How to Use Microsoft Teams for Small Businesses

Microsoft Teams compte plus de 270 millions d’utilisateurs actifs mensuels dans le monde, des grandes entreprises aux startups. Les petites entreprises du commerce, de l’hôtellerie et d’autres secteurs s’appuient massivement sur des logiciels de collaboration en nuage comme Microsoft Teams, simple à configurer et à utiliser. C’est un excellent outil pour tout type d’organisation, mais il se révèle particulièrement adapté aux petites entreprises qui disposent de ressources limitées et ont besoin d’aide pour structurer leur travail.

Puisque le monde ne reviendra pas à l’« ancienne » façon de faire les choses, les petites entreprises ont besoin de solutions adaptées à leurs besoins spécifiques pour réussir dans ce nouveau contexte virtuel. Microsoft Teams fait partie de ces solutions. Sans plus attendre, voyons ses avantages et comment en tirer parti.

Pourquoi Microsoft Teams est-il un excellent outil pour les petites entreprises ?

Quelle que soit leur activité, les petites entreprises peuvent se réunir, travailler, communiquer et servir leurs clients de manière innovante grâce à Teams. Des consultations virtuelles à la coopération entre collègues, Teams permet à ses utilisateurs d’offrir un service client plus rapide et plus économique.

Il regroupe les services dont les petites structures ont besoin pour gérer leur activité : appels vidéo de groupe jusqu’à 30 heures, chat de groupe, partage de fichiers, calendriers, outils de gestion des tâches, et bien plus encore. C’est aussi la solution tout-en-un la plus compétitive du marché. Il existe une version gratuite, et les offres payantes démarrent à seulement 4 $ USD par utilisateur par mois.

En résumé, Microsoft Teams présente les avantages suivants :

• Fonctionne sur tous types d’appareils – ordinateurs portables, téléphones – et sur tous les systèmes d’exploitation – iOS, Microsoft, etc.
• Intégrations disponibles avec de nombreux outils et applications natifs et tiers.
• Toutes les fonctionnalités essentielles sont réunies au sein d’une seule plateforme – chat, appels vidéo, planification, etc.

Comment les petites entreprises peuvent utiliser Microsoft Teams

Microsoft Teams est une plateforme extrêmement flexible, que vous pouvez adapter aux besoins de votre entreprise. Qu’il s’agisse d’une grande entreprise comptant de nombreux télétravailleurs ou d’une petite structure de 10 employés, Microsoft Teams vous aidera à structurer le travail et à faciliter la collaboration. Voyons plus en détail comment les petites entreprises peuvent tirer parti de Microsoft Teams.

Communication

L’un des principaux atouts de Microsoft Teams est qu’il permet aux équipes de communiquer de manière plus ciblée. Pratiquement aucun temps ni aucune discussion n’est gaspillé. La fonctionnalité phare est la communication en temps réel entre des membres d’équipe sélectionnés au sein de canaux thématiques. Microsoft Teams supprime le décalage qui existait entre les collaborateurs qui ne lisent pas leurs e-mails rapidement. Il maintient simplement les personnes impliquées dans une tâche donnée informées et à jour sur l’ensemble du processus.

La communication peut prendre différentes formes dans Microsoft Teams. Les employés peuvent utiliser les chats, les canaux et les outils de conférence en ligne pour échanger. Chacun de ces modes de communication offre ses propres fonctionnalités. Par exemple, la vidéoconférence propose un tableau blanc, le partage d’écran et de nombreux autres outils pour enrichir les échanges.

Dans le chat, vous trouverez le dernier produit Microsoft – les Loop components. Ces derniers permettent aux équipes de collaborer en direct dans le chat sur un composant spécifique, par exemple un paragraphe, un tableau, une liste, etc. Ce qui nous amène au point suivant : la collaboration.

