Project Management with Microsoft Teams: a Great Tool for Your Business

Aujourd’hui, la gestion de projet est un processus essentiel dans toute organisation. Que vous soyez un manager expérimenté ou que vous débutiez tout juste votre carrière, cet article vous explique comment réussir la gestion de projets avec Microsoft Teams.

Selon les études de marché, la taille du marché mondial de la collaboration devrait passer de 31 milliards de dollars en 2019 à 48,1 milliards de dollars d’ici 2024. Les chefs de projet sont donc toujours en quête de nouveaux outils pour piloter les processus métier de manière collaborative. Voyons quels sont leurs principaux défis et comment vous pouvez les résoudre simplement.

Les défis de la gestion de projet que vous pouvez surmonter avec Microsoft Teams

Avant d’explorer les fonctionnalités de Microsoft Teams utiles aux chefs de projet, identifions leurs principaux défis afin de savoir exactement ce que les outils numériques doivent résoudre.

Problèmes de communication entre les membres de l’équipe

Ce problème peut sembler anodin au premier abord. Pourtant, les membres de votre équipe peuvent utiliser des canaux de communication très différents : e-mails, réseaux sociaux, messageries, outils internes, appels téléphoniques et réunions en face à face. Avec une telle variété de canaux, les malentendus sont fréquents. Les managers doivent alors gérer des conflits, une perte de productivité, la duplication ou la perte de données, des fuites d’informations et tous les problèmes qui en découlent.

N’oubliez pas non plus que les membres de votre équipe peuvent appartenir à des générations différentes. La génération Z a atteint l’âge de travailler, et les millennials côtoient aujourd’hui les baby-boomers. Tandis que la plus jeune génération préfère communiquer via des messageries instantanées, les plus seniors privilégient souvent les discussions en face à face pour les sujets importants. Cela peut entraîner des conflits et des pertes d’information.

Inefficacité et perte de temps

La perte de temps liée aux tâches routinières et aux tâches administratives est courante dans tout bureau. Il est également essentiel de confier chaque tâche à la personne qui en assumera pleinement la responsabilité. Dans ce cas, il est primordial que tous les membres de l’équipe disposent des compétences nécessaires et soient prêts à s’investir pleinement pour atteindre les objectifs fixés.

Les managers constatent parfois que le travail en équipe manque d’organisation et que les personnes ne connaissent pas clairement leur rôle ou leurs responsabilités. Votre rôle en tant que chef de projet est alors de comprendre le problème et de réorganiser le travail au plus vite. Nous verrons plus loin comment éviter ces situations.

White Paper : Microsoft Teams for Project Management

Apprenez à tirer le meilleur parti de Microsoft Teams pour la gestion de projets : exemples d’équipes et de canaux, cas d’usage, applications utiles et autres conseils.

Objectifs et délais mal définis

Il est absolument essentiel pour un chef de projet d’identifier les jalons clés du projet : délais, KPIs et objectifs. En d’autres termes, il faut construire une feuille de route en anticipant tous les obstacles possibles avant de lancer un nouveau projet.

Malheureusement, les collaborateurs négligent souvent la direction principale du projet, les échéances importantes et les objectifs dans le cadre de leurs activités quotidiennes. De plus, pour assurer un développement continu et réussi du projet, vous devez planifier toutes les activités, définir des points de contrôle et suivre l’avancement de l’équipe.

Des logiciels de gestion de projet obsolètes

Respecter les délais, communiquer efficacement et bien comprendre les objectifs sont des éléments déterminants pour réussir la gestion de projet. Mais il est impossible de progresser sans les bons outils, et il vous appartient de fournir les logiciels adaptés à votre équipe.

Le marché propose aujourd’hui des milliers de logiciels et d’applications qui promettent un travail rapide et simple. Il n’est pas toujours facile de trouver celui qui correspond à vos besoins. De plus, certaines personnes sont parfois réticentes au changement : pensez donc à prévoir des formations et à accompagner votre équipe dans la prise en main des nouveaux outils.

Mais ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider à relever tous les défis que vous rencontrez au quotidien !

Microsoft Teams – une solution pour la gestion de projets

Configurer le travail de projet dans Microsoft Teams

Avec Microsoft Teams, il est très facile d’aligner votre équipe projet et de s’assurer que tout le monde dispose des mêmes informations. En fonction de la taille de votre équipe, de la complexité et de l’intensité de vos projets, vous pouvez opter pour une seule équipe de gestion de projet avec des canaux représentant chaque projet, ou créer une équipe distincte par projet.

Pour mieux comprendre quand créer une équipe plutôt qu’un canal, consultez cet article.

À droite, vous pouvez voir un exemple d’équipe que vous pouvez créer pour gérer un projet spécifique.

Les canaux de cette équipe représentent les thèmes de collaboration sur lesquels vous travaillez pour mener le projet à bien.

Vous pouvez créer des canaux standard, privés ou partagés selon vos besoins. Pour savoir quel type de canal utiliser, consultez cet article de blog.

Veillez à appliquer la bonne convention d’appellation à vos équipes afin que chacun comprenne leur objectif.

