Microsoft 365 Copilot avec étiquettes de confidentialité : Référencement en toute sécurité de fichiers protégés dans les brouillons

Microsoft 365 Copilot s’intègre désormais aux étiquettes de confidentialité pour aider les entreprises à gérer de manière sécurisée leurs fichiers protégés lors de la création de contenu. Voici ce qu’il faut savoir :

• étiquettes de confidentialité : Il s’agit de métadonnées qui classifient et sécurisent les données dans les applications Microsoft 365 telles que Word, Teams et SharePoint. Les catégories comprennent notamment Public, Confidentiel et Hautement confidentiel.
• Fonctionnement : Copilot respecte ces étiquettes et s’assure que l’accès aux fichiers est restreint en fonction des autorisations. Pour les fichiers chiffrés, les utilisateurs doivent disposer de l’autorisation « EXTRACT » afin de récupérer les données.
• Étiquetage automatique : Lorsque Copilot référence des fichiers protégés, il applique l’étiquette de confidentialité appropriée au nouveau contenu. Si plusieurs fichiers de classifications différentes sont utilisés, l’étiquette la plus restrictive est appliquée.
• Soutien à la conformité : Cette configuration aide les entreprises à satisfaire des exigences réglementaires telles que HIPAA et SOX, tout en maintenant la sécurité dans les flux de travail.
• Protection renforcée : Les politiques Data Loss Prevention (DLP) peuvent empêcher Copilot de traiter des fichiers hautement sensibles, offrant ainsi une couche de sécurité supplémentaire.

Cette intégration améliore à la fois la sécurité et la productivité en automatisant les mesures de protection, en réduisant les efforts manuels et en permettant une collaboration sécurisée.

Prochaines étapes :

1. Configurez les étiquettes de confidentialité dans Microsoft Purview.
2. Mettez en place des politiques d’étiquetage automatique et de DLP.
3. Utilisez des outils comme nBold pour bénéficier de modèles préconfigurés et d’une gouvernance avancée.

Pour des flux de travail sécurisés et efficaces, Microsoft 365 Copilot, associé aux étiquettes de confidentialité, représente une avancée majeure pour la gestion des données sensibles.

Configuration des étiquettes de confidentialité et des autorisations dans Microsoft 365

Pour permettre à Copilot de gérer les fichiers chiffrés en toute sécurité, vous devez configurer les étiquettes de confidentialité dans Microsoft Purview. Commencez par activer les étiquettes de confidentialité pour SharePoint et OneDrive. Cette étape permet à Office sur le web, à SharePoint et à OneDrive de gérer les fichiers Office et PDF chiffrés pour des tâches telles que la co-création, l’eDiscovery, le DLP et la recherche. Une fois cette configuration effectuée, organisez la taxonomie de vos étiquettes de confidentialité dans le portail de conformité Microsoft Purview.

Configuration des étiquettes de confidentialité dans Microsoft Purview

Accédez à la section Protection des informations du portail de conformité Microsoft Purview. Vous pouvez y créer et personnaliser la taxonomie de vos étiquettes de confidentialité. Par exemple, vous pouvez définir des catégories telles que Public, Interne, Confidentiel et Hautement confidentiel. Ces classifications protègent non seulement vos fichiers, mais permettent également à Copilot de traiter le contenu de manière sécurisée et efficace.

Utilisation des étiquettes de confidentialité dans les flux de travail pilotés par Copilot

Une fois que vos étiquettes de confidentialité sont configurées dans Microsoft Purview, Copilot intègre ces mesures de sécurité de façon transparente dans vos flux de travail. Il respecte les classifications d’étiquettes existantes et veille à ce que tout nouveau contenu créé maintienne les mêmes niveaux de protection que les documents source.

Rédaction sécurisée dans Microsoft Teams et les applications Office

Lorsque vous travaillez dans les applications Microsoft 365 — que ce soit pour résumer un rapport « Confidentiel » dans Word ou concevoir des diapositives dans PowerPoint — Copilot applique automatiquement l’étiquette de confidentialité du fichier source. Il applique également les restrictions de partage définies par les politiques de votre organisation.

Ce système contribue à éviter l’exposition accidentelle d’informations sensibles. Par exemple, si vous tentez de partager un document généré par Copilot contenant des données classifiées, l’étiquette de confidentialité restreint automatiquement les autorisations de partage. Cela garantit que les rapports financiers confidentiels ou d’autres contenus sensibles ne soient pas envoyés par inadvertance à des destinataires externes, même lorsqu’il s’agit de contenu généré par l’IA.

