Boost Your Team Productivity with These 10 Tips
Il nous arrive à tous de nous retrouver dans une situation où les tâches s’accumulent et le temps manque. Dans un contexte de travail collaboratif, il ne s’agit plus seulement de penser à sa propre performance, mais à celle de toute l’équipe. La réussite d’une entreprise repose sur le travail d’équipe, et en tant que manager, il vous revient de veiller à ce que la performance collective soit optimale. Alors, comment améliorer la productivité de votre équipe sans épuiser vos collaborateurs ?
Les experts s’accordent à dire qu’aider votre équipe à bien gérer son temps est la clé du succès. Voici 10 conseils pour augmenter la productivité de votre équipe.
Utiliser Microsoft Teams pour améliorer la productivité de l’équipe
1. Dotez votre équipe des bons outils numériques
Le travail d’équipe moderne repose sur des outils de collaboration numérique qui, s’ils sont bien choisis et correctement utilisés, peuvent considérablement faciliter le travail de l’ensemble de l’organisation. De plus, avec l’essor du télétravail, ce n’est plus une option — c’est une nécessité.
Utiliser Microsoft Teams pour la communication interne et externe est la première étape pour partir sur de bonnes bases.
Cet outil vous permet d’organiser des réunions et des discussions engageantes, aussi bien en interne qu’en externe. Il offre un excellent espace de collaboration pour partager des fichiers et travailler ensemble sur des documents. Il facilite également la communication en situation de mobilité, ce qui est essentiel en télétravail.
Votre équipe n’aura plus besoin de recourir à d’autres outils ni de perdre du temps à jongler entre les applications. Microsoft Teams supprime les distractions inutiles et vous aide à rester concentré sur votre travail tout en gérant mieux votre temps.
Consultez cet article dans lequel nous détaillons 10 raisons pour lesquelles Teams est fait pour votre entreprise.
2. Organisez l’espace de collaboration de votre équipe
Disposer d’un espace de collaboration structuré est indispensable pour travailler efficacement. Savoir où sont stockées les informations et accéder facilement aux fichiers à jour peut faire gagner un temps précieux à votre équipe.
Avec Microsoft Teams, vous pouvez créer plusieurs équipes pour chacun de vos projets. Cela permettra à vos collaborateurs de mieux se concentrer sur leurs tâches individuelles et d’éliminer les distractions. Créez des canaux correspondant à chaque thématique à traiter dans le projet.
Cela offre un accès rapide et facile aux informations pertinentes, dont les membres de l’équipe peuvent se saisir immédiatement.
Décrivez simplement l’objectif de chaque canal et les règles d’utilisation dans l’onglet Wiki, et votre équipe sera prête à démarrer.
3. Planifiez les tâches à venir
Pour aider votre équipe à mieux gérer son temps, nous vous recommandons d’utiliser un outil de gestion des tâches.
Depuis que chez nBold nous avons commencé à gérer toutes nos tâches avec Planner dans Teams, la productivité de notre équipe a atteint des niveaux jamais vus auparavant. Planner vous permet de créer de nombreuses tâches et de les répartir en différentes catégories ou compartiments (buckets). Dans notre cas, chaque compartiment représente une étape de réalisation. Il est ainsi beaucoup plus facile de suivre l’avancement, en déplaçant les tâches d’un compartiment à l’autre pour matérialiser la progression.
Vous pouvez également ajouter des listes de vérification pour chaque tâche, joindre des fichiers et des liens afin que la personne responsable d’une tâche précise puisse s’y mettre immédiatement, sans perdre de temps à chercher les bonnes informations.
De plus, si une tâche nécessite un travail collectif, vous pouvez l’assigner à des groupes de personnes plutôt qu’à des membres individuels. Définissez un calendrier, le niveau de priorité et le statut d’avancement.
Avec Planner, il est bien plus facile de planifier et de prioriser les tâches à venir. D’après notre propre expérience, votre équipe accomplira bien plus en moins de temps.
Créez des équipes avec un ensemble de tâches déjà prédéfinies
Téléchargez notre guide gratuit et découvrez comment créer des équipes avec des tableaux de tâches Planner préconfigurés grâce aux modèles de collaboration dans Microsoft Teams.
Conseils psychologiques pour améliorer la productivité de votre équipe
4. Montrez que vous vous souciez de vos collaborateurs
Montrer à vos collaborateurs que vous vous préoccupez de leur bien-être et de leur rapport au travail est un puissant levier de productivité. Ce phénomène a d’ailleurs un nom : l’effet Hawthorne. Lors d’une expérience menée pour analyser la productivité d’ouvriers d’usines américaines, il a été découvert que leur productivité augmentait quelle que soit la modification apportée à leur environnement de travail. Les chercheurs ont rapidement compris que c’est le sentiment d’importance et le fait que les managers se souciaient de leurs collaborateurs qui contribuaient à cette hausse de productivité.
