How Your HR Department Can Benefit from Microsoft Teams

Avec l’essor des solutions numériques et des nouveaux modes de travail, le secteur des ressources humaines a franchi un cap décisif. De nouvelles méthodologies, approches et outils ont émergé, rendant le travail des équipes RH plus simple et plus productif. Microsoft Teams fait partie de ces outils.

En tant que solution de collaboration de référence, Microsoft Teams a eu un impact considérable sur de nombreux secteurs d’activité grâce à ses fonctionnalités variées et avancées. Les ressources humaines font partie des domaines qui en ont pleinement tiré parti. Cet article vous présente comment les services RH peuvent bénéficier de Microsoft Teams.

Une équipe RH dédiée dans Microsoft Teams

Avant d’aborder les scénarios RH spécifiques, commençons par les bases. Votre service RH peut (et devrait) disposer d’une équipe dédiée. Au sein de cette équipe, il est possible de créer des canaux pour des échanges plus ciblés sur les activités quotidiennes. Voici un exemple d’équipe pour un service RH.

Voici les canaux que vous pouvez créer pour votre service RH dans Microsoft Teams :

• Intégration
• Départ
• Développement de carrière
• Formation
• Travail administratif
• Évaluation des performances

Processus de recrutement

Le recrutement est l’une des responsabilités essentielles d’une équipe RH. L’un des principaux défis consiste à coordonner le travail avec les autres départements qui ont besoin de nouveaux collaborateurs. Pour faciliter la communication et les échanges d’informations, vous pouvez recourir à Microsoft Teams.

Selon la taille de l’entreprise et la fréquence des recrutements, différentes approches permettent d’organiser ce processus. Voici quelques recommandations.

Si vos équipes sont structurées par département, vous pouvez créer un canal privé dédié au recrutement au sein de chacune d’elles. Vous y invitez ensuite un spécialiste RH pour discuter des besoins en recrutement, partager des fiches de poste, des CV, débattre des candidatures, etc.

Si vous recrutez fréquemment, il est préférable de créer une équipe de recrutement distincte pour chaque poste ouvert.

Les canaux correspondent alors aux étapes de votre processus de recrutement, par exemple : références, entretiens, présélection, etc. Ce modèle présente de nombreux avantages :

• Tout responsable de département peut envoyer une demande d’approbation ou ajouter un commentaire dans le canal Besoins en recrutement pour signaler un besoin. Toutes ces communications sont stockées en toute sécurité dans le cloud et consultables ultérieurement.
• Vous pouvez planifier tous les entretiens dans le calendrier du canal et envoyer des invitations aux candidats.
• Les spécialistes RH et les autres membres de l’équipe peuvent conserver et échanger leurs notes sur chaque candidat.
• Toutes les données étant centralisées, votre équipe RH peut rester concentrée tout au long du processus de recrutement.

Le recrutement avec les modèles de collaboration

Vous pouvez aller encore plus loin en créant des modèles de recrutement grâce aux Collaboration Templates de nBold. Les modèles structurent le processus de recrutement, permettant aux équipes RH de pourvoir les postes plus rapidement et efficacement. Avec les Collaboration Templates, toutes les équipes de recrutement de votre entreprise seront organisées de la même façon, apportant cohérence et homogénéité au processus. Elles contiendront les mêmes canaux, fichiers, dossiers et onglets avec les applications du quotidien. De plus, vous gagnez un temps précieux : vous pouvez créer une équipe prête à l’emploi en moins d’une minute.

Intégration des nouveaux collaborateurs

L’intégration des nouveaux collaborateurs est une autre tâche importante pour les RH qui peut être grandement simplifiée grâce à Microsoft Teams. Il s’agit d’un processus chronophage, surtout lorsqu’il doit être répété pour chaque employé.

L’intégration comprend généralement :

• La collecte des documents nécessaires
• La signature des contrats
• La présentation du nouveau collaborateur à l’entreprise et à ses valeurs
• La formation spécifique au département

Microsoft Teams peut vous accompagner à chacune de ces étapes.

À l’instar du recrutement, la manière d’organiser l’intégration avec Teams vous appartient. Il existe principalement deux approches : une équipe d’intégration commune à tous les nouveaux arrivants, ou une équipe distincte pour chaque nouvelle recrue.

L’image ci-contre montre un exemple d’équipe d’intégration utilisable dans les deux scénarios.

