Microsoft 365 Copilot Memory & Custom Instructions : Personnaliser les réponses en toute sécurité

Microsoft 365 Copilot introduit deux fonctionnalités clés – Memory et Custom Instructions – pour rendre votre travail plus efficace et personnalisé. Voici ce qu’elles font :

• Memory : mémorise automatiquement vos préférences, rôles et flux de travail dans les applications Microsoft 365, comme Teams, Outlook et Word. Par exemple, il peut se souvenir du format que vous préférez pour les comptes rendus de réunion ou des détails d’un projet.
• Custom Instructions : vous permet de définir des règles précises sur la façon dont Copilot répond, comme le ton, le niveau de détail ou la mise en forme. Ces instructions restent actives jusqu’à ce que vous les modifiiez.

Ces deux fonctionnalités sont conçues avec une sécurité de niveau entreprise, garantissant que les données sensibles restent protégées au sein de votre environnement Microsoft 365. Pour en tirer le meilleur parti :

• Utilisez Memory pour des flux de travail dynamiques qui évoluent dans le temps.
• Appliquez les Custom Instructions pour maintenir des standards constants, comme l’identité de marque ou les exigences réglementaires.

Principaux avantages :

• Automatise les tâches répétitives, comme la préparation des réunions et les comptes rendus.
• S’aligne sur les politiques organisationnelles en matière de confidentialité et de conformité.
• S’intègre de manière transparente dans les applications Microsoft 365 pour une meilleure collaboration.

Pour des flux de travail encore plus fluides, des outils comme les modèles nBold peuvent compléter ces fonctionnalités en standardisant la configuration des équipes tout en préservant la sécurité et l’efficacité.

Conseil de pro : révisez et mettez régulièrement à jour vos paramètres pour que vos flux de travail restent sécurisés et pertinents.

Comment tirer le meilleur parti de Copilot | Conseils sur Memory et la personnalisation

Comment fonctionnent Copilot Memory et les Custom Instructions

Cette section explique comment Copilot Memory et les Custom Instructions contribuent chacun à créer une expérience plus personnalisée et plus efficace avec Copilot.

Qu’est-ce que Copilot Memory ?

Copilot Memory fonctionne discrètement en arrière-plan, en apprenant de vos interactions pour adapter son comportement. Il repère vos préférences, vos habitudes et vos flux de travail afin d’affiner ses réponses au fil du temps.

Par exemple, si vous demandez souvent des comptes rendus de réunion sous forme de listes à puces, Copilot Memory commencera à les fournir ainsi par défaut. C’est comme avoir un assistant qui apprend vos préférences sans avoir besoin d’être constamment rappelé à l’ordre.

Ce qui distingue Copilot Memory, c’est sa capacité à intégrer des informations provenant de l’ensemble des applications Microsoft 365. Des détails issus d’une conversation dans Teams peuvent influencer la façon dont Copilot rédige un e-mail dans Outlook, tandis que des schémas observés dans des documents Word peuvent orienter les suggestions pour vos diapositives PowerPoint. Cette approche interconnectée fait de Copilot un élément cohérent de votre flux de travail.

Que sont les Custom Instructions ?

Les Custom Instructions vous permettent de définir des règles précises sur la façon dont Copilot répond, vous donnant un contrôle direct sur son comportement. Contrairement à Memory, qui s’adapte de lui-même, ces instructions sont explicitement définies par vous.

Vous pouvez personnaliser des paramètres comme le ton, le niveau de détail et les préférences de mise en forme. Par exemple, vous pouvez demander à Copilot d’inclure systématiquement les points d’action dans les comptes rendus de réunion, d’utiliser un langage formel pour les communications externes, ou de donner la priorité à l’analyse des coûts lors de l’examen de propositions commerciales.

Ces instructions peuvent être générales ou très détaillées. Vous pouvez par exemple définir une règle générale comme « Tiens toujours compte des contraintes budgétaires dans tes recommandations », ou une règle précise telle que « Utilise la police Arial 12 points avec les numéros de page en bas à droite pour tous les modèles de documents. »

Le meilleur atout ? Les Custom Instructions restent en place jusqu’à ce que vous les mettiez à jour, garantissant des réponses cohérentes au fil du temps, quelles que soient les évolutions de vos projets ou de vos priorités.