Ce phénomène explique pourquoi nous nous sentons si motivés à donner le meilleur de nous-mêmes lorsque notre supérieur reconnaît nos efforts.
Exploitez ce levier pour améliorer la productivité de votre équipe. Vous pouvez le faire en partageant des retours sur leur travail, en reconnaissant leurs réussites et en leur apportant du soutien quand ils en ont besoin.
Essayez de créer un canal dédié dans votre équipe où vous pouvez mettre en avant les réalisations importantes de vos collaborateurs ou solliciter leur avis sur des sujets importants. Vous pouvez également organiser des sondages pour choisir la meilleure solution à l’aide d’applications telles que Survey Monkey ou Polly, ou simplement demander comment ils se sentent aujourd’hui.
Polly
Si vous ne l’avez pas encore fait, vous serez surpris de constater à quel point votre équipe peut être plus productive lorsqu’elle voit que vous vous souciez sincèrement d’elle 😊
5. Valorisez votre équipe
La reconnaissance est essentielle pour stimuler la productivité au travail. Il s’agit d’un besoin humain fondamental décrit dans la pyramide des besoins de Maslow. Celle-ci stipule que lorsque nos pairs respectent et reconnaissent les efforts de l’équipe, cela nous motive à maintenir notre niveau de performance et nous procure un sentiment de fierté et de satisfaction.
Mettez ce principe à profit pour améliorer la productivité de votre équipe et donner à vos collaborateurs l’envie de faire partie de votre équipe. Vous pouvez créer un canal spécifique dans Microsoft Teams où l’équipe peut partager les petites et grandes victoires. Utilisez ce canal pour reconnaître la contribution de chacun et saluer leur travail.
Vous pouvez toujours valoriser les réalisations de vos collaborateurs devant l’ensemble de l’entreprise. Si vous travaillez dans une grande structure, vous pouvez utiliser les communautés Viva Engage à cet effet. Vous pouvez également célébrer les grandes victoires en organisant un Microsoft Teams Live Event.
Offrir des avantages en récompense du travail bien fait ne peut qu’être bénéfique :) Pas forcément de l’argent : vous pouvez envoyer à vos collaborateurs des chèques-cadeaux, une boîte de muffins, des abonnements à une salle de sport ou à des cours de yoga, ou encore un accès à une formation ou un défi qu’ils ont toujours voulu relever. Parmi les autres idées de cadeaux pour remercier vos collaborateurs, on peut citer des objets personnalisés comme des vases ou des horloges de bureau, ou encore des accessoires technologiques qui les aideront à rester productifs.
6. Encouragez la déconnexion
Il nous arrive parfois de nous laisser emporter par notre travail et de rester tard le soir pour terminer un projet. Ou de ramener du travail à la maison, incapables de profiter de moments de qualité avec nos proches et stressés par des tâches inachevées.
Cela peut engendrer une anxiété excessive qui, à son tour, mène à l’épuisement professionnel — une condition dont il faut beaucoup de temps pour se remettre. Le bien-être psychologique de vos collaborateurs est essentiel pour maintenir un niveau de productivité élevé, et il doit être prioritaire par rapport aux besoins à court terme de l’entreprise.
Le rôle des managers est de servir de tampon entre leur équipe et les objectifs irréalistes que les entreprises imposent parfois à leurs employés.
Veillez à ce que vos collaborateurs ne se sentent pas dépassés — encouragez-les à « décrocher » après les heures de bureau. Par exemple, vous pouvez leur suggérer de désactiver leurs notifications après le travail, en particulier le week-end.
Conseil pratique : certains managers utilisent à tort le mot « urgent », obligeant leurs employés à travailler toute la nuit pour finaliser une présentation, avant de découvrir qu’elle pouvait être remise une semaine plus tard. Cela suscite, compréhensiblement, ressentiment et perte de confiance. Pour éviter cette situation, mieux vaut être transparent à 100 % sur les délais et les attentes.
7. Créez un environnement de travail positif
Entretenir de bonnes relations de travail au sein d’une équipe est particulièrement important pour le bien-être psychologique de chaque membre. Les conflits ou les tensions au travail affecteront inévitablement toute l’équipe et nuiront à la performance collective.
Pour éviter ces situations, veillez à recruter les bons profils pour votre équipe. Au-delà de l’évaluation du niveau de connaissances et d’expérience, il est essentiel de s’assurer que la personnalité du candidat correspond à celle du reste de l’équipe.
