How Microsoft Teams Enhances Healthcare: Pharmaceutical Industry

L’industrie pharmaceutique connaît une croissance continue, portée par une demande toujours plus forte pour ses services et ses produits. L’urbanisation, l’ouverture de nouveaux marchés, le vieillissement de la population et l’émergence de nouvelles maladies font prospérer ce secteur. C’est d’ailleurs l’un des rares à avoir enregistré une hausse de ses bénéfices pendant la crise économique provoquée par la pandémie mondiale.

Cependant, le secteur pharmaceutique est encore confronté à des défis majeurs. Ils découlent des avancées technologiques et de la digitalisation du marché, des changements dans le comportement des consommateurs, ainsi que d’une concurrence accrue. Pour y faire face, de nombreuses entreprises pharmaceutiques adoptent des outils de collaboration numérique, tels que Microsoft Teams. Ces outils les aident à rester efficaces et à s’adapter aux nouvelles façons de travailler qui transforment tous les secteurs à travers le monde.

Dans cet article, nous vous montrons comment Microsoft Teams peut améliorer la collaboration dans l’industrie pharmaceutique et aider les entreprises du secteur à renforcer leurs performances.

Tendances dans l’industrie pharmaceutique

L’industrie pharmaceutique traverse de profondes transformations. Après avoir longtemps travaillé en vase clos, les entreprises pharmaceutiques s’orientent progressivement vers la collaboration et les partenariats, y compris avec leurs concurrents. Lentement mais sûrement, elles introduisent désormais la technologie à chaque étape de leur cycle de vie : de la fabrication à la commercialisation.

Voici un aperçu des principales tendances qui façonnent le fonctionnement des entreprises pharmaceutiques aujourd’hui.

L’adoption de nouvelles technologies

Les nouvelles technologies s’imposent progressivement dans l’ensemble des organisations de santé, y compris les entreprises pharmaceutiques. Celles qui tardent à les adopter risquent d’être dépassées par une concurrence toujours plus vive.

Les nouveaux logiciels servent à piloter et organiser les processus de fabrication, la logistique, le travail administratif et la communication.

Par ailleurs, les grands acteurs du secteur collaborent désormais avec des entreprises de haute technologie pour stimuler la recherche et améliorer leur productivité grâce à l’automatisation.

De nombreuses entreprises pharmaceutiques commencent à utiliser Microsoft Teams pour numériser et stocker en toute sécurité leurs dossiers patients et leurs informations administratives, gérer les activités opérationnelles et encadrer leurs équipes.

Le renforcement de la coopération

La nécessité croissante de traiter des maladies chroniques complexes ou incurables exerce une pression considérable sur les entreprises pharmaceutiques. Elle les pousse à rechercher des partenariats avec d’autres secteurs et, surtout, avec leurs concurrents.

Le besoin de partager les connaissances entre experts et de trouver des traitements pour des maladies complexes a stimulé la collaboration entre les grands acteurs du secteur et redéfinit aujourd’hui la réalité de l’industrie.

Ces partenariats requièrent à leur tour l’utilisation d’outils de collaboration garantissant une communication efficace et la confidentialité des informations sensibles.

L’évolution des besoins des patients

Nous vivons dans une société de consommation, et ses exigences commencent à impacter l’industrie pharmaceutique. Les patients réclament désormais une approche plus personnalisée de leur santé et souhaitent accéder à des traitements plus avancés, souvent encore indisponibles.

Les entreprises pharmaceutiques s’orientent donc vers une approche centrée sur le patient dans le développement de nouveaux produits. Cela nécessite une collaboration directe avec les établissements de santé et les patients eux-mêmes. Pour y parvenir, elles devront déployer de nouvelles approches leur permettant de nouer des relations avec leurs consommateurs directs.

Les défis de collaboration dans l’industrie pharmaceutique que Microsoft Teams peut résoudre

Le partage des connaissances

Des études montrent que l’industrie pharmaceutique moderne sous-performe, malgré le nombre croissant de nouvelles entreprises et l’intensification de la concurrence sur le marché. C’est pourquoi, comme évoqué précédemment, une nouvelle tendance émerge : la recherche de partenariats au sein même de l’industrie et au-delà.

Ce besoin de collaboration représente un défi de taille pour les entreprises pharmaceutiques, car il implique le partage de la propriété intellectuelle et des savoir-faire.

Pour que cette collaboration fonctionne, les parties doivent faire des compromis, acceptant ainsi une certaine perte de contrôle. La confiance est indispensable pour maintenir ces relations à la fois opérationnelles et efficaces.