Memory vs. Custom Instructions : différences clés

La principale différence entre ces fonctionnalités réside dans la façon dont elles personnalisent votre expérience. Memory apprend et s’ajuste automatiquement en fonction de vos interactions, tandis que les Custom Instructions appliquent des règles fixes qui restent constantes jusqu’à ce que vous les modifiiez.

Chaque fonctionnalité excelle dans des situations différentes :

• Memory est idéale pour les environnements de travail dynamiques où les responsabilités et les priorités évoluent fréquemment. Elle évolue avec votre rôle en capturant les changements subtils de votre flux de travail.
• Les Custom Instructions sont parfaites pour maintenir des standards constants, comme le respect des directives de marque, la conformité aux exigences réglementaires ou la garantie de communications professionnelles.

Une autre distinction concerne la persistance des informations. Memory peut être réinitialisée ou effacée, ce qui est utile si votre rôle change significativement. En revanche, les Custom Instructions restent actives jusqu’à ce que vous les modifiiez, offrant un cadre stable qui s’applique à l’ensemble de vos tâches et projets.

Maintenant que nous avons examiné les outils de personnalisation de Copilot, voyons comment ils peuvent améliorer les flux de travail dans Microsoft Teams. En intégrant Copilot Memory et Custom Instructions, vous pouvez simplifier la collaboration, réduire les tâches répétitives et créer une expérience de travail en équipe plus cohérente.

Automatiser les tâches récurrentes et la préparation des réunions

Les Custom Instructions changent la donne lorsqu’il s’agit de réduire le travail répétitif. Vous pouvez par exemple standardiser les ordres du jour des réunions récurrentes, en veillant à ce que chaque session démarre avec une structure claire. Copilot Memory intervient ensuite pour assurer la continuité en rappelant les détails contextuels clés lors des discussions d’équipe. Ensemble, ces outils prennent en charge le travail préparatoire, vous libérant du temps pour des tâches plus stratégiques.

Créer des flux de travail d’équipe personnalisés

Une fois les bases automatisées, vous pouvez commencer à construire des flux de travail plus adaptés. Grâce aux agents déclaratifs, qui suivent des instructions et des actions spécifiques, Teams peut proposer des expériences personnalisées dans les conversations de groupe.

Pour tirer le meilleur parti des Custom Instructions, misez sur la clarté. Utilisez des verbes d’action directs comme demander, rechercher, envoyer ou vérifier. Décomposez les tâches complexes en étapes plus petites et plus faciles à gérer pour garantir une exécution fluide.

La confidentialité est ici une priorité absolue. Les Custom Instructions et Copilot Memory sont toutes deux stockées de manière sécurisée dans les boîtes aux lettres individuelles des utilisateurs. Cette configuration protège vos données tout en permettant une collaboration contextuelle.

Pour les besoins spécifiques à un projet, la Memory basée sur les projets est un outil remarquable. Vous pouvez par exemple demander à Copilot de « se souvenir que je travaille sur le Projet X », afin que les informations pertinentes soient reprises d’une réunion à l’autre et d’un chat à l’autre. Cela crée un flux d’information fluide, notamment dans les canaux Teams dédiés.

Protéger la sécurité des données et la conformité

Lors du déploiement de Copilot Memory et des Custom Instructions au sein de votre organisation, la sécurité des données et la conformité doivent être une priorité absolue. Bien que Microsoft ait intégré des protections robustes dans ces fonctionnalités, savoir les utiliser efficacement est essentiel pour maintenir vos données sécurisées et conformes.

Les fonctionnalités de sécurité et de conformité intégrées de Microsoft

Les fonctionnalités de Copilot sont conçues avec la sécurité de niveau entreprise à l’esprit. Elles fonctionnent dans le cadre de l’architecture Zero Trust de Microsoft, qui vérifie et chiffre chaque interaction pour protéger vos données.

