Microsoft 365 Copilot Knowledge Pages: eDiscovery, Retention, and Lifecycle Guidance

Microsoft 365 Copilot simplifie les tâches de conformité telles que l’eDiscovery, la rétention des données et la gestion du cycle de vie, en automatisant les processus et en fournissant des analyses basées sur l’IA. Intégré à Microsoft Teams, SharePoint et Exchange, Copilot aide les organisations à satisfaire aux exigences légales, notamment la HIPAA, la SOX et le GDPR, tout en améliorant l’efficacité opérationnelle.

Points clés :

• eDiscovery : recherchez et gérez rapidement les données dans le cadre de litiges, grâce à des fonctionnalités avancées telles que la synthèse de contenu et l’analyse des tendances.
• Règles de rétention : automatisez les politiques de rétention des données pour conserver ou supprimer les informations selon les exigences en vigueur, et garantissez ainsi la conformité aux normes sectorielles.
• Gestion du cycle de vie : supervisez les données de leur création à leur suppression, en limitant les risques et en réduisant les coûts de stockage.

Pour les équipes juridiques, les équipes IT et les responsables de la conformité, Copilot fluidifie des workflows complexes, fait gagner du temps et réduit les erreurs. Commencez par des programmes pilotes, configurez les politiques de rétention et exploitez les outils de reporting pour garantir une mise en œuvre fluide et le respect des réglementations.

Utiliser Copilot pour l’eDiscovery dans Microsoft 365

Copilot s’appuie sur les dernières mises à jour de conformité pour rendre l’eDiscovery plus rapide et plus efficace. Il aide les équipes juridiques à traiter les dossiers complexes avec davantage de facilité.

eDiscovery Standard vs. Premium : quelles différences ?

Microsoft propose deux outils d’eDiscovery dans le portail Purview : eDiscovery (Standard) et eDiscovery (Premium). Choisir le bon outil est essentiel pour tirer pleinement parti de Copilot.

• eDiscovery (Standard) : permet de traiter jusqu’à 1 000 boîtes aux lettres et 100 sites par dossier.
• eDiscovery (Premium) : conçu pour des volumes de données plus importants, il offre des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des dépositaires, les notifications de mise en conservation légale, une indexation avancée, des ensembles de révision, l’analyse des données et des modèles prédictifs.

Pour les utilisateurs de Copilot, l’indexation avancée de Premium constitue un atout majeur, car elle améliore considérablement le traitement des documents.

Pour les dossiers volumineux ou les grandes quantités de données, les fonctions d’analyse et de prédiction de Premium s’associent parfaitement à Copilot pour identifier rapidement les documents clés et réduire les délais de révision.

Utiliser Copilot pour les requêtes et la gestion de l’eDiscovery

Copilot améliore l’eDiscovery en affinant les requêtes de recherche et en fournissant des réponses juridiques précises. Les équipes juridiques peuvent formuler des demandes telles que « Trouver tous les e-mails échangés entre Jean Dupont et l’équipe financière concernant le bilan du troisième trimestre », et obtenir des résultats pertinents.

L’IA est capable d’identifier des liens entre personnes, périodes et sujets, garantissant qu’aucun détail important ne soit manqué, même là où les méthodes traditionnelles pourraient échouer.

La synthèse de contenu est un autre outil précieux. Si de nombreux documents ressortent, Copilot peut en résumer les points essentiels et mettre en avant les résultats les plus pertinents. Cela aide les équipes juridiques à identifier rapidement les documents les plus utiles.

Copilot repère également des tendances dans les données Microsoft 365, comme les e-mails, les discussions Teams, les fichiers SharePoint et les enregistrements de réunions. Cette vision d’ensemble permet aux équipes juridiques d’appréhender le contexte global d’un dossier.

Configurer l’eDiscovery avec Copilot

Une configuration correcte de Copilot pour l’eDiscovery est indispensable.

Commencez par vérifier que votre organisation dispose des licences appropriées. eDiscovery Premium requiert certaines licences Microsoft 365, et Copilot peut nécessiter des autorisations supplémentaires liées à l’IA. Consultez votre équipe IT pour vous assurer d’avoir tout ce qu’il faut.