Ce processus de rédaction sécurisée s’étend naturellement aux environnements collaboratifs, assurant une sécurité cohérente dans tous les espaces de collaboration partagés.

Collaboration automatisée avec application des étiquettes

Les protections apportées par les étiquettes de confidentialité de Copilot vont au-delà des tâches individuelles et s’appliquent aux environnements collaboratifs, notamment dans Microsoft Teams. Lorsque des membres d’équipe collaborent sur des projets assistés par l’IA, le système applique l’étiquette de confidentialité la plus restrictive issue des documents source et vérifie que chaque participant dispose des accès nécessaires avant de référencer un fichier protégé.

Cette approche protège non seulement les données sensibles, mais soutient également la productivité de l’équipe. Par exemple, avant que Copilot partage ou référence un fichier protégé dans une conversation Teams, il vérifie les autorisations de tous les participants. Si une personne n’a pas les droits nécessaires, Copilot adapte sa réponse en excluant les informations restreintes, tout en continuant à fournir une assistance basée sur les données accessibles.

Exemples de flux de travail sécurisés

Ces flux de travail sécurisés sont précieux dans de nombreux secteurs d’activité, illustrant la façon dont Copilot contribue à maintenir la sécurité des données tout en améliorant l’efficacité.

• Services financiers : Les analystes qui préparent des rapports trimestriels bénéficient de flux de travail qui conservent automatiquement la classification de sensibilité la plus élevée, garantissant ainsi la conformité aux exigences SOX.
• Ressources humaines : Les professionnels RH peuvent utiliser Copilot pour rédiger des évaluations de performance ou mettre à jour des politiques à partir de dossiers confidentiels d’employés et de directives internes. Les documents produits sont étiquetés de manière appropriée, protégeant ainsi les informations personnelles des salariés.
• Équipes juridiques : Les avocats qui préparent des actes ou des analyses de contrats peuvent s’appuyer sur Copilot pour référencer des communications privilégiées et des dossiers clients confidentiels. L’étiquetage automatique de sensibilité garantit que les protections liées au secret professionnel restent intactes, préservant ainsi la confidentialité des informations juridiques sensibles.
• Santé : Les professionnels de santé qui rédigent des résumés de patients ou des plans de traitement bénéficient d’un étiquetage de sensibilité intégré qui soutient la conformité HIPAA, en restreignant l’accès aux seuls prestataires de soins autorisés.

Dans tous ces secteurs, Copilot garantit la sécurité des informations sensibles tout en rationalisant les flux de travail, ce qui en fait un outil précieux pour concilier efficacité et protection.

Conformité et protection des données dans les flux de travail Copilot

Microsoft 365 Copilot utilise les étiquettes de confidentialité pour assurer la conformité et protéger les données dans les flux de travail pilotés par l’IA. Voyons comment ces pratiques s’alignent sur les normes réglementaires en vigueur.

Conformité réglementaire pour les entreprises

Dans de nombreux secteurs, les entreprises doivent naviguer parmi un large éventail de lois spécifiques en matière de protection des données. Les étiquettes de confidentialité, correctement configurées, jouent un rôle clé dans l’identification et la sécurisation des informations sensibles pour satisfaire ces exigences légales. Par exemple :

• Les organismes de santé peuvent utiliser les étiquettes pour gérer de manière responsable les informations de santé protégées, dans le respect des réglementations HIPAA.
• Les institutions financières peuvent intégrer ces contrôles pour renforcer leurs cadres de conformité.

En alignant les étiquettes de confidentialité sur les règles sectorielles, les organisations peuvent maintenir leur conformité tout en favorisant une collaboration sécurisée — un principe essentiel dans les flux de travail modernes.

Une conformité efficace repose également sur un suivi rigoureux afin de garantir la responsabilité.

Suivi et audit des interactions Copilot

Les fonctionnalités d’audit de Microsoft 365 fournissent un soutien essentiel à la conformité. Les journaux d’audit enregistrent des informations telles que les horodatages, les actions des utilisateurs et les classifications des étiquettes chaque fois que Copilot interagit avec des données protégées. Ces journaux facilitent la supervision des accès aux données et aident les équipes de sécurité à enquêter sur d’éventuelles anomalies. Pour renforcer la sécurité, les organisations peuvent intégrer ces journaux à leurs systèmes de surveillance existants, créant ainsi une vue unifiée des activités Copilot aux côtés d’autres événements.

