Microsoft Teams Sprawl: What It Is and How to Fix It
Microsoft Teams est l’un des outils de collaboration qui connaît la croissance la plus rapide, avec plus de 270 millions d’utilisateurs actifs quotidiens. Ses nombreuses fonctionnalités comblent le manque de communication et de collaboration que ressentent de nombreuses organisations en mode de travail à distance. Cela en fait un outil attrayant aussi bien pour les petites que pour les grandes entreprises. Et si la multiplication des espaces Teams est un excellent indicateur d’une adoption réussie, lorsqu’elle se fait de manière incontrôlée, elle crée un étalement de Microsoft Teams qui pose des défis en matière de gouvernance et de sécurité pour les organisations.
Qu’est-ce que l’étalement Microsoft Teams et pourquoi est-ce un problème ?
Lorsque les utilisateurs découvrent qu’ils sont libres d’utiliser Teams comme bon leur semble, on observe généralement un grand nombre d’espaces Teams créés à la demande, sans supervision ni gouvernance. Cela conduit à un étalement qui se traduit par l’apparition d’un grand nombre d’espaces Teams sans objectif clair.
Il est cependant important de souligner que créer de nombreux espaces Teams n’est pas mauvais en soi. Le problème survient lorsqu’ils ne sont pas créés et utilisés correctement. Voyons ce qui constitue exactement l’étalement Teams.
Les espaces de test
Tout commence généralement par la création d’espaces « Test » que les utilisateurs créent pour mieux comprendre l’outil et découvrir toutes ses fonctionnalités. Ils n’ont d’autre but que d’expérimenter l’application. Le problème est que vous pouvez vous retrouver avec des centaines, voire des milliers d’espaces de test qui encombrent votre espace de collaboration.
Les espaces intitulés « Team »
Nommer un espace Teams « Team » n’est pas qu’une simple erreur tautologique. Cela crée une incohérence qui rend quasiment impossible la navigation entre plusieurs espaces portant des noms similaires. Cela nuit inévitablement à la productivité des équipes, pousse les utilisateurs à se tourner vers d’autres solutions et freine ainsi l’ensemble du processus d’adoption.
Trop d’espaces sur le même sujet
Lorsque tout le monde peut créer un espace Teams, il y a généralement peu de coordination sur qui est responsable du processus. Il peut en résulter un trop grand nombre d’espaces portant sur le même sujet. Dans le meilleur des cas, l’un d’eux sera effectivement utilisé pour travailler sur un projet. Dans le pire des cas, les éléments d’un même projet se retrouvent dispersés dans de nombreux espaces, créant confusion et désorganisation.
Les espaces avec peu d’utilisateurs
Si vos collaborateurs ne sont pas bien informés sur la finalité des espaces Teams, ils peuvent finir par créer une multitude d’espaces ne comportant que quelques membres. La plupart du temps, ces espaces ne sont pas nécessaires, et le sujet pour lequel ils ont été créés aurait pu être traité dans un canal spécifique ou même via une conversation de groupe.
Les espaces ne comportant que le canal Général
Un autre type d’espace typique qui contribue à l’étalement Teams est celui qui ne comporte que le canal Général créé par défaut. Dans la plupart des cas, si vos utilisateurs n’utilisent qu’un seul canal pour travailler sur un sujet donné, il n’était pas nécessaire de créer un espace entier pour cela.
Tous les espaces mentionnés ci-dessus contribuent à l’étalement Teams car ils sont sous-utilisés et ne servent pas l’objectif d’une collaboration efficace.
Les causes de l’étalement Microsoft Teams
Avant d’aborder les solutions à ce problème, il est important de comprendre ce qui cause l’étalement Microsoft Teams en premier lieu.
Un déploiement de Microsoft Teams précipité
Lorsqu’un nouvel outil numérique est déployé dans la précipitation, les complications sont inévitables. La conduite du changement est un processus complexe qui requiert une préparation et l’élaboration d’une stratégie. Négliger l’une des étapes nécessaires peut freiner le processus d’adoption – dans notre cas, en favorisant l’étalement Teams.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’adoption de Teams, nous vous invitons à lire notre série d’articles sur la Stratégie d’adoption de Microsoft Teams.
