How to Streamline Business Processes with Microsoft Teams

La transformation numérique est l’une des grandes tendances qui s’est imposée aux entreprises du monde entier. Elle présente de nombreux avantages qui se reflètent fortement sur la productivité et l’efficacité des collaborateurs. Cependant, migrer vers un espace de collaboration numérique ne suffit pas sans une vision stratégique ambitieuse. La véritable innovation réside dans la révision des processus métier pour les rendre plus agiles et compatibles avec le numérique. Cette transformation à l’échelle de l’organisation doit mobiliser l’ensemble des parties prenantes : des dirigeants aux collaborateurs, en passant par les prestataires externes et même les clients.

Avec Microsoft Teams, Microsoft a créé le hub idéal pour répondre à tous les besoins d’une entreprise. Cette solution aide les organisations à se transformer numériquement et à s’améliorer sur le plan des processus internes et des relations structurelles. Elle permet de moderniser les processus métier plutôt que de maintenir en vie des outils obsolètes. L’approche orientée entreprise de Microsoft Teams en fait un vecteur de modernisation, et non un simple environnement de travail. Moderniser les processus requiert à la fois de l’inspiration et des outils adaptés. Si Microsoft Teams fournit des outils intelligents, il vous appartient d’inciter vos équipes à se les approprier.

Voici quatre façons dont Microsoft Teams peut vous aider à moderniser vos processus métier.

1. Une communication améliorée

Qu’une entreprise soit en présentiel, en télétravail ou en mode hybride, atteindre le succès exige un niveau élevé de communication. Celle-ci est indispensable aussi bien en interne entre collaborateurs qu’en externe avec les clients et les prestataires. La transformation numérique avec Microsoft Teams introduit de nouveaux modes de communication basés sur la technologie et favorise davantage d’interactions au sein de l’organisation. Les outils qu’il propose constituent un moteur dynamique pour encourager collaborateurs et équipes à participer à davantage de conversations et à s’impliquer dans les discussions en cours.

Microsoft Teams réunit tous types d’équipes — hybrides, sur site, en télétravail, asynchrones — sous un même toit. Ainsi, chacun peut se sentir plus impliqué et rester aligné avec ses collègues. La possibilité d’assister activement à des réunions en ligne, des conférences, des sessions de brainstorming et des appels audio avec assistance à la traduction, combinée à des outils de productivité tels que les notes, le partage de fichiers, l’édition en temps réel et bien d’autres, supprime les distances et les barrières entre les membres d’une équipe.

Avec Microsoft Teams, vous pouvez démarrer une conversation en tête-à-tête, une discussion de groupe, un échange dans un canal dédié à un groupe de collaborateurs, ou encore diffuser des annonces. Microsoft Teams devient ainsi l’infrastructure solide pour moderniser le système de communication d’une entreprise. De plus, la prise en main est très intuitive, ce qui permet à vos équipes de s’y adapter rapidement.

2. Des décisions fondées sur les données

Aujourd’hui, être proactif constitue un avantage concurrentiel. Cela bénéficie à toute entreprise, car cela permet aux décideurs d’agir rapidement avant leurs concurrents. Cependant, la prise de décision n’est pas chose aisée, surtout dans les grandes organisations où une seule décision mal analysée ou prise trop tard peut avoir des conséquences désastreuses. Prendre la bonne décision implique de collecter et d’analyser intelligemment les données correspondantes, puis de les restituer sous une forme visuelle compréhensible par toutes les parties prenantes. Ce processus peut parfois prendre du temps, et d’ici à ce que tout soit prêt, la situation peut avoir évolué, rendant les données obsolètes.

La prise de décision fondée sur les données requiert une solution rapide et intelligente pour collecter les informations de diverses sources, les recouper, les analyser, puis les convertir en représentation visuelle. Microsoft Teams accomplit tout cela en temps réel grâce à une approche par l’IA, qui permet d’améliorer continuellement le processus d’analyse au fil du temps.

« Les utilisateurs métier peuvent rapidement accéder en autonomie aux jeux de données dont ils ont besoin et créer leurs propres rapports. Ils se sentent pleinement maîtres du processus, car ils en sont propriétaires et y investissent. » Srinivas Kanamarlapudi, ingénieur logiciel senior au sein de l’équipe Data Intelligence de Microsoft

Power BI et Microsoft Teams

En s’appuyant sur le concept de jeux de données, Teams permet aux utilisateurs de créer leurs propres tableaux de bord pour suivre leurs indicateurs personnalisés en temps réel et agir en conséquence. Vous pouvez réaliser tout cela via Power BI, un outil qui unifie les données provenant de nombreuses sources et génère des rapports visuels offrant des analyses exploitables. Voici comment utiliser Power BI.