Aperçu de la configuration des étiquettes de confidentialité

La personnalisation des étiquettes de confidentialité permet aux organisations de trouver le juste équilibre entre une gestion sécurisée des données et une collaboration fluide. En appliquant des politiques cohérentes à l’ensemble des services Microsoft 365, les entreprises peuvent protéger les informations sensibles sans compromettre la productivité.

Améliorer la sécurité et la productivité avec nBold

nBold ajoute une couche supplémentaire de sécurité et de conformité à Microsoft 365 Copilot, rendant la collaboration à la fois plus sûre et plus efficace. En étendant les fonctionnalités d’étiquettes de confidentialité de Copilot, nBold introduit une gouvernance automatisée et des modèles standardisés, permettant aux organisations de créer des espaces de collaboration sécurisés et conformes qui s’intègrent parfaitement aux flux de travail IA de Copilot.

Modèles personnalisés pour une collaboration sécurisée

Grâce au générateur de modèles de nBold, les organisations peuvent concevoir des espaces de collaboration Microsoft Teams standardisés préchargés avec des étiquettes de confidentialité et des paramètres de sécurité. Chaque nouvel espace de collaboration respecte ainsi les niveaux de protection appropriés pour les données sensibles. Les administrateurs peuvent définir des étiquettes de confidentialité pour les canaux, les sites SharePoint et les documents, permettant à Microsoft 365 Copilot d’appliquer les mesures de sécurité appropriées lors de l’accès aux fichiers.

Ces modèles vont au-delà des configurations de base en configurant également les structures de dossiers, les tableaux Planner et les intégrations tierces, tout en respectant des protocoles de sécurité stricts. Ce système garantit que les informations sensibles restent protégées tout au long du processus de collaboration. De plus, les fonctionnalités de gouvernance de nBold s’intègrent parfaitement à ces modèles, offrant une sécurité complète de bout en bout.

Fonctionnalités de gouvernance et de conformité

nBold ne se limite pas aux modèles : il renforce la conformité grâce à des outils de gouvernance avancés. En imposant des conventions de nommage et des processus d’approbation, nBold garantit que les nouveaux espaces de collaboration sont gérés de manière sécurisée.

Ses fonctionnalités de gestion du cycle de vie contribuent à réduire les risques en archivant ou supprimant automatiquement les Teams inactives selon des politiques prédéfinies. Les outils de gestion des membres permettent aux administrateurs d’attribuer les droits d’accès efficacement, tandis que la gestion des métadonnées capture des informations personnalisées lors de la création de nouveaux Teams et projets, soutenant ainsi les efforts de conformité continus. Ensemble, ces fonctionnalités créent un cadre robuste pour une collaboration sécurisée et conforme.

Conclusion

Microsoft 365 Copilot transforme la manière dont les entreprises gèrent les fichiers protégés, en combinant des capacités d’IA avancées et des mesures de sécurité solides. Cette intégration permet aux organisations de tirer parti de l’assistance pilotée par l’IA tout en protégeant les données sensibles, posant ainsi les bases d’une collaboration sécurisée et efficace.

Points clés

La combinaison de Microsoft 365 Copilot et des étiquettes de confidentialité offre trois avantages majeurs aux entreprises :

• Protection automatique des données : Les étiquettes de confidentialité sont reconnues et appliquées automatiquement lors de la génération de contenu, garantissant que les informations confidentielles restent sécurisées.
• Soutien à la conformité réglementaire : Les données sensibles restent dans les limites autorisées lors des flux de travail assistés par l’IA, aidant les entreprises à satisfaire leurs exigences de conformité.
• Productivité améliorée : Les équipes peuvent se concentrer sur leur travail sans avoir à effectuer de vérifications de sécurité manuelles, même lorsqu’elles traitent des documents protégés.

En automatisant la reconnaissance des étiquettes, le risque d’exposition accidentelle d’informations sensibles est réduit au minimum. Parallèlement, une intégration transparente dans les flux de travail permet aux collaborateurs de rester productifs sans compromis sur la sécurité. Ces fonctionnalités offrent aux entreprises une voie claire vers une collaboration renforcée et une meilleure protection des données.