L’utilisation d’outils de communication et de collaboration adaptés peut aider les organisations à relever ce défi et à établir des partenariats de confiance bénéfiques pour l’ensemble des parties prenantes.

La concurrence accrue

Le rythme du marché pharmaceutique s’accélère. Et même si les entreprises du secteur nouent des partenariats, elles doivent rester à l’affût des tendances du marché, des avancées technologiques et des attentes des consommateurs pour préserver leur indépendance. L’efficacité et la capacité à dépasser les outils traditionnels sont des atouts concurrentiels essentiels.

Face à l’offensive d’Amazon sur les médicaments en vente libre, les entreprises pharmaceutiques doivent réagir rapidement pour faire face à la concurrence de ce géant de la vente en ligne.

Ce qui nous amène directement au défi suivant.

La pharmacie virtuelle

Les pharmacies en ligne existaient avant la Covid-19, mais elles n’ont jamais connu un tel essor qu’en 2020. Contraints au confinement ou soumis à des restrictions de déplacement, de nombreux acheteurs préfèrent désormais faire leurs courses en ligne, y compris pour leurs médicaments.

Cela a révolutionné le secteur. Pour rester présentes sur le marché, les entreprises pharmaceutiques doivent s’assurer que leurs produits sont également disponibles en ligne, ce qui engendre d’importants défis administratifs. Les dossiers et ordonnances des patients doivent être stockés et traités en ligne, contraignant les entreprises à adopter de nouvelles solutions logicielles.

Les réunions virtuelles

Face aux nombreuses restrictions imposées par la pandémie de Covid-19, les réunions virtuelles sont devenues la nouvelle norme dans de nombreux secteurs à travers le monde, dont le secteur pharmaceutique. Pour limiter au maximum les contacts physiques, les entreprises pharmaceutiques ont de plus en plus recours à des solutions numériques pour leurs échanges avec le personnel hospitalier et les patients. Cela soulève un nouveau défi : comment mener une réunion en ligne efficacement sans sacrifier la qualité de la communication et des échanges.

La conformité

Toutes les entreprises pharmaceutiques dans le monde sont encadrées par des réglementations de conformité. De nombreuses entreprises rencontrent des difficultés lors des demandes d’autorisation de mise sur le marché, ces réglementations variant selon les pays ou les régions.

L’absence de procédures écrites portant sur la qualité, la production et le contrôle des processus est l’une des principales causes de non-conformité. Mais même lorsque ces procédures existent, elles ne sont parfois pas respectées. Ce problème peut toutefois être résolu grâce à Microsoft Teams.

Chaque entreprise pharmaceutique doit disposer d’un document comportant des procédures claires et faciles à appliquer, qui servira de référentiel qualité. Ces procédures doivent être examinées et validées par les équipes opérationnelles et de contrôle qualité, puis régulièrement mises à jour et facilement accessibles à l’ensemble du personnel.

Cela suppose une communication et une collaboration efficaces, une bonne répartition des responsabilités et des tâches, ainsi qu’un suivi rigoureux de leur exécution.

La communication avec les patients

À mesure que l’approche centrée sur le patient prend de l’importance dans l’industrie pharmaceutique, il devient essentiel d’interagir régulièrement avec les patients et de suivre efficacement leur parcours lors des essais cliniques. La gestion de l’ensemble des dossiers et la navigation dans la documentation constituent un véritable défi, auquel s’ajoute la nécessité d’intégrer efficacement les nouveaux patients et de suivre leur progression.

Comment Microsoft Teams peut aider les entreprises pharmaceutiques à améliorer leur collaboration

Microsoft Teams offre de nombreuses fonctionnalités qui permettent aux entreprises pharmaceutiques de relever leurs défis de collaboration. Cela se traduit par une productivité accrue et plus de temps consacré aux patients, à la recherche et au développement.

Les entreprises pharmaceutiques peuvent tirer parti de Microsoft Teams pour partager des documents tels que les dossiers patients et les procédures de conformité, distribuer des tâches et y travailler en équipe directement dans Teams, et organiser des conférences audio et vidéo avec les membres de l’équipe, les patients et les partenaires. Vos collaborateurs restent ainsi toujours informés et en contact avec les bonnes personnes, même en travail à distance.

Une entreprise pharmaceutique peut comporter de nombreux départements : formulation, recherche et développement, fabrication, dispensation, pharmacie, qualité et contrôle, marketing, et bien d’autres. Pour chaque département, vous pouvez constituer une équipe distincte dans Microsoft Teams et optimiser leurs processus collaboratifs.

