How to Use Microsoft Teams for Manufacturing

Le secteur de l’industrie manufacturière connaît de nombreuses transformations liées aux bouleversements engendrés par la pandémie, la mondialisation et l’émergence de nouvelles technologies et d’outils de collaboration numériques. Dans cet environnement en évolution rapide, les industriels cherchent des moyens d’améliorer leur collaboration et de gagner en agilité pour s’adapter aux nouvelles tendances du marché. Dans cet article, nous verrons comment Microsoft Teams peut favoriser la collaboration et renforcer l’autonomie des collaborateurs dans le secteur de l’industrie manufacturière.

Les défis de la collaboration dans l’industrie manufacturière

Qualité et sécurité

Selon le Bureau of Labor Statistics, les employeurs du secteur privé ont déclaré 2,8 millions d’accidents du travail et de maladies professionnelles non mortels en 2019 aux États-Unis. Le respect des consignes de sécurité est essentiel pour réduire le risque d’accidents sur le lieu de travail.

Innovation

Les nouvelles technologies révolutionnent l’ensemble des secteurs d’activité, y compris l’industrie manufacturière. Ces innovations contraignent les travailleurs à acquérir en permanence de nouvelles compétences et à s’adapter à de nouvelles façons de travailler pour rester au niveau de l’évolution technologique.

Excellence des opérations sur site

Aujourd’hui, la supervision et l’accompagnement des opérateurs en industrie doivent souvent se faire à distance. Pour y parvenir efficacement, les organisations ont besoin d’outils de communication performants et de technologies avancées qui pallient l’absence d’interactions en face-à-face.

Agilité

Les nouvelles tendances du marché, l’évolution des réglementations et les nouvelles technologies exigent des entreprises manufacturières qu’elles s’adaptent rapidement à ces changements, c’est-à-dire qu’elles gagnent en agilité. L’une des façons de relever ce défi consiste à constituer des équipes plus réduites, chacune responsable d’une étape différente du processus de production. Ainsi, chaque équipe sera plus autonome et plus efficace, et le processus de fabrication sera plus rapide.

Traitement des demandes clients

Offrir une expérience client de qualité est aujourd’hui une priorité absolue pour toute entreprise. Pour résoudre des demandes clients complexes — notamment lorsque vous vendez à des entreprises — vous pouvez avoir besoin de consulter des experts, et il y a de fortes chances que cela doive se faire à distance. Collaborer sur ces cas complexes nécessite une solution numérique permettant une assistance à distance et des canaux de communication structurés.

Lois et réglementations

Du fait de la mondialisation, des guerres commerciales et des différences de réglementations fiscales et de conformité selon les pays, les industriels doivent se tenir en permanence informés de l’évolution des lois dans chacun des pays où ils opèrent.

Fort taux de rotation du personnel

Le secteur manufacturier affiche l’un des taux de rotation les plus élevés, 43 % des entreprises américaines déclarant un taux d’attrition annuel d’au moins 20 %. L’une des façons d’attirer et de fidéliser des collaborateurs de valeur est de s’appuyer sur des outils de collaboration numérique qui favorisent le travail à distance, rendent le travail en équipe plus engageant et facilitent l’accès aux ressources de formation et aux consignes.

Les solutions Microsoft Teams qui renforcent la collaboration dans l’industrie

Une communication organisée

Microsoft Teams est une plateforme de travail en équipe efficace. Les équipes et les canaux permettent de structurer la communication, de concentrer l’attention sur les points les plus importants et de maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde. Les @mentions dans les conversations de canal permettent de s’assurer que les bonnes personnes ne manquent pas un message important, tandis que les options de livraison informent les membres de l’équipe du degré d’urgence du sujet.

Les canaux privés permettent des échanges sécurisés entre certains membres de l’équipe sur des sujets sensibles, sans avoir à créer une nouvelle équipe.

L’application Microsoft Teams offre une communication véritablement nomade, permettant aux utilisateurs de travailler et de rester en contact avec leurs collègues et d’autres parties prenantes à tout moment et en tout lieu. Pour s’assurer que tous les membres de l’équipe sont disponibles pour un appel, vous pouvez utiliser l’Assistant Planification, qui vous aidera à trouver un créneau convenant à tous les participants requis.

Par ailleurs, la fonctionnalité Talkie-walkie permet aux travailleurs de première ligne d’utiliser leur smartphone comme talkie-walkie pour alerter rapidement leur équipe en cas d’incident sur le site.

Microsoft Cloud for Manufacturing

Récemment, Microsoft a présenté Microsoft Cloud for Manufacturing, dont la préversion publique sera disponible d’ici la fin du mois de juin.

