How Microsoft Teams Can Be Beneficial for Finance Professionals
La collaboration avec d’autres départements est au cœur du quotidien de tout professionnel de la finance. La définition des budgets, la gestion des dépenses, la réalisation d’analyses financières et de bilans d’activité requièrent la contribution de différentes parties prenantes au sein de l’organisation. C’est là que Microsoft Teams peut s’avérer précieux pour votre équipe financière. Cette plateforme offre de nombreuses fonctionnalités qui peuvent accélérer vos processus de collaboration, améliorer la productivité de l’équipe et, par conséquent, générer de meilleurs résultats pour l’entreprise.
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment vos professionnels de la finance peuvent bénéficier de Microsoft Teams.
Principaux défis de collaboration dans le secteur des services financiers
Examinons les principaux défis de collaboration auxquels le secteur financier est confronté aujourd’hui.
Le besoin d’agilité
Pour prospérer dans un environnement en constante évolution, les entreprises financières s’efforcent d’être plus dynamiques et adaptables. Ce constat vaut pour tous les secteurs de l’économie : plus vous réagissez rapidement aux changements, plus vous avez de chances de rester compétitif sur le marché.
Pour les grandes entreprises ayant une longue histoire, la difficulté réside dans la remise en question des modes de travail traditionnels et dans la réduction des structures et des processus. Disposer d’une plateforme de collaboration qui permet une communication plus rapide et plus fluide, et qui accélère les processus collectifs, peut constituer un bon point de départ. Ce n’est pas une solution miracle, mais c’est une première étape vers la restructuration de votre organisation.
Conformité et sécurité
La protection des informations de l’organisation et des clients, ainsi que la prévention des divulgations non autorisées, figurent parmi les principales préoccupations liées à l’utilisation d’outils de collaboration numérique dans les services financiers. Mettre en place des politiques de conformité strictes, qui non seulement empêchent les tiers d’accéder aux données sensibles, mais minimisent également les erreurs humaines, est la priorité absolue des entreprises financières.
Tâches manuelles répétitives
Le travail en finance implique l’agrégation de données, la réalisation d’analyses, la production de rapports, ainsi que d’autres tâches manuelles répétitives. Pour améliorer la productivité collective, automatiser certaines tâches répétitives et accélérer les travaux manuels, votre équipe peut s’appuyer sur des plateformes de collaboration numérique. Celles-ci proposent de nombreux outils qui contribuent à améliorer l’efficacité dans différents processus métier.
Comment Microsoft Teams renforce les professionnels de la finance
Une collaboration sécurisée
Microsoft Teams dispose de nombreuses fonctionnalités qui permettent à vos utilisateurs de collaborer efficacement et en toute sécurité, aussi bien avec des personnes internes qu’externes à votre organisation.
Accès externe et invité
Microsoft Teams permet à votre équipe financière de communiquer efficacement non seulement avec les autres départements de l’organisation, mais aussi avec des intervenants externes tels que des partenaires et des clients. Vous pouvez personnaliser les autorisations pour les accès externes et les invités dans le Centre d’administration Microsoft Teams. Vous protégez ainsi votre organisation contre les fuites de données accidentelles, sans entraver la communication avec les personnes extérieures à votre entreprise.
En savoir plus sur les bonnes pratiques de sécurité dans Microsoft Teams.
Canaux privés et partagés
Vous pouvez avoir des échanges sécurisés sur des sujets confidentiels avec des membres spécifiques de l’équipe dans les canaux privés de Microsoft Teams. Il n’est pas nécessaire de créer une équipe distincte pour discuter d’un sujet sensible lié à un projet sur lequel toute votre équipe travaille. Vous pouvez également inviter des utilisateurs invités dans des canaux privés.
Microsoft a récemment annoncé Microsoft Teams Connect, qui sera disponible en général plus tard dans l’année. Cette fonctionnalité aide les organisations à collaborer de manière fluide avec leurs clients, partenaires, fournisseurs ou d’autres parties externes via des canaux partagés. Avec les canaux partagés, les utilisateurs peuvent ajouter des personnes à un canal unique plutôt qu’à une équipe entière.
Conformité
Teams dispose d’un ensemble de politiques qui peuvent vous aider à répondre aux exigences de conformité.
Cloisonnements de l’information
Les cloisonnements de l’information empêchent certains groupes de personnes de communiquer entre eux. Cette politique peut être appliquée, par exemple, pour éviter que l’équipe comptable ne partage des informations financières d’un client avec le Customer Support.
DLP
Les fonctionnalités de prévention des pertes de données vous permettent de définir des politiques qui empêchent les utilisateurs de partager des informations sensibles dans un canal Microsoft Teams, y compris dans les canaux privés, ainsi que dans les sessions de chat.
