Project for the Web to Microsoft Planner: August 2025 Migration Checklist

Microsoft a mis fin à Project for the Web et à Roadmap : depuis le 1er janvier 2025, il n’est plus possible de créer de nouveaux projets, et le 31 août 2025 marque la date limite pour accéder aux données ou les exporter. La migration vers Microsoft Planner est désormais indispensable pour la gestion de projets dans Teams. Voici ce que vous devez savoir :

• Dates clés :
  • 1er janvier 2025 : plus aucun projet ne peut être créé dans Project for the Web.
  • 31 août 2025 : date limite pour accéder aux données et les exporter.
• Pourquoi Planner :
• Checklist de migration :
  1. Informer les équipes et mettre à jour la documentation interne.
  2. Exporter les données depuis Project for the Web avant le 31 août 2025.
  3. Adapter les flows Power Automate pour les aligner sur Planner.
  4. Remplacer les onglets Project dans Teams par des onglets Planner.
  5. Vérifier l’exactitude des données et les permissions après la migration.
  6. Former les utilisateurs aux fonctionnalités de Planner et à son intégration avec Teams.
• Conseils post-migration :
  • Valider les données et les permissions dans les deux semaines suivant la migration.
  • Organiser des sessions de formation pour votre équipe.
  • Améliorer continuellement les workflows sur la base des retours d’expérience.

Commencez votre migration tôt pour éviter toute perturbation et garantir une transition en douceur vers Microsoft Planner.

Comment utiliser le nouveau Microsoft Planner et Planner Premium

La transition de Project for the Web vers Microsoft Planner exige une planification rigoureuse afin que toute l’équipe reste alignée tout au long du processus. La clé du succès réside dans une communication claire et structurée avec vos collaborateurs.

Planifier la communication avec les équipes

Une communication sans ambiguïté est essentielle pour éviter toute confusion pendant la migration.

« Pour garantir une transition en douceur vers Planner, nous recommandons aux administrateurs d’informer les utilisateurs et de mettre à jour toute documentation interne afin de refléter les changements. » – Microsoft

Commencez par établir un calendrier de pré-migration sur 30 jours. Celui-ci doit préciser les raisons de la migration, les avantages qu’elle apporte, les actions concrètes attendues des utilisateurs (comme la recréation des Roadmaps en Portfolios ou la réépinture des projets dans Teams), ainsi que les échéances importantes.

Désignez des « champions de la migration » au sein de votre équipe. Ces personnes pourront assurer des formations avancées et servir de référence pour toutes les questions ou préoccupations initiales. Veillez également à mettre à jour vos procédures opérationnelles standard et vos supports de formation afin de prendre en compte les nouveautés introduites par cet outil de gestion de projet.

Checklist de migration : processus étape par étape

Pour réussir la transition vers Microsoft Planner, il est indispensable de mettre à jour vos workflows d’automatisation. Voici comment adapter vos flows au nouveau système.

Mettre à jour les flows et connexions Power Automate

Commencez par passer en revue tous les flows Power Automate qui s’appuient sur les tables Project Dataverse. Plusieurs mises à jour s’imposent :

• Adapter les conditions de déclenchement et les actions pour fonctionner avec Planner ou les événements Dataverse généraux.
• Mettre à jour les connexions pour pointer vers le nouvel environnement Planner.
• Tout tester avec des données d’exemple avant de déployer en production.

L’intégration de Microsoft Planner avec Power Automate permet d’automatiser des workflows avancés avec un minimum de code. Renommez les flows qui font référence à « Project Power App » en « Planner Power App » pour plus de clarté. N’oubliez pas de mettre à jour votre documentation afin de maintenir une organisation lisible et facile à gérer.

Une fois les tâches fondamentales de migration accomplies, concentrez-vous sur l’intégration de Microsoft Planner dans votre environnement Teams. Cette intégration garantit une gestion de projet fluide et maintient la productivité après la migration d’août 2025. Planner étant désormais entièrement intégré à Microsoft Teams, vous pouvez gérer vos projets directement depuis votre espace de collaboration.

Configurer les onglets Planner dans les canaux Teams

Pour organiser efficacement votre gestion de projet, remplacez les anciens onglets Project et Roadmap par l’onglet Planner dans Teams. Les applications Project et Roadmap n’étant plus disponibles dans la boutique d’applications Teams, vous devez mettre à jour vos canaux. Voici comment procéder :

• Identifiez les canaux Teams utilisant actuellement des onglets Project.
• Cliquez sur l’icône « + » dans le canal pour ajouter un nouvel onglet.
• Sélectionnez « Planner » et choisissez le plan à afficher.

Tous les plans créés dans Project for the web sont accessibles aussi bien dans Planner pour le web que dans Planner dans Teams : vous ne perdrez aucune donnée de projet. Aucune migration ni modification de licence n’est nécessaire. Les administrateurs doivent informer les utilisateurs de ces mises à jour et réviser la documentation interne en conséquence. Par ailleurs, les conversations liées aux tâches dans Planner apparaîtront désormais directement dans le canal Teams associé, ce qui facilite la centralisation des échanges autour des projets. Pour un accès rapide, reliez les documents liés aux projets dans Planner aux fichiers stockés dans SharePoint. Cette configuration garantit que tous les efforts de collaboration restent au sein de l’écosystème Teams.