Prochaines étapes

Pour tirer pleinement parti de ces outils, les entreprises doivent suivre les étapes suivantes :

• Définir les niveaux de classification des données : Collaborez avec les équipes conformité, juridique et métier pour établir des catégories claires (par exemple : Public, Interne, Confidentiel, Hautement confidentiel) et les aligner sur les étiquettes de confidentialité Microsoft Purview. Documentez ces règles dans votre politique de gouvernance de la sécurité.
• Mettre en place des politiques d’étiquetage automatique : Configurez des politiques pour appliquer automatiquement des étiquettes de confidentialité aux fichiers et aux e-mails en fonction de leur contenu. Cela réduit les efforts manuels et diminue les risques d’erreur humaine.
• Intégrer les politiques DLP : Configurez des règles Data Loss Prevention (DLP) alignées sur les étiquettes de confidentialité. Par exemple, si un fichier est étiqueté « Hautement confidentiel », bloquez automatiquement le partage externe.
• Publier les politiques d’étiquettes : Attribuez des politiques d’étiquettes de confidentialité à des utilisateurs ou des groupes spécifiques, et définissez des étiquettes par défaut pour le contenu non étiqueté afin de garantir une application cohérente.

Pour renforcer davantage la collaboration sécurisée, envisagez d’utiliser nBold. Cette plateforme propose des outils tels que des modèles personnalisés pour les espaces de collaboration Microsoft Teams, préchargés avec des étiquettes de confidentialité et des paramètres de sécurité. Ces modèles garantissent que chaque espace de collaboration démarre avec le niveau de protection approprié. De plus, les fonctionnalités de nBold telles que la gestion du cycle de vie et les contrôles des membres ajoutent des couches de sécurité supplémentaires, en complément des capacités de Microsoft 365 Copilot.

Pour les entreprises souhaitant étendre leurs efforts en matière de sécurité et de gouvernance, nBold propose deux formules sur devis : nBold Platform pour la gouvernance et les modèles, ou nBold CRM Automation pour les équipes ayant également besoin d’intégrations CRM. Les deux sont facturées par utilisateur et comprennent des accords de volume et entreprise, ainsi qu’une suite d’outils de gouvernance fonctionnant parfaitement avec Microsoft 365 Copilot.

FAQ

Comment Microsoft 365 Copilot applique-t-il les étiquettes de confidentialité pour protéger le contenu lors de la collaboration ?

Microsoft 365 Copilot simplifie l’application des étiquettes de confidentialité en analysant le contenu et les autorisations des utilisateurs lors de la collaboration. Grâce aux politiques d’étiquetage automatique, il analyse les documents et les e-mails pour détecter les informations sensibles et attribue les étiquettes appropriées afin de maintenir la conformité et de protéger les données.

De plus, Copilot s’intègre parfaitement aux outils Data Loss Prevention (DLP) pour empêcher le partage inapproprié d’informations sensibles. Cette intégration garantit une application cohérente des étiquettes, maintenant ainsi la sécurité des données protégées tout au long de leur création et de leur partage.

Comment les entreprises peuvent-elles configurer les étiquettes de confidentialité et les politiques Data Loss Prevention (DLP) dans Microsoft 365 pour assurer la sécurité des données ?

Pour tirer le meilleur parti des étiquettes de confidentialité et des politiques DLP dans Microsoft 365, commencez par créer des étiquettes de confidentialité adaptées aux exigences de classification des données de votre organisation. Ces étiquettes doivent préciser les autorisations d’accès et les paramètres de chiffrement afin de protéger efficacement les informations sensibles.

Une fois vos étiquettes configurées, intégrez-les à vos politiques DLP. Utilisez ces étiquettes comme conditions pour appliquer automatiquement des règles de protection des données, garantissant ainsi une gestion sécurisée des données sensibles dans l’ensemble de votre organisation. Pour simplifier le processus et garantir la cohérence, vous pouvez automatiser l’application des étiquettes grâce aux politiques d’étiquetage automatique. Cela simplifie non seulement le processus de classification, mais renforce également votre sécurité globale des données.

Comment Microsoft 365 Copilot fonctionne-t-il avec les étiquettes de confidentialité pour aider les organisations à satisfaire des normes de conformité telles que HIPAA et SOX ?

Microsoft 365 Copilot s’intègre parfaitement aux étiquettes de confidentialité pour aider les organisations à rester conformes en classifiant, chiffrant et limitant automatiquement l’accès aux données sensibles, telles que les dossiers financiers ou les informations de santé protégées (PHI). Ces étiquettes garantissent que les fichiers critiques restent sécurisés et accessibles uniquement aux personnes disposant des autorisations appropriées.

Cette intégration renforce les efforts de conformité en appliquant des politiques de protection des données, en maintenant des journaux d’audit détaillés et en sécurisant les données partagées. Elle permet également aux utilisateurs de référencer en toute sécurité des fichiers protégés lors de la rédaction de contenu, conciliant productivité et sécurité, ainsi que les exigences de conformité réglementaire telles que HIPAA et SOX.

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