Comment choisir l’approche à adopter ?

Posez-vous les questions suivantes : la majorité des contenus fournis lors de l’intégration sont-ils identiques pour tous, ou varient-ils fortement d’un poste à l’autre ? Souhaitez-vous que chaque nouveau collaborateur accomplisse un ensemble de tâches spécifiques lors de son intégration ?

Si votre processus d’intégration est assez générique et se limite à la prise en main de la documentation standard, une seule équipe peut suffire. Des équipes individualisées sont plus pertinentes si vous souhaitez que chaque nouvelle recrue accomplisse des tâches d’intégration personnalisées.

Pour éviter de créer de nombreuses équipes from scratch, vous pouvez créer une équipe d’intégration une seule fois, puis l’utiliser comme modèle. La structure, le contenu, les instructions et les tâches du tableau seront copiés automatiquement dans les nouvelles équipes.

En savoir plus sur les modèles d’intégration ici.

Les avantages de l’intégration avec Microsoft Teams

Le principal avantage est que tout est organisé et centralisé au même endroit. La possibilité de consulter les échanges passés et d’effectuer des recherches avancées par mots-clés facilite la tâche des nouveaux arrivants, qui trouvent plus facilement les réponses aux questions déjà posées. Parmi les fonctionnalités utiles de Microsoft Teams :

• La conférence en ligne — incontournable à l’ère du travail hybride. Vous pouvez organiser des réunions individuelles, des sessions de questions-réponses et des formations.
• Intégrer les communautés Viva Engage pour présenter les nouvelles recrues au reste de l’équipe.
• Rendre les supports de formation accessibles à tout moment en les téléchargeant dans l’onglet Documents.
• Ajouter des tableaux de tâches avec votre outil de gestion de tâches préféré et les intégrer dans Teams pour suivre les actions que les nouveaux collaborateurs doivent réaliser.

En savoir plus sur l’organisation de l’intégration avec Microsoft Teams.

Communication

Les professionnels des RH doivent maintenir un niveau de communication élevé avec chaque département de l’entreprise. Disposer d’espaces de collaboration et de canaux distincts permet d’organiser efficacement le travail. Par exemple, le service RH peut disposer d’un espace dédié aux personnes et à la culture d’entreprise, sous la forme d’une équipe Teams réunissant l’ensemble des collaborateurs de tous les départements.

Toutes les annonces générales et les informations importantes liées aux RH peuvent être publiées dans un canal dédié.

Vous pouvez créer des annonces sur les postes ouverts et les opportunités d’évolution dans le canal consacré aux offres d’emploi internes. C’est là que les employés peuvent découvrir en avant-première les postes disponibles.

Puisque tous les membres font partie de cette équipe, des sondages et enquêtes peuvent y être organisés via Microsoft Teams pour recueillir des retours et améliorer la vie de l’entreprise. C’est un excellent moyen de connaître l’avis des collaborateurs. Imaginez le temps qu’il aurait fallu pour collecter des retours par e-mail ou SMS. Forms est une application particulièrement adaptée à ces usages.

Organisation des événements d’entreprise

Microsoft Teams offre un service précieux en proposant un espace pour l’organisation et la mise en œuvre d’événements d’entreprise. Chaque événement peut devenir un canal, et les personnes invitées en sont les participants. Qu’il s’agisse de la fête de fin d’année au bureau ou d’une campagne RSE, Microsoft Teams peut faciliter le processus.

Vous pouvez utiliser plusieurs outils Microsoft Teams pour porter l’organisation d’événements à un niveau supérieur :

• Réfléchir et prendre des notes avec OneNote,
• Créer des tableaux de tâches dans Microsoft Planner pour suivre chaque tâche assignée,
• Utiliser Listes pour le programme de l’événement,
• Utiliser l’application Calendrier pour planifier l’événement.

Vous pouvez également inviter des personnes de différents départements à présenter leur contribution et participer aux discussions.

Rythme de management

Les professionnels des RH ont parfois besoin de conversations privées avec des collaborateurs individuels, par exemple pour partager des fichiers confidentiels ou échanger des informations personnelles telles que les résultats d’évaluation annuelle. Dans ce cas, le service RH peut disposer de canaux privés avec chaque employé de l’entreprise (pour les petites structures) afin de maintenir le contact et organiser des échanges si nécessaire. Ces canaux constituent en quelque sorte le « dossier personnel » de chaque collaborateur, puisqu’ils conservent l’historique de toutes les conversations. Ainsi, même si un employé quitte l’entreprise, tout est sauvegardé et archivé pour référence future.