Créer des workflows automatisés avec Power Automate

L’intégration de Planner avec Power Automate simplifie la création de workflows. Prenez le temps de passer en revue et de mettre à jour vos flows Power Automate existants pour les aligner sur les déclencheurs et actions de Planner. Par exemple, vous pouvez exporter des plans Project vers Excel, puis utiliser Power Automate pour importer des tâches dans Planner, rationalisant ainsi la gestion des tâches sur l’ensemble des plateformes.

Utiliser nBold pour la gestion des équipes à grande échelle

Une fois les fonctionnalités principales de Planner en place, vous pouvez renforcer la gestion des équipes grâce à des outils d’automatisation comme nBold. Cet outil simplifie la création d’espaces de collaboration dans Microsoft Teams en vous permettant de concevoir des modèles d’équipes personnalisés. Ces modèles peuvent inclure des boards Planner préconfigurés, des structures de canaux et des modèles de fichiers, garantissant cohérence et respect des standards organisationnels. nBold est particulièrement utile pour les entreprises qui lancent fréquemment de nouvelles équipes projet ou qui doivent se conformer à des réglementations spécifiques. Avec le créateur de modèles de collaboration de nBold, les équipes sont créées instantanément et peuvent commencer à collaborer sans délai.

Après la migration : bilan et amélioration continue

La migration ne se résume pas au transfert de données et à la mise en place de nouveaux outils ; le vrai travail commence une fois la poussière retombée. Les semaines qui suivent votre migration sont déterminantes pour s’assurer que tout fonctionne correctement, que votre équipe reste productive et que le nouveau système soutient vos objectifs à long terme. Cette phase implique de vérifier les données, de former votre équipe et d’affiner les processus.

Vérifier les données et les droits d’accès

Dans les deux premières semaines suivant la migration, effectuez une révision approfondie de vos données migrées. Vérifiez que les tâches, les dates d’échéance et les assignations ont bien été transférées. Soyez particulièrement attentif aux dépendances entre tâches et aux jalons, car ceux-ci nécessitent souvent des ajustements manuels lors de la transition.

Les permissions constituent un autre point d’attention. Examinez les accès des utilisateurs sur l’ensemble des boards Planner pour confirmer que chaque membre dispose des permissions appropriées. Les permissions Planner étant liées à l’appartenance aux groupes Microsoft 365, assurez-vous que toutes les personnes ayant eu accès dans l’ancien système peuvent toujours consulter et modifier les plans concernés. Vérifiez les accès des parties prenantes externes ou des utilisateurs invités, car ces permissions peuvent parfois être perturbées lors de la migration.

Documentez les écarts que vous constatez. Un simple tableau peut vous aider à suivre quels plans ont été vérifiés, par qui, et quels problèmes ont été identifiés. Ce relevé sera précieux pour le dépannage et pour répondre aux préoccupations des équipes concernant des informations manquantes ou incorrectes.

Une fois les données et les permissions en ordre, concentrez-vous sur la prise en main du nouveau système par votre équipe.

Former les utilisateurs à Planner et Teams

Même les utilisateurs expérimentés peuvent avoir besoin d’aide pour s’adapter aux fonctionnalités et à l’interface de Planner, en particulier s’ils viennent de Project for the Web. Organisez des sessions de formation dès le début pour que tout le monde monte en compétence rapidement. Misez sur des démonstrations pratiques et concrètes : montrez aux membres de l’équipe comment créer des tâches, fixer des dates d’échéance et suivre l’avancement dans leurs projets réels.

Mettez en évidence les différences clés entre Project for the Web et Planner. Par exemple, si Planner excelle dans la gestion des tâches et la collaboration, il propose une approche différente pour la visualisation des projets et le reporting. Guidez les utilisateurs à travers les vues Board, graphique et planning de Planner, et expliquez comment les conversations liées aux tâches s’intègrent désormais directement dans les canaux Teams.

Proposez un accompagnement continu via des guides de référence rapide ou des tutoriels vidéo accessibles à la demande. Désignez des champions Planner — des membres de l’équipe capables d’apporter un soutien entre pairs et de répondre aux questions de base sans solliciter l’équipe IT. Ces champions pourront également collecter des retours pour identifier les domaines nécessitant une formation complémentaire.

Une fois votre équipe formée, l’étape suivante consiste à affiner vos workflows pour une efficacité maximale.

Revoir et améliorer les processus d’équipe

En vous appuyant sur la vérification des données et la formation, examinez de plus près les workflows de votre équipe. Analysez la façon dont les équipes utilisaient auparavant Project for the Web et identifiez ce qui fonctionnait bien et ce qui doit être ajusté dans Planner. Certaines équipes découvriront que l’interface intuitive de Planner simplifie leur workflow, leur permettant de se concentrer sur l’essentiel sans complexité superflue.

