sens des responsabilités.

5. Il développe les compétences relationnelles des collaborateurs

C’est aussi simple que cela : lorsque les personnes commencent à partager leurs connaissances, elles deviennent de meilleures communicantes et de meilleures auditrices. Ces compétences relationnelles sont essentielles pour un travail d’équipe efficace : vous apprenez à donner et à recevoir des retours, et à les appliquer dans votre quotidien professionnel. Cela stimule également vos aptitudes au leadership : par exemple, si vous devez accompagner un nouveau collaborateur ou former des membres d’autres équipes dans votre domaine d’expertise.

6. Il accélère l’exécution

Un autre avantage du partage actif des connaissances en entreprise est que toutes les informations sont bien documentées et facilement accessibles. Les personnes n’ont plus besoin de chercher les bonnes données de toutes parts ni de compter sur d’autres pour le faire. Si l’information est bien organisée, elles savent exactement où la trouver, ce qui accélère leur travail et améliore leur productivité.

Les obstacles au partage des connaissances

1. L’absence de culture du partage des connaissances

Pour de nombreuses organisations, en particulier les grandes entreprises aux modes de fonctionnement traditionnels, la culture du partage des connaissances n’existe tout simplement pas. Les collaborateurs peuvent être habitués à travailler à leur façon et réticents au changement.

Il s’agit pourtant simplement d’une question d’habitude et de compréhension de la valeur ajoutée. Vous pouvez « vendre » la culture du partage des connaissances dès lors que vous trouvez la bonne approche auprès de vos équipes.

2. Le manque d’exemplarité de la direction

Il faut pratiquer ce que l’on prêche. Si vous vous contentez de dire que tout le monde doit partager des informations sans le faire vous-même, pourquoi le feraient-ils ? Les dirigeants donnent l’exemple à suivre. Alors, si vous ne mettez pas en pratique ce que vous prônez, personne ne le fera.

3. Le manque de maturité numérique

Dans la réalité actuelle, nous partageons nos connaissances principalement de façon numérique. Presque toutes les organisations utilisent désormais des plateformes collaboratives pour organiser le travail de leurs employés. Cependant, comme nous avons commencé à utiliser ces outils relativement récemment, la plupart des personnes ne les exploitent pas pleinement. Elles ne savent donc pas vraiment quoi faire ni comment partager leurs connaissances de la manière la plus efficace. Un problème que quelques sessions de formation et une bonne stratégie d’adoption suffisent à résoudre !

4. La peur de partager

Partager tout son travail avec les autres peut parfois être inconfortable. On n’est pas toujours sûr à 100 % des décisions que l’on prend, et s’exposer ainsi peut être effrayant pour certains. L’essentiel est de comprendre que tout le monde fait des erreurs et que cela fait partie de la courbe d’apprentissage.

Notre objectif est donc assez clair : nous devons nous assurer que les collaborateurs prennent l’habitude de partager les résultats de leur travail, de donner des retours, de documenter les enseignements clés et de pratiquer d’autres formes de partage des connaissances au travail.

Il va de soi que cela doit se faire de façon numérique, c’est-à-dire en utilisant un outil collaboratif déployé dans votre organisation.

Les conseils que nous partageons ci-dessous vous aideront à comprendre comment y parvenir concrètement avec Microsoft Teams.

1. Instaurer la culture du travail en transparence

Travailler en transparence signifie partager son travail ouvertement avec tout le monde dans l’organisation. En pratique, vous documentez presque toute action que vous réalisez, par exemple :

• la publication d’un post sur les réseaux sociaux ou le lancement d’une campagne e-mail pour le marketing,
• une mise à jour sur un prospect si vous êtes en équipe commerciale,
• un nouveau problème produit pour l’équipe technique.

Vous voyez l’idée. Pourquoi le faire ? Pour tenir tout le monde informé de ce qui se passe, aligner les activités et les objectifs, et voir ce que fait le reste de l’équipe pour atteindre le but commun.

Comment y parvenir ? C’est assez simple. Vous devez encourager votre équipe à publier des messages dans les canaux pour toute activité de ce type. Fini les discussions en chat — si quelqu’un en commence une, rappelez-lui d’utiliser les publications de canal à la place.

Les publications de canal sont plus structurées : vous pouvez donner un titre au message que vous souhaitez publier, mentionner les bonnes personnes et avoir un fil de discussion entier consacré à ce sujet.

Consultez cet article pour en savoir plus sur la façon de travailler en transparence.

2. Montrer l’exemple

Mais pour commencer, vous devez vous-même adopter cette pratique. Chaque fois que vous avez quelque chose à dire et à partager avec votre équipe, faites-le. De préférence de façon documentée, c’est-à-dire via une publication de canal. Ainsi, vous et votre équipe pouvez toujours revenir sur cette conversation au besoin.

Encouragez l’engagement actif — en étant vous-même engagé. Répondez aux publications de canal des autres membres de l’équipe, organisez des sondages et des questionnaires, sollicitez des retours, organisez des formations, proposez du mentorat et, enfin, laissez les autres prendre les rênes.

Les personnes aiment être reconnues et faire l’objet de confiance — donnez-leur l’occasion de se mettre en valeur. Par exemple, vous pouvez proposer de faire tourner la direction des réunions, si cela a du sens pour votre équipe.