Dans le portail Purview, attribuez les rôles nécessaires pour activer les fonctionnalités de Copilot. Les gestionnaires d’eDiscovery doivent disposer des permissions adéquates dans le portail de conformité Microsoft Purview, et des rôles supplémentaires peuvent être requis pour Copilot. Assurez-vous que la personne chargée de créer les dossiers possède les droits à la fois pour eDiscovery Manager et pour Copilot.

Lors de la création d’un dossier, précisez les sources de données à inclure afin d’aider Copilot à mieux cibler ses analyses. Sélectionnez les dépositaires, les périodes de temps et les emplacements clés — comme les sites SharePoint ou les canaux Teams — susceptibles de contenir des informations pertinentes.

Définissez les mises en conservation légale avant de lancer des recherches. Bien que Copilot puisse suggérer les emplacements à protéger, les règles de conservation effectives doivent être créées via l’interface Purview pour garantir l’intégrité des données pendant les investigations.

Commencez par formuler des requêtes simples pour valider votre configuration. Par exemple, demandez à Copilot de retrouver les e-mails récents de certaines personnes ou de signaler des documents portant sur un sujet précis. Cela vous permettra d’évaluer la façon dont l’IA interprète vos demandes et d’affiner votre approche avant de passer à des recherches plus complexes.

Testez ensuite soigneusement vos procédures et mettez à jour votre documentation pour refléter le passage au nouveau système d’eDiscovery Purview. Rappelons que les anciens outils d’eDiscovery ont été retirés le 31 août 2025.

Simplifier les règles de rétention avec Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot ne simplifie pas uniquement l’eDiscovery — il contribue également à une meilleure gestion des règles de rétention en automatisant les tâches essentielles. Cela inclut la définition et la surveillance des règles qui préservent les données nécessaires tout en supprimant celles qui ne sont plus utiles.

Configurer les règles de rétention avec Copilot

Avec Copilot, la création de règles de rétention s’effectue de manière fluide via un module dédié. Cet outil permet de contrôler la durée de conservation des interactions Copilot et les conditions de leur suppression.

Pour créer une nouvelle règle de rétention, accédez au site Microsoft Purview et suivez ce chemin : Solutions > Data Lifecycle Management > Policies > Retention policies, puis cliquez sur New retention policy. Donnez un nom explicite à la règle, par exemple « Copilot Legal Hold 7 Years », pour en identifier clairement l’usage.

Copilot propose trois types principaux de règles de rétention :

• Conservation uniquement : conserve les données indéfiniment ou pour une durée définie.
• Suppression uniquement : supprime les données au terme d’une période donnée.
• Conserver puis supprimer : conserve les données pendant une période définie, puis les supprime définitivement.

Vous pouvez choisir entre des plages adaptatives ou fixes. Les plages adaptatives utilisent des requêtes dynamiques pour intégrer automatiquement les nouvelles données correspondant à certains critères, ce qui est particulièrement adapté aux équipes en croissance. Les plages fixes, en revanche, nécessitent des mises à jour manuelles pour inclure de nouvelles données. Par exemple, si votre équipe juridique s’agrandit, une plage adaptative intégrera automatiquement les nouveaux membres, tandis qu’une plage fixe devra être modifiée manuellement.

Avant de finaliser vos règles, vérifiez qu’elles sont alignées avec les exigences légales applicables.

Répondre aux exigences légales avec Copilot

Une fois vos règles de rétention définies, Copilot vous aide à satisfaire aux principales réglementations, notamment le GDPR, ISO 27001, la HIPAA et ISO 42001. Toutefois, la conformité dépend avant tout de la façon dont votre organisation configure et utilise Copilot.

Pour les organisations soumises à des obligations de conservation de documents, il est essentiel d’appliquer les bonnes pratiques en matière d’archivage. Par exemple, un établissement de services financiers pourrait créer une règle pour conserver les interactions Copilot relatives aux clients pendant sept ans, conformément aux exigences légales.

Les organisations du secteur de la santé qui utilisent Copilot doivent surveiller attentivement les obligations HIPAA. Les règles de rétention doivent être configurées pour conserver les résumés médicaux pendant la durée requise, tout en garantissant la suppression appropriée des données des patients afin de rester en conformité.

Contrôler et optimiser les règles de rétention

Une fois vos règles de rétention activées, Copilot fournit des rapports complets pour en suivre l’efficacité. Ces rapports indiquent quelles données sont conservées et lesquelles ont été supprimées, assurant ainsi la conformité à l’échelle des outils comme Microsoft Teams, SharePoint et les autres applications Microsoft 365.

