Collaboration Process in the Workplace: Pros and Cons
Les cultures, pratiques et méthodes de travail sont des phénomènes en perpétuelle évolution. Ces changements s’opèrent à l’échelle macro, sous l’impulsion des nouvelles tendances en matière de management RH et de leadership. Ils se produisent également à l’échelle micro — au niveau d’un secteur d’activité, d’une entreprise donnée ou de la structure d’un département ou d’une équipe particulière. Nous aborderons certaines de ces nouvelles tendances dans de prochains articles, mais pour celui-ci, nous souhaitons traiter un sujet assez complexe : la collaboration.
Pour évoquer brièvement une tendance, nous avons récemment observé une montée en puissance du travail en silos. Aussi proche que cela puisse paraître du mot solo, travailler en silos a une signification bien différente. Travailler en silos, c’est à la fois travailler seul et travailler en petit groupe, mais sans interagir avec les autres équipes ou départements de l’entreprise. Vous pouvez en apprendre davantage sur l’état d’esprit silo ici.
À l’opposé, on trouve la collaboration, de plus en plus encouragée par les managers. Contrairement au travail en silos, le travail collaboratif se définit ainsi :
Des personnes qui travaillent conjointement sur une activité ou un projet afin d’atteindre un objectif commun. Notamment lorsque cela implique une coopération entre plusieurs équipes, départements et/ou organisations différentes pour parvenir à un objectif convenu.
Le travail collaboratif et le travail en silos présentent chacun leurs défis et avantages propres, qui diffèrent selon que l’on est manager ou collaborateur.
Dans le cadre de cet article, nous examinerons les avantages et les inconvénients du travail collaboratif du point de vue des managers et des collaborateurs. Nous vous aiderons également à comprendre comment surmonter ces difficultés.
La perspective du manager
Avantages de la collaboration
Rapidité d’exécution
Lorsqu’un groupe de personnes collabore, il peut achever le travail bien plus rapidement qu’en travaillant en silos. Les bras ne manquent pas. Les tâches sont réparties entre les différents membres et peuvent être réalisées simultanément.
Des perspectives variées pour résoudre les problèmes
L’échange d’idées et de points de vue est essentiel pour résoudre un problème. Certains membres peuvent avoir plus d’expérience que d’autres. De plus, chacun aborde la résolution de problèmes à sa façon. Les problèmes peuvent ainsi être résolus plus rapidement et plus efficacement.
Compétences diversifiées
Selon un projet (qu’il s’agisse d’une campagne marketing ou d’un audit financier), vous aurez peut-être besoin de mobiliser un ensemble de compétences variées. De la rédaction à la conception graphique en passant par la connaissance de la législation locale, il est difficile de trouver une telle polyvalence chez une seule personne. Avoir une équipe qui travaille sur le projet garantit donc que vous disposez des bons outils.
Inconvénients de la collaboration
Difficultés de communication et conflits
L’un des principaux défis du travail collaboratif est la mauvaise communication. Les membres d’une équipe peuvent venir d’horizons différents et chacun est habitué à un certain style de communication. La communication est ici un terme générique qui recouvre tout et n’importe quoi : le ton, le mode, les moyens, etc. Il peut falloir un certain temps à une équipe pour trouver « un terrain commun ».
Par ailleurs, là où des personnes travaillent ensemble, des idées contraires finissent inévitablement par s’affronter et peuvent dégénérer en conflit. C’est un défi aussi bien pour les managers que pour les collaborateurs. Il appartient au manager de désamorcer les désaccords et de résoudre les conflits.
Dans ce type de situation, le mieux est d’être proactif en tant que manager et d’établir des règles de communication dès le départ. Commencez par les bases : créez une plateforme de communication commune où les collaborateurs peuvent échanger — par exemple, Microsoft Teams, qui offre des réunions audio et vidéo, la messagerie instantanée et des outils de collaboration.
Rendez-vous sur cet article pour découvrir comment connecter des équipes mondiales avec Microsoft Teams.
Trop de points de vue
Lors d’une séance de brainstorming, les idées peuvent fuser et il devient difficile de choisir la meilleure approche sans écarter celles de personne. C’est un processus chronophage qui demande beaucoup de rigueur. La clé est d’être patient, de reconnaître la contribution de chacun quelle qu’en soit l’importance, et de communiquer la décision finale à toute l’équipe.
Collaborateurs peu performants vs. collaborateurs impliqués
Chaque manager est confronté tôt ou tard à des collaborateurs peu performants. Ces derniers « prospèrent » dans un environnement collaboratif : ils peuvent se cacher et, dans certains cas, s’attribuer le mérite du travail accompli par d’autres. Identifier et gérer les collaborateurs peu performants face aux collaborateurs impliqués est donc un vrai défi pour les managers.