3. Fournir à votre équipe des canaux de partage des connaissances

Équipes et canaux

Assurez-vous de disposer de suffisamment de canaux au sein de vos équipes, c’est-à-dire qu’ils couvrent tous les sujets sur lesquels votre équipe travaille. Vous pouvez envisager d’ajouter un canal uniquement dédié au partage d’idées — cela fonctionnera comme une sorte de forum. C’est là que votre équipe pourra proposer des suggestions d’amélioration et prendre la parole.

Vous pouvez également créer une équipe distincte uniquement dédiée au partage des connaissances, qui pourrait ressembler à ceci :

Voici quelques idées de noms de canaux dont vous pouvez vous inspirer :

• Idées
• Meilleures pratiques
• Formation
• Retours clients
• Études de cas
• Ressources utiles
• Q&A

Cette équipe peut être réservée à votre département ou vous pouvez y inviter l’ensemble de l’organisation. Tout dépend de sa taille et de sa pertinence pour l’entreprise.

Viva Engage

Connecter les collaborateurs aux communautés Viva Engage (anciennement Yammer) est un excellent moyen pour eux de partager leur expertise. Cela s’applique principalement aux grandes organisations qui cherchent à encourager les liens à l’échelle de l’entreprise et le partage des connaissances.

Réfléchissez-y : il existe peut-être toute une équipe d’excellents spécialistes qui travaillent pour votre entreprise dans une autre filiale. Il est possible qu’ils aient déjà été confrontés au problème que vous rencontrez et puissent vous aider à trouver la bonne solution. Et vous et votre équipe ne les connaissez même pas ! Plutôt que de faire appel à des consultants externes, vous pourriez tout aussi bien consulter les talents qui travaillent dans la même organisation que vous.

Se connecter à eux via des communautés pertinentes est bien plus simple que de chercher la bonne personne seul, à condition bien sûr que votre entreprise dispose de Viva Engage. Il vous suffit alors de trouver la bonne communauté et de la rejoindre ! N’oubliez pas de l’ajouter en tant qu’onglet pour votre équipe.

Guides

L’une des façons les plus directes de communiquer les objectifs, la mission, la vision de l’entreprise ainsi que les attentes et les règles applicables aux collaborateurs est de créer des guides. Vous pouvez disposer de votre propre intranet regroupant toutes les informations dont vos collaborateurs pourraient avoir besoin.

Essayez de le faire via un site SharePoint. Vous pouvez même inviter les autres membres de votre équipe à contribuer à l’élaboration de ces guides. Ajoutez-le ensuite en tant qu’onglet dans le bon canal pour vous assurer que tout le monde peut y accéder facilement.

Cela sera particulièrement utile pour les nouveaux arrivants qui souhaitent se familiariser avec la culture de l’entreprise. En ayant ces guides à portée de main, ils peuvent rapidement apprendre et comprendre ce que l’on attend d’eux.

Bibliothèques de documents

Vous pouvez également utiliser SharePoint pour créer une ou plusieurs bibliothèques de documents dans lesquelles vous conserverez tous les documents clés. Il peut s’agir d’une bibliothèque à l’échelle de l’organisation ou d’une bibliothèque réservée à votre équipe ou département.

Cela vous permettra de maintenir toute la documentation clé bien structurée, facile à parcourir, à rechercher et à consulter au besoin.

Wiki

Vous avez peut-être remarqué que chaque canal dispose par défaut d’un onglet Wiki. Il peut être très utile pour le partage des connaissances.

Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour rédiger des instructions sur l’utilisation d’outils spécifiques, partager des bonnes pratiques, ajouter des liens vers des ressources utiles, partager les identifiants de certaines applications utilisées par toute votre équipe, etc.

Pour en savoir plus sur la façon de tirer parti de l’onglet Wiki, rendez-vous sur cet article de blog.

Tâches

Pour vous assurer que toute votre équipe sait ce qui est à l’ordre du jour, ajoutez votre outil de gestion des tâches en tant qu’onglet dans l’un des canaux. Votre équipe pourra y créer et attribuer des tâches, ajouter des listes de contrôle, joindre des fichiers et des liens, et définir des échéances.

Toute votre équipe peut suivre la progression de chaque tâche, collaborer en conséquence et voir quelles tâches arrivent bientôt à échéance.

Nous recommandons d’utiliser Planner à cet effet. C’est un outil facile à prendre en main qui s’est révélé très efficace pour les projets simples.

Créez des équipes avec un ensemble de tâches déjà préconfiguré

Téléchargez notre guide gratuit et apprenez à créer des équipes avec des tableaux de tâches Planner préconfigurés via les modèles de collaboration dans Microsoft Teams

Modèles de collaboration

Vous pouvez également automatiser l’ensemble de ce processus en créant des modèles pour vos équipes récurrentes. Vous n’aurez plus besoin de tout recommencer depuis le début : créer des équipes et des canaux à partir de zéro, télécharger de la documentation, créer des tâches et ajouter des onglets avec des guides et des bibliothèques de documents.

Chaque fois que vous avez besoin d’une nouvelle équipe, il vous suffit de choisir le bon modèle et de créer votre nouvelle équipe en quelques clics. Les membres de votre équipe disposeront d’une équipe personnalisée et préconfigurée où ils pourront avoir des discussions ciblées et accéder à tous les outils et données dont ils ont besoin pour collaborer et partager leurs connaissances.

Voir en action

Voilà, vous avez tout ce qu’il vous faut. En suivant ces étapes, vous verrez comment la culture du partage des connaissances évolue au sein de votre équipe. Vous pouvez le faire !