DLP protège vos informations aussi bien dans les messages que dans les documents.
Politiques de rétention
Les politiques de rétention vous permettent de conserver les données importantes pour votre organisation et de supprimer les contenus et communications non pertinents.
Pour en savoir plus sur les politiques de conformité de Microsoft Teams, consultez cet article.
Archivage
L’archivage des équipes inactives empêche les utilisateurs d’accéder à des informations obsolètes ou sensibles, réduisant ainsi les risques de fuites d’informations. Vous pouvez configurer des politiques d’expiration dans le centre d’administration Azure AD (désormais Microsoft Entra ID).
Journal d’audit
Vous pouvez suivre toute activité des utilisateurs grâce à la journalisation d’audit. Par exemple, si vous devez vérifier si un utilisateur a consulté un document spécifique, vous pouvez effectuer une recherche dans le journal d’audit unifié du centre de conformité Microsoft 365 pour consulter l’activité des utilisateurs et des administrateurs.
Sécurité des applications cloud
Pour protéger les données de votre organisation, vous pouvez contrôler, depuis le centre d’administration, les services cloud disponibles pour vos utilisateurs. Vous évitez ainsi le shadow IT et vous assurez que vos données confidentielles ne sont pas stockées dans des applications non autorisées.
Fonctionnalités de communication
Microsoft Teams permet à vos collaborateurs de rester connectés en permanence et de communiquer facilement via différents canaux, notamment le chat, les canaux, les appels et les réunions.
Conversations privées et publications dans les canaux
Inutile d’envoyer un e-mail à vos collègues pour obtenir une réponse rapide : vous pouvez envoyer un message instantané dans un chat en tête-à-tête ou en groupe pour une discussion privée, ou publier dans un canal en mentionnant le bon groupe de personnes.
Notifications
L’utilisation des mentions et la définition d’une priorité pour vos messages garantissent que votre publication atteindra les bonnes personnes et les informera de l’importance de votre message.
Réunions
Avec Microsoft Teams, vous pouvez organiser des réunions interactives et engageantes avec partage d’écran et intégration d’applications directement dans l’environnement de réunion.
Intégrations
Ce qui fait de Microsoft Teams une plateforme adaptée à tout type d’organisation, c’est sa capacité à intégrer facilement d’autres applications dans son environnement. Cela stimule la productivité et permet de personnaliser l’outil pour chaque organisation.
Intégration avec la suite Office 365
Microsoft propose de nombreux outils qui, combinés à Teams, peuvent améliorer les performances de votre équipe, favoriser la communication et vous aider à organiser votre temps et vos tâches.
Word, Excel et PowerPoint intégrés à Teams permettent à vos collaborateurs de travailler simultanément sur des documents en temps réel, de co-rédiger, de laisser des commentaires et de suivre les modifications. Vous n’aurez plus besoin d’envoyer des e-mails avec des fichiers mis à jour et d’attendre les validations de nombreux collègues.
Planner vous permet de mieux gérer les tâches et de suivre leur avancement.
Power Automate peut aider votre équipe à automatiser certaines tâches routinières et à minimiser le facteur humain.
Power BI est un excellent outil pour visualiser les données et créer des rapports interactifs pour une prise de décision fondée sur les données.
Forms permet à vos utilisateurs de collecter facilement les retours de vos collègues et de vos clients.
En savoir plus sur les outils de la suite Office 365.
Applications tierces et métier
Si votre organisation utilise d’autres applications pour gérer ses opérations, par exemple des CRM, ou dispose de sa propre application pour les opérations bancaires, d’assurance et d’autres processus, il est possible de les intégrer à Teams et de les inclure sous forme d’onglets dans les canaux Teams.
En savoir plus sur les intégrations entre Microsoft Teams et les CRM.
Chatbots
Pour automatiser certaines tâches manuelles routinières, vous pouvez installer des bots dans Microsoft Teams. Les bots permettent aux utilisateurs de rechercher et de partager des informations provenant de différentes applications via des messages, des cartes interactives et des tâches.
Modèles Microsoft Teams pour les services financiers
Si vous souhaitez améliorer les processus de collaboration à l’échelle de toute l’organisation, faciliter la création d’équipes et renforcer la productivité de vos collaborateurs, vous pouvez exploiter les modèles Microsoft Teams.
Si votre organisation crée une nouvelle équipe pour gérer chaque nouveau dossier, proposition, réclamation, etc., la meilleure approche est d’utiliser des modèles préconfigurés avec des canaux, des fichiers et des onglets d’applications prédéfinis. Disposer d’équipes prêtes à l’emploi qui intègrent tous les éléments dont vos collaborateurs ont besoin pour démarrer leur permet d’être plus agiles et plus productifs.