• L’isolation au niveau du tenant garantit que toutes les données de personnalisation restent dans votre environnement Microsoft 365 existant. Elles héritent ainsi des mêmes contrôles de sécurité que vous avez déjà mis en place pour des outils comme les e-mails, SharePoint et Teams.
• La résidence des données s’aligne sur votre configuration Microsoft 365 actuelle. Par exemple, si votre organisation stocke ses données aux États-Unis, les données de personnalisation de Copilot resteront dans des centres de données américains, facilitant ainsi le respect des exigences réglementaires strictes.
• Les contrôles administratifs granulaires du Centre d’administration Microsoft 365 donnent aux équipes informatiques la capacité de gérer les fonctionnalités de Copilot. Les administrateurs peuvent désactiver Copilot Memory, limiter les Custom Instructions ou créer des politiques à l’échelle de l’organisation pour restreindre certains types de données stockées. Ces paramètres peuvent être appliqués au niveau de l’utilisateur, du groupe ou de l’organisation.
• Le journal d’audit suit toutes les interactions avec Copilot, notamment lorsque Memory est consultée ou que les Custom Instructions sont modifiées. Ces journaux s’intègrent à Microsoft Purview, permettant aux équipes de conformité de surveiller l’utilisation et de s’assurer que les politiques internes sont respectées.

Bonnes pratiques en matière de confidentialité et de protection des données

En complément des fonctionnalités intégrées de Microsoft, la mise en œuvre des pratiques suivantes peut renforcer davantage la protection de vos données.

Commencez par un déploiement progressif plutôt que de déployer les fonctionnalités Copilot à l’échelle de toute l’organisation. Débutez avec un groupe pilote restreint – environ 10 à 15 utilisateurs issus de différents services – pour observer comment les données de personnalisation sont gérées dans des flux de travail réels. Cette approche permet d’identifier d’éventuels problèmes de conformité avant un déploiement à grande échelle.

L’accès basé sur les rôles doit guider la mise en œuvre de ces fonctionnalités. Par exemple, les équipes commerciales peuvent utiliser les Custom Instructions pour mettre en forme les propositions clients, tandis que les équipes RH qui gèrent des données sensibles sur les salariés nécessitent des contrôles plus stricts. Définissez les niveaux d’autorisation en fonction des besoins et de la sensibilité de chaque équipe, et effectuez des audits réguliers de Copilot Memory pour garantir la conformité. Planifiez des révisions trimestrielles au cours desquelles les utilisateurs peuvent supprimer les informations obsolètes ou sensibles, notamment si votre organisation traite des données à caractère personnel (DCP) ou des données de santé protégées.

Intégrez la classification des données pour empêcher le stockage de contenus sensibles dans Copilot Memory. Utilisez les étiquettes de confidentialité Microsoft Purview Information Protection pour bloquer automatiquement le traitement des documents confidentiels par les systèmes d’apprentissage de Copilot.

Dispensez une formation sur les bonnes pratiques de personnalisation. Apprenez aux utilisateurs à structurer les Custom Instructions sans y inclure de données sensibles. Par exemple, plutôt que de demander à Copilot de « se souvenir que le Client X envisage un achat de 2 M$ », les utilisateurs devraient indiquer : « formate les comptes rendus de réunion avec les points d’action en tête de document. »

Pour les organisations multinationales, la conformité géographique est essentielle. Les équipes basées aux États-Unis et en Europe, par exemple, doivent respecter des réglementations différentes, comme le RGPD. Configurez des politiques de tenant distinctes pour chaque région afin de garantir le respect des normes locales de conformité.

Enfin, gardez un œil sur les intégrations tierces. Bien que Copilot Memory et les Custom Instructions restent dans l’écosystème Microsoft, d’autres applications connectées à votre environnement Microsoft 365 pourraient potentiellement accéder à ces données. Révisez régulièrement les autorisations des applications pour vous assurer qu’elles sont alignées sur vos politiques de gouvernance.

Utiliser nBold avec la personnalisation de Copilot

Combinez les capacités de personnalisation de Microsoft 365 Copilot avec l’automatisation de la collaboration nBold pour créer un environnement de travail en équipe fluide, sécurisé et efficace. Cette intégration pose les bases de la façon dont les modèles nBold enrichissent et affinent les paramètres personnalisés de Copilot.