Dans des situations similaires, un manager doit évaluer l’efficacité de chaque membre du groupe. La solution réside dans une répartition des tâches formalisée par écrit, afin de savoir qui est responsable de quoi et de suivre l’avancement si nécessaire. Les outils numériques de gestion des tâches sont une ressource idéale pour cela. Vous pouvez utiliser des outils de collaboration tels que Microsoft Teams, qui permettent l’intégration avec de nombreux outils de gestion des tâches comme Planner, Trello, Asana, et bien d’autres.
Dans cet article, nous partageons quelques conseils pour utiliser Microsoft Teams efficacement en tant que manager.
La perspective du collaborateur
Avantages de la collaboration
Division du travail
L’un des nombreux avantages de la collaboration pour un collaborateur est la division du travail. Le travail est réparti entre plusieurs personnes, et tout ne repose pas sur les épaules d’une seule. Cela permet aux collaborateurs d’éviter le multi-tâches permanent et de se concentrer sur quelques missions. Cette approche « diviser pour mieux régner » génère des résultats positifs et libère les collaborateurs du stress.
Réseautage avec d’autres collaborateurs et départements
La collaboration est un excellent moyen de tisser des liens et de rencontrer de nouvelles personnes. C’est grâce à elle que les gens apprennent à connaître leurs collègues et nouent des connexions durables qui peuvent favoriser l’évolution de carrière, ce qui nous amène au point suivant.
Développement professionnel
Progresser en tant que professionnel et acquérir de nouvelles compétences est un avantage du travail en groupe. C’est la conséquence directe des deux points évoqués précédemment : la diversité des compétences et la variété des perspectives. Travailler en étroite collaboration avec des personnes ayant des expériences, des expertises et des approches différentes mène naturellement à une croissance professionnelle.
Par ailleurs, cette progression se produit également lorsque vous êtes confronté à des défis — par exemple, des difficultés de communication — au sein d’une équipe. Si vous parvenez à résoudre ces problèmes, vous saurez mieux naviguer dans des situations similaires lors de votre prochaine mission.
Inconvénients de la collaboration
Trouver un consensus et faire des compromis
L’un des défis les plus délicats pour un collaborateur est de parvenir à un consensus et d’accepter de faire des compromis. Il est vraiment difficile de devoir abandonner ses idées et ses solutions après y avoir travaillé avec acharnement. Lorsqu’on travaille en équipe, il est indispensable d’avoir une grande capacité d’adaptation et de laisser à chacun la possibilité de contribuer.
Parallèlement, il existe aussi un risque de pensée de groupe (groupthink), phénomène par lequel les individus cherchent à atteindre le consensus et mettent de côté leurs convictions personnelles pour s’aligner sur l’opinion du reste du groupe.
Une responsable supervise une réunion de travail en bureau
Conflits dans les styles de travail
Chacun a son propre style de travail. Certains préfèrent mettre leur casque et se concentrer sur leurs tâches. D’autres préférent être en communication constante les uns avec les autres. De plus, quel que soit le secteur et le poste, il existe toujours plusieurs façons d’aborder et d’accomplir une tâche. S’habituer à des styles de travail aussi variés est difficile, mais c’est une nécessité dans tout environnement collaboratif.
Il est important de reconnaître que chacun est à l’aise dans sa propre façon de travailler. Pour obtenir de bons résultats, il est donc essentiel d’être patient et de comprendre les différents styles de travail dans un cadre collectif.
Les leaders autoproclamés
Dans les structures collaboratives, l’émergence de multiples leaders « autoproclamés » est assez courante. Il en résulte que plusieurs membres cherchent à prendre le rôle de leader et à prendre les rênes. Non seulement c’est contre-productif, mais cela peut créer des tensions au sein de l’équipe. Il appartient aux managers de prévenir l’émergence de tels comportements.
Une méthode consiste à toujours avoir une vue d’ensemble de ce qui se passe au sein de l’équipe et de la façon dont la collaboration évolue. Vous pouvez également le faire facilement grâce à une plateforme de collaboration tout-en-un comme Microsoft Teams.
Alors, la collaboration — oui ou non ?
La structure collaborative est un excellent moyen de rassembler toutes les voix de l’organisation pour innover, développer et résoudre les problèmes. La collaboration permet de distribuer les tâches, d’accélérer les délais et favorise la créativité. Mais à côté de ces avantages, il y a des défis que vous pouvez en grande partie surmonter grâce aux bons skills de management et aux bons outils. En fin de compte, les bénéfices du travail en groupe l’emportent sur les inconvénients.
La collaboration entre individus d’horizons variés est une excellente opportunité pour le management d’évaluer plus finement les membres de l’équipe. Du point de vue du collaborateur, la collaboration crée des liens durables et ouvre la voie à une croissance professionnelle et personnelle.
Chez SalesTim, nous sommes convaincus que la collaboration est le meilleur moyen de progresser. C’est pourquoi notre équipe travaille en étroite collaboration chaque jour pour livrer un produit qui vise à rendre la collaboration plus simple.
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