Collaboration

Microsoft Teams crée l’environnement virtuel idéal pour la collaboration. Il vous permet d’organiser et de structurer votre travail. Microsoft Teams vous offre la flexibilité de choisir la façon dont vous souhaitez structurer votre activité. Souhaitez-vous la diviser par département, par projet ou par client ? Vous choisissez la logique et la structure qui correspond le mieux à votre petite entreprise, puis vous créez les équipes et les canaux qui reflètent vos besoins.

Dans Microsoft Teams, chaque membre de l’équipe peut facilement stocker, consulter et générer des informations, revenir sur des conversations antérieures, rechercher des documents et localiser d’autres données. De plus, si l’entreprise se développe et que de nouveaux employés rejoignent l’organisation, ils auront accès aux échanges et aux informations enregistrés dans les équipes auxquelles ils appartiennent. Cela facilite le partage des connaissances et l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Voici quelques fonctionnalités spécifiques qui améliorent la collaboration via Microsoft Teams.

Partage de documents

Dans chaque espace de collaboration Microsoft Teams, il existe des onglets par défaut dont l’un s’appelle Fichiers. Dans cette section, les utilisateurs peuvent stocker, consulter et modifier des fichiers. Toutes les modifications apportées aux fichiers – édition, suppression ou ajout de nouveaux fichiers – sont automatiquement enregistrées et visibles par tous les utilisateurs.

C’est une fonctionnalité très utile qui vous permet de donner accès à des documents clés, tels que des guides ou des formulaires, à vos employés. De même, ces derniers peuvent télécharger des documents pour révision ou simplement pour information du reste de l’équipe.

Planner et Wiki

Microsoft Planner est un outil de gestion des tâches conçu pour créer des plans, assigner des tâches, discuter de celles-ci et suivre la progression de l’équipe.

Wiki est une application souvent sous-estimée mais extrêmement utile proposée par Microsoft Teams. Elle peut servir de hub pour la prise de notes, comme alternative à Word ou au Bloc-notes. C’est un espace où vous pouvez ajouter, modifier et partager des informations. Voici quelques exemples d’utilisation de Wiki pour votre petite entreprise :

• Description détaillée du canal ou de l’équipe
• Règles
• Guides pratiques et instructions
• Ressources
• FAQ
• Meilleures pratiques

Pour en savoir plus sur l’utilisation de Wiki, cliquez ici.

Créer des équipes avec un ensemble de tâches prédéfini

Téléchargez notre guide gratuit et découvrez comment créer des équipes avec des tableaux de tâches Planner prédéfinis grâce aux modèles de collaboration dans Microsoft Teams

Application Approbations

L’application Approbations de Microsoft Teams est l’une de nos préférées et sera particulièrement bénéfique pour les responsables de petites entreprises. Comme son nom l’indique, cette application permet de collecter, traiter et stocker tous types de demandes en un seul endroit. Par exemple, vos employés peuvent demander une signature pour un document, un jour de congé ou une mise à jour de projet de la part de l’équipe marketing via cette application. Les cas d’usage de l’application Approbations couvrent aussi bien les aspects financiers que les ressources humaines, vous évitant ainsi l’achat de logiciels coûteux pour gérer ce type de demandes (congés, absences, etc.).

Loop components

Nous en avons brièvement parlé dans la section communication, mais les Loop components méritent une section à part entière tant cette fonctionnalité est remarquable. Les Microsoft Loop components ne constituent qu’un volet de la vision plus large de Microsoft. Dans leur forme actuelle, vous pouvez les utiliser dans votre petite entreprise pour favoriser la collaboration et mobiliser toute l’équipe lorsque vous avez besoin de tous les bras sur le pont. Les Loop components proposent actuellement 6 éléments : tâche, tableau, paragraphe, liste numérotée, liste de contrôle et liste à puces. Selon la situation, vous choisissez l’élément le plus adapté, vous l’envoyez dans le chat et votre équipe peut le modifier en temps réel directement dans ce chat.

Par exemple, imaginez qu’une crise survient et que vous devez envoyer rapidement un e-mail à tous vos utilisateurs. En tant que petite entreprise, vous ne disposez peut-être pas d’une équipe dédiée à cela. Vous pouvez alors envoyer un paragraphe Loop avec le brouillon de l’e-mail et laisser chacun y contribuer.

