How to Use Microsoft Teams Effectively as a People Manager
Mener une équipe vers le succès et voir ses membres évoluer professionnellement font partie des expériences les plus gratifiantes du métier de manager. Cela ne va pourtant jamais sans difficultés : les managers font face à de nombreux défis tout au long de leur parcours. Savoir les reconnaître et y répondre vous aidera à mieux comprendre votre équipe et à devenir un excellent leader. Et Microsoft Teams peut vous y aider.
Nous allons voir aujourd’hui comment utiliser Microsoft Teams efficacement en tant que manager pour accroître la productivité de votre équipe et améliorer la communication et la collaboration.
Les principaux défis des managers
Mais avant d’aborder les fonctionnalités de Teams, examinons les principaux défis auxquels les managers sont confrontés aujourd’hui.
Le management à distance
Maintenant que la plupart des entreprises ont adopté le travail à distance, les managers font face au nouveau défi de diriger une équipe à distance. La question porte notamment sur la création d’un climat de confiance et l’entretien de la culture d’entreprise, qui se forge habituellement au bureau. Il est également important de maintenir le moral de l’équipe et de faire en sorte que chacun se sente connecté et impliqué.
Les problèmes de communication
Trouver la bonne approche avec chaque membre d’une équipe n’est pas une tâche aisée. Les malentendus surviennent souvent en raison de différences de personnalité et d’attentes mal formulées par la direction. Il est important de créer un espace de collaboration favorisant l’engagement actif de tous les membres, où chacun peut librement exprimer ses idées et ses retours.
Le manque de structure
Les réunions ad hoc, sans objectif ni ordre du jour clairement défini, sont monnaie courante en entreprise. Et, soyons honnêtes, personne ne les apprécie. La plupart du temps, elles représentent une perte de temps pour la majorité des participants, qui auraient pu consacrer ce temps à des projets importants. Ce phénomène résulte du manque de structure dans le processus de management.
Certaines personnes ont besoin d’un encadrement supplémentaire et d’explications détaillées sur leurs tâches, tandis que d’autres se contentent d’un simple message. Mettre en place une structure organisationnelle aidera vos collaborateurs à mieux comprendre leurs missions et vous permettra d’optimiser votre temps avec l’équipe.
La gestion du temps
C’est l’une des principales difficultés de tout manager. En plus de gérer ses propres tâches, le manager doit superviser son équipe et coordonner le travail avec les autres services. Jongler entre toutes ces responsabilités peut s’avérer complexe. Cela exige de hiérarchiser les priorités et de consacrer des plages horaires dédiées au travail de fond.
La productivité
Que vous gériez une équipe à distance ou que vous travailliez tous dans le même bureau, les questions de productivité se posent inévitablement. Trouver des moyens de motiver les collaborateurs et de les faire se sentir « connectés » est la première étape pour relever ce défi. Repenser l’organisation des réunions de travail peut également contribuer à une utilisation plus productive du temps.
Le recrutement d’un nouveau membre
Recruter un nouveau collaborateur est toujours un défi. Trouver le profil idéal qui complétera votre équipe et apportera une contribution précieuse n’en est qu’un aspect. Il faut ensuite s’assurer que la nouvelle recrue est intégrée dans les meilleures conditions : elle doit comprendre clairement ses responsabilités, la culture d’entreprise, et savoir comment s’inscrire dans la dynamique de l’équipe. Faire cela à distance complexifie encore davantage les choses.
Établir la bonne façon de communiquer avec les candidats potentiels, puis avec les nouveaux arrivants, est essentiel pour relever ce défi.
Le burnout
Le burnout est devenu un fléau du monde moderne. Selon une enquête menée par Gallup, 76 % des employés déclarent ressentir du burnout au moins parfois, tandis que 7 % affirment en souffrir en permanence (!).
La même étude indique que cela n’est pas toujours lié à de longues heures de travail — même si cela y contribue largement, sans aucun doute. Un traitement inéquitable au travail, une charge de travail ingérable, une communication floue avec le manager et un manque de soutien de sa part, ainsi qu’une pression temporelle excessive, sont les principales causes de burnout chez les salariés.