Les modèles de collaboration et les fonctionnalités de gouvernance de nBold

nBold propose des modèles de collaboration conçus pour standardiser les flux de travail tout en laissant de la place à la personnalisation. Ces modèles automatisent la configuration des équipes en préconfigrant les canaux, les structures de fichiers, les tableaux de tâches, et même en intégrant des applications tierces.

En plus de fluidifier les flux de travail, nBold renforce la gouvernance. Les administrateurs informatiques peuvent intégrer des contrôles de conformité dans les modèles, garantissant que les mesures de sécurité sont incorporées dans la structure même de l’équipe. Par exemple, un modèle destiné à la gestion des données clients peut inclure des protocoles de conformité automatisés, protégeant les informations sensibles même lorsque Copilot les traite.

La plateforme prend également en charge des espaces de collaboration adaptés à chaque rôle pour différents services. Une équipe marketing, par exemple, pourrait utiliser un modèle avec des canaux dédiés à la planification des campagnes, aux ressources créatives et au suivi des performances. Une équipe juridique pourrait, quant à elle, disposer d’un modèle axé sur la gestion des dossiers, la révision des documents et le suivi de la conformité. Chaque modèle intègre des politiques de gouvernance pour que Copilot Memory et les Custom Instructions fonctionnent de manière sécurisée dans des limites définies.

nBold améliore encore les fonctionnalités en prenant en charge les intégrations tierces au niveau du modèle. Qu’il s’agisse de logiciels CRM, d’outils de gestion de projet ou d’autres applications spécialisées, ces intégrations offrent aux équipes un accès constant aux outils essentiels. Cette cohérence permet à Copilot d’appliquer des flux de travail uniformes dans les équipes utilisant le même modèle.

Combiner les paramètres de Copilot avec les modèles nBold

L’environnement de collaboration structuré de nBold s’articule parfaitement avec les paramètres de Copilot pour affiner les flux de travail des équipes. En intégrant les modèles nBold, les organisations peuvent s’assurer que Copilot se comporte de manière cohérente dans l’ensemble des processus d’équipe.

Vous pouvez définir des Custom Instructions spécifiques à chaque modèle, en cohérence avec les flux de travail de nBold. Par exemple, si votre organisation utilise un modèle de gestion de projet nBold avec des tableaux Planner et des catégories de tâches spécifiques, vous pouvez configurer Copilot pour qu’il mette en forme les mises à jour de projet selon ces structures prédéfinies. Lorsque les membres de l’équipe demandent à Copilot des synthèses de projet, il organisera les informations en utilisant les catégories et formats établis dans le modèle nBold.

Les modèles standardisés de nBold améliorent également la façon dont Copilot Memory s’adapte aux préférences de l’équipe. Par exemple, une équipe commerciale utilisant un modèle intégrant un CRM peut compter sur Copilot pour mémoriser les formats préférés pour les comptes rendus de réunions clients, le suivi des prospects et les tâches de relance.

Les politiques de gouvernance de nBold configurent automatiquement les paramètres de Copilot en fonction des besoins de chaque modèle. Par exemple, Memory peut être restreinte pour les équipes traitant des données sensibles, tout en autorisant une personnalisation complète pour les équipes créatives. Cette configuration automatisée élimine le besoin d’ajustements manuels et garantit la conformité dès le départ.

L’efficacité opérationnelle en bénéficie également. Lorsque nBold crée une nouvelle équipe à partir d’un modèle, il peut inclure des Custom Instructions prédéfinies, permettant aux nouveaux membres de bénéficier immédiatement des comportements Copilot établis. Cela réduit le temps d’intégration et garantit la cohérence des flux de travail dès le premier jour.

Pour les organisations qui exploitent les intégrations CRM de nBold, la personnalisation de Copilot peut s’étendre aux processus de gestion de la relation client. Les Custom Instructions peuvent mettre en forme les communications clients pour correspondre aux structures de données CRM, tandis que Copilot Memory peut mémoriser les préférences clients et les historiques d’interaction à partir des données gérées par nBold.

