7 Leadership Challenges that Microsoft Teams Can Address
Être manager, c’est une expérience profondément enrichissante. Voir son équipe progresser, célébrer les premières victoires et constater que tous les efforts collectifs ont porté leurs fruits procure un sentiment d’accomplissement et de fierté. Pourtant, le leadership n’est jamais simple. Il exige de surmonter chaque jour de nombreux défis, d’autant plus depuis que le travail à distance est devenu la norme. Mais vous n’êtes pas seul dans cette situation : aujourd’hui, les outils de collaboration numérique permettent de piloter n’importe quel projet grâce à leurs multiples fonctionnalités, aidant ainsi les managers à relever les nouveaux défis du leadership.
Les défis de leadership que vous pouvez surmonter avec Microsoft Teams
1. Faire face au changement
La plupart d’entre nous ont dû modifier radicalement leur façon de travailler ces dernières années. De nombreuses personnes ont perdu leur emploi, et celles qui ont conservé le leur étaient souvent dans l’incertitude quant à leur stabilité professionnelle et à l’avenir de leur entreprise.
Ce sentiment d’incertitude a un impact négatif sur la productivité des collaborateurs. De plus, la transition vers le travail à distance, accompagnée des changements dans le fonctionnement de l’entreprise, ralentit les performances des équipes le temps de s’adapter à ce nouveau mode de travail.
Tout cela repose sur les épaules des managers, dont le rôle est d’aider leur équipe à s’adapter et à réagir rapidement et sereinement face au changement.
Les outils de collaboration numérique, et notamment Microsoft Teams, peuvent vous aider à relever ces défis de leadership. Une communication régulière et la transparence sont essentielles pour renforcer le sentiment de stabilité parmi les collaborateurs. La direction peut organiser des réunions à l’échelle de l’entreprise pour informer l’ensemble du personnel de la situation.
Vous pouvez également publier régulièrement des messages dans une équipe transversale ou dans une communauté Viva Engage, afin de tenir vos collaborateurs informés de l’actualité.
Par ailleurs, Microsoft Teams facilite le travail à distance et aide vos collaborateurs à maintenir leur niveau de performance en télétravail. Les modèles de collaboration Microsoft Teams, personnalisables pour chaque scénario métier, améliorent l’expérience des utilisateurs finaux, font gagner du temps lors de la création d’équipes et contribuent à mettre en place les politiques de gouvernance dont votre organisation a besoin.
Découvrez comment structurer le travail à distance grâce aux modèles Microsoft Teams et comment rendre le travail à distance plus efficace avec Teams.
2. Promouvoir la culture d’entreprise
Cultiver et diffuser la culture d’entreprise est l’une des responsabilités clés d’un manager. Elle rassemble tous les collaborateurs autour d’une mission commune, les motive à contribuer au succès de l’entreprise et favorise leur fidélité, ce qui se traduit par de meilleurs taux de rétention. Mais le faire à distance devient l’un des défis majeurs du leadership, car les managers ne sont pas habitués à transmettre la culture d’entreprise via un écran.
Guide de la culture d’entreprise
Il existe des façons de promouvoir votre culture d’entreprise en utilisant des outils de collaboration numérique tels que Microsoft Teams. L’une d’elles consiste à créer un « guide culturel » sur un site SharePoint et à le rendre accessible en l’ajoutant comme onglet dans le bon canal, afin que tout le monde puisse le consulter. Dans ce guide, vous pouvez décrire la vision et la mission de l’entreprise, ses valeurs et ses priorités, ses objectifs à court et long terme, et tout ce qui représente sa culture.
Vous pouvez même encourager vos collaborateurs à contribuer à l’élaboration de ce guide culturel, pour qu’il résonne avec chaque membre de votre organisation.
Rituels virtuels
Vous pouvez également créer vos propres traditions et rituels virtuels. Par exemple, vous pouvez instaurer un jour dans la semaine où chacun partage ses accomplissements dans un canal dédié. Ou encore publier une question ouverte du type « À quoi ressemblerait votre journée idéale ? » pour inviter tout le monde à s’exprimer. Cela permettra aux membres de votre équipe de mieux se connaître et de se sentir plus proches les uns des autres.