Cette solution est conçue pour fournir des fonctionnalités répondant aux processus et aux exigences fondamentaux du secteur manufacturier. Ces solutions de bout en bout pour l’industrie intègrent des fonctionnalités existantes et nouvelles qui connectent de façon transparente les personnes, les ressources, les flux de travail et les processus métier, permettant aux organisations d’être plus résilientes.

En savoir plus sur Microsoft Cloud for Manufacturing.

Accès invité

Si votre équipe de production a besoin de consulter un expert indépendant pour résoudre un problème, de collaborer avec des fournisseurs ou de négocier avec des clients, Microsoft Teams est la plateforme idéale pour ce faire. Vous pouvez inviter des utilisateurs externes dans vos équipes et même dans des canaux privés afin de travailler ensemble sur des sujets d’intérêt commun.

Gestion des équipes de quart

Pour gérer les équipes de quart au sein de votre site de production, vous pouvez utiliser l’application Shifts dans Microsoft Teams. Elle facilite la planification des équipes et la gestion des remplacements d’urgence. Vos opérateurs sur site peuvent proposer un quart, demander un congé, suggérer un échange et consulter les quarts à venir. Les managers peuvent utiliser l’application pour envoyer des messages, des vidéos et des fichiers à l’ensemble d’une équipe ou à des employés spécifiques.

Gestion des tâches

Toutes vos équipes — qu’il s’agisse des ventes et opérations, des opérateurs sur site, du support client, des ingénieurs ou d’autres — peuvent tirer parti de Planner avec Microsoft Teams pour gérer efficacement l’ensemble de leurs tâches. Cet outil aide vos collaborateurs à mieux organiser le travail en équipe, à s’adapter rapidement aux changements, à suivre l’avancement et à respecter les délais. Microsoft Planner peut également être utilisé pour aider les employés à mieux suivre leurs plans de formation.

Microsoft Planner permet à vos utilisateurs de créer et de catégoriser des tâches, de les attribuer à des personnes, d’ajouter des listes de contrôle et des échéances, de configurer les niveaux de priorité et l’état d’avancement, et d’ajouter des liens, des fichiers et des commentaires.

Assistance à distance

Votre équipe de support client ou vos employés sur site peuvent avoir besoin de l’aide d’experts situés à distance. En utilisant Dynamics 365 Remote Assist avec Microsoft Teams, ils peuvent partager ce qu’ils voient en temps réel et suivre le processus étape par étape avec l’aide d’un spécialiste, en résolvant les problèmes à la volée.

Une collaboration efficace

Microsoft Teams permet une intégration transparente avec les applications Microsoft, tierces et métier, permettant aux organisations de répondre à leurs besoins spécifiques. Cela porte le travail en équipe à un tout autre niveau, en offrant aux utilisateurs la possibilité de répondre à n’importe quel cas d’usage collaboratif.

Essayez les intégrations Teams avec Power Automate pour automatiser les tâches routinières et répétitives et réduire les erreurs humaines ; Forms pour collecter rapidement et efficacement les retours des employés et des clients ; Power BI pour visualiser les données et prendre des décisions métier éclairées ; SharePoint pour créer des guides et des instructions et conserver toute votre documentation structurée et à jour.

Les modèles Microsoft Teams pour l’industrie manufacturière

Pour utiliser Microsoft Teams efficacement, améliorer encore la collaboration à l’échelle de l’organisation et faciliter la création d’équipes, vous pouvez utiliser la technologie des modèles Microsoft Teams.

Pour chaque nouveau produit, chaque demande client ou chaque projet que votre organisation entreprend, vos collaborateurs devront créer une nouvelle équipe. Cela leur permettra de rester concentrés et d’être plus agiles.

En même temps, créer une nouvelle équipe de zéro peut s’avérer très chronophage. C’est là qu’interviennent les modèles de collaboration Microsoft Teams. Avec les modèles, il vous suffira de créer une seule équipe par scénario spécifique, d’y ajouter tous les canaux, fichiers et onglets avec les applications, les propriétaires et les membres requis, puis d’utiliser cette équipe de référence pour créer des équipes entièrement configurées en quelques clics.

Vous n’aurez plus à rechercher la documentation nécessaire dans toute l’organisation ni à ajouter manuellement tous les canaux et applications. De plus, vous pouvez définir de solides politiques de gouvernance sans affecter l’expérience des utilisateurs finaux.

Pour vous montrer comment cela fonctionne, voici quelques exemples.