En cas de modification ou de suppression de données, Copilot sauvegarde automatiquement une copie sécurisée dans des emplacements dédiés, comme le dossier SubstrateHolds dans les boîtes Exchange pour les interactions Copilot. Par ailleurs, les journaux d’audit offrent une visibilité complète sur les actions de Copilot, constituant ainsi un mécanisme de contrôle et de conformité essentiel.

Gérer le cycle de vie des données de bout en bout avec Copilot

Microsoft 365 Copilot vous aide à gérer le cycle de vie des données de votre organisation — de leur création à leur suppression sécurisée — tout en garantissant le respect des réglementations et l’efficacité opérationnelle. Cette approche s’intègre naturellement aux flux de travail dans Teams, améliorant ainsi la gestion des données.

Les cinq composantes du cycle de vie des données

Copilot structure et sécurise vos données à travers cinq composantes principales, simplifiant les tâches pour gagner du temps et réduire les erreurs.

• Création : lorsque de nouveaux éléments sont créés dans Teams, dans des documents ou lors d’échanges, Copilot les étiquette avec des métadonnées pour en suivre l’utilisation et évaluer les risques. Par exemple, si vous rédigez un contrat, Copilot l’identifie comme un document juridique et applique les règles appropriées.
• Classification : Copilot détecte les informations sensibles telles que les numéros de sécurité sociale ou les données de carte bancaire, et applique les mesures de protection nécessaires. Par exemple, une organisation de santé pourrait voir une discussion concernant des patients gérée sous les règles HIPAA.
• Conservation et maintenance : Copilot veille à ce que les données restent accessibles tout en respectant les obligations de conservation. Il surveille le stockage, déplace les données obsolètes vers des supports moins coûteux et conserve un journal d’audit clair.
• Surveillance active : Copilot détecte les manquements aux règles, envoie des alertes à l’approche des échéances et aide à localiser les informations clés pour éviter les oublis.
• Fin de vie : lorsque la durée de conservation est écoulée, Copilot garantit la suppression sécurisée des données conformément aux obligations légales.

Avec Copilot, vous pouvez créer des flux de cycle de vie dans Teams via le centre de règles Microsoft Purview. En accédant à Gestion du cycle de vie des données > Flux de cycle de vie, vous pouvez définir des règles personnalisées pour gérer vos données efficacement.

Commencez par choisir des événements déclencheurs qui initient les actions du cycle de vie. Il peut s’agir de l’ancienneté d’un document, du départ d’un collaborateur, de la clôture d’un projet ou de plages de dates spécifiques. Ces déclencheurs viennent enrichir les processus de conservation et de découverte, assurant une gestion continue de la conformité des données.

Définissez ensuite des actions de flux précisant ce qui se passe lorsqu’un déclencheur est activé. Par exemple, Copilot peut déplacer des données entre emplacements, modifier les permissions d’accès, envoyer des notifications ou déclencher une suppression. Une organisation financière pourrait créer un flux pour archiver les enregistrements de communications avec les clients après deux ans, tout en les maintenant disponibles à la recherche.

Vous pouvez également utiliser des règles conditionnelles pour gérer différents scénarios. Par exemple : « Si un document contient des informations personnelles et a plus de sept ans, le supprimer de manière sécurisée » ou « Si une discussion Teams contient des termes juridiques, la mettre en conservation ». Ces flux s’intègrent aux outils de conservation et de découverte de Copilot, formant ainsi un système de conformité complet.

Avant de déployer vos flux, il est indispensable de les tester pour éviter toute perte de données involontaire ou lacune de conformité. Le mode test de Copilot vous permet de visualiser l’impact des règles sur les données sans appliquer de modifications réelles, ce qui facilite l’ajustement de votre configuration et la prise en compte des cas particuliers.

Contrôler et rapporter les événements du cycle de vie des données

Les contrôles de conformité de Copilot incluent des journaux d’audit complets qui tracent chaque événement du cycle de vie des données dans Microsoft 365. Ces journaux indiquent qui a accédé aux données, quand les actions ont eu lieu et quelles modifications ont été apportées.