Accédez à l’équipe dans laquelle vous souhaitez utiliser Power BI, sélectionnez Applications et recherchez Power BI.

La page d’accueil regorge d’informations ; prenez le temps de lire les introductions et d’explorer l’application. Une fois terminé, sélectionnez Ajouter. Pour générer un rapport, cliquez sur le bouton + Nouveau rapport.

Comme vous pouvez le constater, vous pouvez soit saisir des données manuellement, soit analyser vos données Teams. Lorsque vous collez vos données dans Power BI, l’outil génère automatiquement un rapport visuel qui peut ressembler à ceci :

Grâce à ces rapports de données visuels complets, la prise de décision devient beaucoup plus simple et certainement plus efficace.

Par ailleurs, si vous souhaitez savoir comment vos collaborateurs utilisent Microsoft Teams, vous pouvez sélectionner la troisième option — Analyser vos données Teams. Elle vous présentera une vue d’ensemble de l’activité de votre équipe, incluant les échanges de messages, les résumés de réunions, le nombre de participants, etc.

Pour en savoir plus sur Power BI, cliquez ici.

Microsoft Teams n’est pas simplement une plateforme de communication ou un hub de partage de fichiers, mais un véritable centre d’information intelligent. Il aide à rechercher, collecter, analyser et visualiser les données, puis à tirer des enseignements des expériences passées pour produire de meilleurs résultats à l’avenir.

3. Accès aux solutions natives et tierces

Lorsque les collaborateurs peuvent accéder à toutes leurs applications et informations depuis une plateforme unique, cela leur fait gagner un temps considérable, autrement gaspillé à jongler entre différentes applications. Ce problème peut sembler anodin à première vue, mais en y regardant de plus près, il révèle une réalité préoccupante. En ce qui concerne les applications de communication, les travailleurs utilisent aujourd’hui en moyenne quatre applications, et 20 % d’entre eux en utilisent six ou plus. Cela inclut des applications pour les appels téléphoniques, les SMS, les réunions web, la vidéoconférence, la messagerie d’équipe, et bien plus encore. 69 % des travailleurs perdent jusqu’à une heure par jour à naviguer entre de multiples applications de communication, ce qui représente une perte de 32 jours par an.

Microsoft Teams s’intègre à de nombreuses autres applications pour former une plateforme unique dont les collaborateurs ont besoin. Au lieu de passer d’une application à l’autre, ils peuvent tout accéder depuis l’interface de Teams. La plateforme de développement Teams permet aux professionnels de créer des intégrations avec Microsoft Teams, offrant ainsi aux utilisateurs un accès à leurs prestataires de services tiers préférés. Cette capacité facilite considérablement le processus de transformation numérique des entreprises. Par exemple, si une entreprise utilise un logiciel de comptabilité et de facturation dédié comme QuickBooks, ou un logiciel de gestion de projet comme Trello, toutes ces applications peuvent être facilement intégrées à Microsoft Teams pour permettre la communication d’équipe et d’autres fonctionnalités, tout en accédant à la base de données QuickBooks ou en suivant l’avancement des projets en cours dans Trello en un seul clic depuis Teams.

4. Atteindre l’excellence opérationnelle

L’excellence opérationnelle consiste à optimiser vos processus métier pour garder une longueur d’avance sur vos concurrents. En utilisant Microsoft Teams, vous ne faites pas que moderniser vos processus : vous les optimisez également, ce qui ouvre la voie à l’excellence opérationnelle.

Lorsque vous réunissez tous les acteurs impliqués dans le processus de collaboration sous un même toit et que vous leur offrez un espace pour communiquer, discuter et échanger des informations de manière structurée et organisée, vous optimisez un processus métier fondamental et particulièrement critique : la communication.

Lorsque vous prenez des décisions éclairées sur la base des meilleures données disponibles, vous réduisez considérablement les risques de devoir recommencer ou de subir les conséquences d’une mauvaise décision. Il s’agit là d’une optimisation exemplaire d’un processus métier.

Enfin, lorsque vous automatisez vos processus métier en intégrant applications et outils au sein d’une seule plateforme, vous réduisez les tâches administratives. En adoptant une plateforme unique, vous résolvez ainsi trois problèmes à la fois et, ce faisant, vous ouvrez la voie à l’excellence opérationnelle.