Par ailleurs, cultiver la culture d’entreprise peut contribuer à souder vos collaborateurs. Cela leur donne le sentiment d’être unis par une vision et un objectif communs. Il est possible de promouvoir votre culture d’entreprise même si toute votre équipe travaille à distance — consultez cet article pour découvrir comment.
Organisez des événements de team building virtuels chaque mois pour permettre à vos collaborateurs de socialiser entre eux. Créez un canal « Fun » où vous pouvez tous discuter de sujets non liés au travail. Vous pouvez également organiser de courtes réunions hebdomadaires où chacun peut parler de ce qu’il veut autour d’une tasse de thé.
Dans un contexte entièrement à distance, concentrez-vous sur la création d’un environnement de travail agréable et fondé sur la confiance. Faites preuve de créativité — les possibilités sont infinies pour aider votre équipe à trouver sa cohésion, même à distance. Cela améliorera inévitablement la productivité de votre équipe.
La transparence et la confiance, des facteurs clés
8. Guidez votre équipe
Être transparent avec vos collaborateurs sur les règles de l’entreprise et les attentes envers chacun est toujours une bonne idée. Savoir où l’on doit arriver est la première étape vers le succès. Cela soulage la pression liée à l’incertitude, en particulier pour les nouvelles recrues, et aide à comprendre la culture de travail de l’entreprise.
Vous pouvez créer des guides sur un site SharePoint pour votre équipe, en y indiquant les horaires de travail (si applicables), le niveau de flexibilité attendu, les jours réservés au travail en mode « concentration » et ceux dédiés aux réunions. Précisez ce qui doit être partagé dans les canaux Teams et ce qui peut être envoyé en message privé, qui est responsable de quelle partie du travail, etc.
Cela guidera votre équipe tout au long du processus de travail et l’aidera à prioriser ses tâches, améliorant ainsi sa productivité.
9. Laissez votre équipe s’approprier son travail
Accorder plus d’autonomie à vos collaborateurs est essentiel pour améliorer leur productivité. D’abord, cela témoigne d’un niveau de confiance accru, ce qui est un moteur de meilleures performances. Ensuite, cela favorise la créativité en permettant à vos collaborateurs de sortir des sentiers battus. Cela renforce également leur ambition et leur désir de progresser.
Par exemple, laissez les membres de l’équipe décider s’il est nécessaire ou non d’assister à certaines réunions. Une bonne idée serait de les encourager à réserver des plages horaires — voire des journées entières — dédiées à la concentration sur leurs projets. Réservez également quelques jours par semaine à la planification, la préparation, la révision et autres activités de travail routinières.
Et puisque nous parlons des réunions, une étude sur le bien-être au travail révèle que 65 % des managers estiment que les réunions les empêchent en réalité d’accomplir leur travail. Étonnant, n’est-ce pas ? Paradoxalement, l’objectif des réunions est justement d’améliorer la performance globale.
Harvard Business Review
Pour éviter la frustration liée aux réunions et maintenir la productivité de votre équipe à un niveau optimal, essayez d’en réduire la fréquence. Analysez quelles réunions nécessitent la participation de tous les membres de l’équipe. Il est possible qu’elles se déroulent tout aussi bien avec moins de participants.
Réservez des journées spécifiques aux réunions et aux échanges afin d’éviter toute distraction les jours de « concentration », et vous verrez la productivité de votre équipe augmenter.
10. Offrez des opportunités de formation
Donner à vos collaborateurs la possibilité d’apprendre et de progresser en fera de meilleurs professionnels, capables d’apporter de meilleurs résultats à l’entreprise. Proposer des opportunités de formation améliore également la rétention, car cela accroît la satisfaction au travail.
Vous pouvez proposer à vos collaborateurs de suivre des formations pratiques sur des sujets en lien avec leur expertise et leurs centres d’intérêt — marketing sur les réseaux sociaux, vente, etc. Ils peuvent également chercher à élargir leurs connaissances au-delà de leur domaine d’activité et apprendre quelque chose de nouveau. Cela leur permettra d’explorer leur potentiel et d’apporter une valeur ajoutée plus grande à l’équipe. Et investir dans le développement des compétences comportementales de votre équipe — leadership, communication, collaboration, etc. — est toujours une excellente idée.
Heureusement, de nombreuses plateformes proposent des formations en ligne, ce qui facilite l’apprentissage à distance. De plus, les formations modernes sont découpées en courtes vidéos, ce qui permet à vos collaborateurs de progresser à leur propre rythme sans se sentir submergés par de nouvelles informations.
Nous espérons que ces conseils vous seront utiles et que vous améliorerez la productivité de votre équipe en un rien de temps 😊