Intégrations Microsoft Teams adaptées aux petites entreprises

Les fonctionnalités par défaut de Microsoft Teams sont assez complètes et répondent aux principaux besoins des petites entreprises. Cependant, des besoins spécifiques liés au secteur d’activité ou au style de management nécessitent souvent des outils supplémentaires. À cet égard, Microsoft Teams est très ouvert et propose une large gamme d’intégrations pour les outils natifs et tiers. En parcourant les applications disponibles dans Teams, vous trouverez de nombreux outils connus et peut-être déjà vos favoris, comme Trello, Asana, DocuSign, etc.

Microsoft Teams comme solution CRM

En tant que propriétaire ou responsable d’une petite entreprise, nous vous recommandons vivement d’explorer et d’utiliser ces intégrations Microsoft Teams, car elles peuvent remplacer le recours à des plateformes et logiciels tiers. Grâce à ses intégrations, Teams peut même remplacer un CRM dans certains aspects, ce qui peut vous faire économiser beaucoup d’argent sur des licences coûteuses. Par exemple, Listes Microsoft est une excellente alternative aux logiciels de collecte et de stockage de données. ServiceNow aide à gérer les flux de travail et les opérations de l’entreprise sous l’angle RH, supprimant ainsi le besoin d’un logiciel dédié.

Pour en savoir plus sur l’utilisation de Microsoft Teams comme CRM, cliquez ici.

Applications de gestion de projet

De la même manière, vous pouvez utiliser Microsoft Teams pour la gestion de projet. L’intégration avec l’application Planner peut éviter de recourir à un logiciel de gestion de projet, ce qui représente une dépense importante pour une petite entreprise. Microsoft Planner offre des fonctionnalités limitées, mais couvre l’essentiel. Vous devez donc prendre en compte la taille de l’entreprise, ses besoins, ses opérations quotidiennes et les capacités exactes dont vous avez besoin pour une gestion de projet fluide.

Si vous décidez d’utiliser Microsoft Teams à ces fins, vous bénéficierez grandement de solutions basées sur des modèles comme nBold. Cette solution vous aidera à améliorer encore davantage votre organisation et vos efforts de structuration en vous permettant d’utiliser des structures prédéfinies pour la gestion de projet ou des ventes.

En tant que propriétaire ou responsable d’une petite entreprise, vous portez souvent plusieurs casquettes et le temps est une ressource précieuse. Plutôt que de passer du temps à créer de nouvelles structures de gestion de projet ou de ventes pour chaque client ou projet, utilisez nBold pour les créer une fois et les personnaliser au fil du temps.

Comment démarrer avec Microsoft Teams pour les petites entreprises

Pour démarrer avec Microsoft Teams, il vous suffit de suivre ces 4 étapes simples :

1. Assurez-vous que vous et votre équipe disposez de comptes Microsoft 365 et Office 365. Tous les produits Microsoft sont interconnectés, il est donc beaucoup plus pratique et rentable en temps de basculer entièrement vers Microsoft. Plusieurs formules sont disponibles, vous trouverez celle qui correspond à vos besoins et à votre budget.
2. Obtenez une licence Teams – vous pouvez commencer par la version gratuite ou passer directement à une offre payante.
3. Organisez une session de formation avec les membres de votre équipe pour leur expliquer ce qu’est Microsoft Teams et comment l’utiliser.
4. Décidez de la structure de votre environnement de travail virtuel (par département, clients, projets ou une autre logique) et créez votre première équipe et votre premier canal en conséquence.
5. Lancez un pilote et ajustez au fur et à mesure.

Microsoft Teams est un outil polyvalent et évolutif qui réunit toutes les fonctionnalités et tous les outils fondamentaux nécessaires. Les propriétaires et responsables de petites entreprises peuvent profiter de la version gratuite pour démarrer, puis passer à des offres supérieures en fonction de leur évolution.