Mettez à jour vos modèles de collaboration pour les aligner sur ces processus améliorés. Si vous utilisez des outils comme le créateur de modèles de collaboration de nBold, personnalisez vos boards Planner pour refléter les workflows affinés. Cela garantit la cohérence entre les projets et aide les équipes à s’adapter plus rapidement.

Surveillez les flows Power Automate pour vous assurer qu’ils fonctionnent correctement avec la structure de données de Planner. Révisez régulièrement les performances de l’automatisation avec votre équipe IT et apportez les ajustements nécessaires pour optimiser les workflows.

Enfin, instaurez une boucle de retour d’expérience avec vos équipes projet. Planifiez des bilans mensuels pendant le premier trimestre suivant la migration pour aborder les réussites et les difficultés. Utilisez ces retours pour ajuster vos processus, mettre à jour les supports de formation et apporter des modifications de configuration mieux adaptées aux besoins de votre organisation. Cette approche itérative garantit que votre déploiement de Planner continue d’évoluer et de s’améliorer dans le temps.

Conclusion : conseils pour réussir votre migration

Réussir une migration en douceur repose sur une préparation anticipée, une communication ouverte et une exécution rigoureuse. Le secret ? Commencer tôt et maintenir tout le monde aligné tout au long du processus.

Commencez à planifier au moins six semaines avant l’échéance d’août 2025. Ce délai laisse suffisamment de marge pour les tests, la formation et la gestion des imprévus. Des tâches comme l’export et la validation des données prennent souvent plus de temps que prévu, surtout si votre organisation gère des projets complexes ou dispose d’un volume important de données historiques.

Pour assurer la continuité de votre activité, envisagez une migration par phases. Déplacer les projets par lots plutôt que d’un seul coup réduit le risque de perturbations majeures. Cela vous donne également la possibilité d’affiner le processus en vous appuyant sur les premiers résultats. Des outils comme Power Automate peuvent vous aider en prenant en charge les tâches répétitives, en garantissant la cohérence et en faisant gagner du temps pendant la transition.

Ne négligez pas l’accompagnement post-migration — il est déterminant. Consacrez au moins un mois à la surveillance et au dépannage après la migration. Des points réguliers durant cette période vous permettent de traiter les problèmes persistants et de recueillir des retours précieux.

Enfin, prenez le temps de documenter chaque étape du processus. Notez ce qui a bien fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Ce relevé sera une ressource précieuse pour le dépannage, l’intégration de nouveaux membres et la planification des évolutions futures. Une migration bien menée ne se contente pas d’éviter les perturbations — elle prépare votre équipe à réussir sur le long terme.

FAQ

Quels sont les principaux avantages du passage de Project for the Web à Microsoft Planner pour la gestion de projets ?

La transition de Project for the Web vers Microsoft Planner offre une gamme d’avantages susceptibles de rationaliser votre approche de la gestion de projet. Planner s’intègre sans effort aux applications Microsoft 365 comme Teams, Outlook et SharePoint, ce qui facilite la collaboration et améliore la productivité globale. Sa conception conviviale simplifie la gestion des tâches et des projets, permettant aux équipes de rester sur la bonne voie sans la complexité d’outils trop lourds.

De plus, Planner est une solution économique qui tire parti de votre abonnement Microsoft 365 existant. Il intègre également des outils basés sur l’IA pour automatiser les workflows, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité. Enfin, grâce à sa sécurité de niveau entreprise, vos données restent protégées tout au long de la migration et au-delà, vous offrant une pleine confiance dans sa fiabilité.

Comment maintenir l’exactitude des données et gérer les permissions d’accès pendant et après la migration vers Microsoft Planner ?

Lors du passage de Project for the Web à Microsoft Planner, le processus est conçu pour garantir l’exactitude des données et maintenir les permissions d’accès appropriées tout au long de la transition. Vous n’avez pas à vous soucier d’étapes de migration supplémentaires ni de modifications de licence — vos plans existants seront transférés de manière transparente et resteront entièrement accessibles dans Planner.

Les configurations personnalisées, comme celles créées avec des outils tels qu’Accelerator+, continueront de fonctionner sans interruption. Pour vous assurer que la transition se déroule sans accroc, prenez le temps de passer en revue vos paramètres de projet et vos permissions d’accès actuels avant la migration. Après la migration, vérifiez l’ensemble pour confirmer que tous les paramètres et permissions ont bien été transférés.

Comment former mon équipe à l’utilisation efficace de Microsoft Planner, notamment son intégration avec Teams ?

Pour que votre équipe s’adapte efficacement à Microsoft Planner et à son intégration avec Teams, commencez par communiquer ouvertement sur les changements à venir. Mettez à jour les guides internes et les workflows pour les aligner sur les nouveaux outils, afin de rendre la transition aussi fluide que possible.

Mettez à disposition de votre équipe des ressources comme des tutoriels ou des démonstrations pour l’aider à se familiariser avec les fonctionnalités de Planner et à comprendre comment il peut améliorer son travail.

Tirez parti d’outils comme Copilot dans Planner pour simplifier les workflows et gagner en efficacité. Restez en contact avec votre équipe grâce à des points réguliers pour répondre aux questions et vous assurer que chacun se sent à l’aise pour utiliser Planner dans ses tâches et sa collaboration.

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