Les données montrent qu’il est du ressort des managers d’aider leurs collaborateurs à améliorer leur bien-être. En prenant régulièrement des nouvelles de leur équipe et en suivant leur état général, ils peuvent prévenir l’épuisement professionnel tout en augmentant la productivité collective.
Maintenir la motivation et l’engagement des collaborateurs
Maintenir la motivation et l’engagement des collaborateurs peut être difficile. Le rôle du manager est ici de surveiller les éventuels conflits, de favoriser des relations de travail saines, de cultiver la culture d’entreprise et de proposer des avantages aux collaborateurs les plus performants. C’est un excellent moyen d’améliorer la productivité de vos équipes et de les inciter à atteindre l’objectif commun.
Cependant, dans la course aux résultats, les managers risquent de perdre de vue l’essentiel et de privilégier la performance au détriment du bien-être de l’équipe. Le défi consiste à maintenir cet équilibre et à garder une vision globale.
La coordination avec les autres services
Dans de nombreuses entreprises, il n’existe pas de règles écrites sur la communication entre les services. En conséquence, les équipes ne s’efforcent pas de partager l’information en interne, ce qui peut nuire aux performances et entraîner des délais non respectés.
Communiquer avec les responsables des autres services est l’une des responsabilités clés des managers, et l’absence de règles formalisées en fait un véritable défi. En plus de surmonter les rivalités éventuelles entre services liées à des allocations budgétaires disproportionnées, les managers doivent s’assurer de choisir le bon moment pour planifier des réunions et coordonner le travail entre toutes les parties prenantes.
Ces défis ne sont pas les seuls auxquels les managers sont confrontés. Si vous en êtes un, vous pouvez probablement en citer d’autres d’après votre propre expérience. Nous avons simplement mis en évidence les plus courants en matière de collaboration et de communication au travail.
Certains de ces défis peuvent être partiellement surmontés grâce au développement des compétences humaines et de l’intelligence émotionnelle, ainsi qu’à des formations professionnelles ; d’autres peuvent être résolus en adoptant des outils numériques de collaboration efficaces, comme Microsoft Teams.
Comment utiliser Microsoft Teams efficacement pour relever ces défis
Planifier des réunions régulières avec un ordre du jour clair
L’un des meilleurs moyens d’améliorer la communication et d’accroître la productivité de votre équipe est d’organiser des réunions régulières consacrées à un sujet précis.
Cela vous permettra d’éviter, ou du moins de réduire, le nombre de réunions ad hoc et de mieux structurer le processus de travail de toute l’équipe. Lorsqu’un rythme régulier de réunions est établi, chacun peut préparer à l’avance les questions et les projets sur lesquels il souhaite faire le point.
Pour utiliser Microsoft Teams efficacement, recourez à l’Assistant Planification lors de la création d’une réunion. Cet outil vous permet de choisir le créneau horaire qui convient à tous les membres de votre équipe et aux responsables des autres services.
Grâce aux insights MyAnalytics, vous pouvez voir combien de temps vous et votre équipe effectuez plusieurs tâches simultanément pendant les appels Teams. Si cela arrive trop souvent, la réunion était-elle vraiment nécessaire ?
Vous pouvez également essayer d’organiser des réunions plus restreintes en n’invitant que les membres dont la participation est indispensable. Vous pourrez ensuite partager les notes ou un enregistrement avec le reste de l’équipe.
Conseils pratiques :
- Essayez d’organiser les réunions uniquement certains jours de la semaine : par exemple, le lundi et le vendredi. Cela permettra à votre équipe de se concentrer pleinement sur ses responsabilités principales pendant le reste de la semaine, sans craindre d’être interrompue.
- Envisagez de raccourcir vos réunions et évaluez la qualité d’utilisation du temps de réunion.