Voici quelques-unes des fonctionnalités de Microsoft Teams dont les organisations pharmaceutiques peuvent bénéficier.

Des essais cliniques à l’entrée sur de nouveaux marchés : améliorez vos processus collaboratifs

Chaque équipe d’une entreprise pharmaceutique doit travailler sur plusieurs projets qui requièrent des actions différentes de la part de différents collaborateurs. Pour structurer vos équipes et éviter les fuites d’informations confidentielles, vous pouvez créer différents canaux dans lesquels les membres de votre équipe aborderont des sujets spécifiques sans avoir à créer une nouvelle équipe. Par exemple, pour une équipe de projet de recherche, vous pouvez créer les canaux suivants :

• Essais cliniques
• Formulation du produit
• Développement du médicament
• Licences
• Audit et conformité

Tenez votre équipe informée

Dans chacun de vos canaux, vous pouvez ajouter des onglets avec des fichiers et des applications adaptés à l’objectif du canal. Il peut s’agir de la formule du produit, de la documentation de développement produit, des informations patients et des comptes rendus d’essais cliniques, ainsi que d’applications sectorielles spécifiques.

Élaborez vos procédures qualité, de production et de contrôle

L’absence de procédures écrites est l’une des principales causes de non-conformité aux réglementations du marché. Avec Microsoft Teams, vous pouvez coordonner tous les membres de l’équipe concernés afin d’élaborer ces procédures à l’aide de Planner. Vous pouvez ensuite partager le document sous forme d’onglet dans le canal Général des équipes concernées pour garantir un accès facile à ces directives.

Attribuez des tâches et gérez vos projets plus rapidement

Vous pouvez répartir les responsabilités et attribuer des tâches à vos différentes équipes grâce à Planner. Vous aidez ainsi vos collaborateurs à mieux organiser et prioriser leur travail. Ils peuvent créer leurs propres tâches, définir des échéances et désigner des membres de l’équipe chargés de les réaliser. De plus, vous pouvez suivre l’avancement de leur mise en œuvre.

Restez en conformité

À mesure que les entreprises pharmaceutiques s’associent à leurs concurrents pour relever les défis du secteur, la protection des données sensibles devient une priorité absolue. Collaborer sans compromettre la confidentialité ni la sécurité est essentiel, et la prévention des pertes de données (DLP) peut aider les organisations à y parvenir.

La politique DLP permet d’empêcher le partage d’informations sensibles en supprimant un message suspect et en interdisant aux utilisateurs externes d’ouvrir un document susceptible de contenir des données confidentielles.

Restez en contact avec les bonnes personnes

Microsoft Teams est une plateforme idéale pour la communication privée et en équipe. Vous pouvez partager différents fichiers aussi bien dans les chats que dans les canaux. Vous pouvez ensuite les ajouter comme onglets, collaborer dessus et les mettre à jour en temps réel.

Vous pouvez également discuter pendant les réunions, ce qui est particulièrement utile pour partager des notes, des liens et toute autre information lors d’une conférence téléphonique.

Notifications urgentes

Vous pouvez créer un canal spécifique dans votre équipe pour y publier des informations importantes destinées à l’ensemble du groupe. Pour vous assurer que les membres reçoivent immédiatement une notification lors d’une nouvelle publication, demandez à votre personnel d’activer les notifications pour ce canal.

Dans les paramètres du canal, sélectionnez Notifications de canal et choisissez Toute l’activité. Ainsi, tous les membres de votre équipe recevront une notification pour chaque nouvelle publication dans ce canal, comme s’ils avaient été mentionnés. Ils seront également notifiés pour toutes les réponses aux publications de ce canal.

Connectez-vous, partagez et faites émerger de nouvelles idées

Avec Microsoft Teams, les entreprises pharmaceutiques restent plus facilement connectées avec leurs collègues, partenaires et patients.

Vous pouvez ajouter des membres externes en tant qu’invités dans vos canaux ou leur envoyer simplement une invitation par e-mail. Vous devrez ensuite leur accorder l’autorisation de rejoindre la réunion et de démarrer la conversation.

De plus, vous pouvez enregistrer vos réunions et obtenir la retranscription des échanges, ce qui peut s’avérer particulièrement utile pour le suivi des patients et les essais cliniques. Vous pouvez ensuite partager l’enregistrement et la retranscription dans vos équipes pour tenir tout le monde informé des discussions.