L’absence de gouvernance
Si vous ne mettez pas en place de politiques de gouvernance pour Teams, l’étalement des espaces ne devrait pas vous surprendre. Sans règles ni cadre défini, le manque d’organisation et de structure au sein de Teams est inévitable.
Il est indispensable de réguler a minima qui peut créer des espaces Teams. Cela permettra de limiter le nombre d’espaces inactifs, d’instaurer une convention de nommage pour une meilleure structure et une meilleure découvrabilité, ainsi que des flux de validation.
Plusieurs points sont à prendre en compte lors de la mise en place de la gouvernance Teams. Nous vous invitons à en savoir plus ici.
Le manque de formation
Maîtriser toutes les fonctionnalités de Microsoft Teams peut s’avérer complexe, et vos collaborateurs ont besoin d’une formation continue pour mieux appréhender la technologie. La raison pour laquelle vos utilisateurs créent des espaces de test en est la preuve : ils ne savent tout simplement pas comment les utiliser correctement.
En réalité, lorsque les utilisateurs sont dûment formés et informés, leur productivité augmente également, car ils ne perdent plus de temps à comprendre le fonctionnement de certaines fonctionnalités de Teams.
La formation peut prendre de nombreuses formes ; vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans cet article.
Le manque de communication sur les cas d’usage de Microsoft Teams
Si vos collaborateurs n’ont aucune idée de la manière dont ils peuvent utiliser Teams pour améliorer leur travail, c’est clairement un signal d’alarme. Chaque département et chaque équipe de votre organisation doit comprendre précisément pourquoi ils utilisent Microsoft Teams dans leur activité et à quel moment ils doivent créer un nouvel espace. Ils doivent savoir différencier les cas d’usage des espaces Teams, des canaux et des conversations de groupe. Ne pas communiquer ces informations conduira inévitablement à l’étalement Teams.
L’impact de l’étalement Microsoft Teams
Si vous vous demandez pourquoi l’étalement Teams est un problème aussi sérieux, voici certains de ses principaux impacts.
Perte d’adoption
L’étalement Teams complique le processus de collaboration en rendant difficile la navigation entre les espaces. En conséquence, vos utilisateurs peuvent chercher d’autres moyens de collaborer, réduisant à néant tous les efforts d’adoption consentis.
Recours au shadow IT
Il est également possible que vos collaborateurs se tournent vers des applications non autorisées pour communiquer, collaborer, partager et stocker des informations. Le problème avec le shadow IT est que votre service informatique n’a aucun contrôle sur les informations partagées ni sur qui y a accès.
Problèmes de sécurité
Le recours au shadow IT et l’absence de gouvernance Teams peuvent, en conséquence, entraîner des fuites accidentelles d’informations sensibles, des pannes de systèmes, des pertes de données et d’autres problèmes de sécurité.
Désorganisation du contenu
Avec d’innombrables espaces portant sur des sujets similaires, il y a fort à parier que vos données sont dispersées dans tout votre espace de collaboration numérique. Votre entreprise risque ainsi de stocker des fichiers obsolètes et en double, rendant difficile pour les utilisateurs la recherche, la gestion des versions et le partage des bons documents.
Comment remédier à l’étalement Microsoft Teams
On constate que l’étalement Teams cause de nombreux maux de tête aux équipes informatiques. De plus, il a un impact négatif sur la productivité des collaborateurs. Nous tenons à rappeler que ce n’est pas le nombre d’espaces Teams qui doit vous préoccuper. Ce qui compte, c’est leur valeur et la manière dont ils servent leur objectif d’amélioration de l’efficacité de la collaboration.
Comment empêcher les espaces inactifs et sous-utilisés de proliférer et d’encombrer votre espace de collaboration ?