Créer une équipe et des canaux pour chaque sujet traité par votre équipe
Microsoft Teams vous aide à structurer la communication au sein de votre équipe et avec les membres des autres services en créant des équipes et des canaux dédiés.
Une équipe est destinée à travailler sur un projet d’envergure, tandis que les canaux jouent le rôle de dossiers ou de catégories qui organisent vos conversations.
Ainsi, vos collaborateurs sauront exactement où partager et trouver les informations et les fichiers pertinents.
Définir des plages de travail concentré
En plus de superviser le travail de leur équipe et de collaborer avec d’autres services, les managers ont de nombreuses autres responsabilités qui requièrent du temps et de la concentration. Il peut être difficile de mener à bien une tâche complexe quand on ne dispose que de petits créneaux et que l’on est constamment sollicité.
Avec MyAnalytics, vous pouvez réserver quelques heures de travail concentré pour avancer sans être interrompu par des e-mails, des discussions ou des appels.
Vous pouvez également encourager votre équipe à définir son propre plan de concentration pour améliorer sa productivité.
Planifier les tâches pour vous, votre équipe et les membres des autres services
Un excellent moyen d’utiliser Microsoft Teams efficacement est de centraliser toutes vos tâches dans Planner.
Planner est une application Microsoft qui peut être ajoutée sous forme d’onglet dans un canal dédié. C’est un outil de gestion des tâches idéal, qui vous permet, à vous et à vos collaborateurs, de créer des tâches, de les catégoriser et de les étiqueter, de définir leur niveau de priorité, de créer des listes de contrôle, de joindre des fichiers et des liens, et de fixer des délais.
Vous pouvez attribuer une tâche à n’importe quel membre de votre équipe, puis suivre l’avancement de leur travail.
Vous pouvez ainsi voir quelles tâches arrivent à échéance dans les jours, semaines et mois à venir, ce qui vous aidera, vous et votre équipe, à hiérarchiser les priorités et à rester organisés.
Configurer les notifications
Encouragez votre équipe à configurer ses notifications. Par exemple, vos collaborateurs peuvent définir des jours silencieux (le samedi et le dimanche) et des plages horaires silencieuses (de 19 h à 8 h) pendant lesquels ils ne seront pas dérangés par des sollicitations professionnelles.
Cela leur permettra de se déconnecter du travail et de ne pas se sentir obligés de répondre aux messages en dehors de leurs heures de travail. Le bien-être général de vos collaborateurs s’en trouvera amélioré, ce qui aura un impact positif sur leur productivité et leur satisfaction au travail.
Rédiger des guides de référence écrits
Ces dernières années, les modes de travail ont profondément évolué. La plupart d’entre nous sont passés au télétravail, et les managers du monde entier font face au défi de superviser leurs équipes à travers des écrans.
Même si votre entreprise ne fonctionne pas entièrement à distance, il y a de grandes chances qu’elle ait adopté un mode de travail hybride.
Du fait que vos collaborateurs ne se rendent plus au bureau et que les nouvelles recrues ne peuvent pas observer leurs collègues en présentiel, la culture d’entreprise et certaines règles non écrites risquent de ne plus être respectées. C’est pourquoi il est important de rédiger des guides de référence expliquant les missions et responsabilités des collaborateurs. Ces guides doivent inclure les règles du télétravail, les horaires, la flexibilité, ainsi que les traditions et valeurs de l’entreprise.
Définir des attentes claires et expliquer la culture d’entreprise aidera vos collaborateurs à mieux comprendre leur rôle et à se sentir plus proches du reste de l’équipe.
Pour les rendre facilement accessibles à tous, ajoutez ces guides dans un site SharePoint, puis créez un onglet dans le canal Général de votre équipe.
Pour en savoir plus sur la façon de développer une culture du travail à distance, consultez cet article.
Accueillir chaleureusement les nouvelles recrues
Pour aider votre nouvelle recrue à mieux comprendre ses missions, faciliter sa période d’adaptation et la mettre à l’aise au sein de votre équipe, envisagez de mettre en place un processus d’intégration. Cela vous fera également gagner du temps et réduira les coûts liés à l’onboarding.