Cette intégration prend également en charge la personnalisation à grande échelle. Plutôt que chaque équipe parte de zéro pour configurer Copilot, les modèles nBold fournissent un point de départ que les équipes peuvent ensuite personnaliser. Un modèle de base peut inclure des Custom Instructions standard pour les comptes rendus de réunion et la gestion des tâches, tandis que les équipes individuelles peuvent ajouter des instructions spécialisées et des préférences Memory adaptées à leurs flux de travail spécifiques.

Gérer les paramètres et résoudre les problèmes

Configurer correctement Copilot Memory et les Custom Instructions est essentiel pour que tout fonctionne de manière fluide et sécurisée. Vous trouverez ci-dessous des conseils pour configurer, gérer et résoudre les problèmes liés à ces paramètres de manière efficace.

Configurer et gérer Copilot Memory et les instructions

• Pour activer Copilot Memory et personnaliser les paramètres, rendez-vous dans le Centre d’administration Microsoft 365. Des modifications peuvent être apportées aussi bien au niveau organisationnel que pour les utilisateurs individuels. Les utilisateurs peuvent également gérer leurs paramètres de mémoire directement dans l’interface Copilot. Prenez l’habitude de réviser et de mettre à jour régulièrement les modèles de mémoire et d’instructions pour les maintenir en phase avec l’évolution des flux de travail.
• Les Custom Instructions sont configurées via un panneau de paramètres dédié dans Copilot. C’est là que vous pouvez définir aussi bien des directives générales que des règles spécifiques. Par exemple, plutôt qu’une instruction générale comme « aide pour les réunions », vous pouvez préciser que les comptes rendus de réunion doivent inclure des puces, les tâches assignées et les délais.
• Les organisations peuvent également déployer des modèles de Custom Instructions prêts à l’emploi pour aider les nouveaux utilisateurs à démarrer. Ces modèles peuvent toujours être adaptés aux préférences personnelles.

Si vous rencontrez des problèmes après la configuration, utilisez les conseils de dépannage présentés ci-dessous.

Résoudre les problèmes courants

Voici quelques étapes pour résoudre les problèmes fréquents de configuration et de performance :

• Mises à jour de Memory non synchronisées : si Copilot Memory ne se met pas à jour comme prévu, vérifiez que Copilot dispose des accès nécessaires à toutes les sources de données requises.
• Custom Instructions incohérentes : des règles conflictuelles ou qui se chevauchent peuvent entraîner un comportement imprévisible. Révisez et simplifiez vos instructions pour vous assurer qu’elles sont claires et cohérentes.
• Problèmes de confidentialité des données : si des informations sensibles sont stockées dans la mémoire, supprimez immédiatement ces entrées et ajustez les paramètres de confidentialité si nécessaire. Utilisez les outils disponibles pour effacer les données confidentielles en cas de besoin.
• Ralentissements des performances : une accumulation d’entrées de mémoire obsolètes peut impacter les performances. Nettoyez régulièrement les anciennes données pour maintenir une exécution efficace.
• Problèmes de synchronisation entre appareils : si les paramètres ne se synchronisent pas entre les appareils, déconnectez-vous de tous les appareils puis reconnectez-vous. Cela actualise et harmonise généralement vos paramètres.
• Difficultés de collaboration en équipe : lorsque les membres de l’équipe utilisent des Custom Instructions différentes pour des flux de travail partagés, des décalages peuvent survenir. Établissez des standards clairs à l’échelle de l’équipe et documentez-les pour que tout le monde soit aligné.
• Intégration avec les modèles nBold : si vous utilisez des modèles nBold, assurez-vous que les paramètres de Copilot sont synchronisés avec les structures des modèles. Mettez à jour les Custom Instructions pour refléter les conventions de nommage appropriées et les détails des flux de travail pour une meilleure compatibilité.
• Assistance et documentation : pour les problèmes plus complexes, consultez le support Microsoft 365. Il est également conseillé de documenter les configurations critiques afin de pouvoir restaurer facilement les paramètres lors de migrations ou de processus d’intégration.