Pour en savoir plus sur la construction d’une culture du travail à distance, consultez cet article.
3. Rester productif
Rester productif quand il faut jongler entre sa propre charge de travail et ses responsabilités managériales peut s’avérer délicat. Vous souhaitez être disponible pour votre équipe quand elle en a besoin, mais gérer autant de tâches simultanément peut parfois être épuisant. La dernière chose que vous souhaitez, c’est de vous surcharger et de vous retrouver à bout.
Voici quelques pistes pour relever ce défi de leadership.
Déléguer des tâches
En premier lieu, vous pouvez déléguer une tâche précise si vous savez qu’un autre membre de votre équipe peut vous aider. Si vous gérez vos tâches avec Microsoft Planner, c’est très simple à faire sans perdre de temps à expliquer tous les détails. Il vous suffit d’assigner la bonne personne (ou un groupe de personnes si nécessaire), de joindre des fichiers ou des liens, de définir le calendrier, puis d’ajouter des notes et des listes de contrôle pour décrire la tâche. Vous pouvez également définir le niveau de priorité.
Nous recommandons vivement d’utiliser Planner pour la gestion des tâches. Il permet d’organiser toute la charge de travail et de rester concentré sur les tâches les plus importantes.
Éviter les distractions
Une autre façon de rester productif est d’éliminer les distractions. Bloquez chaque jour quelques heures de temps de concentration dans votre calendrier Microsoft Teams. Il est vraiment surprenant de constater tout ce qu’on peut accomplir en 2 à 3 heures sans recevoir de notifications ni devoir répondre aux messages des collègues.
Vous pouvez également décider d’instaurer des journées sans réunion. Toute votre équipe en bénéficiera et pourra avancer bien plus rapidement que d’habitude.
Lisez cet article pour découvrir comment créer votre plan de concentration.
Déconnecter
Enfin, pour éviter l’épuisement professionnel, il est essentiel de « décrocher » du travail en dehors des heures de bureau. Il n’est pas recommandé de ramener le travail à la maison : cela augmente l’anxiété et vous prive du repos dont vous avez besoin.
Il vous suffit de configurer les heures calmes et les jours calmes (le week-end, par exemple) dans les paramètres de votre application Microsoft Teams.
4. Garder l’équipe motivée et engagée
Il existe de nombreuses façons de garder votre équipe motivée et productive, même à distance. C’est avant tout une question de créativité 😊
Voici quelques conseils pour maintenir l’esprit d’équipe avec Teams.
Organiser des réunions informelles régulières
Ces réunions n’ont pas besoin d’être longues ni d’avoir un ordre du jour précis. Permettez simplement à vos collaborateurs de discuter librement pendant 15 à 30 minutes, une fois par semaine. Cela compensera le manque d’interactions sociales autour d’un café du matin ou lors de la pause déjeuner.
Ne pas oublier le besoin de reconnaissance
Lorsque nous avons le sentiment que notre travail est apprécié, nous sommes davantage motivés et nous cherchons à nous dépasser. Les réunions inter-équipes, les événements en direct et les publications dans les canaux correspondants sont autant de moyens de célébrer les grandes réussites avec le reste de l’entreprise et de rendre hommage à ceux qui le méritent. Partager des retours lors de réunions en tête-à-tête et être présent pour vos collaborateurs quand ils en ont besoin est également essentiel pour les garder motivés.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon d’améliorer la productivité de votre équipe, ne manquez pas cet article.
5. Maintenir l’alignement de l’équipe
Les malentendus sont fréquents au sein d’une équipe, surtout en télétravail. Voici quelques approches pour y remédier.
Guides de travail
Vous pouvez définir clairement les responsabilités de chaque membre de l’équipe dans des guides de travail que vous créez sur un site SharePoint ou dans un onglet Wiki du canal général de votre équipe principale. Ainsi, chaque collaborateur saura exactement quelle partie du travail d’équipe lui incombe.
Canaux
Vous pouvez également créer des canaux correspondant à chaque sujet dont votre équipe peut avoir à discuter. Cela structurera vos conversations et améliorera la communication au sein de l’équipe.