Modèle Opérations sur site

Si votre entreprise dispose de plusieurs sites dans des lieux différents, vous pouvez créer un modèle Opérations sur site et l’utiliser pour créer des équipes standardisées pour chaque site.

Canaux

Vous pouvez ajouter des canaux tels que :

• Qualité
• Sécurité
• Conformité
• Équipes de quart
• Formation
• Actualités de l’entreprise

Les canaux aident les membres de l’équipe à structurer et à orienter leurs échanges.

Fichiers et onglets

Il sera utile pour vos employés de première ligne d’accéder rapidement et facilement aux consignes de sécurité. Vous pouvez les créer dans un site SharePoint et les épingler sous forme d’onglet dans votre canal Sécurité.

Vous pouvez également créer un tableau Planner et définir des tâches pour la formation des nouveaux opérateurs, la prise en main des réglementations de sécurité, et bien d’autres sujets.

Ajoutez l’application Shifts pour gérer les employés et Viva Engage pour tenir tout le monde informé des actualités et des annonces de l’entreprise.

Vous pouvez également charger tous les fichiers nécessaires, qui seront automatiquement copiés dans toutes les équipes nouvellement créées.

Modèle Demande client

Pour traiter chaque demande client plus rapidement et plus efficacement, créez un modèle Demande client et utilisez-le pour créer de nouvelles équipes avec des canaux, des fichiers et des onglets préconfigurés ainsi que des politiques de gouvernance définies à l’avance.

Canaux

Les canaux possibles pour ce modèle peuvent être :

• Incident
• Solution et mise en œuvre
• Analyse
• Communication client

Fichiers et onglets

Chargez toute la documentation utile aux équipes chargées des demandes. Vous pouvez ensuite épingler les fichiers les plus importants sous forme d’onglets dans les canaux correspondants.

Par exemple, vous pouvez ajouter des guides de résolution d’incidents, la description des produits, l’historique des demandes clients, des modèles de description d’incidents, etc.

Vous pouvez également intégrer toute application dont votre équipe pourrait avoir besoin sous forme d’onglet. Par exemple, vous pouvez préconfigurer Planner avec des tâches standard, Power Automate, Power BI ou votre propre application métier.

Modèle Gestion de projet

Pour gérer tous types de projets dans votre entreprise, vous pouvez utiliser les modèles de gestion de projet.

Canaux

Vous pouvez créer à la fois des canaux standard et des canaux privés pour vos équipes. Les canaux privés sont les mieux adaptés pour traiter des sujets hautement confidentiels et sensibles, tels que les discussions juridiques et le budget.

Voici nos exemples de noms de canaux :

• Juridique – Contrats
• Budget
• Planification
• Business Case
• Comité de pilotage
• Sous-traitants
• Réunions d’équipe

Fichiers et onglets

Vous pouvez configurer Planner avec des tâches standard pour vos projets et intégrer tous les outils de gestion de projet utilisés par votre organisation.

Vous pouvez également charger des feuilles de calcul avec votre base de données, des guides d’assurance qualité, les exigences du projet et d’autres documents.

Création d’un modèle

Une fois vos équipes de référence créées, cliquez sur l’application SalesTim dans votre barre latérale gauche, puis sélectionnez Catalogue et +Nouveau modèle.

Choisissez ensuite l’équipe que vous souhaitez cloner. Prenons notre équipe Gestion de projet comme exemple.

Après avoir configuré les politiques de gouvernance nécessaires, cliquez sur Enregistrer. Votre modèle est prêt !

Politiques de gouvernance

En plus d’une meilleure expérience utilisateur, les modèles de collaboration Microsoft Teams offrent également un certain nombre de politiques de gouvernance utiles répondant aux besoins du département informatique.

Vous pouvez mettre en place une convention de nommage pour votre modèle, afin que toutes les équipes créées à partir de celui-ci respectent les mêmes règles de nommage. Par exemple, elle peut inclure l’emplacement du site pour faciliter la navigation entre les équipes.

Vous pouvez également configurer des politiques d’approbation. Ainsi, toutes les demandes de création d’équipes à partir de ce modèle devront être approuvées par une personne ou un groupe de personnes spécifiques au sein de votre organisation.

Vous pouvez aussi configurer le ciblage d’audience afin que seuls certains groupes d’utilisateurs puissent voir certains modèles.

En savoir plus sur les politiques de gouvernance des modèles de collaboration Microsoft Teams.

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Vous pensez que vos équipes de production pourraient bénéficier des modèles Microsoft Teams ? Contactez-nous et nous trouverons une solution adaptée à vos cas d’usage.