Alignement de l’équipe

Pour vous assurer que votre équipe est toujours informée de l’avancement de chaque projet, encouragez-la à utiliser les publications dans les canaux. Si les e-mails, le chat et les réunions restent des canaux de communication indispensables, les conversations dans les canaux sont préférables pour la collaboration interne.

Découvrez quand utiliser les e-mails, les publications dans les canaux, le chat ou les réunions.

Vous pouvez également charger toute la documentation de votre projet dans l’onglet Fichiers de chaque canal afin que toutes vos informations clés soient centralisées au même endroit. Vous pouvez ensuite les partager avec le reste de votre équipe, travailler ensemble et suivre la contribution de chacun en ligne.

Dans cet article, nous partageons les bonnes pratiques pour la gestion des fichiers dans Teams.

Partage des connaissances

Avec Microsoft Teams, les collaborateurs peuvent partager non seulement la documentation principale du projet, mais aussi des actualités, des connaissances, des articles utiles, des ressources et d’autres contenus.

Créez des guides dans SharePoint et ajoutez-les sous forme d’onglet à votre équipe projet afin que chacun y ait accès facilement et rapidement.

Si votre organisation utilise Yammer (désormais Viva Engage), encouragez vos collaborateurs à s’en servir pour communiquer avec les chefs de projet d’autres branches. Ajoutez-les à la communauté de gestion de projet ou créez-en une si elle n’existe pas encore. C’est l’endroit idéal pour connecter les équipes projet de toute votre organisation et favoriser le partage d’expertise.

Une autre idée consiste à créer une équipe entièrement dédiée au partage d’idées, aux questions et aux retours d’expérience entre membres des équipes projet.

Gestion des tâches

La gestion des tâches est une composante indispensable de tout projet. De nombreux outils permettent de le faire de la manière la plus efficace possible. Le choix dépendra de la complexité de vos projets et de vos besoins métier.

L’avantage, c’est que vous pouvez intégrer votre outil de gestion des tâches préféré directement dans Teams. Il existe par ailleurs plusieurs applications natives qui font très bien le travail – par exemple, Planner ou Lists.

Grâce à ces outils dans Teams, vous ou vos collaborateurs pouvez organiser toutes les tâches et suivre leur avancement.

Et, avec nBold, vous pouvez rationaliser ce processus : plutôt que de créer de nouvelles tâches de zéro pour chaque projet, des modèles de tâches sont déjà en place pour chaque nouvelle équipe projet.

Appels vidéo pour la gestion de projet dans Microsoft Teams

Il est primordial de centraliser toutes les communications entre les membres de l’équipe. Dans le mode de travail actuel, il n’est pas obligatoire de se retrouver chaque jour au bureau.

Avec Microsoft Teams, vous pouvez gérer vos réunions et effectuer des appels vidéo depuis votre ordinateur ou votre téléphone mobile. Vous pouvez même lancer un appel vidéo en tête-à-tête ou en groupe directement depuis un chat, sans avoir à organiser de réunion d’équipe. Ces appels sont privés et n’apparaissent dans aucune conversation d’équipe.

Vous pouvez également faire une présentation à votre équipe en partageant votre écran, dispenser des formations utiles ou partager un lien d’appel vidéo avec vos prestataires ou partenaires qui ne sont pas membres de l’équipe.

Consultez notre guide complet sur Microsoft Teams pour la gestion de projet.

Connectez des applications tierces à vos équipes projet

Notre monde évolue en permanence. Veillez à rester à la pointe des dernières technologies pour le travail. Vos collaborateurs apprécieront de travailler dans un environnement moderne et vous constaterez que le travail en équipe gagne en efficacité.

Regroupez toutes vos applications au même endroit, pour un usage personnel ou collectif. Vous pouvez configurer de nouveaux onglets dans vos canaux avec différents contenus, applications et même des sites web.

Notre conseil : recherchez en permanence les dernières mises à jour et testez différentes applications pour simplifier votre travail. Nous vous avons déjà parlé de la complémentarité entre MS Teams et nBold, qui travaillent ensemble pour améliorer votre efficacité.

Parlons de nBold – la technologie de processus collaboratifs qui aide les organisations à adopter le travail collaboratif. En tant que chef de projet, vous avez souvent les mêmes tâches ou une structure similaire pour certains projets. Oubliez les actions répétitives : vous pouvez créer une équipe à partir de modèles prêts à l’emploi. Voici quelques-uns des nombreux avantages :

• Une collaboration renforcée avec Microsoft Teams
• Un travail IT optimisé
• Un assistant pour les processus collaboratifs
• Une intégration CRM

La gestion de projet ne se résume pas à des difficultés et des défis. Le travail collaboratif vous offre l’opportunité de faire progresser votre équipe, de trouver des solutions et d’obtenir de meilleurs résultats. Nous sommes convaincus que les défis actuels peuvent être surmontés simplement. N’oubliez pas l’importance d’une planification étape par étape, de la création d’une atmosphère conviviale au sein de l’équipe, et de votre rôle principal : non pas simplement celui de manager, mais aussi celui de leader.

Nous sommes là pour vous accompagner avec les bons outils pour votre réussite. Profitez-en et prenez plaisir dans votre travail !