Planner
Pour mieux coordonner les activités de votre équipe, vous pouvez utiliser Microsoft Planner avec Teams. Cet outil vous permet de créer des tâches, de les organiser en catégories et de leur attribuer des étiquettes, d’ajouter des listes de contrôle et des notes, de définir un niveau de priorité, de joindre des fichiers et de les assigner aux bonnes personnes de votre équipe.
Grâce à cet outil, vos collaborateurs sauront exactement ce qu’ils ont à faire et ne se perdront pas dans un ensemble de tâches multiples.
Co-rédaction
De plus, avec Microsoft Teams, votre équipe peut travailler simultanément sur les mêmes fichiers. Il suffit de créer ou de téléverser le document nécessaire dans l’onglet Fichiers du bon canal, puis de partager le lien avec toutes les personnes qui doivent collaborer sur ce fichier. Cela vous fera gagner un temps précieux, en éliminant la nécessité d’attendre qu’un membre de l’équipe envoie une version mise à jour à tout le monde avant de pouvoir travailler dessus. De plus, vous éviterez la duplication de fichiers. Vous pouvez suivre toutes les modifications apportées au document et même échanger des commentaires.
Si cela ne suffit pas à aligner votre équipe, qu’est-ce qui le ferait ? 🙂
6. Intégrer les nouveaux membres de l’équipe
L’intégration de nouveaux collaborateurs est l’un des défis clés du leadership, et la faire à distance ne fait que compliquer le processus. Comment intégrer un nouveau membre dans l’équipe, lui transmettre la culture d’entreprise et communiquer clairement les attentes, les responsabilités et les livrables ?
Nous avons évoqué précédemment comment promouvoir la culture d’entreprise auprès des collaborateurs. Avec les nouveaux arrivants, votre principale mission sera de tenir des réunions en tête-à-tête régulières pour leur expliquer leur rôle et leur fournir des retours sur les tâches accomplies. Il est également essentiel d’organiser des réunions d’équipe — aussi bien des réunions de travail que des pauses café virtuelles informelles et des événements de team building. Cela permettra à votre nouveau collaborateur de mieux connaître tout le monde, de développer un esprit d’équipe et un sentiment d’appartenance.
Vous pouvez également utiliser Microsoft Planner dans Teams pour préparer toutes les tâches d’intégration. Pour éviter de recréer une équipe et d’ajouter toutes les tâches et tous les fichiers à chaque nouvelle embauche, vous pouvez utiliser les modèles Microsoft Teams. Grâce à cette fonctionnalité, il vous suffit de créer votre équipe d’intégration une seule fois et d’en faire un modèle. Vous pourrez ensuite créer plusieurs équipes préconfigurées en quelques clics, avec Planner et les autres onglets déjà configurés et les fichiers déjà chargés.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’intégration des nouveaux collaborateurs avec Microsoft Teams, rendez-vous ici.
7. Communiquer avec l’ensemble du personnel
Dans une grande entreprise, il peut être difficile de communiquer avec tous les collaborateurs à l’échelle de l’organisation lorsque l’on travaille à distance. Il arrive un moment où vous devez faire une annonce importante, célébrer une grande réussite ou partager un événement qui mérite l’attention de tout le personnel. Un simple message dans Teams ou dans Viva Engage ne semble pas toujours à la hauteur de l’événement.
Il existe pourtant une solution. Avec Microsoft Teams, vous pouvez organiser un événement en direct et inviter tous les collaborateurs à y participer. Les événements en direct favorisent la connexion tout au long du cycle d’engagement, avant, pendant et après l’événement.
Si votre organisation possède des filiales dans d’autres pays et que tout le monde ne parle pas la même langue, ce n’est pas un problème. La fonctionnalité d’événements en direct de Microsoft Teams permet d’activer les sous-titres et légendes en temps réel.
Voilà donc 7 défis de leadership que Microsoft Teams peut vous aider à surmonter. Microsoft Teams n’est pas une baguette magique qui résoudra tous les problèmes liés au management d’une équipe. Cependant, il vous offre tous les outils nécessaires pour faciliter considérablement votre rôle de leader en mode de travail à distance.