Si vous avez besoin de faire une présentation ou de partager des informations importantes pendant un appel vidéo, la fonctionnalité Partage d’écran vous sera très utile. En choisissant Partage d’application, vous ne partagerez qu’une fenêtre spécifique plutôt que la totalité de votre écran.

Les modèles Microsoft Teams pour les entreprises pharmaceutiques

Créer manuellement une nouvelle équipe à chaque nouveau projet prend beaucoup de temps — du temps qui pourrait être consacré de façon plus productive au travail avec les patients, au développement de produits, à la recherche, etc. C’est là que les modèles entrent en jeu. Ils vous permettent de pré-construire des équipes, de définir la bonne structure, d’inclure des canaux et des onglets qui seront ensuite reproduits automatiquement dans les nouvelles équipes.

Voyons comment les modèles de collaboration nBold peuvent vous aider à améliorer la collaboration à grande échelle au sein de votre organisation.

Modèles de collaboration par nBold

Nous avons identifié trois scénarios métier récurrents dans une entreprise pharmaceutique qui peuvent être traduits en modèles Microsoft Teams. Voici comment nBold vous permet de tirer le meilleur parti des modèles Microsoft Teams à travers trois exemples concrets.

Plateforme d’essais cliniques

Chaque essai clinique nécessite une coordination entre les médecins, un responsable de cas et un fournisseur pharmaceutique pour mieux répondre aux besoins des patients et garantir leur sécurité.

Dans ce cas de figure, une entreprise pharmaceutique peut recourir à Microsoft Teams et créer un modèle de plateforme d’essais. Cela permettra d’organiser les équipes et d’améliorer leur productivité.

Canaux

Pour assurer le suivi continu des patients participant aux essais, vous pouvez inclure dans votre modèle un canal Essais sur l’humain, dans lequel vous ajouterez sous forme d’onglet un tableau Excel répertoriant les cliniques participant à l’essai. Vos représentants pharmaceutiques pourront ainsi contacter facilement les cliniques et prendre contact avec les médecins.

Onglets

Pour calculer la quantité de médicaments nécessaires à la prise en charge continue, vous pouvez ajouter un onglet Power BI Analyse des cliniques. Une fois que vous avez saisi la posologie prescrite et le nombre de patients, il vous fournit les résultats dont vous avez besoin.

Vous pouvez également ajouter Planner sous forme d’onglet pour définir les étapes de collecte d’informations sur les cliniques, les essais de médicaments et l’analyse des cliniques.

Une fois que vous avez configuré tous les canaux et onglets nécessaires dans votre modèle, vous avez la garantie que les nouvelles équipes cloneront automatiquement toutes les informations du modèle, avec les applications et les tâches préconfigurées.

Vos utilisateurs finaux pourront créer une nouvelle équipe à partir du modèle en quelques clics seulement.

Lancement de produit

Les grandes entreprises pharmaceutiques produisent des centaines de médicaments et en développent constamment de nouveaux. Après les essais cliniques vient la phase de lancement du produit, qui nécessite de regrouper l’ensemble des données des essais. Pour commercialiser un nouveau médicament, l’entreprise pharmaceutique doit coordonner les activités entre les autorités réglementaires et ses départements juridique, financier et marketing.

Il s’agit d’un processus récurrent comportant des étapes similaires à chaque fois. Pour simplifier la création des équipes, constituons un modèle de produit incluant tous les canaux nécessaires à la coordination des différentes divisions.

Canaux

Les canaux peuvent inclure Direction générale, Lancement, Packaging et étiquetage et Essais.

Onglets

Vous pouvez inclure un tableau Excel prérempli sous forme d’onglet pour permettre à vos collaborateurs de naviguer facilement dans les données et d’ajouter les informations nécessaires de manière structurée. Ajoutez un onglet Power BI dans le même canal pour permettre à vos équipes de créer des visuels illustrant les données des résultats d’essais.

Ajoutez Planner dans le canal Lancement et intégrez toutes les étapes que vos équipes devront suivre pour lancer le nouveau médicament avec succès. Vous pouvez répartir les tâches selon les départements responsables des différents éléments du lancement produit.

Dans le canal Packaging et étiquetage, ajoutez une présentation PowerPoint provisoire du packaging et de l’étiquetage de l’entreprise sous forme d’onglet. Cela facilitera le travail de l’équipe et lui fournira une base de travail. Vous pouvez également ajouter des documents récapitulant les livrables de projets passés pour inspirer vos équipes.