Conclusion

Copilot Memory et les Custom Instructions de Microsoft 365 Copilot changent la donne pour la collaboration en équipe, en proposant des flux de travail adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation. Associez ces outils aux modèles de collaboration et aux fonctionnalités de gouvernance de nBold, et vous obtenez une combinaison puissante pour développer le travail en équipe sans sacrifier la sécurité ni la conformité.

Copilot s’adapte à vos interactions et applique vos règles personnalisées, tandis que nBold prend en charge le travail de fond – configuration des canaux, organisation des structures de fichiers, gestion des tableaux de tâches et intégration d’applications tierces. Ensemble, ils relèvent le défi de concilier cohérence d’équipe et productivité personnalisée.

Les politiques de gouvernance de nBold garantissent la conformité et la standardisation au sein des équipes, même lorsque Copilot s’adapte aux préférences de travail individuelles. Ce partenariat fluidifie non seulement les flux de travail, mais donne également la priorité à la protection des données. Grâce aux fonctionnalités de conformité de Microsoft et aux contrôles de gouvernance de nBold, les informations sensibles restent sécurisées sans ralentir les opérations.

Pour les organisations qui cherchent à améliorer leur collaboration, cette solution intégrée offre la structure nécessaire aux opérations de niveau entreprise, ainsi que l’intelligence qui renforce la productivité individuelle. Le résultat ? Un environnement de collaboration qui évolue et s’améliore tout en maintenant constamment la sécurité et l’efficacité.

FAQ

Comment Copilot Memory et les Custom Instructions contribuent-ils à garantir la sécurité des données et la conformité dans Microsoft 365 ?

Memory et Custom Instructions de Microsoft 365 Copilot sont conçues en accordant une attention particulière à la sécurité des données et à la conformité. Toutes les données stockées résident de manière sécurisée dans la boîte aux lettres Exchange de l’utilisateur, garantissant qu’elles respectent les politiques de gouvernance et de sécurité de votre organisation.

Pour protéger davantage ces données, Microsoft Purview propose des outils puissants qui permettent de gérer et de protéger les informations, en aidant votre organisation à satisfaire ses exigences de conformité.

Ces fonctionnalités vous permettent non seulement d’adapter les réponses et les flux de travail à vos besoins, mais aussi de donner la priorité à la confidentialité des utilisateurs et de préserver l’intégrité des données organisationnelles. Grâce à des mesures de sécurité strictes, Copilot veille à ce que les informations sensibles soient traitées avec soin et responsabilité.

Comment les Custom Instructions de Microsoft 365 Copilot peuvent-elles être adaptées aux besoins de différentes équipes ou services ?

La personnalisation des instructions dans Microsoft 365 Copilot permet aux équipes d’adapter ses fonctionnalités à leurs besoins spécifiques. Par exemple, les équipes financières peuvent le configurer pour gérer des tâches comme l’analyse budgétaire ou la génération de rapports financiers. Les équipes RH peuvent l’utiliser pour simplifier l’intégration des nouveaux collaborateurs ou répondre aux questions liées aux salariés. Les équipes juridiques peuvent quant à elles le configurer pour les aider dans des tâches telles que l’examen de contrats ou le suivi de la conformité.

Cette capacité à personnaliser Copilot garantit que son comportement est aligné sur les objectifs spécifiques d’une organisation. Cela renforce non seulement l’efficacité, mais contribue également à maintenir la conformité et à protéger les données, faisant de Copilot un outil polyvalent dans différents domaines d’activité.

Comment maintenir la mémoire de Microsoft 365 Copilot à jour et précise ?

Pour maintenir la mémoire de Microsoft 365 Copilot précise et utile, il est important de réviser et de mettre à jour régulièrement les informations stockées. Par exemple, vous devez supprimer les détails relatifs aux projets terminés ou ajuster les préférences qui ne sont plus pertinentes. Cela permet à l’outil de rester aligné sur vos besoins actuels.

Profitez des paramètres de gestion de la mémoire dans Copilot pour décider quelles données sont conservées. Ainsi, ses réponses refléteront toujours les informations les plus récentes et les plus précises.

En gérant activement la mémoire de Copilot, vous pouvez adapter son comportement à vos préférences et vous assurer qu’il reste en phase avec vos derniers objectifs commerciaux.

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