Les tableaux de bord en temps réel affichent les politiques actives, les tâches en attente et les erreurs nécessitant une intervention. Les équipes de conformité peuvent ainsi identifier les règles en vigueur, le volume de données traité et les éventuels problèmes survenus en cours d’opération.

Des tableaux de bord personnalisés offrent des vues sur des indicateurs tels que les économies réalisées grâce à l’archivage automatisé, le temps gagné par l’automatisation et l’amélioration des indicateurs de conformité. Ce type de reporting facilite la justification des investissements dans la gestion du cycle de vie et met en lumière les axes d’amélioration.

Le système de contrôle suit également les violations des règles et les situations à risque. Par exemple, si quelqu’un tente de supprimer des données sous conservation légale ou d’accéder à des informations après leur date d’expiration, Copilot le signale et peut déclencher des mesures correctives avant que la situation ne s’aggrave.

Enfin, les données d’audit peuvent être exportées au format CSV. Cela facilite leur intégration avec d’autres outils de conformité ou leur analyse dans des tableurs et des outils de business intelligence.

Comment nBold facilite la conformité et améliore la productivité

nBold fournit aux organisations les outils nécessaires pour mettre en place une infrastructure solide de gouvernance et de collaboration dans Microsoft Teams. En associant Copilot à nBold, les entreprises peuvent plus facilement maintenir leur conformité et accroître leur productivité. nBold combine l’automatisation de la gouvernance, des flux de travail structurés et une gestion intelligente des règles, aidant ainsi les organisations à respecter les normes en vigueur et à optimiser leurs opérations.

Fonctionnalités principales de nBold pour Microsoft Teams

nBold facilite la collaboration et maintient la conformité à l’échelle de Microsoft Teams :

• Concepteur de modèles d’équipes : créez des espaces de collaboration standardisés avec des canaux, des plans et des tableaux prédéfinis, conformes aux politiques de l’entreprise.
• Politiques de gouvernance IT : appliquez des contrôles de gouvernance sur les configurations Teams pour garantir que la classification et la conservation des données sont conformes aux réglementations en vigueur.
• Intégration d’applications tierces : connectez des outils tels que les systèmes CRM et les systèmes de gestion documentaire pour maintenir une gouvernance cohérente dans tous les flux de travail.

Ces fonctionnalités sont disponibles dans différentes formules tarifaires adaptées aux besoins variés des organisations.

Tarifs et options nBold

nBold propose deux niveaux tarifaires, avec des remises pour les grandes équipes :

Option	Tarif	Points clés
nBold Platform	Sur devis	Inclut les outils de création d’espaces de collaboration, de provisionnement d’équipes et de gouvernance IT
nBold CRM Automation	Sur devis	Inclut toutes les fonctionnalités de la Platform et ajoute les intégrations CRM

Des accords en volume et des contrats enterprise sont disponibles. Les deux options s’intègrent parfaitement à Microsoft Teams, en ajoutant des couches supplémentaires de gouvernance et de contrôle à vos pratiques de collaboration.

Bonnes pratiques pour les organisations

Principaux enseignements

Simplifiez vos processus de gestion des données pour garantir la conformité aux réglementations, notamment en matière d’eDiscovery, de rétention et de gestion du cycle de vie. En exploitant les outils d’automatisation de Microsoft 365 Copilot, vous pouvez créer des workflows qui prennent en charge les tâches de conformité courantes de manière transparente. Par exemple, lorsque Copilot gère les requêtes de données et les calendriers de rétention, les équipes IT peuvent se concentrer sur des projets plus stratégiques plutôt que de s’enliser dans des tâches manuelles répétitives.

Commencez par des programmes pilotes pour affiner les politiques de rétention et familiariser vos équipes juridiques, IT et de conformité avec les fonctionnalités d’eDiscovery et de rétention de Copilot. Tester ces politiques dans quelques départements sélectionnés au préalable vous permettra d’évaluer l’efficacité avec laquelle le système gère vos types de données et vos besoins en conformité. Cette approche progressive vous permet de résoudre les problèmes en amont, en minimisant les perturbations au sein de votre organisation. Avec une formation adaptée, vos équipes pourront obtenir de meilleurs résultats en matière de conformité tout en réduisant le risque d’erreurs.

Ces étapes constituent un cadre solide pour maintenir la conformité des données à l’échelle de votre organisation.