La conduite du changement
Avant de déployer Teams, il peut être judicieux de préparer une Stratégie d’adoption. C’est l’un des moyens les plus sûrs de s’assurer que vos collaborateurs sont prêts pour Teams et savent comment l’utiliser pour leurs cas d’usage spécifiques.
Pour cela, vous devrez définir votre vision et obtenir le soutien de la direction, mettre en place différents types de gouvernance, préparer les cas d’utilisation Teams, définir les critères de succès et les KPIs, organiser les plans de communication et de formation, et embarquer vos Champions.
En mettant soigneusement en œuvre chacune de ces étapes, vous garantirez l’adhésion à Teams et permettrez à vos collaborateurs de l’utiliser pleinement.
Limiter la création de groupes Office 365
Limiter la création de groupes Office 365 est l’un des moyens les plus efficaces de restreindre la création d’espaces Teams. Vous pouvez apprendre à gérer la création de groupes Office 365 ici.
Cependant, lorsque vous limitez qui peut créer des groupes, cela affecte tous les services qui dépendent des accès de groupe, notamment Outlook, SharePoint, Planner, Yammer (désormais Viva Engage) et d’autres applications.
Vos utilisateurs peuvent avoir d’autres raisons de créer des groupes, au-delà de la simple création d’espaces Teams. Limiter cette fonctionnalité pour un seul cas d’usage n’est donc peut-être pas la solution la plus efficace.
De plus, restreindre la création d’espaces Teams peut alourdir la charge de travail de l’équipe informatique, qui recevra constamment des demandes de création de nouveaux espaces et canaux. Cela empêchera également vos utilisateurs de tirer pleinement parti de toutes les fonctionnalités de Teams.
C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place des politiques de gouvernance qui répondent non seulement aux besoins informatiques, mais qui permettent également une excellente expérience utilisateur.
La solution nBold contre l’étalement Microsoft Teams
La clé pour prévenir l’étalement Microsoft Teams réside dans la mise en place de politiques de création d’espaces Teams qui répondent aussi bien aux besoins informatiques qu’à ceux de vos utilisateurs finaux.
Les modèles de collaboration nBold vous permettent d’établir des politiques de gouvernance robustes qui aideront à maintenir tous les espaces Teams bien structurés et vous donneront le contrôle sur leur création sans limiter l’expérience utilisateur.
_Convention de Nommage _garantit que vos futurs espaces Teams respectent la même politique de nommage. Cela apporte une structure aux espaces Teams et facilite leur navigation.
→Télécharger le livre blanc : Bonnes pratiques de convention de nommage Microsoft Teams
_Flux de travail d’approbation _vous permet de déléguer l’approbation de la création d’espaces Teams à toute personne ou groupe de personnes au sein de l’organisation. Confier le processus d’approbation à des membres spécifiques de votre personnel rendra la création d’espaces Teams plus efficace et soulagera l’équipe informatique d’une partie de sa charge de travail.
_Ciblage de l’audience _contrôle la visibilité d’un modèle spécifique. Si vous souhaitez que seul un certain groupe de votre organisation utilise les modèles (par exemple, uniquement le bureau français), les autres collaborateurs n’y auront pas accès. Cette fonctionnalité est une excellente solution contre l’étalement Microsoft Teams car elle empêche les utilisateurs de créer des espaces inutiles.
_Permanent Ownership and Membership _vous permet d’ajouter des utilisateurs spécifiques à tous les futurs espaces Teams créés à partir de votre modèle. L’avantage de cette fonctionnalité est qu’elle permet de surveiller l’utilisation des espaces Teams et des canaux privés.
Vous pouvez créer un catalogue de modèles complet avec des modèles correspondant à chaque cas d’usage nécessaire pour votre organisation. Chaque modèle peut être configuré de manière à bénéficier au mieux à vos utilisateurs. Les modèles de collaboration ne limitent pas les fonctionnalités de Teams pour vos collaborateurs ; au contraire, ils les aident à créer des espaces Teams qu’ils pourront utiliser pleinement.
Contactez notre équipe et voyons ensemble comment nous pouvons vous aider.