Avec l’Assistant Planification de Microsoft Teams, vous pouvez organiser des appels quotidiens ou hebdomadaires avec la nouvelle recrue pour répondre à ses questions. Vous pouvez également créer des tâches d’intégration dans Planner, auxquelles vous pouvez joindre des liens vers des supports de formation et d’autres documents, en fixant des délais et des priorités.
Cela permettra à votre nouvelle recrue de se mettre au travail rapidement et de comprendre plus clairement ce qui est attendu d’elle pendant la période d’intégration.
Et bien sûr, avant d’entrer dans le vif du sujet, présentez votre nouvelle recrue au reste de l’équipe. Organisez une brève réunion virtuelle où chacun pourra parler de son parcours et partager son histoire. Cela créera une atmosphère accueillante et donnera un bon départ à votre nouveau collaborateur.
Maintenir le lien avec les membres de votre équipe
Le sentiment d’appartenance et de connexion avec ses collègues est important pour le bien-être individuel et la motivation au travail. Il appartient au manager de créer un environnement qui favorise des relations saines au sein de l’équipe.
Une excellente façon d’y parvenir est d’organiser des activités de team building et de courtes réunions hebdomadaires consacrées à des échanges informels.
Si vous gérez une équipe à distance, vous pouvez exploiter les fonctionnalités de Microsoft Teams pour tout faire de façon virtuelle.
Organiser des événements de team building en ligne est une excellente façon d’utiliser Microsoft Teams efficacement. Il existe de nombreuses idées créatives pour des réunions virtuelles sur internet parmi lesquelles choisir.
Vous pouvez également créer un canal « Bonne humeur » pour votre équipe, où chacun peut partager des mèmes, des anecdotes et des histoires amusantes.
Par ailleurs, vous pouvez utiliser les insights Bien-être de Teams pour suivre le niveau de bien-être et de productivité de vos collaborateurs. Vous pouvez ainsi identifier les membres de votre équipe qui auraient besoin d’un soutien supplémentaire. Ces insights offrent également des recommandations utiles, aussi bien pour les managers que pour leurs collaborateurs.
En savoir plus sur la gestion d’une équipe à distance avec Microsoft Teams.
Partager des documents et collaborer dessus
Un autre excellent moyen d’utiliser Microsoft Teams efficacement est de stocker tous vos documents directement dans l’application, dans l’onglet Fichiers. Vous pouvez ensuite copier le lien vers n’importe quel document et le partager avec votre équipe dans le canal approprié.
Les membres de votre équipe peuvent collaborer simultanément sur des fichiers et laisser des commentaires. Vous pouvez également suivre toutes les modifications apportées au document et identifier qui les a effectuées. Cela facilite grandement la collaboration, car il n’est plus nécessaire d’organiser une réunion pour donner des retours et partager des idées — tout peut se faire directement dans le fichier sur lequel vous travaillez.
Ajouter des applications
Si vous utilisez diverses applications au travail, vous pouvez les intégrer dans Microsoft Teams pour gagner en rapidité et en efficacité.
Microsoft Teams prend en charge toutes les applications propriétaires et tierces. Vous pouvez donc utiliser vos applications directement dans l’environnement Teams, sans avoir à jongler entre différentes plateformes.
Vous pouvez les ajouter sous forme d’onglets dans les canaux concernés pour un accès plus rapide et plus simple pour tous les membres de votre équipe.
Nous avons présenté quelques bonnes pratiques pour utiliser Microsoft Teams efficacement en tant que manager. Si vous souhaitez découvrir comment améliorer encore la collaboration à grande échelle au sein de votre organisation grâce aux modèles Microsoft Teams, nous vous invitons à consulter cet article.
Nous serions ravis de connaître vos expériences ! Partagez avec nous dans les commentaires ci-dessous comment vous utilisez Microsoft Teams pour manager votre équipe.