Voici d’autres façons dont Microsoft Teams peut soutenir le rythme de management :

Canal de pilotage

Il s’agit d’une recommandation de Libby Fisette de Core BTS. C’est un canal privé dédié dans lequel elle consigne ses observations sur un collaborateur spécifique : vie personnelle et familiale, aspirations professionnelles, etc. Elle recommande également d’y conserver dans l’onglet Fichiers les plans de promotion, les annonces, les lettres de promotion et tout autre document confidentiel.

Recommandations pour les managers

Une équipe dédiée peut être créée pour que le service RH (votre référent ou un représentant) soit en communication permanente avec les managers. Via cette équipe, les RH partagent des conseils sur la façon dont les managers peuvent travailler et interagir avec leurs équipes.

Ces conseils peuvent prendre la forme de documents partagés dans l’onglet Fichiers, ou d’un site SharePoint régulièrement mis à jour et ajouté en onglet pour que chacun puisse le consulter. Vous pouvez créer un canal de questions-réponses où les managers posent leurs questions, demandent des précisions, partagent leurs difficultés et sollicitent l’avis des RH ou de leurs pairs.

Gestion des salaires et des congés

En fin de mois, les services RH et comptabilité entament une communication intensive pour préparer les tableaux de paie de l’ensemble des collaborateurs, avant de les envoyer à la banque pour traitement.

Cette communication peut être organisée dans Microsoft Teams via un canal dédié à la paie. C’est là que les comptables et les responsables paie RH peuvent partager des tableaux, collaborer en temps réel, proposer des modifications, ajouter des notes, mentionner des membres et envoyer des demandes d’approbation pour finaliser le processus et obtenir la signature numérique officielle des deux départements avant le versement des salaires. Les tableaux de paie mensuels peuvent en outre être conservés dans l’onglet Fichiers pour référence future.

Les intégrations distinguent Microsoft Teams de la concurrence, car elles permettent de connecter d’autres outils directement dans l’interface Teams, ce qui fait gagner du temps. Par exemple, Microsoft Teams peut être intégré au célèbre logiciel de comptabilité QuickBooks pour faciliter les processus comptables et RH.

Applications Microsoft Teams pour le service RH

Les professionnels des RH peuvent utiliser diverses applications dans Microsoft Teams pour enrichir leur expérience et exploiter toutes ses fonctionnalités. En voici quelques exemples :

Application Approbations

Elle permet d’envoyer des demandes d’approbation à n’importe quel utilisateur pour obtenir une validation officielle. Vous pouvez l’utiliser pour confirmer une augmentation de salaire, une décision de licenciement, une décision d’embauche, ou tout autre échange entre le service RH et un autre département. Les demandes d’approbation peuvent être confirmées d’un simple clic ou par signature numérique pour davantage d’authenticité.

Modèles de collaboration

Créer un modèle pour les activités récurrentes est un excellent moyen de gagner un temps précieux. Nous avons déjà évoqué l’intérêt des modèles pour l’intégration et le recrutement. Les technologies de collaboration comme nBold permettent de libérer du temps pour se concentrer sur d’autres tâches et réduire le travail administratif des spécialistes RH.

Service Now

L’intégration de Service Now dans Microsoft Teams représente un avantage considérable pour le secteur RH, d’autant que les deux solutions disposent de modules dédiés aux spécialistes RH. Dans Service Now, les équipes RH peuvent communiquer avec les employés et les départements en mode service client, capitaliser sur les expériences passées et bénéficier d’options de partage avancées.

Workday

Cette application deviendra rapidement un incontournable pour les équipes RH, car elle permet d’effectuer les tâches RH et Finance du quotidien directement depuis Teams. Avec Workday, les collaborateurs peuvent consulter leur solde de congés, s’échanger des retours ou soumettre une note de frais pour remboursement.

Microsoft Teams offre de nombreux avantages aux services RH grâce à ses outils variés et à l’environnement collaboratif qu’il crée pour ses utilisateurs. S’il n’a pas changé les fondamentaux des ressources humaines, il a ouvert la voie à une productivité et une efficacité maximales.