Pour vous donner une idée de la façon dont cela peut fonctionner pour vous, voici quelques exemples de cas d’usage où vous pourriez utiliser les modèles de collaboration Microsoft Teams de SalesTim pour la finance.
Gestion des propositions
Au lieu de créer manuellement des équipes standard pour chaque nouvelle proposition, vous pouvez constituer une équipe originale une seule fois et l’utiliser comme modèle pour créer des équipes de gestion de propositions en quelques clics.
Canaux
Vous pouvez nommer vos canaux en fonction de chaque étape du processus de gestion des propositions. Voici quelques exemples :
- Développement de la proposition
- Planification
- Envoi
- Évaluation
- Réunions
Vous pouvez créer des équipes standard et des équipes privées. Les canaux privés ne seront visibles que par les propriétaires de l’équipe et les membres invités.
Fichiers et onglets
Vous pouvez télécharger tous les fichiers nécessaires qui peuvent être utiles aux équipes de gestion des propositions : modèles de propositions, propositions précédentes, directives, calendriers préliminaires, etc. Vous pouvez inclure certains documents dans le canal Développement de la proposition pour guider les rédacteurs.
Dans le canal Planification, vous pouvez ajouter Planner sous forme d’onglet et y créer les tâches nécessaires à la préparation d’une proposition.
Vous pouvez également ajouter des directives dans l’onglet Wiki ou dans un site SharePoint où vous précisez les responsabilités de chaque membre de l’équipe et la stratégie gagnante.
Une fois votre équipe originale créée, vous pouvez l’utiliser pour créer un modèle et définir les politiques de gouvernance requises. Toutes les informations contenues dans le modèle seront automatiquement dupliquées dans les nouvelles équipes créées, y compris les fichiers, les dossiers et les tâches dans Planner.
Gestion des comptes clés
Le modèle de gestion des comptes clés peut être utilisé pour créer des équipes préconfigurées pour chacun de vos comptes clés.
Canaux
Les canaux que vous décidez de créer pour ce modèle peuvent varier selon les opérations et la culture de votre organisation. Voici quelques exemples de noms de canaux :
- Veille concurrentielle
- Customer Support
- Juridique – Contrats
- Mises à jour clients
- Contrats – Licences
- Planification
- Flux d’opportunités
- Partenaires
- Détente
Vous pouvez également créer des canaux privés dans votre modèle, visibles uniquement par les propriétaires de l’équipe et les membres invités.
Onglets et fichiers
Si vous disposez d’un plan d’action standardisé pour travailler avec vos comptes, vous pouvez formuler toutes les tâches nécessaires dans Planner et l’épingler sous forme d’onglet dans le canal Planification.
Lorsqu’une nouvelle équipe est créée, toutes les tâches avec leurs listes de contrôle, liens, catégories et étiquettes seront automatiquement dupliquées.
Vous pouvez également créer des directives dans un site SharePoint et l’ajouter sous forme d’onglet pour un accès facile et une meilleure visibilité.
Vous pouvez télécharger toute la documentation importante et pertinente dans l’onglet Fichiers des différents canaux. Les documents clés peuvent être épinglés sous forme d’onglets.
Banque de détail
Si votre institution financière dispose de plusieurs agences dans différentes localisations, chacune d’elles aura besoin d’une équipe distincte pour collaborer sur les tâches quotidiennes. Pour garantir que chacune de ces équipes respecte la même structure et des politiques de gouvernance similaires, vous pouvez utiliser un modèle Banque de détail.
Canaux
Exemples de canaux :
- Vie et détente
- Actualités de l’entreprise
- Équipes et plannings
- Clients
- Sécurité
- Informations marché
Fichiers et onglets
Vous pouvez télécharger toute la documentation susceptible d’être utile à chacune de vos agences bancaires et épingler les fichiers les plus importants sous forme d’onglets dans les canaux correspondants. Par exemple, vous pouvez ajouter les consignes de sécurité dans le canal Sécurité.
Vos équipes peuvent rester informées des actualités de l’entreprise grâce aux communautés Viva Engage dans Teams.
Vous pouvez également ajouter l’application Équipes et plannings ou toute autre application tierce utilisée par votre organisation pour gérer les plannings de vos collaborateurs.
Après avoir créé vos équipes originales, vous pouvez commencer à créer vos modèles et à définir leurs politiques de gouvernance. Pour en savoir plus sur la gouvernance des modèles, consultez cette page.
Ce ne sont là que quelques exemples de la façon dont Microsoft Teams peut être utilisé pour améliorer la collaboration au sein de votre département financier.
Réservez une démo avec nous pour découvrir comment les modèles de collaboration Microsoft Teams de SalesTim peuvent s’appliquer à votre activité.