Pour en savoir plus sur l’excellence opérationnelle et les moyens de l’atteindre, cliquez ici.

Microsoft Teams en action

Tout cela semble remarquable sur le papier, mais comment cela fonctionne-t-il concrètement ? Vous devrez l’expérimenter par vous-même. En attendant, examinons un exemple tiré de la réalité pour comprendre comment Microsoft Teams peut moderniser vos processus métier.

DLW est une agence de développement web qui crée des sites internet et des applications mobiles. Elle dispose de quatre équipes de développeurs, chacune ayant son propre chef de projet. Elle compte également une équipe commerciale interne, une équipe design, et la comptabilité est externalisée auprès d’un cabinet comptable.

Après la pandémie, l’ensemble de l’entreprise a adopté un modèle de travail hybride.

Pour organiser et faciliter leur travail quotidien, l’entreprise déploie Microsoft Teams. Chaque département dispose de son propre espace d’équipe, dans lequel il peut créer des canaux dédiés pour des échanges plus ciblés. Par ailleurs, une équipe générale permet de partager les actualités de l’entreprise et, bien sûr, les dernières vidéos tendance.

Faisons un arrêt rapide du côté de l’équipe commerciale pour observer son organisation. Comme vous pouvez le constater dans la capture d’écran ci-dessous, elle dispose de canaux individuels dédiés aux prospects, aux mises à jour de services, aux propositions commerciales et aux appels d’offres. Ainsi, l’ensemble de leur communication est structuré et facilement accessible.

Dans le canal des propositions commerciales, vous remarquerez que l’onglet Fichiers est épinglé dans leur barre d’onglets. Dans Fichiers, des dossiers sont organisés pour les propositions archivées, en cours ou à soumettre, ainsi que pour d’autres documents utiles. Adobe Sign est également épinglé dans leurs onglets, et ils l’utilisent pour signer les propositions finalisées.

Améliorer les processus métier grâce à une solution de modèles

Que se passe-t-il lorsque l’équipe commerciale acquiert un nouveau client ? Elle peut envoyer un e-mail au chef de projet de l’équipe qui sera chargée du nouveau projet. Ou bien elle peut créer une nouvelle équipe dans Microsoft Teams pour ce nouveau compte. Le représentant commercial crée une équipe et, selon son mode de fonctionnement, ajoute le client, le chef de projet, le responsable technique de l’équipe de développement et le responsable de l’équipe design. Cette nouvelle équipe devient un espace de collaboration qui réunit toutes ces parties prenantes. Ils peuvent y échanger des messages, partager des mises à jour, tenir des appels et même signer des contrats.

Comme vous pouvez le constater, la communication et les flux de travail de cette entreprise sont structurés et optimisés, mais ils peuvent aller encore plus loin. Comment ? En intégrant une solution de modèles. Supposons que DLW soit une grande entreprise et que l’équipe commerciale acquière de nombreux clients chaque mois. Créer une équipe dédiée pour chacun d’eux peut devenir fastidieux. Une solution de modèles permet d’éliminer ce problème en réalisant ce travail une seule fois. L’équipe commerciale crée un modèle intégrant toute la structure nécessaire pour un client, puis lorsque de nouveaux clients arrivent, elle le réplique simplement et, le tour est joué, une nouvelle équipe est disponible pour chaque nouveau compte.

Si vous utilisez les modèles de collaboration nBold, vous pouvez bénéficier de fonctionnalités supplémentaires telles que les fichiers et dossiers copiés, des outils du quotidien intégrés et préconfigurés, l’ajout de membres permanents (par exemple, l’avocat chargé de rédiger les contrats), des règles de dénomination, des paramètres de sécurité, et bien plus encore. Vous pouvez ainsi optimiser l’ensemble du processus encore davantage.

Réflexions finales

Microsoft Teams a été conçu pour moderniser les structures d’entreprise en favorisant la communication, en stimulant la collaboration et en améliorant l’expérience de travail de chacun. Il accroît la productivité et aide à atteindre un niveau d’agilité plus élevé au sein d’une organisation. Microsoft Teams déploie des solutions basées sur l’IA pour aider les parties prenantes à prendre leurs décisions avec discernement et à gérer leurs activités avec plus d’efficacité et d’intelligence. C’est un environnement numérique qui propulse les entreprises vers un avenir meilleur. Commencez à l’utiliser dès aujourd’hui et vous en verrez les résultats.