Alignement commercial

L’expansion du portefeuille de produits est une composante essentielle des grandes entreprises pharmaceutiques. Ce processus requiert d’aligner les activités commerciales avec le territoire sur lequel l’organisation prévoit de vendre. Il implique une analyse approfondie du marché et la coordination des objectifs commerciaux. Microsoft Teams peut faciliter ce processus, et les modèles rendront votre collaboration plus rapide et plus efficace.

Plutôt que de créer une nouvelle équipe de toutes pièces à chaque fois que vous affectez vos commerciaux sur un nouveau territoire, vous pouvez créer un modèle pour les représentants commerciaux. Ajoutez tous les canaux, la documentation et les onglets avec les fichiers et applications nécessaires pour démarrer votre projet bien plus rapidement.

Créez un modèle de représentants commerciaux et construisez des canaux pertinents.

Canaux

Par exemple, Représentants commerciaux mondiaux pour la communication entre commerciaux ; Données commerciales pour la recherche et l’analyse ; Supports marketing pour préparer une campagne marketing ; et Région pour partager les quotas finaux et les affectations territoriales. Les possibilités de création de canaux sont infinies et dépendront des besoins et des activités de votre entreprise.

Lorsqu’une nouvelle équipe est créée à partir du modèle, les utilisateurs peuvent modifier le nom du canal et en préciser les détails.

Onglets

Dans le canal Données commerciales, vous pouvez créer un onglet Missions de recherche et d’analyse avec Planner et ajouter toutes les tâches nécessaires avec les étapes précises pour établir un quota et les affectations. Ajoutez la documentation pertinente dans l’onglet Fichiers pour faciliter le travail de vos équipes.

Vous pouvez également ajouter un onglet Power BI pour centraliser toutes les données et créer une représentation visuelle du travail d’une équipe.

Ces scénarios se répètent constamment dans l’industrie pharmaceutique. En utilisant les modèles Microsoft Teams, vous pouvez accroître la productivité de vos équipes, mieux organiser le travail collectif et améliorer la communication avec les parties prenantes internes et externes.

En résumé, voici les fonctionnalités les plus importantes des modèles Microsoft Teams avancés par nBold :

Onglets avec fichiers et dossiers au niveau du modèle

Importez tous les documents et dossiers nécessaires au niveau du modèle. Vous garantissez ainsi à chacun un accès facile et la possibilité de réviser et de mettre à jour les documents en temps réel.

Rédigez des procédures et instructions écrites, et ajoutez-les sous forme d’onglet dans les canaux correspondants pour assurer la conformité.

Onglets avec applications, dont Planner prêt à l’emploi

Préconfigurez toutes les applications tierces et internes nécessaires au niveau du modèle. Cela évitera à vos collaborateurs de devoir se connecter et naviguer dans le contenu.

Organisez votre équipe en créant des tâches récurrentes dans Planner. Elles seront automatiquement clonées à chaque création d’une nouvelle équipe à partir du modèle.

Gouvernance de Microsoft Teams

Vous pouvez structurer le travail de vos équipes et organiser votre environnement de travail numérique grâce à des fonctionnalités telles que la convention de nommage, le flux d’approbation et le ciblage par audience.

Vous pouvez également protéger les données confidentielles de votre entreprise et les dossiers patients en gérant les canaux privés. Cela vous permettra de restreindre l’accès aux fichiers à un nombre limité de personnes au sein de votre équipe.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous devez communiquer avec des parties prenantes externes. Vous éviterez ainsi les fuites d’informations lors de l’octroi d’autorisations d’accès à vos équipes.

Fonctionnalités natives des modèles

Les modèles Microsoft Teams vous permettent de définir la structure des futures équipes en pré-construisant des canaux avec des onglets et des applications. Cela fera gagner un temps précieux à vos utilisateurs et leur permettra de retrouver directement les applications adaptées à chaque équipe.

Cependant, ces applications ne seront pas préconfigurées. Les utilisateurs devront se connecter et naviguer dans leur contenu pour trouver les informations dont ils ont besoin.

Les fonctionnalités natives des modèles Microsoft Teams sont limitées. Pour optimiser l’utilisation de Microsoft Teams au sein de votre organisation, il vous faudra peut-être rechercher des solutions plus avancées.

Selon la solution de modèles que vous choisissez, vous disposerez de fonctionnalités différentes. Pour en savoir plus sur les modèles Microsoft Teams, cliquez ici.