Satisfaire aux exigences de conformité

Pour répondre aux réglementations applicables, intégrez les workflows automatisés de Copilot à votre stratégie de conformité. Les secteurs tels que la santé, la finance et le secteur public doivent respecter des normes strictes de gestion des données en vertu de lois telles que la HIPAA, la SOX et la FERPA.

Microsoft 365 Copilot simplifie la conformité en automatisant les calendriers de rétention alignés sur les exigences légales. Par exemple, les organisations de santé peuvent configurer des politiques pour conserver les dossiers des patients pendant la durée légalement requise, puis les supprimer de manière sécurisée à l’issue de cette période. De même, les institutions financières peuvent automatiser la gestion des journaux d’audit et des documents financiers pour respecter les délais imposés.

Les fonctionnalités avancées de Copilot prennent également en charge les mises en conservation légale et les investigations. Plutôt que de parcourir manuellement des volumes considérables d’e-mails et de documents, les équipes juridiques peuvent s’appuyer sur Copilot pour localiser rapidement les données pertinentes et compiler des rapports de découverte détaillés.

Des audits et une surveillance réguliers sont essentiels au maintien de la conformité. Utilisez les outils de reporting de Copilot pour vérifier que les politiques de rétention fonctionnent comme prévu et que les processus d’eDiscovery capturent bien toutes les données nécessaires. La programmation de révisions régulières de vos processus de cycle de vie des données vous aidera à identifier et à traiter les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent de véritables risques de conformité.

FAQ

Comment Microsoft 365 Copilot améliore-t-il le processus d’eDiscovery ?

Microsoft 365 Copilot met à disposition des outils basés sur l’IA qui rationalisent le processus d’eDiscovery, permettant de gagner du temps et de réduire les coûts par rapport aux méthodes manuelles traditionnelles. Grâce au traitement du langage naturel, Copilot est capable de comprendre des requêtes complexes et de fournir des informations exploitables en temps réel, aidant ainsi les organisations à trouver et analyser les données pertinentes avec une grande précision.

En automatisant une grande partie du processus, Copilot réduit la nécessité de révisions manuelles fastidieuses, tout en garantissant le respect des normes organisationnelles et réglementaires. Il simplifie le traitement de volumes massifs de données, libérant ainsi les équipes pour qu’elles se concentrent sur les tâches prioritaires sans compromettre la conformité ni la productivité.

Quelle est la différence entre eDiscovery Standard et Premium, et quel impact cela a-t-il sur l’utilisation de Microsoft 365 Copilot ?

Dans Microsoft 365, la version Standard de l’eDiscovery propose des outils essentiels tels que la recherche, la mise en conservation et l’exportation. Ces fonctionnalités conviennent parfaitement aux investigations de petite envergure avec des besoins simples.

eDiscovery Premium, quant à lui, va plus loin grâce à des capacités avancées. Il inclut la gestion des dossiers, une analyse de contenu approfondie et une intégration transparente avec des services tiers. Ces fonctionnalités le rendent mieux adapté aux investigations complexes ou à grande échelle.

Ces différences influent également sur la façon dont Microsoft 365 Copilot peut être exploité. Avec Premium, les utilisateurs peuvent automatiser des workflows plus sophistiqués, mener des investigations détaillées et gérer les données Copilot plus efficacement. Cela renforce non seulement les efforts de conformité, mais améliore également la gouvernance globale des données.

Comment les organisations peuvent-elles utiliser Microsoft 365 Copilot pour s’assurer que leurs politiques de rétention sont conformes aux réglementations en vigueur ?

Les organisations peuvent garantir leur conformité en utilisant Microsoft 365 Copilot pour définir et gérer des politiques de rétention via Microsoft Purview. Ces politiques sont conçues pour conserver ou supprimer automatiquement les données en fonction d’exigences légales et organisationnelles spécifiques. Par exemple, certains documents peuvent devoir être conservés jusqu’à 7 ans selon leur nature.

Pour satisfaire aux normes de conformité, configurez les politiques de rétention afin de traiter les données telles que les e-mails, les discussions et les fichiers conformément aux délais légaux requis. Microsoft 365 Copilot simplifie ce processus en automatisant les tâches et en veillant à ce que les données soient gérées de manière appropriée. De plus, l’utilisation des outils Microsoft Purview pour des audits et une surveillance réguliers permet de maintenir la conformité et de s’adapter rapidement aux évolutions réglementaires.

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